AB S.A. — AGM Information 2021

May 28, 2021

Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia ABAK S.A. z siedzibą w Olsztynie

Zarząd ABAK Spółki Akcyjnej z siedzibą w Olsztynie, wpisanej do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Olsztynie VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000354495, działając na podstawie art. 399 § 1, art. 402[1] i art. 402[2] Kodeksu spółek handlowych, zwołuje na dzień 29 czerwca 2021 r. Zwyczajne Walne Zgromadzenie, które rozpocznie się o godz. 12.00 w siedzibie Spółki przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 18/20 w Olsztynie, z następującym porządkiem obrad:

• 1) Otwarcie obrad.
• 2) Wybór Przewodniczącego.
• 3) Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 4) Przyjęcie porządku obrad.
• 5) Podjęcie uchwały o odstąpieniu od wyboru Komisji Skrutacyjnej.
• 6) Rozpatrzenie sprawozdań Rady Nadzorczej.
• 7) Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego ABAK S.A. za rok obrotowy 2020.
• 8) Rozpatrzenie i zatwierdzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej ABAK S.A. za rok obrotowy 2020.
• 9) Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności ABAK S.A. za rok obrotowy 2020.
• 10) Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej ABAK S.A. za rok obrotowy 2020.
• 11) Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku za rok obrotowy 2020.
• 12) Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia Członkom Rady Nadzorczej absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2020.
• 13) Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia Członkom Zarządu absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2020.
• 14) Podjęcie uchwały w sprawie powołania Członków Rady Nadzorczej na nową kadencję.
• 15) Wolne głosy i wnioski.
• 16) Zamknięcie obrad.

I. Informacja o ogólnej liczbie akcji w Spółce i o liczbie głosów (art. 402[3] § 1 pkt 2 K.s.h.)

Ogólna liczba akcji w Spółce wynosi 2.694.760. Z akcji tych w dniu opublikowania niniejszego ogłoszenia, tj. w dniu 28 maja 2021 roku, przysługuje akcjonariuszom Spółki 2.694.760 głosów.

II. Prawo uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Zgodnie z art. 406[1] § 1 Kodeksu spółek handlowych prawo uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu). Dniem rejestracji uczestnictwa w Zgromadzeniu jest dzień 13 czerwca 2021 roku (tzw. "record date").

Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu mają prawo uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w dniu rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

W celu zapewnienia udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, akcjonariusz uprawniony z akcji Spółki oraz zastawnik lub użytkownik, którym przysługuje prawo głosu, powinien zażądać od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych wystawiania imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Żądanie to może być zgłoszone nie wcześniej niż po ogłoszeniu zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, tj. 14 czerwca 2021 roku. W celu uniknięcia ewentualnych wątpliwości, które mogłyby się pojawić odnośnie prawa uczestnictwa danej osoby w ZWZ, uprasza się uprawnionych do uczestnictwa w ZWZ oraz ich pełnomocników o zabranie ze sobą zaświadczenia, o którym mowa powyżej.

Listę uprawnionych z akcji oraz zastawników i użytkowników, którym przysługuje prawo głosu, do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółka ustala na podstawie wykazu sporządzonego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych. Podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych sporządza wykaz, o którym mowa powyżej na podstawie wykazów, przekazywanych przez podmioty uprawnione zgodnie z ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi nie później niż na dwanaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 17 czerwca 2021 r.

Podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych są wystawione imienne zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki. Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, podpisana przez Zarząd, zawierająca nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) uprawnionych, ich miejsce zamieszkania (siedzibę), liczbę, rodzaj i numery akcji oraz liczbę przysługujących im głosów, zostaje wyłożona do wglądu w siedzibie Spółki przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 18/20, 10-109 Olsztyn, przez trzy dni powszednie bezpośrednio poprzedzające Walne Zgromadzenie, tj. 24, 25 i 28 czerwca 2021 roku w godzinach od 10.00 do13.00.

Akcjonariusz Spółki może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie to może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres mailowy Spółki: wz@abak.com.pl.

III. Pełnomocnictwo do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu

Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza.

Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Akcjonariusz zawiadamia Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej poprzez przesłanie (w formie załącznika do maila) odpowiedniego dokumentu (skanu pełnomocnictwa opatrzonego właściwymi podpisami) na adres mailowy Spółki: wz@abak.com.pl. Formularz pełnomocnictwa Spółka udostępnia na swojej stronie internetowej: www.abak.com.pl [zakładka: Relacje inwestorskie/Walne Zgromadzenia]. Wraz ze skanem pełnomocnictwa akcjonariusz przesyła skan dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu pozwalającego zidentyfikować akcjonariusza jako mocodawcę i ustanowionego pełnomocnika.

W przypadku gdy pełnomocnictwa udziela osoba prawna lub jednostka organizacyjna, należy dodatkowo przesłać skan odpisu z rejestru, w którym mocodawca jest zarejestrowany. W przypadku, gdy pełnomocnikiem jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna, należy dodatkowo przesłać skan odpisu z rejestru, w którym zarejestrowany jest pełnomocnik. Do dokumentów przesłanych drogą elektroniczną, sporządzonych w języku obcym, powinno być dołączone odpowiednie tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Akcjonariusz przesyłający zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przesyła jednocześnie do Spółki adres mailowy, za pośrednictwem którego Spółka będzie mogła komunikować się z akcjonariuszem i jego pełnomocnikiem.

Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno być dokonane najpóźniej na dzień przed Walnym Zgromadzeniem, tj. 28 czerwca 2021 r.

Spółka może podjąć dodatkowe, odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika. Weryfikacja może polegać na zwrotnym pytaniu w formie telefonicznej lub elektronicznej do akcjonariusza i pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa. W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości bądź zaistnienia sytuacji wymagających wyjaśnienia, Spółka może podjąć inne działania, proporcjonalne do celu, służące identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy oraz weryfikacji ważności przedstawionych pełnomocnictw, zawiadomień i dokumentów. Spółka dołącza pełnomocnictwa w formie papierowej, w tym wydrukowane z postaci elektronicznej, do protokołu ZWZ.

Zawiadomienie o udzieleniu i odwołaniu pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki.

Członek Zarządu Spółki i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami akcjonariusza na ZWZ, przy czym jeśli pełnomocnikiem na ZWZ zostanie ustanowiony Członek Zarządu Spółki, Członek Rady Nadzorczej Spółki, pracownik Spółki albo Członek organów lub pracownik Spółki zależnej wchodzącej w skład grupy kapitałowej Abak S.A. pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji akcjonariusza tylko na ZWZ, którego dotyczy niniejsze ogłoszenie. W stosunku do osób wskazanych w niniejszym punkcie, niedopuszczalne jest udzielenie dalszego pełnomocnictwa (substytucji).

Po przybyciu na ZWZ a przed podpisaniem listy obecności pełnomocnik powinien okazać oryginał dokumentu tożsamości wymienionego w treści pełnomocnictwa celem potwierdzenia tożsamości pełnomocnika. Przesłanie drogą elektroniczną dokumentów, o których mowa powyżej, nie zwalnia z obowiązku przedstawienia przez pełnomocnika, przy sporządzaniu listy obecności osób uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki, dokumentów służących jego identyfikacji.

Powyższe regulacje stosuje się odpowiednio do odwołania pełnomocnictwa.

IV. Uprawnienia akcjonariuszy

1) prawo do żądania umieszczenia poszczególnych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia:

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 8 czerwca 2021 r. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie to może zostać złożone w formie pisemnej skierowanej na adres siedziby Spółki lub w postaci elektronicznej na adres mailowy Spółki: wz@abak.com.pl. Zarząd jest obowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 11 czerwca 2021 r. ogłosić zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.

O właściwym terminie złożenia powyższego żądania świadczyć będzie data jego wpływu do Spółki, a w przypadku wykorzystania formy elektronicznej - data umieszczenia powyższego żądania w systemie poczty elektronicznej Spółki (wpływ na serwer pocztowy Spółki).

2) prawo do zgłaszania projektów uchwał:

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia, a więc nie później niż 28 czerwca 2021 roku, zgłaszać Spółce projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Żądanie to może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres mailowy Spółki: wz@abak.com.pl. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej. Każdy akcjonariusz może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad. Projekty te powinny być przedstawione w języku polskim.

3) prawo do zadawania pytań/zgłaszania projektów uchwał w trakcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia:

W trakcie trwania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia każdy akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia.

