Pre-Annual General Meeting Information • Mar 17, 2023
Pre-Annual General Meeting Information
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Milano, 17 marzo 2023 – L'Assemblea ordinaria di A2A S.p.A. è convocata presso la sede legale della Società in Brescia, via Lamarmora 230, per il giorno 28 aprile 2023, alle ore 9:00, in prima convocazione ed, occorrendo, in seconda convocazione per il giorno 29 aprile 2023, stessi ora e luogo, - anche mediante mezzi di teleconferenza - per discutere e deliberare sul seguente
Sono legittimati ad intervenire in Assemblea coloro che risulteranno titolari del diritto di voto al termine della giornata contabile del 19 aprile 2023 (Record date) e per i quali la Società abbia ricevuto, entro il termine del terzo giorno di mercato aperto (25 aprile 2023) precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione, la relativa comunicazione da parte degli intermediari abilitati prevista dalla vigente normativa. Resta peraltro ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari. Coloro che risulteranno titolari delle
azioni solo successivamente alla suddetta Record date non avranno il diritto di partecipare e di votare in Assemblea.
Ai sensi dell'art. 106, comma 4, D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla L. 24 aprile 2020, n. 2, come modificato all'art. 3, comma 6, D.L. 31 dicembre 2020, n. 183 convertito con modificazioni dalla L. 26 febbraio 2021 n. 21, i cui termini di applicazione sono stati da ultimo prorogati dall'art. 3 del D.L. 29 dicembre 2022 n. 198 convertito, con modificazioni, dalla L. 24 febbraio 2023 n. 14, l'intervento in Assemblea di coloro ai quali spetta il diritto di voto avverrà esclusivamente per il tramite di Computershare S.p.A., Rappresentante Designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies, D.Lgs. n. 58/1998, a cui dovrà essere conferita delega, con le modalità ed alle condizioni di seguito indicate.
Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
Ai sensi dell'art. 106, comma 2, D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla L. 24 aprile 2020, n. 2, come successivamente modificato e prorogato, l'Assemblea si svolgerà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiranno l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo il Presidente ed il Segretario verbalizzante. Le istruzioni per la partecipazione all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione verranno rese note dalla Società a Computershare S.p.A., agli Amministratori e Sindaci nonché agli altri legittimati all'intervento, diversi da coloro ai quali spetta il diritto di voto.
Ai sensi dell'art. 106, comma 4, D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito, con modificazioni, dalla L. 24 aprile 2020, n. 2, come successivamente modificato e prorogato, coloro ai quali spetta il diritto di voto, qualora intendessero intervenire all'assemblea, dovranno alternativamente:
i) farsi rappresentare, ai sensi dell'art. 135-novies, D.Lgs. n. 58/1998, mediante delega e/o subdelega da Computershare S.p.A., Rappresentate Designato della Società in deroga all'art. 135-undecies, D.Lgs. n. 58/1998. A tal fine, potrà essere utilizzato il modulo di delega/subdelega disponibile sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee") da inviare a Computershare S.p.A. seguendo le istruzioni indicate nel predetto modulo. Le deleghe possono essere conferite entro il 27 aprile 2023, per la prima convocazione (entro il 28 aprile 2023 in caso di seconda convocazione). Con le medesime modalità gli aventi diritto potranno revocare, entro il medesimo termine, la delega/subdelega e le istruzioni di voto conferite;
ii) conferire, ai sensi dell'art. 135-undecies, D.Lgs. n. 58/1998, senza spese a carico del delegante salvo le spese di trasmissione, delega con istruzioni di voto a Computershare S.p.A., Rappresentante Designato dalla Società, su tutte o alcune delle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno utilizzando lo specifico modulo di delega, anche elettronico, secondo le modalità indicate sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee"), entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea, anche in convocazione successiva alla prima e dunque anche in seconda convocazione (vale a dire, rispettivamente, entro il 26 aprile 2023 o il 27 aprile 2023). Il modulo di delega, con le istruzioni per la compilazione e
trasmissione, è reperibile sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori"
– "Governance" – "Assemblee"). La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono sempre revocabili entro il termine di cui sopra.
Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti o informazioni al numero 0246776814 oppure all'indirizzo di posta elettronica [email protected].
Si informano i Signori Azionisti che le istruzioni sopra riportate potranno essere integrate, modificate e comunicate con congruo anticipo.
Ai sensi dell'articolo 5 dello Statuto sociale vigente, il capitale sociale è di Euro 1.629.110.744,04 rappresentato da n. 3.132.905.277 azioni ordinarie del valore nominale di Euro 0,52 ciascuna. Ai sensi dell'articolo 6 dello Statuto sociale vigente, le azioni sono indivisibili e ogni azione dà diritto a un voto, ad eccezione delle azioni proprie detenute dalla Società (alla data del presente avviso di convocazione la Società non detiene azioni proprie) per le quali, ai sensi di legge, il diritto di voto risulta sospeso e fatto salvo quanto previsto dall'articolo 9 dello Statuto sociale vigente in tema di limiti di possesso azionario e patti parasociali.
