Aasen Sparebank

AGM Information • Feb 22, 2017

Innkalling

Til generalforsamlingsmøte 1/2017 i Aasen Sparebank, Tirsdag 7. mars 2017 kl. 16.00 – 19.00 Sted: Aasen Sparebanks hovedkontor på Åsen, møterom

Følgende saker foreligger til behandling:

Sak 1/17 Åpning av møtet

Godkjenning av innkalling og sakliste Saker til eventuelt meldes her.

Sak 2/17 Forrige referat

Vedlegg: Referat fra møtet 5.10.2016

Forslag til vedtak: ["Referat fra møtet 5. oktober 2016 godkjennes"]

Sak 3/17 Årsrapport 2016 for Aasen Sparebank

Årsrapporten vil bli gjennomgått av adm. banksjef Bjørn Asle Hynne.

Forslag til vedtak:

Årsrapporten med noter godkjennes og fastsettes som Aasen Sparebanks årsregnskap for 2016.

Sak 4/17 Revisors beretning 2016

Signert revisjonsberetning legges frem av revisor Amund Petter Amundsen.

Forslag til vedtak:

Revisors beretning godkjennes.

Sak 5/17 Disponering og fastsettelse av resultat og balanse for 2016

Innstilling fra Styret:

Styrets forslag til generalforsamlingen for disponering av årets resultat for 2016 kr. 28.403.519,- er som følger;

• Avsettes til utbytte kr. 3.654.000,-
• Avsettes til utjevningsfond kr. 904.334,-
• Avsettes til gaver kr. 200.000,-
• Overføres til sparebankens fond kr. 23.645.185,-

Forslag til vedtak:

Styrets innstilling til resultatdisponering vedtas. Utbytte utbetales den 22. mars 2017, til egenkapitalbeviseiere per 7. mars 2017, slik de fremgår i VPS ved utløpet av 9. mars 2017.

Sak 6/17 Fastsettelse av revisjonshonorar for 2016

Forslag til vedtak:

Revisor godtgjøres med kr. 236.000,- eks. mva for revisjon i 2016.

Sak 7/17 Forslag om styrefullmakt til forhøyelse av eierandelskapital Vedlegg: Beslutningsnotat fra styret til generalforsamlingen.

Innstilling fra styret:

Det vises til vedlagt beslutningsnotat vedrørende forslaget om styrefullmakt.

Forslag til vedtak:

Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å forhøye eierandelskapitalen i Aasen Sparebank i henhold til finansforetaksloven § 10-10 (2) jf. allmennaksjeloven § 10-14 på følgende vilkår:

• 1. Eierandelskapitalen kan forhøyes med inntil NOK 20 000 000 ved utstedelse nye egenkapitalbevis.
• 1. Fullmakten gjelder fra generalforsamlingens beslutning om å tildele fullmakten og frem til ordinær generalforsamling i 2018, senest 31. mars 2018.
• 1. Egenkapitalbeviseiernes fortrinnsrett kan fravikes.
• 1. Fullmakten omfatter kun forhøyelse av bankens utstedte eierandelskapital mot innskudd i penger.
• 1. Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon.
• 1. Styret fastsetter de øvrige vilkår for kapitalforhøyelsen, herunder tegningskurs og tildelingskriterier.
• 1. Vedtak om utstedelse av egenkapitalbevis i henhold til fullmakten er betinget av at Finanstilsynet gir de nødvendige godkjennelser og at fullmakten er registrert i Foretaksregisteret.
• 1. Styret gis fullmakt til å endre vedtektene § 2-2 til å reflektere ny utstedt eierandelskapital og nytt antall egenkapitalbevis etter kapitalforhøyelsen."

Sak 8/17 Status i banken – inkl. Strategi 2017 og budsjett 2017

Adm. Banksjef Bjørn Asle Hynne vil orientere om status i banken inklusiv strategi og årsbudsjett 2017.

Sak 9/17 Forslag til nye vedtekter

Vedlegg: Forslag til nye vedtekter, sammenligning av vedtekter opp mot tidligere versjon samt redegjørelse for foreslåtte vedtektsendringer.

