Governance Information • Mar 30, 2023
Governance Information
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nach §§289f, 315d HGB Corporate-Governance-Bericht 2022
01–03
Die q.beyond AG ("q.beyond") ist eine börsennotierte Aktiengesellschaft nach deutschem Recht und im Handelsregister des Amtsgerichts Köln unter der Nummer HRB 28281 eingetragen. Bei der Unternehmensführung und -kontrolle beachtet der IT-Dienstleister in erster Linie die national geltenden gesetzlichen Vorschriften, die Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex (im Folgenden auch "Kodex" oder "DCGK") sowie die im Internet unter www.qbeyond.de/satzung einsehbare Satzung.
q.beyond verfügt über eine duale Führungsstruktur. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung; der Aufsichtsrat bestellt, überwacht und berät den Vorstand. Die Mitglieder beider Gremien sind allein dem Unternehmensinteresse verpflichtet und arbeiten vertrauensvoll und konstruktiv zusammen.
q.beyond hat ihren Sitz in Köln und verfügt über Standorte in ganz Deutschland. Ende 2022 gab es darüber hinaus drei 100-prozentige Tochtergesellschaften: den Modern-Workspace-Spezialisten datac Kommunikationssysteme GmbH, den Cloud- und IT-Security-Anbieter q.beyond Cloud Solutions GmbH (vormals scanplus GmbH) und die in Riga, Lettland, ansässige Entwicklungstochter Q.BEYOND SIA. q.beyond ibérica S.L. wurde noch
im Dezember 2022 ins Register eingetragen und hat ihre Geschäftstätigkeit zum 1. Februar 2023 aufgenommen. Der Software-Engineering-Anbieter Incloud Engineering GmbH wurde im Geschäftsjahr 2022 auf q.beyond verschmolzen. Im Herbst 2022 wurden zudem 51% am Data-Analytics-Spezialisten productive-data GmbH erworben. Bereits seit 2021 werden über die 51-prozentige Beteiligung q.beyond logineer GmbH schlüsselfertige IT-Services für mittelständische Logistikunternehmen vertrieben. Weitere Beteiligungen beschäftigen sich mit der Digitalisierung im Handel und mit der Entwicklung von Software, die auf die Bedürfnisse von Logistikunternehmen abgestimmt ist.
q.beyond legt seit der Gründung größten Wert auf gute Corporate Governance und erachtet Transparenz sowie eine wertorientierte Unternehmensführung als Selbstverständlichkeit. Folgerichtig setzt das Unternehmen die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in nahezu allen Punkten um und lebt diese in der täglichen Arbeit.
Am 17. November 2022 haben Vorstand und Aufsichtsrat von q.beyond die nachfolgende Entsprechenserklärung nach § 161 AktG abgegeben:
Die Gesellschaft hat den Empfehlungen der Regierungskommission "Deutscher Corporate Governance Kodex" in der Fassung vom 16. Dezember 2019 bzw. seit deren Geltung in der Fassung vom 28. April 2022 seit Abgabe ihrer letzten Entsprechenserklärung mit folgenden Ausnahmen entsprochen und wird ihnen in der Fassung vom 28. April 2022 mit folgenden Ausnahmen entsprechen:
• Keine Beachtung von Diversität bei der Zusammensetzung des Vorstands bis 30. September 2022 (DCGK B.1)
Bis zum 30. September 2022 bestand der Vorstand aus nur einer Person. Die Beachtung von Diversität war bei Bestellung nur eines Vorstandsmitglieds nicht möglich. Seit dem 1. Oktober 2022 besteht der Vorstand aus zwei Personen. Der Aufsichtsrat beabsichtigt, der Empfehlung wieder zu entsprechen, und hat am 17. November 2022 ein Diversitätskonzept für den Vorstand verabschiedet.