Ai sensi dell'articolo 127-ter del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea facendole pervenire – entro la fine del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione e quindi entro il 19 aprile 2023 – alla Segreteria Societaria a mezzo fax al numero +39 02 77208142 oppure all'indirizzo di posta elettronica [email protected], indicando nell'intestazione "Domande Assemblea A2A S.p.A. 28- 29 aprile 2023". La legittimazione all'esercizio di tale diritto è attestata mediante trasmissione al fax o all'indirizzo di posta elettronica sopra citati di copia dell'apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei richiedenti. La trasmissione può avvenire anche successivamente all'invio delle domande purché entro il termine di cui all'articolo 127-ter, comma 1-bis, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato (terzo giorno successivo, ossia 22 aprile 2023).
Al fine di consentire agli aventi diritto di conferire deleghe e istruzioni di voto al Rappresentante Designato, le risposte alle domande pervenute prima dell'Assemblea dai soggetti legittimati e che risultino pertinenti con le materie all'ordine del giorno saranno fornite dalla Società entro il terzo giorno precedente alla data dell'Assemblea (25 aprile 2023), mediante pubblicazione sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee"), con facoltà della Società di fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.
Ai sensi dell'articolo 126-bis del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato, i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino
almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla data di pubblicazione del presente avviso e quindi entro il 27 marzo 2023, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando in apposita domanda scritta gli ulteriori argomenti da essi proposti ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Le domande devono essere presentate a mezzo raccomandata A/R inviata all'indirizzo "A2A S.p.A. Segreteria Societaria Corso di Porta Vittoria 4 20122 Milano – Italia" e contestualmente anticipata via fax al numero +39 02 77208142 oppure all'indirizzo indirizzo di posta elettronica [email protected], unitamente alla apposita comunicazione attestante la legittimazione all'esercizio di tale diritto rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei Soci richiedenti. Entro il termine di cui sopra deve essere presentata da parte degli eventuali Soci proponenti, con le stesse modalità, una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui viene proposta la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta, diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato. Delle eventuali integrazioni all'elenco delle materie che l'Assemblea dovrà trattare a seguito delle predette richieste o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno è data notizia, nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione dell'avviso di convocazione, almeno quindici giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in prima convocazione (ossia entro il 13 aprile 2023). Contestualmente alla pubblicazione di tale notizia saranno messe a disposizione del pubblico, nelle medesime forme previste per la documentazione relativa all'Assemblea, le relazioni predisposte dai richiedenti l'integrazione o le ulteriori proposte di deliberazione presentate, accompagnate dalle eventuali valutazioni del Consiglio di Amministrazione.
In ragione delle modalità di intervento in Assemblea in precedenza indicate – con riferimento a quanto stabilito dall'art. 126-bis, comma 1, terzo periodo, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato – colui al quale spetta il diritto di voto può presentare individualmente proposte di deliberazione in Assemblea su materie già all'ordine del giorno, secondo le seguenti modalità:
• le proposte di delibera dovranno essere trasmesse alla Società, all'indirizzo di posta elettronica ([email protected]) entro il 13 aprile 2023; le suddette proposte dovranno essere formulate in modo chiaro e completo, unitamente alle informazioni che consentano l'identificazione del soggetto che le presenta, incluso un recapito telefonico.
• unitamente alle proposte di delibera dovrà essere trasmessa alla Società l'apposita comunicazione attestante la legittimazione all'esercizio di tale diritto rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei Soci richiedenti.
Le proposte di deliberazione pervenute saranno pubblicate sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee") entro il 20 aprile 2023,
al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente, anche tenendo conto di tali nuove proposte, e al Rappresentante Designato di raccogliere eventuali istruzioni di voto anche sulle medesime. Ai fini di quanto precede, la Società si riserva di verificare la pertinenza delle proposte rispetto alle materie già all'ordine del giorno, la completezza delle stesse e la loro conformità alla normativa applicabile, nonché la legittimazione dei proponenti. In caso di proposte di delibera alternative a quelle formulate dal Consiglio, verrà prima posta in votazione la proposta del Consiglio (salvo che non venga ritirata) e, solo nel caso in cui tale proposta fosse respinta, verranno poste in votazione le proposte degli Azionisti. Tali proposte, anche in caso di assenza di una proposta del Consiglio, verranno sottoposte all'Assemblea a partire dalla proposta presentata dagli Azionisti che rappresentano la percentuale maggiore del capitale. Solo nel caso in cui la proposta posta in votazione fosse respinta, sarà posta in votazione la successiva proposta in ordine di capitale rappresentato.