Som følge av ny finansforetakslov, samt den nye finansforetaksforskriften som trådte i kraft 1. januar 2017, er det gjennomført en revisjon av Aasen Sparebanks vedtekter. De reviderte vedtektene sikrer blant annet at kravene om de ulike interessegruppenes representasjon i generalforsamlingen er oppfylt i henhold til gjeldende rammebetingelser.

I tillegg til justeringer av språklig karakter, er det blant annet foreslått endringer knyttet til generalforsamlingens beslutningsdyktighet, herunder flertallskrav, samt fremgangsmåten for opptak av fremmedkapital. Vedtektene er inntatt som vedlegg til innkallingen.

Forslag til vedtak:

Den foreslåtte endringen av bankens vedtekter godkjennes, slik at angitte bestemmelser endres til å lyde som følger:

§ 2-2 Eierandelskapital

Med Kongens/Finansdepartementets samtykke kan generalforsamlingen vedta å utstede omsettelige og utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i generalforsamlingen i henhold til lov 10. april 2015 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern mv. (finansforetaksloven). Sparebankens utstedte eierandelskapital utgjør kr 84.000.000, fordelt på 840.000 egenkapitalbevis à kr 100 fullt innbetalt.

Egenkapitalbevisene skal være registrert i Verdipapirsentralen.

§ 3-1 Generalforsamling

Generalforsamlingen er sparebankens øverste myndighet.

Generalforsamlingen skal ha 16 medlemmer og 4 varamedlemmer.

§ 3-2 Generalforsamlingens sammensetning

7 medlemmer og 1 varamedlem velges av og blant innskyterne.

1 medlem og 1 varamedlem velges av kommunestyret i Levanger kommune.

4 medlemmer og 1 varamedlem velges av og blant egenkapitalbeviseierne.

4 medlemmer og 1 varamedlem velges av og blant de ansatte. Generalforsamlingens medlemmer og varamedlemmer møter personlig. Det er ikke anledning til å møte ved fullmektig eller med rådgiver.

§ 3-3 Valg og uttreden Valg

Bare myndige personer kan velges som medlemmer av generalforsamlingen.

Til medlemmer og varamedlemmer kan ikke velges

• Styremedlemmer og revisorer i sparebanken
• Personer hvis bo er under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon
• Personer som har et ansettelsesforhold eller tillitsverv i konkurrerende virksomhet.

Medlemmer og varamedlemmer av generalforsamlingen velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte velges for 2 år.

Generalforsamlingen fastsetter nærmere instruks om valgene.

Uttreden

Et medlem av generalforsamlingen trer ut av denne når medlemmet blir styremedlem eller revisor i sparebanken, eller medlemmets bo tas under konkursbehandling, akkordbehandling eller privat administrasjon.

Et medlem som er valgt av innskyterne eller det offentlige trer ut av generalforsamlingen når medlemmet blir ansatt i sparebanken eller i konkurrerende virksomhet. Videre trer et innskytervalgt medlem ut av generalforsamlingen når medlemmet ikke er innskyter i sparebanken lenger.

Et medlem valgt av de ansatte trer ut av generalforsamlingen dersom medlemmet opphører å være ansatt i sparebanken. Istedenfor medlem som trer ut av generalforsamlingen, trer varamedlem inn for resten av valgperioden.

§ 3-4 Innskyternes valg av medlemmer til generalforsamlingen

Myndige innskytere i sparebanken som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i banken på minst kr 2 500 kroner, og som bor eller har sitt virke i tidligere Åsen kommune i Levanger kommune, er valgbare og har stemmerett.

Hvert kundeforhold gir én stemme når noe annet ikke følger av loven eller vedtektene.

Gjennomføring av valget skjer i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av generalforsamlingen.

Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av februar

§ 3-5 Medlemmer til generalforsamling valgt fra det offentlige

Levanger kommune velger hvert fjerde år 1 medlem og 1 varamedlem fra tidligere Åsen kommune i Levanger kommune.

Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar.