• Kompetenzprofil des Aufsichtsrats umfasst seit 24. Oktober 2022 auch Expertise zu den für das Unternehmen bedeutsamen Nachhaltigkeitsfragen (DCGK C.1)
Das Kompetenzprofil des Aufsichtsrats soll seit Geltung der Neufassung des DCGK auch Expertise zu den für das Unternehmen bedeutsamen Nachhaltigkeitsfragen umfassen. Der Aufsichtsrat hat die Neufassung des DCGK zum Anlass genommen, die Ziele für seine Zusammensetzung sowie das Kompetenzprofil für das Gesamtgremium zu überprüfen, und hat das Kompetenzprofil am 24. Oktober 2022 um die entsprechende Expertise erweitert. Seit diesem Zeitpunkt wird der Empfehlung nunmehr entsprochen.
• Keine Offenlegung der persönlichen und geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, zu den Organen der Gesellschaft und zu einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär bei Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung (DCGK C.13)
Die Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex regelt nach Auffassung von q.beyond nicht konkret genug, welche Beziehungen eines jeden Kandidaten im Einzelnen und in welcher Tiefe bei Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung offenzulegen sind, um der Empfehlung zu genügen. Im Interesse der Rechtssicherheit künftiger Wahlen zum Aufsichtsrat haben Vorstand und Aufsichtsrat entschieden, eine Abweichung von dieser Empfehlung zu erklären. q.beyond ist der Auffassung, dass bereits die gesetzlichen Angabepflichten in § 124 Abs. 3 und § 125 Abs. 1 AktG dem Informationsbedürfnis der Aktionäre Rechnung tragen, und wird zu gegebener Zeit prüfen und entscheiden, ob anlässlich von Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung freiwillig und ohne Bindung an die Empfehlung des Kodex zusätzliche Informationen über die Kandidaten zugänglich gemacht werden.
Am 7. Dezember 2022 haben Vorstand und Aufsichtsrat die am 17. November 2022 abgegebene Entsprechungserklärung im Zuge des einvernehmlichen Ausscheidens des CEO Jürgen Hermann aus dem Vorstand um die folgende weitere Ab weichung ergänzt:
• Vorzeitige Auszahlung einzelner variabler Vergütungsbestandteile zum Zielwert unter Verzicht auf entsprechende Zielvereinbarungen im Rahmen des Ausscheidens des Vorstandsvorsitzenden Jürgen Hermann (Kodex Ziffer G.12 und G.7 Satz 1)
Gemäß der Kodexempfehlung in Ziffer G.12 soll im Fall der Beendigung eines Vorstandsvertrags die Auszahlung noch offener variabler Vergütungsbestandteile, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und Vergleichsparametern und nach den im Vertrag festgelegten Fälligkeitszeitpunkten oder Haltedauern erfolgen. Im Rahmen der einvernehmlichen Beendigung der Tätigkeit des Vorstandsvorsitzenden Jürgen Hermann zum 31. März 2023 wurde eine vorzeitige Auszahlung zum zeitanteiligen Zielbetrag derjenigen kurz- und langfristigen variablen Vergütungsbestandteile (STI und LTI) vereinbart, die für die Vorstandstätigkeit im Zeitraum vom 1. Januar bis 31. März 2023 gewährt werden. Vor diesem Hintergrund erklären Vorstand und Aufsichtsrat, dass der Kodexempfehlung in Ziffer G.12 insoweit nicht gefolgt wird.
Für den bereits genannten dreimonatigen Vergütungszeitraum entfallen auch entsprechende Zielvereinbarungen, sodass formal zugleich eine Abweichung von der Kodexempfehlung in Ziffer G.7 Satz 1 ("Der Aufsichtsrat soll für das bevorstehende Geschäftsjahr für jedes Vorstandsmitglied für alle variablen Vergütungsbestandteile die Leistungskriterien festlegen, die sich − neben operativen − vor allem an strategischen Zielsetzungen orientieren sollen.") anzunehmen sein kann. Vorstand und Aufsichtsrat erklären daher vorsorglich, dass auch der Kodexempfehlung in Ziffer G.7 Satz 1 insoweit nicht gefolgt wird.
Im Übrigen gilt die Entsprechenserklärung vom 17. November 2022 unverändert fort.