Ai sensi di quanto previsto dal decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato, e dallo Statuto sociale vigente, i componenti il Consiglio di Amministrazione saranno eletti mediante voto di lista. Pur non essendo necessariamente tenuto, in ottemperanza a quanto raccomandato dal Codice di Corporate Governance e in adeguamento alla migliore prassi di settore, il Consiglio di Amministrazione in scadenza ha espresso - sentito il Comitato per la Remunerazione e le Nomine e tenuto conto degli esiti dell'autovalutazione ("board review") riferita all'esercizio 2022 – un parere di orientamento agli Azionisti su dimensione e composizione del Consiglio di Amministrazione per il triennio 2023 - 2025. Tale parere è rinvenibile sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee").
Il nominando Consiglio di Amministrazione è composto da 12 membri, anche non Soci, i quali durano in carica tre esercizi e scadono alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della loro carica. I componenti del Consiglio di Amministrazione devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità previsti dalla normativa anche regolamentare pro tempore vigente.
All'elezione dei componenti del Consiglio di Amministrazione si procede sulla base di liste nelle quali i candidati sono contrassegnati da un numero progressivo e sono comunque in numero almeno pari a due. Ciascuna lista deve contenere un numero di candidati appartenenti al genere meno rappresentato che assicuri il rispetto dell'equilibrio fra generi almeno nella misura minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, vigente (ossia almeno due quinti dei candidati indicati con arrotondamento per eccesso all'unità superiore in caso di numero non intero). Sono esentate dal rispetto di tale vincolo le liste che presentino un numero di candidati inferiore a tre. Le liste dovranno includere almeno due candidati in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti per i Sindaci dall'art. 148, comma 3, del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 come successivamente modificato e integrato, e di quelli previsti dal Codice di Corporate Governance.
Secondo quanto raccomandato dal Codice di Corporate Governance, il Consiglio di Amministrazione ha, inoltre, espresso il proprio orientamento in merito al numero massimo
di incarichi di amministratore o sindaco in altre società quotate in mercati regolamentati anche esteri, ovvero in società emittenti strumenti finanziari diffusi fra il pubblico in misura rilevante sulla base dei criteri stabiliti dalla Consob ai sensi dell'art. 116 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, come successivamente modificato e integrato, (di seguito, anche le "Società Rilevanti") che può essere considerato compatibile con un efficace svolgimento dell'incarico di amministratore esecutivo o non esecutivo della Società. In particolare: (i) gli amministratori esecutivi possono assumere solo incarichi di amministratore non esecutivo e di sindaco effettivo e in numero non superiore a due; (ii) gli amministratori non esecutivi possono assumere un numero di incarichi di amministratore e sindaco effettivo non superiore a quattro, di cui non più di uno come amministratore esecutivo. I limiti indicati si riferiscono unicamente a incarichi nelle Società Rilevanti, ad esclusione di A2A S.p.A. e di quelle facenti parte del medesimo Gruppo.
Hanno diritto a presentare le liste soltanto gli azionisti che, da soli o insieme ad altri, siano al momento della presentazione delle liste complessivamente titolari di azioni rappresentanti almeno l'1% del capitale sociale con diritto di voto nell'assemblea ordinaria. Ogni socio, i soci aderenti ad un patto parasociale rilevante ai sensi dell'art. 122 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, il soggetto controllante, le società controllate e quelle soggette a comune controllo ai sensi dell'art. 93 decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e gli altri soggetti tra i quali sussista un rapporto di collegamento ai sensi della normativa anche regolamentare pro tempore vigente, non possono presentare o concorrere alla presentazione, neppure per interposta persona o società fiduciaria, di più di una sola lista né possono votare liste diverse, ed ogni candidato potrà presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
Le liste devono essere presentate entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'assemblea in prima convocazione, e pertanto entro il 3 aprile 2023, mediante: (i) deposito presso la sede legale della Società, in Brescia, via Lamarmora 230 durante i normali orari di ufficio (dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 17.00) oppure (ii) invio via fax al numero +39 02 77208142, in questo caso indicando nel messaggio di accompagnamento l'identità del soggetto che procede al deposito nonché il recapito telefonico e di telefax del mittente oppure (iii) invio all'indirizzo di posta elettronica [email protected], in questo caso indicando nel messaggio di accompagnamento l'identità del soggetto che procede al deposito nonché il recapito telefonico e di posta elettronica del mittente. Le liste saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito Internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee") e con le altre modalità previste dalla Consob entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'assemblea, ossia entro il 7 aprile 2023. Nel caso in cui alla data di scadenza del termine per il deposito delle liste sia stata depositata una sola lista, ovvero soltanto liste presentate da soci che risultino collegati tra loro, potranno essere presentate, con le modalità sopra riportate, liste sino al terzo giorno successivo a tale data, ossia entro il 6 aprile 2023, e la soglia per la presentazione delle liste sarà ridotta alla metà, ossia allo 0,5% del capitale sociale con diritto di voto nell'assemblea ordinaria.
