AC S.A. — Board/Management Information 2022

Apr 20, 2022

I. Skład Rady Nadzorczej AC S.A. i jej komitetów.

Skład Rady Nadzorczej w 2021 r. przedstawiał się następująco:

• − Piotr Laskowski Przewodniczący Rady Nadzorczej
• − Artur Jarosław Laskowski Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej
• − Michał Karol Hulbój Niezależny Członek Rady Nadzorczej
• − Marzena Anna Smolarczyk Niezależny Członek Rady Nadzorczej
• − Zenon Andrzej Mierzejewski Członek Rady Nadzorczej.

Skład działającego w ramach Rady Nadzorczej Komitetu Audytu w 2021 r. przedstawiał się następująco:

• − Michał Karol Hulbój Przewodniczący Komitetu Audytu,
• − Marzena Anna Smolarczyk Członek Komitetu Audytu,
• − Zenon Andrzej Mierzejewski Członek Komitetu Audytu.

Na dzień bilansowy, jak też na dzień przygotowania niniejszego sprawozdania skład Rady Nadzorczej, jak i Komitetu Audytu, AC S.A. przedstawia się jak wyżej.

W ocenie Rady Nadzorczej dwaj członkowie Rady Nadzorczej, którzy wchodzą również w skład Komitetu Audytu tj. Pan Michał Karol Hulbój i Pani Marzena Anna Smolarczyk spełniają kryteria niezależności określone w art. 129 ust. 3 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, a także nie mają rzeczywistych i istotnych powiązań z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w spółce.

Skład Rady Nadzorczej odzwierciedla przyjęte w Spółce zasady różnorodności opisane w Polityce różnorodności w odniesieniu do jej władz oraz kluczowych menedżerów wskazujące m.in. na brak ograniczeń i równy dostęp do najwyższych stanowisk poprzez umożliwienie kandydowania różnorodnym kandydatom oraz dołożenia przez Spółkę wszelkich starań w celu pozyskania do organów osób zapewniających różnorodność.

II. Zasady i tryb działania Rady Nadzorczej AC S.A.

Rada Nadzorcza AC S.A. jest stałym organem nadzoru AC S.A. w Białymstoku we wszystkich dziedzinach działalności Spółki. Podstawę jej działalności stanowią m.in. Kodeks spółek handlowych, Statut AC S.A., Regulamin Rady Nadzorczej AC S.A. i Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021.

III. Podsumowanie działalności Rady i jej komitetów.

Rada Nadzorcza

W okresie sprawozdawczym Rada sprawowała stały nadzór i kontrolę nad całokształtem działalności Spółki oraz pełniła funkcje doradcze wobec jej Zarządu. Rada wykonywała swoje zadania w formie bieżących kontaktów ze Spółką oraz na zwoływanych w tym celu posiedzeniach Rady, które odbywały się z udziałem Członków Zarządu Spółki oraz pozostałych osób poproszonych o zreferowanie zagadnienia, za które merytorycznie odpowiadają. W okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza AC S.A. odbyła 6 posiedzeń (w dniach 28 stycznia, 16 marca, 30 marca, 19 maja, 25 czerwca, 06 października), w trakcie których omawiana była problematyka związana z bieżącą działalnością operacyjną Spółki, jak również kwestie o znaczeniu strategicznym, w tym dotyczące:

• − oceny rocznego sprawozdania finansowego Spółki za 2020 r., sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok 2020 oraz wniosku Zarządu dotyczącego podziału zysku za rok obrotowy 2020, przyjęcia sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania finansowego za rok 2020, sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok 2020 oraz wniosku Zarządu dotyczącego podziału zysku za rok 2020, dokonania zwięzłej oceny sytuacji Spółki, przyjęcia sprawozdania Rady Nadzorczej i sprawozdania Komitetu Audytu z działalności za rok 2020,
• − opiniowania projektów uchwał na Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy,
• − przyjęcia Sprawozdania o wynagrodzeniach członków Zarządu oraz członków Rady Nadzorczej AC S.A. za lata 2019-2020,
• − oceny transakcji z podmiotami powiązanymi,
• − przedłużenia umowy o przeprowadzenie przeglądu i badanie sprawozdań finansowych z firmą audytorską,
• − określenia liczby członków Zarządu obecnej kadencji,
• − warunków wynagradzania członków Zarządu Spółki,
• − omówienie bieżącej sytuacji i planów, przegląd budżetu Spółki,
• − zmian w dokumentach korporacyjnych Spółki,
• − zmian przepisów i regulacji prawnych.