Die in dem beschriebenen Umfang vorgesehene Abgeltung der zeitanteiligen variablen Vergütung für den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. März 2023 ist nach Auffassung des Aufsichtsrats im Hinblick auf ein einvernehmliches Ausscheiden gerechtfertigt und trägt insbesondere dem geminderten
Einfluss des ausscheidenden Vorstandsmitglieds angemessen Rechnung. Infolge der vorgesehenen Auszahlung zum Zielbetrag war auch keine zugrunde zu legende Zielvereinbarung mehr veranlasst. Hinsichtlich sonstiger variabler Vergütungsbestandteile verbleibt es bei den bestehenden Vereinbarungen im Vorstandsvertrag. Weitere Einzelheiten werden im Rahmen der laufenden Vergütungsberichterstattung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben offengelegt.
Neben der aktuellen Entsprechenserklärung sowie ihrer Aktualisierung finden sich auf unserer Website unter www.qbeyond.de/entsprechenserklaerung auch frühere Versionen.
q.beyond erstellt den gesetzlichen Vorgaben entsprechend einen eigenständigen Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für Vorstand und Aufsichtsrat. Der Bericht wird der jeweiligen ordentlichen Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Er informiert ausführlich über die Ausgestaltung des von der Hauptversammlung gebilligten Vergütungssystems für den Vorstand gemäß § 87a AktG und enthält alle erforderlichen Angaben zur Vergütung des Aufsichtsrats. Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022, der Vermerk des Abschlussprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts, das geltende Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie die letzten Beschlussfassungen der Hauptversammlung über die Vergütungssysteme von Vorstand und Aufsichtsrat bzw. die Vergütung des Aufsichtsrats sind auf der Internetseite von q.beyond zugänglich unter www.qbeyond.de/verguetung.
Der Aufsichtsrat entscheidet im Rahmen der gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorgaben über die Anzahl der Vorstandsmitglieder, deren erforderliche Qualifikationen sowie über die Besetzung der einzelnen Positionen durch geeignete Persönlichkeiten. Er legt im Rahmen gesetzlicher Vorgaben, wie weiter unten erläutert, Zielgrößen für den Anteil von Frauen im Vorstand fest, achtet auf dessen Diversität und sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung. Bei der Nachfolgeplanung werden die Anforderungen des Aktiengesetzes, des Kodex und die Kriterien entsprechend dem vom Aufsichtsrat für die Zusammensetzung des Vorstands beschlossenen Diversitätskonzept berücksichtigt. Der Personalausschuss erarbeitet, ggf. unterstützt von externen Beratern, eine Auswahl von geeigneten Kandidaten, mit denen weitere Gespräche geführt werden, auf deren Basis der Personalausschuss dem Aufsichtsrat dann eine Empfehlung zur Beschlussfassung unterbreitet.
Nach diesen Maßgaben wurde zuletzt die Nachfolge des langjährigen Vorstandsvorsitzenden (CEO) und seit Anfang 2020 als Alleinvorstand amtierenden Jürgen Hermann und die Neubesetzung des Vorstands vorbereitet. Der Personalausschuss des Aufsichtsrats führte die Suche nach Kandidaten für die Vorstandspositionen als Chief Operation Officer (COO) und Chief Financial Officer (CFO) mithilfe eines renommierten Personaldienstleisters durch und der Aufsichtsrat bestellte im September bzw. im Dezember 2022 zwei neue Vorstände.
Im September 2022 berief er mit Wirkung zum 1. Oktober 2022 Thies Rixen als COO in den Vorstand. Der erfahrene IT-Manager kam 2019 zu q.beyond und leitete in den Folgejahren das Geschäft rund um Cloud-Lösungen und später auch den Vertrieb. Sein Lebenslauf ist unter www.qbeyond.de/lebenslauf/trixen abrufbar.
Im Dezember 2022 ernannte der Aufsichtsrat Nora Wolters mit Wirkung zum 1. Januar 2023 zur neuen Finanzvorständin (CFO); wie im Falle von Thies Rixen erfolgte ihre Erstbestellung für drei Jahre. Die langjährige Finanzexpertin war zuvor kaufmännische Geschäftsführerin der Verkehrsbetriebe Hamburg-Holstein GmbH. Ihr Lebenslauf findet sich unter www.qbeyond.de/lebenslauf/nwolters.