Le liste devono essere corredate:
(i) dalle informazioni relative all'identità dei soci che hanno presentato le liste, con
l'indicazione della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta, fermo restando che la comunicazione dalla quale risulti la titolarità di tale partecipazione può essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società, ossia entro il 7 aprile 2023;
(ii) da una dichiarazione dei soci diversi dal Comune di Brescia, dal Comune di Milano e da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento, quali previsti dalla normativa anche regolamentare pro tempore vigente, con tali soggetti, tenendo altresì conto delle raccomandazioni contenute nella Comunicazione Consob n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009;
(iii) da un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati, nonché da una dichiarazione dei medesimi candidati attestante il possesso dei requisiti previsti dalla legge e dalla loro accettazione della candidatura.
La lista per la quale non sono osservate le statuizioni di cui sopra è considerata come non presentata.
Il nominando Collegio Sindacale è composto da tre Sindaci effettivi e due Sindaci supplenti i quali restano in carica tre esercizi e scadono alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della loro carica. I Sindaci devono avere i requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza stabiliti dalla normativa vigente. Ai fini dell'accertamento della sussistenza dei requisiti di professionalità dei membri del Collegio Sindacale, per materie e settori di attività strettamente attinenti a quelli dell'impresa esercitata dalla Società, si intendono le materie ed i settori di attività connessi o inerenti all'attività esercitata dalla Società e di cui all'articolo 4 dello Statuto sociale vigente. Per quanto riguarda la composizione del Collegio Sindacale, le situazioni di ineleggibilità ed i limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo che possono essere ricoperti da parte dei componenti il Collegio Sindacale, trovano applicazione le disposizioni di legge e di regolamento vigenti. Il Sindaco della Società non potrà, altresì, cumulare l'incarico di componente dei Collegi Sindacali delle società controllate dalla Società. In quest'ultimo caso il Sindaco decadrà dalla carica di Sindaco della Società.
La nomina dei Sindaci viene effettuata sulla base di liste presentate dai Soci. Le liste contengono un numero di candidati da eleggere almeno pari a due, elencati mediante un numero progressivo. Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità. Ciascuna lista deve contenere un numero di candidati appartenenti al genere meno rappresentato che assicuri il rispetto dell'equilibrio fra generi almeno nella misura minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, vigente (ossia almeno due quinti dei candidati indicati con arrotondamento per difetto all'unità inferiore in caso di numero non intero). Sono esentate dal rispetto di tale vincolo le liste che presentino un numero di candidati inferiore a tre.
Hanno diritto a presentare le liste soltanto gli azionisti che, da soli o insieme ad altri, siano al momento della presentazione delle liste complessivamente titolari di azioni rappresentanti almeno l'1% del capitale sociale con diritto di voto nell'assemblea ordinaria. Ogni Socio può
presentare, o concorrere a presentare, una sola lista. In caso di violazione di questa regola non si tiene conto del voto del Socio rispetto ad alcuna delle liste presentate.
Le liste devono essere presentate entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'assemblea in prima convocazione, e pertanto entro il 3 aprile 2023, mediante: (i) deposito presso la sede legale della Società, in Brescia, via Lamarmora 230 durante i normali orari di ufficio (dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 17.00) oppure (ii) invio via fax al numero +39 02 77208142, in questo caso indicando nel messaggio di accompagnamento l'identità del soggetto che procede al deposito nonché il recapito telefonico e di telefax del mittente oppure (iii) invio all'indirizzo di posta elettronica [email protected], in questo caso indicando nel messaggio di accompagnamento l'identità del soggetto che procede al deposito nonché il recapito telefonico e di posta elettronica del mittente. Le liste saranno messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito Internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee") e con le altre modalità previste dalla Consob entro il ventunesimo giorno precedente la data dell'assemblea, ossia entro il 7 aprile 2023. Nel caso in cui alla data di scadenza del termine per il deposito delle liste sia stata depositata una sola lista, ovvero soltanto liste presentate da soci che risultino collegati tra loro, potranno essere presentate, con le modalità sopra riportate, liste sino al terzo giorno successivo a tale data, ossia sino al 6 aprile 2023 e la soglia per la presentazione delle liste sarà ridotta alla metà, ossia allo 0,5% del capitale sociale con diritto di voto nell'assemblea ordinaria.
Le liste devono essere corredate:
(i) dalle informazioni relative all'identità dei soci che hanno presentato le liste, con l'indicazione della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta, fermo restando che la comunicazione dalla quale risulti la titolarità di tale partecipazione può essere prodotta anche successivamente al deposito delle liste purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società, ossia entro il 7 aprile 2023;
(ii) da una dichiarazione dei soci diversi dal Comune di Brescia, dal Comune di Milano e da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento, quali previsti dalla normativa anche regolamentare pro tempore vigente, con tali soggetti, tenendo altresì conto delle raccomandazioni contenute nella Comunicazione Consob n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009;
(iii) da un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati, nonché dalle dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la propria candidatura e dichiarano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità previste dalla legge, nonché l'esistenza dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza prescritti dalla legge per i membri del Collegio Sindacale e forniscono l'elenco degli incarichi di amministrazione e di controllo da essi ricoperti presso altre società.