§ 3-7 Egenkapitalbeviseiernes representasjon i generalforsamlingen

Egenkapitalbeviseierne skal i valgmøte velge 4 medlemmer og 1 varamedlem til generalforsamlingen i samsvar med de til enhver tid gjeldende rammebetingelser. Enhver myndig eier av egenkapitalbevis kan velges som medlem eller varamedlem.

Egenkapitalbeviseiernes representanter i generalforsamlingen har rett til å utøve minst en femdel og ikke mer enn to femdeler av stemmene i generalforsamlingen. Hvert egenkapitalbevis gir én stemme.

Egenkapitalbeviseiernes valg til generalforsamlingen er nærmere regulert i egen valginstruks.

§ 3-9 Møter og vedtak i generalforsamlingen

Hvert medlem av generalforsamlingen har en stemme.

Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Varamedlemmer teller som medlem om disse er innkalt og møter. Beslutninger i generalforsamlingen treffes ved flertall av de avgitte stemmer med mindre noe annet fremgår av disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til.

§ 3-10 Generalforsamlingens oppgaver

På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres:

• Valg av generalforsamlingens leder og nestleder for 1 år.
• Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av overskudd/utdeling av utbytte.
• Valg av styrets leder, nestleder og øvrige styremedlemmer, bortsett fra eventuelle medlemmer som skal velges av de ansatte
• Valg av medlemmer til valgkomité
• Valg av revisor
• Fastsettelse av godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor
• Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen

Vedtak om, eller fullmakt til å oppta ansvarlig lån eller fondsobligasjoner, treffes av generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring. Vedtak om eller fullmakt til å oppta annen fremmedkapital treffes av styret eller av administrasjonen i henhold til delegasjonsvedtak fra styret.

§ 4-1 Styrets sammensetning og oppgaver

Styret består av totalt 5 medlemmer og 4 varamedlemmer, hvor 4 medlemmer med 3 varamedlemmer velges av generalforsamlingen og 1 medlem med et personlig varamedlem velges av og blant de ansatte.

Styrets leder og nestleder velges særskilt for 2 år.

Medlemmene og varamedlemmene til styret velges for 2 år.

Styrets oppgaver følger av lov og forskrifter.

Banksjef alene, eller styrets leder og et styremedlem i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift.

Det samlede styret, eller utvalg valgt blant styrets medlemmer, fungerer som sparebankens risiko- og revisjonsutvalg.

§ 5-1 Valgkomiteens sammensetning

Generalforsamlingen velger en valgkomite med 4 medlemmer og 1 varamedlem.

Valgkomiteen skal bestå av et medlem fra hver av interessegruppene i generalforsamlingen: innskytervalgte, offentlig oppnevnte, egenkapitalbeviseiere og ansatte.

Valgkomiteen velges for 2 år, hvor 2 medlemmer er på valg i år 1, mens 2 medlemmer er på valg i år 2.

Maksimal funksjonstid for et medlem av valgkomiteen er 6 år. Bestemmelsen om 6 års funksjonstid gjelder ikke for ansatterepresentant.

§ 5-2 Valgkomiteens arbeid

Valgkomiteen skal foreslå kandidater til følgende valg:

• medlemmer til generalforsamlingen som velges av innskyterne
• medlemmer til generalforsamlingen som velges blant egenkapitalbeviseierne
• medlemmer til styret, med unntak av de ansattevalgte
• medlemmer til valgkomiteen

Generalforsamlingen fastsetter nærmere instruks til valgkomiteen.

Det oppnevnes en egen valgkomite blant de ansatte som foreslår kandidater til generalforsamlingen fra de ansatte.

§ 7-1 Vedtektsendringer

Endring av disse vedtektene kan vedtas av generalforsamlingen. Beslutning om å endre vedtektene i sparebanken er gyldig når minst to tredeler av de som er til stede og minst halvparten av alle medlemmene av generalforsamlingen stemmer for det.

§ 9-1 Vedtektenes ikrafttreden

Disse vedtektene trer i kraft fra 7. mars 2017. Fra samme tidspunkt oppheves tidligere vedtekter.

Vedtektene er vedtatt av generalforsamlingen i Aasen Sparebank i møte den 7. mars 2017.

Sak 10/17 Eventuelt.