Aasen Sparebank

AGM Information • Oct 2, 2020

Protokoll

Til Generalforsamling 2/2020 i Aasen Sparebank, Torsdag 23. april 2020 kl. 16.00 - 18.00 Sted: Digitalt på grunn av Korona-situasjonen

Innkalling sendt til: Generalforsamlingens medlemmer, Styrets medlemmer samt 1. varamedlem, Revisor

Tilstede: Skjerve, Rikke Mo Veie, Leif Hovland, Frøydis Aaker, Tor Fossum, Jo Martin Husby, Hanne Aspas, Arne Lyngsmo, Jorunn Nesjø, Tore Sørhaug, Vidar Burmo, Sigvart Gilstad, Knut Arne Hovdal, Ingvild Øfsti.

Øvrige; John Anders Husby, Anne Grete Wold, Johan Petter Skogseth, Ole Jakob Hollekim,

Fra adm:

Fravær:

Vara innkalt:

Det møtte 16 stemmeberettigede medlemmer og innkalte varamedlemmer. Generalforsamlingen er derfor vedtaksfør i henhold til Finansforetakslovens § 8-3 og bankens vedtekter.

Sak 8/20	Åpning av møtet
	Godkjenning av innkalling og sakliste Saker til eventuelt meldes her
	Vedtak: Godkjenning og innkalling ble godkjent Arne Lyngsmo og Astrid Juberg Vordal er valgt til å signere protokollen.
Sak 9/20	Forrige referat
	Vedlegg: Referat fra møtet 09.03.2020
	Vedtak: Referat fra møtet 9. mars 2020 godkjennes
Sak 10/20	Orienteringssak fra Gaveutvalget til generalforsamlingen
	Orientering i møtet av Trude Hynne.
	Vedtak: Orienteringen ble tatt til etterretning.
Sak 11/20	Valg og honorarer
	Vedlegg: Valgkomiteens innstilling

Valgkomiteens innstilling til valg i generalforsamlingen 2020

	Valg av:	På valg:	Kommentar:	Forslag:	Antall ar:	Periode
	Generalforsamlingen
A	Leder	Astrid Juberg Vordal		Ingvild Øfsti	1 år	2020 - 2021
B	Nestleder	Kjell Stokkan		Tor Fossum	1 år	2020 - 2021
	Styret
C	Nestleder	Therese Troset Engan	Fratrer på grunn av jobbskifte	Torhild O. Aarbergsbotten	1 år	2020 - 2021
D	Styremediem	Anders Eggen		Anders Eggen	2 år	2020 - 2022
E	Styremedlem	Anne Grete Wold		Anne Grete Wold	2 ar	2020 - 2022
	1. varamediem	Johan Petter Skogseth		Johan Petter Skogseth	2 år	2020 - 2022
G	varamedlem	Bjørg Anni Pedersen Boneng		Bjørg Anni Pedersen Boneng	2 år	2020 - 2022
	Ansatte s representant
	Styremediem	Ola Jakob Hollekim		Kommer fra ansatte	2 ar	2020 - 2022
	Observator (1. varamedlem)	Merete Sneve		Kommer fra ansatte	1 ar	2020 - 2021
	2. varamediem	Kjersti Husby / Marianne Skreden		Kommer fra ansatte	2 ar	2020 - 2022
	Valgkomite til generalforsamlingen
	Kommunevalgt	Astnd Juberg Vordal, nestleder	Velges av kommunestyret	Lars Erik Ertsas
	Innskytervalgt	Leif Hovand		Froydis Aaker	1 ar	2020 - 2021
	Valgt blant EK-beviseierne	Sigvard Gilstad		Sigvard Gilstad	2 år	2020 - 2022
	Ansatterepr.	Hanne Aspas		Kommer fra ansatte	2 år	2020 - 2022
H	1. varamediem	Froydrs Aaker		Tor Fossum	2 år	2020 - 2022

Valgkomiteens leder og nestleder velges for 1 år av generalforsamlingen (funksjon)

Valgkomiteen Asen, 2/4 2020 Sigvard Gilstad Astrid Juberg Vordal Leif Hovland Leder

Hanne Aspas

Vedtak:

Valgkomiteens forslag ble vedtatt. Ingvild Øfsti velges som leder for 1 år. Tor Fossum velges som nestleder for 1 år.