La lista per la quale non sono osservate le statuizioni di cui sopra o che non include candidati di genere diverso in conformità alle prescrizioni dello Statuto sociale vigente è considerata come non presentata.
Ogni avente diritto al voto potrà votare una sola lista.
La documentazione relativa all'Assemblea prevista dalla normativa vigente, unitamente alle proposte di delibera relative agli argomenti inclusi nel presente ordine del giorno, viene messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti, presso la Sede Legale, sul sito internet della Società (www.gruppoa2a.it sezione "Investitori" – "Governance" – "Assemblee") e presso il meccanismo di stoccaggio autorizzato all'indirizzo .
Il presente avviso sarà pubblicato per estratto sul quotidiano "Il Sole 24 Ore".
Contatti: Giuseppe Mariano Responsabile Media Relations, Social Networking and Web
Ufficio stampa [email protected], Tel. [+39] 02 7720.4583
Responsabile Investor Relations ir@a2a, Tel. [+39] 02 7720.3974
Milan, 17 March 2023 – The ordinary Shareholders' Meeting of A2A S.p.A. is convened at the company's registered office in Brescia, at via Lamarmora 230, for April 28, 2023, at 9:00, on first call and, if necessary, on second call for April 29, 2023, same time and place (attendees may attend via conference call), to discuss and vote on the following
Entitled to intervene at the Shareholders' Meeting are those entitled to vote at the end of the accounting day of April 19, 2023 (Record date) and for which the Company received, by the end of the third open market day (April 25, 2023) prior to the date set for the Shareholders' Meeting on first call, the related communication by the authorized intermediaries provided for by current regulations. The right to attend and vote shall remain unaffected if the notice is received by the Company after the aforementioned deadline, provided that it is received before the start of the meeting proceedings. Those who confirm ownership of the shares after such Record date shall not have the right to take part in the Meeting and vote.
Pursuant to Article 106, paragraph 4 of Law-Decree March 17, 2020, no. 18, converted, with amendments, by Law no. 2 of April 24, 2020, as amended in Article 3, paragraph 6, Law-Decree
December 31, 2020, no. 183 converted with amendments by Law no. 21 of February 26, 2021, the terms of application of which were lastly extended by art. 3 of Law-Decree no. 198 of December 29, 2022, converted, with amendments, by Law no. 14 of February 24, 2023, participation in the Shareholders' Meeting by those with voting rights shall take place exclusively through Computershare S.p.A., Company's Appointed Representative under art. 135-undecies, of Legislative Decree no. 58/1998, to whom a proxy must be granted in accordance with the terms and conditions listed below:
Voting by correspondence or electronic means is not provided for.
Pursuant to Article 106, paragraph 2 of Law-Decree no. 18 of March 17, 2020, converted, with amendments, by Law no. 2 of April 24, 2020, as subsequently amended and extended, the Shareholders' Meeting shall be held exclusively by means of telecommunications that guarantee the identification of the participants, their participation and the exercise of their voting rights, without in any case the need for the Chair and the Secretary taking the minutes to be in the same place. Instructions to participate in the meeting through telecommunications equipment will be made known by the Company to Computershare S.p.A., to the Directors and Statutory Auditors as well as to others entitled to participate, other than those with voting rights.
Pursuant to Article 106, paragraph 4 of Law-Decree no. 18 of March 17, 2020, converted, with amendments, by Law no. 2 of April 24, 2020, as subsequently amended and extended, those who have the right to vote, should they wish to attend the meeting, shall alternatively:
i) be represented, pursuant to Art. 135-novies, of Legislative Decree no. 58/1998, by a proxy and/or subproxy granted to Computershare S.p.A., Company's Designated Representative in derogation of Art. 135-undecies, Legislative Decree no. 58/1998. To that end, a proxy/subproxy form may be downloaded from Company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings" section) to be submitted to Computershare S.p.A. pursuant to the instructions appearing on that form. Proxies may not be granted after April 27, 2023 for the first call (no later than April 28, 2023 for the second call). In the same way, those entitled may revoke, within the same period, the proxy/further delegation to other parties and the voting instructions given;
ii) confer, pursuant to Article 135-undecies, Legislative Decree 58/1998, without expenses to be borne by the delegating party except for sending expenses, a proxy with voting instructions to Computershare S.p.A., the Company's Appointed Representative, on all or some of the resolution proposals regarding the items on the agenda, using the specific proxy form, including electronic proxy, according to the procedures indicated on the Company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings" section), no later than the end of the second trading day preceding the date set for the Shareholders' Meeting, even in a subsequent call and thus also in a second call (i.e. by April 26, 2023 or April 27, 2023, respectively). The proxy form, with instructions for completing and submitting it, is available on the Company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings" section) The proxy shall be valid only for motions for which voting instructions were
conferred. The proxy and voting instructions may be rescinded within the term mentioned above.
The Appointed Representative will be available for clarification or information by calling the telephone number 0246776814 or emailing [email protected].
Shareholders are informed that the above instructions may be supplemented, amended and communicated in due time.