Der CEO Jürgen Hermann hat in enger Abstimmung mit dem Aufsichtsrat diese frühzeitige Nachfolgeregelung ermöglicht und wird einvernehmlich zum 31. März 2023 aus dem Vorstand ausscheiden. Der Aufsichtsrat hat Thies Rixen mit Wirkung zum 1. April 2023 zum neuen CEO ernannt und stellt damit einen reibungslosen Übergang sicher.
Im Herbst 2022 verabschiedete der Aufsichtsrat zudem ein neues Diversitätskonzept für den Vorstand. Bei der Suche nach Kandidaten und Kandidatinnen für eine Vorstandsposition stellen die fachliche Qualifikation für das zu übernehmende Ressort, die Führungsqualitäten, die bisherigen Leistungen und erworbenen Fähigkeiten sowie Kenntnisse über das Unternehmen grundlegende Eignungskriterien dar. Dies vorausgeschickt, gilt folgendes Diversitätskonzept für die Zusammensetzung des Vorstands:
Das neue Diversitätskonzept für den Vorstand gibt klare Kriterien vor für die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten.
Mit welcher Persönlichkeit eine konkrete Vorstandsposition besetzt werden soll, entscheidet der Aufsichtsrat im besten Unternehmensinteresse und unter Würdigung aller Umstände des Einzelfalls. In den ersten drei Monaten des laufenden Geschäftsjahres gehören dem Vorstand der q.beyond AG drei und danach zwei fachlich und persönlich in unterschiedlichen Bereichen qualifizierte Mitglieder an. Dem Diversitätskonzept wird nach Auffassung des Aufsichtsrats für den Vorstand damit genügt.
Gemäß § 111 Abs. 5 AktG hat der Aufsichtsrat von Gesellschaften, die börsennotiert sind oder der Mitbestimmung unterliegen, für den Frauenanteil im Vorstand und im Aufsichtsrat Zielgrößen festzulegen.
Der Aufsichtsrat hat als Zielgröße für den Aufsichtsrat festgelegt, dass (bezogen auf eine prognostizierte Anzahl von sechs Aufsichtsratsmitgliedern) eine Frau im Aufsichtsrat vertreten sein soll, und für den Vorstand eine Zielgröße von null festgelegt. Die Frist zur Erreichung dieser Zielgrößen ist bzw. war jeweils der 31. Dezember 2026.
Bei der Festlegung der Zielgröße null für den Vorstand hatte sich der Aufsichtsrat von der Erwägung leiten lassen, dass der Vorstand zum Zeitpunkt der Beschlussfassung nur aus einer Person bestand.
Im Zusammenhang mit den Diskussionen zur personellen Erweiterung des Vorstands hat der Aufsichtsrat den Beschluss aus dem Geschäftsjahr 2021 im Herbst 2022 im Hinblick auf die Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand geändert. Diese liegt mit Wirkung ab dem 1. Januar 2023 bei eins; als Frist zur Erreichung dieses Ziels wurde der Zeitraum vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2026 festgelegt. Zum Zeitpunkt der Beschlussfassung bestand der Vorstand aus einer (männlichen) Person. Mit der Berufung von Nora Wolters zur Finanzvorständin erfüllt q.beyond das neue Ziel bereits ab dem 1. Januar 2023. Die Zielgröße für den Frauenanteil im Aufsichtsrat bleibt unberührt.
Für die beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands hat der Vorstand gemäß §76 Abs. 4 AktG als Ziel beschlossen, sowohl in der ersten Führungsebene als auch in der zweiten Führungsebene einen Frauenanteil von jeweils 20% erreichen zu wollen; als Frist zur Erreichung dieser Ziele wurde jeweils der 31. Dezember 2026 festgelegt. Der Vorstand der q.beyond AG versteht unter der ersten Führungsebene unterhalb des Vorstands alle Mitarbeitenden der q.beyond AG (ohne verbundene Unternehmen), die unmittelbar an den Vorstand berichten und eigene Personalverantwortung haben. Entsprechend werden mit der zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands alle Mitarbeitenden der q.beyond AG (ohne verbundene Unternehmen) bezeichnet, die unmittelbar an die erste Führungsebene berichten und eigene Personalverantwortung haben.