4) komunikacja elektroniczna:

Zarząd Spółki nie przewiduje możliwości uczestniczenia i wypowiadania się w trakcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zarząd Spółki nie dopuszcza oddawania głosu drogą korespondencyjną, jak również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

5) dostęp do dokumentacji:

Dokumentacja, która ma być przedstawiona Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu wraz z projektami uchwał będzie udostępniana w siedzibie Spółki oraz na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.abak.com.pl [zakładka: Relacje inwestorskie/Walne Zgromadzenia] od dnia zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Uwagi Zarządu bądź Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, będą dostępne na stronie internetowej Spółki, niezwłocznie po ich sporządzeniu.

Wszelkie informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia dostępne są na stronie internetowej: www.abak.com.pl w zakładce: Relacje inwestorskie/Walne Zgromadzenia.

V. Klauzula informacyjna dotycząca ochrony danych osobowych

Na podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 (RODO) ABAK S.A. ("Spółka") niniejszym informuje, iż w związku ze zwołaniem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, pełnomocników uprawnionych do głosowania oraz innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu (łącznie zwanych "Akcjonariuszami"). W związku z powyższym, Spółka informuje oraz oświadcza, iż:

1) administratorem Państwa danych osobowych jest ABAK S.A. z siedzibą w przy ul. Marii Skłodowskiej Curie 18/20 w Olsztynie; kontakt ze Spółką jest możliwy pod wskazanym wyżej adresem, jak również pod adresem poczty elektronicznej: wz@abak.com.pl;

2) w sprawach związanych z ochroną danych osobowych w Spółce możliwy jest kontakt z Administratorem danych za pośrednictwem poczty elektronicznej: wz@abak.com.pl lub pisemnie na adres wskazany w pkt. 1) powyżej;

3) podstawą prawną przetwarzania przez Spółkę danych osobowych Akcjonariuszy jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek wynikający z przepisów Kodeksu spółek handlowych dotyczący: sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy oraz list obecności na Walnym Zgromadzeniu, umożliwienia głosowania poprzez pełnomocnika oraz umożliwienia Akcjonariuszom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki;

• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Spółki w postaci (i) umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami; 4) celem przetwarzania danych jest wypełnienie przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych, nałożonych na Spółkę jako spółkę publiczną w związku ze zwołaniem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, umożliwienie Akcjonariuszom wykonywania swoich praw w stosunku do Spółki, a także ustalanie faktów dla celów dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Spółkę lub obrony przed roszczeniami;

5) Spółka przetwarza (i) dane osobowe identyfikujące Akcjonariusza, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń oraz numer PESEL, (ii) dane zawarte na pełnomocnictwach, (iii) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów, a także (iv) - w przypadkach gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną - adres poczty elektronicznej;

6) dane osobowe Akcjonariuszy mogą być zbierane przez Spółkę od podmiotów prowadzących depozyt papierów wartościowych, a także od innych Akcjonariuszy w zakresie przekazywania danych zawartych na udzielonych pełnomocnictwach;

7) dane osobowe Akcjonariuszy mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: dostawcom usług zaopatrujących Administratora danych w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające zarządzanie organizacją Administratora danych, w tym podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne lub udostępniającym Administratorowi danych narzędzia teleinformatyczne (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, firmom kurierskim i pocztowym), dostawcom usług prawnych i doradczych oraz wspierających Administratora danych w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym); notariuszom, pozostałym Akcjonariuszom, będącymi osobami fizycznymi, ich pełnomocnikom, przedstawicielom lub pełnomocników pozostałych Akcjonariuszy (w zakresie udostępniania listy akcjonariuszy na podstawie art. 407 Kodeksu spółek handlowych), Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., Komisji Nadzoru Finansowego, innym podmiotom i organom, którym Administrator danych jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

8) dane osobowe zawarte na listach Akcjonariuszy, listach obecności oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Spółki, a następnie mogą być przekazane podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych; dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Spółce wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Spółki lub w stosunku do Spółki;

9) w przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu; w przypadku adresu poczty elektronicznej podanie takiego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej, a jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą;

10) Akcjonariusze mają prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także do domagania się ich sprostowania, przeniesienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania; Spółka informuje jednak, iż prawa te nie są bezwzględne, a przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania;

11) Akcjonariusze mają prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli doszłoby do nieprawidłowości w procesie przetwarzania Państwa danych osobowych;

12)Administrator danych nie wykorzystuje danych osobowych Akcjonariuszy do profilowania ani w ramach zautomatyzowanego systemu podejmowania decyzji.