Pursuant to Article 5 of the current Bylaws, the share capital is 1,629,110,744.04 euro represented by 3,132,905,277 ordinary shares with a nominal value of 0.52 euro each. Pursuant to Article 6 of the current Bylaws, the shares are indivisible and each share entitles to one vote, with the exception of treasury shares held by the Company (at the date of this notice, the Company does not hold treasury shares), for which, pursuant to the law, the voting right is suspended and without prejudice to the provisions of Article 9 of the current Bylaws regarding shareholding limits and shareholders' agreements.
Pursuant to article 127-ter of Legislative Decree February 24, 1998, no. 58, as subsequently amended and integrated, those entitled to vote may ask questions on agenda items whether at or before the Shareholders' Meeting by sending them – by the end of the seventh day prior to the date set for the Shareholders' Meeting on first call and therefore by April 19, 2023 – to the Company Secretariat by fax to the number +39 02 77208142 or the e-mail [email protected], indicating in the subject "Questions for the A2A S.p.A. Shareholders' Meeting of April 28-29, 2023". The entitlement to exercise this right shall be certified by sending a copy of the notice issued by the intermediaries holding the accounts on which the applicant's shares are registered to the fax or e-mail address mentioned above. The communication may also be made after the submission of the applications provided that it is made within the time limit referred to in Article 127-ter, paragraph 1-bis, of Legislative Decree 58 of February 24, 1998, as subsequently amended and supplemented (third subsequent day, i.e. April 22, 2023).
In order to allow those entitled to grant proxies and voting instructions to the Appointed Representative, answers to questions received prior to the Shareholders' Meeting from entitled parties and that are relevant to the items on the agenda will be provided by the Company by the third day prior to the date of the Shareholders' Meeting (April 25, 2023), by publishing on the company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings" section), with the Company being entitled to provide a single answer to questions with the same content.
Pursuant to article 126-bis of legislative decree February 24, 1998, no. 58, as subsequently amended and integrated, Shareholders who, even jointly, represent at least one fortieth of the share capital, may request in writing, within ten days from the date of publication of this notice and therefore by March 27, 2023, to integrate the items for discussion, indicating in specific written request the additional items they propose for discussion or to submit resolution proposals on items already on the agenda. Applications must be submitted by registered
letter with return receipt sent to the address "A2A S.p.A. Company Secretariat Corso di Porta Vittoria 4 20122 Milan – Italy" and at the same time in advance by fax to the number +39 02 77208142 or to the e-mail address [email protected], together with the appropriate communication certifying the entitlement to exercise this right issued by the intermediaries who keep the accounts on which the shares of the requesting Shareholders are registered. By the above term, proposing Shareholders shall present, in the same manner, a report outlining the reasons for the resolution proposals on new matters they propose to be discussed, that is the justification related to the additional resolution proposals submitted on matters already on the agenda. The integration of the agenda is not allowed for matters on which the Meeting resolves, by law, at the proposal of the Directors or on the basis of a project or a report prepared by them, other than those referred to in article 125-ter, paragraph 1, of legislative decree February 24, 1998, no. 58, as subsequently amended and integrated. Any additions to the list of matters that the Shareholders' Meeting will have to cover as a result of the aforementioned requests or the presentation of further resolution proposals on matters already on the agenda shall be reported in the same forms prescribed for the publication of the notice of call, at least fifteen days before the date set for the Shareholders' Meeting on first call (i.e. by April 13, 2023). Simultaneously with the publication of this information, the reports prepared by those requesting the integration or the additional resolution proposals presented will be made available to the public, in the same manner as for the documentation relating to the Shareholders' Meeting, accompanied by any evaluations of the Board of Directors.
Submission of resolution proposals by those with voting rights (Article 126-bis, paragraph 1, third sentence, of the Consolidated Law on Finance (TUF)
Given the procedures for participation in the Shareholders' Meeting indicated above - with reference to the provisions of Article 126-bis, paragraph 1, third sentence, of Legislative Decree 58 of February 24, 1998, as subsequently amended and supplemented - those with voting rights may individually submit proposals for resolutions at the Shareholders' Meeting on items already on the agenda, in accordance with the following procedures:
• proposals for resolutions must be sent to the Company at the following e-mail address [email protected]) by April 13, 2023; these proposals must be formulated in a clear and complete way, together with information allowing the identification of the person submitting them, including a telephone number.
• together with the resolution proposals, the appropriate communication confirming the entitlement to exercise this right issued by the intermediaries holding the accounts on which the shares of the requesting Shareholders are registered must be sent to the Company.
Proposed resolutions received will be published on the Company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings" section) by April 20, 2023, to enable those entitled to vote to consciously express themselves, also taking into account these new proposals, and for the Appointed Representative to collect any voting instructions on these proposals as well. For the purposes of the foregoing, the Company reserves the right to verify the relevance of the proposals with respect to the items already on the agenda, their completeness and their compliance with applicable regulations, as well as
the legitimacy of the proposing parties. In the event of alternative resolution proposals to those formulated by the Board, the Board's proposal will first be put to the vote (unless it is withdrawn) and, only if that proposal is rejected, will the Shareholders' proposals be put to the vote. These proposals, even in the absence of a proposal by the Board, will be submitted to the Shareholders' Meeting starting with the proposal submitted by the Shareholders representing the largest percentage of the capital. Only if the proposal put to the vote is rejected, the next proposal in order of capital represented will be put to the vote.