Zum Stichtag 31. Dezember 2022 umfasste die erste Führungsebene 5 Mitarbeitende mit einem Frauenanteil von 20%, der Frauenanteil innerhalb der zweiten Führungsebene mit 21 Mitarbeitenden betrug 9,5%. Zur Steigerung des Frauenanteils in Führungspositionen hat der Vorstand inzwischen Initiativen gestartet, die u. a. zum Ziel haben, die
Attraktivität der q.beyond AG als Arbeitgeber für weibliche Führungskräfte zu verbessern, weibliches Networking im Konzern zu stärken und weibliche Rollenvorbilder zu etablieren. Zudem soll die Beseitigung des Gender-Pay-Gaps den Aufstieg von Frauen begünstigen, um so in den kommenden Jahren den Anteil weiblicher Führungskräfte zu erhöhen und bis Ende Dezember 2026 die selbst gesetzten Ziele zu erreichen. Der bis Ende April 2023 zu veröffentliche Nachhaltigkeitsbericht informiert detailliert über diese Initiativen. www.qbeyond.de/nachhaltigkeit
Der Vorstand führt das Unternehmen in eigener Verantwortung im Unternehmensinteresse. Der Aufsichtsrat hat eine zuletzt im Oktober 2022 aktualisierte Geschäftsordnung für den Vorstand erlassen, die unter www.qbeyond.de/vorstand/ geschaeftsordnung zu finden ist. Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat ab und sorgt für ihre Umsetzung. Dabei berücksichtigt er die mit den Sozial- und Umweltfaktoren verbundenen Risiken und Chancen für das Unternehmen sowie die ökologischen und sozialen Auswirkungen der Unternehmenstätigkeit. Weitere Informationen zu den Nachhaltigkeitszielen und Maßnahmen zur Zielerreichung enthält ebenfalls der Nachhaltigkeitsbericht unter www.qbeyond.de/nachhaltigkeit.
Die Führung des Unternehmens basiert auf einem gemeinsamen Wertesystem. Dessen wesentliche Inhalte fasst der unter www.qbeyond.de/code-ofconduct verfügbare "Code of Conduct" zusammen. Er ist für den Vorstand sowie alle Mitarbeitenden verbindlich und soll auch das geschäftliche Miteinander mit Dritten prägen. Der Vorstand sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und aller unternehmensinternen Vorgaben, zum Beispiel durch Richtlinien und Arbeitsanweisungen, und wirkt auf deren Beachtung ("Compliance") im Unternehmen hin.
Dazu nutzt er vor allem ein an der Risikolage ausgerichtetes Compliance-Management-System. Regelmäßig beschäftigen sich Vorstand und Aufsichtsrat sowie dessen Prüfungsausschuss mit dem Thema. Aus diesen Diskussionen ergeben sich wichtige Anstöße für eine kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Managementsysteme. Ein elektronisches Hinweisgebersystem stellt derweil sicher, dass Beschäftigte und Dritte geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen geben können.
Im Sinne des zuletzt im April 2022 aktualisierten Corporate-Governance-Kodex erweitert der Vorstand die bestehenden Managementsysteme zudem gezielt um Nachhaltigkeitsaspekte. In den vergangenen Jahren lag ein Schwerpunkt auf der Erfassung und Kontrolle der CO2 -Emissionen; dies schafft eine gute Basis, um ab 2025 wie geplant klimaneutral zu wirtschaften. Hinzu kam in jüngster Zeit die frühzeitige Auseinandersetzung mit neuen Gesetzgebungsvorhaben auf nationaler und EU-Ebene. So hat sich unser Unternehmen seit längerem auf die Umsetzung der EU-Taxonomie und des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vorbereitet.
Ein wirksames internes Kontroll- und Risikomanagementsystem stellt einen verantwortungsvollen Umgang mit den sich aus der Geschäftstätigkeit ergebenden Risiken sicher. Hierzu zählen auch wesentliche ökonomische, ökologische und soziale Nachhaltigkeitsthemen. Der Risikobericht im jährlichen Geschäftsbericht informiert ausführlich über diese Systeme einschließlich des Compliance-Management-Systems, über bestehende Risiken sowie Maßnahmen zu deren Begrenzung.
Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohl des Unternehmens vertrauensvoll zusammen. Sie pflegen eine offene Diskussionskultur, was die umfassende Wahrung von Vertraulichkeit voraussetzt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über die Gegenstände der gesetzlichen Berichtspflichten gemäß § 90 AktG, über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Strategie, der Planung, der allgemeinen Geschäftsentwicklung, über die Ergebnisse des gemäß § 91 Absatz 3 AktG eingerichteten Risikoüberwachungssystems sowie über das Risikomanagement und die Compliance der q.beyond AG und aller wesentlichen Töchter. Er geht auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen ein und liefert dem Aufsichtsrat, falls gewünscht, zusätzliche Informationen.
Laut Geschäftsordnung des Vorstands www.qbeyond.de/vorstand/geschaeftsordnung ist vor Abschluss bedeutender Geschäftsvorgänge wie der Festlegung der Jahresplanung oder großen Investitionen, Akquisitionen und Finanzierungsmaßnahmen die Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich. Solche Entscheidungen berät der Aufsichtsrat intensiv in seinen Ausschüssen und im Gesamtgremium.
Laut Satzung besteht der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern. Zwei Drittel der Aufsichtsratsmitglieder werden, den Vorgaben des Drittelbeteiligungsgesetzes folgend, von den Anteilseignern gewählt und ein Drittel von den Arbeitnehmern. Die Amtszeit des gesamten Aufsichtsrats endet mit Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 entscheidet. Auf dieser Hauptversammlung im Mai 2023 wird eine Neuwahl der vier Vertreterinnen und Vertreter der Anteilseigner erfolgen. Bereits im Vorfeld wird die Belegschaft ihre beiden Aufsichtsratsmitglieder neu wählen.
Zum 31. Dezember 2022 waren zwei der sechs Mitglieder des Aufsichtsrats weiblich; mit einer Frauenquote von einem Drittel übererfüllte das Gremium das bis zum 31. Dezember 2026 selbst gesetzte Ziel.
Vor dem Hintergrund der Größe des Aufsichtsrats (sechs Mitglieder), der Geschäftsfelder, der Größe und des Zuschnitts von q.beyond sowie der nationalen Ausrichtung, Börsennotierung und gegenwärtigen Eigentümerstruktur des Unternehmens hat der Aufsichtsrat seine Beschlussfassungen am 23. Oktober 2022 aktualisiert und die nachfolgenden Ziele für seine Zusammensetzung und ein entsprechendes Kompetenzprofil beschlossen.
Danach strebt der Aufsichtsrat eine Zusammensetzung an, die eine qualifizierte Überwachung und Beratung des Vorstands sicherstellt. Der Aufsichtsrat soll so zusammengesetzt sein, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Dabei sollen sich die individuellen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen Mitglieder des Aufsichtsrats untereinander so ergänzen, dass für die Aufsichtsratsarbeit als solche und jeden wesentlichen Unternehmensbereich zu jeder Zeit hinreichend spezielle fachliche Expertise vorhanden ist, um die professionelle und effiziente Überwachung sowie die beratende Begleitung des Vorstands dauerhaft zu gewährleisten.
Jedes Mitglied des Aufsichtsrats soll die folgenden Kriterien erfüllen:
Zur Wahl in den Aufsichtsrat sollen in der Regel nur Kandidaten vorgeschlagen werden, die jünger als 75 Jahre sind.
Der Aufsichtsrat sollte in seiner Gesamtheit über die für die Geschäftstätigkeit der q.beyond AG erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Daher soll gewährleistet sein, dass die nachfolgenden Kenntnisse zumindest bei einzelnen Mitgliedern im Aufsichtsrat vorhanden sind:
• Mindestens ein Aufsichtsratsmitglied soll über Expertise in einem oder beiden der Bereiche Personalmanagement und Kapitalmarkt verfügen.
Dem Aufsichtsrat soll auf Anteilseignerseite eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder im Sinne der Empfehlung C.6 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 28. April 2022 (DCGK 2022) angehören. Ein Aufsichtsratsmitglied ist im Sinne dieser Empfehlung als unabhängig anzusehen, wenn es unabhängig von der Gesellschaft und deren Vorstand und unabhängig von einem kontrollierenden Aktionär ist.