Frekwencja na posiedzeniach Rady wynosiła 100%. W 2021 r. Rada podjęła 16 uchwał, w tym 4 w trybie pisemnym bez odbycia posiedzenia.

Komitet Audytu

Działania Komitetu Audytu zrealizowane w okresie sprawozdawczym obejmowały w szczególności:

• − nadzór nad sprawozdawczością finansową Spółki, w tym w szczególności w zakresie raportu rocznego za 2021 r., raportu półrocznego za okres 1 stycznia – 30 czerwca 2021 r.,
• − analizę zagadnień dot. kontroli wewnętrznej w Spółce,
• − analizę wyników finansowych Spółki,
• − nadzorowanie wykonania "Diagnozy organizacyjnej AC S.A." przez ICAN sp. z o.o. sp. k.

W raportowanym okresie Komitet odbył 6 posiedzeń (w dniach 28 stycznia, 03 marca, 30 marca, 06 maja, 04 sierpnia, 04 listopada 2021 r.). W 2021 r. Komitet Audytu podjął 7 uchwał dot.:

• − oceny niezależności biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie sprawozdania finansowego Spółki za 2020 rok,
• − rekomendacji wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych za rok 2021-2022,
• − wyrażenia zgody na świadczenie przez biegłego rewidenta usługi oceny sprawozdania o wynagrodzeniach członków Rady Nadzorczej i członków Zarządu AC S.A. oraz oceny niezależności biegłego rewidenta wybranego do dokonania oceny sprawozdania o wynagrodzeniach członków Rady Nadzorczej i członków Zarządu AC S.A.,
• − przyjęcia rocznego sprawozdania z działalności Komitetu Audytu za rok obrotowy 2020,
• − oceny sprawozdania finansowego Spółki za rok 2020,
• − oceny niezależności biegłego rewidenta i podmiotu przeprowadzającego przegląd półrocznego sprawozdania finansowego Spółki za okres 1 stycznia – 30 czerwca 2021 r.,

Roczne Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej AC S.A. za rok obrotowy 2021

− oceny potrzeby powołania audytora wewnętrznego kierującego funkcją audytu wewnętrznego, działającego zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego.

Ponadto, w ramach monitorowania procesu sprawozdawczości finansowej Komitet odbywał cykliczne spotkania z biegłym rewidentem i omówił z nim sprawozdanie finansowe Spółki za 2020 r. (wstępną wersję) i sprawozdanie za okres 1 stycznia – 30 czerwca 2021 r., analizował na bieżąco zagadnienia dot. kontroli wewnętrznej w Spółce, informował Radę Nadzorczą o wynikach spotkań i analiz, wynikach badania sprawozdań oraz innych informacjach wymaganych ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, jak również zapoznawał się z bieżącą sytuacją Spółki oraz zmianami przepisów prawnych. Ponadto, Komitet Audytu AC S.A. omawiał zagadnienia kontroli wewnętrznej, w tym odbywał cykliczne spotkania z Compliance Oficerem.

IV. Samoocena pracy Rady Nadzorczej AC S.A.

W 2021 r. Rada działała efektywnie i z poszanowaniem obowiązujących ją regulacji. Po zapoznaniu się z przedstawionymi materiałami i wysłuchaniu opinii Zarządu, podejmowała uchwały zgodnie ze swoim przekonaniem, na podstawie posiadanej wiedzy i doświadczenia oraz w interesie Spółki. Członkowie Rady Nadzorczej poświęcali niezbędną ilość czasu na wykonywanie swoich obowiązków.

Białystok, dnia 30 marca 2022 r.

Piotr Laskowski Artur Jarosław Laskowski Zenon Andrzej Mierzejewski

Michał Karol Hulbój Marzena Anna Smolarczyk