Election of the members of the Board of Directors and its Chairman and Vice President. Pursuant to the provisions of Legislative Decree no. 58 (February 24, 1998, as subsequently amended), and by Company's current Bylaws, the members of the Board of Directors will be elected by candidate slate. While not necessarily required, in compliance with the recommendations of the Corporate Governance Code and in line with industry best practice, the expiring Board of Directors expressed - having heard the Compensation and Appointments Committee and taking into account the outcomes of the self-assessment (board review) referring to the 2022 financial year - a guidance opinion to the Shareholders on the size and composition of the Board of Directors for the three-year period 2023 - 2025. Said opinion is available on Company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings") section.
The incoming Board of Directors shall be made up of twelve (12) members, who shall serve for three financial years. Their terms shall expire at the shareholders meeting convened to approve the financial statements relating to the last financial year of their term. The members of the Board of Directors must meet the character and professionalism requirements contemplated by applicable statute or regulation.
The Board of Directors shall be elected from candidate slates in which candidates are sequentially numbered, and moreover in which at least two candidates appear. Each list shall include enough candidates of the under-represented gender to ensure gender balancing at or above statutory / regulatory levels (i.e. at least 2/5 of all candidates presented, with any non-whole number rounded up). Lists which feature a candidate slate of fewer than three candidates are exempt from this requirement. Lists must include at least two candidates who meet the independence requirements set for Statutory Auditors under art. 148, paragraph 3, of Legislative Decree no. 58 (of February 24, 1998, as subsequently amended and supplemented) and those contemplated under the Corporate Governance Code.
Pursuant to the recommendations of the Corporate Governance Code, the Board of Directors has also expressed its orientation on the maximum number of positions as director or auditor in other companies listed on regulated markets, including foreign markets, or in companies issuing financial instruments that are widely distributed among the public on the basis of the criteria established by Consob pursuant to Article 116 of Legislative Decree No. 58 of February 24, 1998, as amended and supplemented, (hereinafter, also the "Significant Companies") that can be considered compatible with effective performance of the office of executive or nonexecutive director of the Company. In particular: (i) executive directors may only serve as nonexecutive directors and Statutory auditors and in a number not exceeding two; (ii) nonexecutive directors may serve as directors and Statutory auditors in a number not exceeding
four, of which not more than one shall be an executive director. The limits indicated refer solely to positions in the Significant Companies, with the exception of A2A S.p.A. and those belonging to the same Group.
Only those Shareholders who, either alone or with others, hold at least a 1% stake in share capital with rights to vote in the ordinary shareholders meeting shall have the right to submit a list. Any shareholder, shareholders who have entered into a shareholders agreement deemed material under art. 122 of Legislative Decree no. 58 (of February 24, 1998, as subsequently amended and supplemented), parent company, subsidiaries, and those subject to common control as defined under art. 93 of Legislative Decree no. 58 (of February 24, 1998), and other parties formally affiliated as defined under any applicable law or regulation, may not submit, whether individually or jointly, whether directly or through a strawman or trust company, more than one list, nor may they vote on different lists; any candidate may only appear on one list or be disqualified.
Lists must be submitted by the twenty-fifth day prior to the first call date set for the shareholders meeting, and therefore no later than April 3, 2023, using one of the following methods: (i) filing at the registered office of the Company, in Brescia, via Lamarmora 230 during normal office hours (from Monday to Friday from 9 am to 5 pm) or (ii) sent by fax to +39 02 77208142, in this case indicating in the message accompanying the identity of the person filing as well as the telephone number and fax number of the sender or (iii) sending to the e-mail address [email protected], in this case, indicating in the accompanying message the identity of the filing party as well as the sender's telephone number and e-mail address. Lists will be posted to a public notice board at the registered office, on the website of the Company (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings") section and with the other methods envisaged by Consob by the twenty-first day prior to the date of the meeting, i.e. by April 7, 2023. If, as of the date of filing date for the lists only one has been filed, or only lists by affiliated shareholders have been submitted, other lists may be submitted, with the methods indicated above, until the third day following such date, that is, by April 6, 2023, and the minimum threshold for list submission shall be reduced by half, i.e. 0.5% of share capital with voting rights in the ordinary shareholders meeting.