Der Aufsichtsrat hat daher festgelegt, dass mehr als die Hälfte der Anteilseignervertreter unabhängig von der Gesellschaft und vom Vorstand sein soll. Nach der Definition der Empfehlung C.7 DCGK 2022 ist ein Aufsichtsratsmitglied unabhängig von der Gesellschaft und deren Vorstand, wenn es in keiner persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zu der Gesellschaft oder deren Vorstand steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann. Bei der Einschätzung der Unabhängigkeit berücksichtigt der Aufsichtsrat, ob das Aufsichtsratsmitglied oder ein naher Familienangehöriger des Aufsichtsratsmitglieds
aktuell oder in dem Jahr bis zu seiner Ernennung direkt oder als Gesellschafter oder in verantwortlicher Funktion eines konzernfremden Unternehmens eine wesentliche geschäftliche Beziehung mit der Gesellschaft oder einem von dieser abhängigen Unternehmen unterhält oder unterhalten hat (z. B. als Kunde, Lieferant, Kreditgeber oder Berater),
ein naher Familienangehöriger eines Vorstandsmitglieds ist oder
Sofern ein oder mehrere der vorstehenden Indikatoren erfüllt sind und der Aufsichtsrat das betreffende Aufsichtsratsmitglied dennoch als unabhängig ansieht, soll dies in der Erklärung zur Unternehmensführung begründet werden.
Der Aufsichtsrat legt weiter fest, dass mindestens zwei Anteilseignervertreter unabhängig von einem kontrollierenden Aktionär sein sollen. Nach der Empfehlung C.9 DCGK 2022 ist ein Aufsichtsratsmitglied unabhängig vom kontrollierenden Aktionär, wenn es selbst oder ein naher Familienangehöriger weder kontrollierender Aktionär ist noch dem geschäftsführenden Organ des kontrollierenden Aktionärs angehört oder in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zum kontrollierenden Aktionär steht, die einen wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründen kann.
Jedes Aufsichtsratsmitglied soll den für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Zeitaufwand aufbringen können und die in den Empfehlungen C.4 und C.5 DCGK 2022 empfohlene Begrenzung der Mandatszahl berücksichtigen. Ein Aufsichtsratsmitglied, das keinem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, soll insgesamt nicht mehr als fünf Aufsichtsratsmandate bei konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder vergleichbare Funktionen wahrnehmen, wobei ein Aufsichtsratsvorsitz doppelt zählt. Wer dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, soll insgesamt nicht mehr als zwei Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder vergleichbare Funktionen und keinen Aufsichtsratsvorsitz in einer konzernexternen börsennotierten Gesellschaft wahrnehmen.
Aufsichtsratsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben und nicht in einer persönlichen Beziehung zu einem wesentlichen Wettbewerber stehen.
Die Beteiligung von Frauen wird grundsätzlich als gemeinsame Verantwortung von Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite angesehen. Entsprechend der Zielfestlegung des Aufsichtsrats vom 20. Dezember 2021 soll dem Aufsichtsrat mindestens eine Frau angehören. Diese Zielgröße soll bis 31. Dezember 2026 erreicht werden. Da der Aufsichtsrat auf die Wahl der Arbeitnehmervertreter keinerlei Einfluss hat, übernimmt die Seite der Anteilseignervertreter die Aufgabe, dieses Ziel bei der Aufstellung der Kandidatenliste mit Vorschlägen an die Hauptversammlung zur Wahl der Anteilseignervertreter zu berücksichtigen.
Bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats soll auf Diversität (Diversity, Vielfalt) im Hinblick auf unterschiedliche, sich gegenseitig ergänzende fachliche Profile, Ausbildungshintergrund, Berufs- und Lebenserfahrungen geachtet werden.
Dem Aufsichtsrat sollen nicht mehr als zwei ehemalige Mitglieder des Vorstands der q.beyond AG angehören.