Generalforsamlingen valgte leder og nestleder for valgkomiteen, som følger; leder Sigvard Gilstad og nestleder Frøydis Aaker.

Forslag til ny honorering fra 01.05.2020

Honorarsatser

Generalforsamlingen fastsatte i møte 25.04.2019 nye satser for honorering, gjeldende fra 01.01.2019. I dagens situasjon finner valgkomiteen ingen grunn til en generell heving av satsene, med unntak av honorar til styreleder. Det siste begrunnes med forventet økt arbeidsmengde i dagens samfunnssituasjon, og mye arbeid med prosjekt Logal 2020.

Vedtak:

Styreleders honorar økes til 90 000 kr. De andre honorarsatsene beholdes uendret.

Honorering av observatør

Denne saken ble utsatt i generalforsamlingens møte 29.10.2019 og sendt over til styret. Styreleder John Anders Husby har orientert valgkomiteen om styrets behandling av saken. Han sier at saken oppleves som intrikat, men kan være til å ta lærdom av, og bør settes på agendaen på alle nivåer i banken. Han sier videre at med de store beslutninger som ligger foran oss, kan denne saken faktisk styrke oss i tiden framover.

Styret fattet 06.11.2019 følgende enstemmige vedtak: Styret bekrefter vedtaket fra sak 37/19, og tydeliggjør observatørens rolle med møterett og uttalerett, og med mulighet for protokolitilførsel. Det er generalforsamlingen sitt ansvar å fastsette observatørens honorar. Det er viktig at vedtaket er begrunnet.

Vedtaket må formidles i organisasjonen på en måte som tydeliggjør at styret ønsker bred medvirkning og representasjon fra ansatte. Styret oppfordrer de ansatte og representanter til å se på valgordningen til styret. Det bør undersøkes om forskrift til aksjeloven (representasjonsforskriften §18) kan brukes. Denne sier at observatør samtidig kan være varamedlem for styremedlem, og tre inn som styremedlem når det faste medlemmet har forfall. Da trer en vara for observatør inn som observatør.

Det er bekreftet fra jurist i finansforbundet at representasjonsforskriften § 18 kan benyttes.

Valgkomiteen mener at den løsningen som styret skisserer i siste avsnitt i sitt vedtak, er en god løsning. I praksis vil da observatør fungere som en fast møtende vara for de ansattes representant i styret, og bør etter valgkomiteens mening honoreres på samme nivå som fast møtende vara for de eksterne, altså med 50 000 kr. Varamedlem for observatør honoreres som øvrige varamedlemmer til styret, altså med 2 000 kr pr. møte.

Vedtak:

Fast honorar til observatør settes til 50 000 kr. Honorar til vara for observatør settes til 2 000 kr pr. møte.

FORSLAG TIL NY HONORERING FRA 01.05.20.

	Fast honorar	Honorar pr. møte
STYRET
Styreleder	90.000
Nestleder	65.000
Styremedlem	50.000
1. varamedlem styret - fast møtende	50.000
Øvrige varamedlemmer styret		2.000
Ansatterepresentant	50.000
Observatør/vara ansatterepresentant	50.000
Varamedlem observatør		2.000
Møter utover ordinære styre/GF møter		2.000
GENERALFORSAMLING
Leder generalforsamling	20.000
Nestleder generalforsamling	10.000
Medlem generalforsamling		1.500
Varamedlem		1.500
VALGKOMITÉ
Leder valgkomite	15.000
Medlem valgkomite	7.500
RRU
Leder revisjonsutvalg	12.000
Medlemmer revisjonsutvalg	9.000
GODTGJØRELSESUTVALG
Leder Godtgjørelsesutvalg	7.500
Medlem Godtgjørelsesutvalg	5.000
ANNET
Øvrige utvalg*		1.500

Sak 12/20 Status i banken

Adm. Banksjef Bjørn Asle Hynne og Leder Salg og Marked Trude Hynne orienterte om status i banken.

Sak 13/20 Eventuelt.

Åsen; 23.04.2020 Møtet slutt kl. 17.30

Istude fuberg