The lists must include:
(i) information relating to the identity of shareholders submitting the lists, with a notation of the stake held in the company, without prejudice to the requirement that notice of such ownership may be submitted after the list is filed, provided it is filed by the deadline for the candidate slates to be made public by Company, that is, April 7, 2023;
(ii) a statement by shareholders other than the Municipalities of Brescia and Milan and who, whether individually or jointly, hold a controlling interest or relative majority stake in Company, certifying the absence of any affiliation as required under applicable law or regulation with such entities, and further in compliance with the recommendations made in Consob Communication no. DEM/9017893 of February 26, 2009;
(iii) a thorough description of the personal and professional characteristics of the candidates, as well as affidavits through which the individual candidates that they meet all character,
professionalism, and independence criteria as set by law, and that they agree to accept the position if elected.
Any list failing to abide by the foregoing rules shall be deemed void.
The incoming Board of Auditors shall be made up of three auditors and two alternate members, who shall serve for three financial years. Their terms shall expire at the shareholders meeting convened to approve the financial statements relating to the last financial year of their term. Statutory Auditors must meet the requirements of good character, professionalism, and independence set by applicable law. In order to vet whether the members of the Board of Statutory Auditors meet the professional expertise required of the Board, "subject matter and areas of operations strictly relating to Company business" shall mean subject matter and area of operations relating to, or intrinsic to, Company business and pursuant to Article 4 of the current Company Bylaws. With respect to the make-up of the Board of Statutory Auditors, disqualification criteria, and limits on sitting on multiple boards (whether as a director or internal auditor) as set by statute and regulation shall apply to the Board of Statutory Auditors. A Statutory Auditor for the Company, furthermore, may not sit on a board of statutory auditors for any Company subsidiary. If they do, the Statutory Auditor's term with Company shall lapse.
Statutory Auditors shall be elected based on slates of candidates submitted by the Shareholders. These lists contain a slate of at least two candidates, who are then elected in sequential order. Each candidate may only appear on a list, lest they be disqualified. Each list shall include enough candidates of the under-represented gender to ensure gender balancing at or above statutory / regulatory levels (i.e. at least 2/5 of all candidates presented, with any non-whole number rounded down). Lists which feature a candidate slate of fewer than three candidates are exempt from this requirement.
Only those Shareholders who, either alone or with others, hold at least a 1% stake in share capital with rights to vote in the ordinary shareholders meeting shall have the right to submit a list. Each Shareholder may only submit, or join in submitting, one list. Votes of any Shareholder breaching this rule shall be voided on any list.
Lists must be submitted by the twenty-fifth day prior to the first call date set for the shareholders meeting, and therefore no later than April 3, 2023, using one of the following methods: (i) filing at the registered office of the Company, in Brescia, via Lamarmora 230 during normal office hours (from Monday to Friday from 9 am to 5 pm) or (ii) sent by fax to +39 02 77208142, in this case indicating in the message accompanying the identity of the person filing as well as the telephone number and fax number of the sender or (iii) sending to the e-mail address [email protected], in this case, indicating in the accompanying message the identity of the filing party as well as the sender's telephone number and e-mail address. Lists will be posted to a public notice board at the registered office, on the website of the Company (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings") section and with the other methods envisaged by Consob by the twenty-first day prior to the date of the meeting, i.e. by April 7, 2023. If, as of the date of filing date for the lists only one has been filed, or only lists by affiliated shareholders have been
submitted, other lists may be submitted, with the methods indicated above, until the third day following such date, that is, until April 6, 2023, and the minimum threshold for list submission shall be reduced by half, i.e. 0.5% of share capital with voting rights in the ordinary shareholders meeting.
The lists must include:
(i) information relating to the identity of shareholders submitting the lists, with a notation of the stake held in the company, without prejudice to the requirement that notice of such ownership may be submitted after the list is filed, provided it is filed by the deadline for the candidate slates to be made public by Company, that is, April 7, 2023;
(ii) a statement by shareholders other than the Municipalities of Brescia and Milan and who, whether individually or jointly, hold a controlling interest or relative majority stake in Company, certifying the absence of any affiliation as required under applicable law or regulation with such entities, and further in compliance with the recommendations made in Consob Communication no. DEM/9017893 of February 26, 2009;
(iii) a thorough description of the personal and professional characteristics of the candidates, as well as affidavits through which the individual candidates agree to accept the position if elected and state, under penalty of perjury, that they are not disqualified or ineligible as a matter of law, and that they meet all character, professionalism, and independence criteria as set by law for members of the Board of Statutory Auditors, and must provide a list of the directorships or auditorships they hold in other companies.
Candidate slates failing to abide by the foregoing rules, or which do not present proper gender balancing as required by Company's current Bylaws, shall be deemed void.
Each person with the right to vote may only submit one list.
The documentation relating to the Shareholders' Meeting envisaged by the current regulations, together with the resolution proposals relating to the items included in this agenda, is made available to the public, within the prescribed time limits, at the Registered Office, on the Company's website (www.gruppoa2a.it "Investors" – "Governance" – "Shareholders' Meetings") section and at the authorized storage mechanism at the address .
This notice will be published by extract in the newspaper "Il Sole 24 Ore".
Giuseppe Mariano Media Relations, Social Networking and Web Manager
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Marco Porro Investor Relations Manager Tel. [+39] 02 7720.3974, ir@a2a
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