Bei der Vorbereitung und Verabschiedung von Kandidatenvorschlägen an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern wird sich der Aufsichtsrat jeweils vom besten Unternehmensinteresse leiten lassen. Die Ziele in Bezug auf die angemessene Beteiligung von Frauen sowie auf die Altersgrenze stehen daher unter dem Vorbehalt, dass die übrigen Ziele stets gewährleistet sein müssen und entsprechend qualifizierte Kandidaten für das Aufsichtsratsamt im Bedarfszeitpunkt zur Verfügung stehen. Der Aufsichtsrat überprüft die vorgenannten Ziele regelmäßig. Er veröffentlicht seine Zielsetzung und den Stand ihrer Umsetzung jährlich in der Erklärung zur Unternehmensführung.
In seiner aktuellen Besetzung erfüllt der Aufsichtsrat sämtliche vorstehend genannten Anforderungen. Die Mitglieder verfügen in ihrer Gesamtheit über alle wesentlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, die für eine ordnungsgemäße Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendig sind. Die Qualifikationsmatrix auf den Seiten 14 und 15 enthält weitere Angaben.
Mit den Anteilseignervertretern Ina Schlie, Dr. Bernd Schlobohm und Dr. Frank Zurlino gehören dem Gremium drei von der Gesellschaft und vom Vorstand unabhängige Mitglieder an. Ina Schlie, die
langjährige Leiterin der Konzernsteuerabteilung von SAP, verfügt zudem über den geforderten Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung einschließlich der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontroll- und Risikomanagementsystemen sowie im Bereich Nachhaltigkeit. Dr. Bernd Schlobohm besitzt aus seiner langjährigen operativen Tätigkeit heraus besonderen Sachverstand auf dem Gebiet der Abschlussprüfung. Beide sind Mitglieder des Prüfungsausschusses, dessen Vorsitz Ina Schlie innehat. Ina Schlie verfügt im Übrigen wie auch die Arbeitnehmervertreterin Martina Altheim über umfassendes Know-how auf dem Gebiet der Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Die Unabhängigkeit von Dr. Schlobohm ist gewährleistet, auch wenn er im Mai 2013 ohne Einhaltung einer Cooling-off-Periode von zwei Jahren unmittelbar vom Vorstandsvorsitz in den Aufsichtsrat wechselte. Dem Aufsichtsrat sind nach fast zehn Jahren keine Anhaltspunkte dafür ersichtlich, dass Dr. Schlobohm als ehemaliges Vorstandsmitglied noch einem Loyalitäts- oder Rollenkonflikt unterliegen könnte, der das Risiko eines wesentlichen und nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikts begründen könnte. Der Umstand, dass Dr. Schlobohm Gesellschafter der QS Communication Verwaltungs Service GmbH ist, die aktuell Geschäftsbeziehungen zur q.beyond AG unterhält, steht dieser Einschätzung ebenfalls nicht entgegen. Weder aus der Sicht von q.beyond noch aus der Sicht von Dr. Schlobohm liegt eine im Sinne der Empfehlung DCGK C.7 "wesentliche" geschäftliche Beziehung vor, und erst recht ist diese nach Auffassung des Aufsichtsrats nicht geeignet, für Dr. Schlobohm das Risiko eines wesentlichen und dauerhaften Interessenkonflikts zu begründen, der seine unabhängige Aufgabenwahrnehmung im Aufsichtsrat beeinträchtigen könnte.
Gerd Eickers und Dr. Bernd Schlobohm sind aufgrund ihres Aktienbesitzes an der q.beyond AG, eines bestehenden Stimmbindungsvertrags und der derzeitigen Präsenzwerte auf den Hauptversammlungen beide selbst als kontrollierende Aktionäre und damit jeweils nicht als vom kontrollierenden Aktionär unabhängige Mitglieder des Aufsichtsrats anzusehen. Dagegen sind Ina Schlie und Dr. Zurlino als unabhängig vom kontrollierenden Aktionär zu betrachten.
Mit Dr. Bernd Schlobohm und Gerd Eickers sind nur zwei ehemalige Vorstandsmitglieder Mitglieder des Aufsichtsrats. Zwei Mitglieder des Aufsichtsrats sind weiblich; mit einer Frauenquote von rund 33% erfüllt das Gremium auch in diesem Punkt die selbst gesetzten Ziele. Bei der letzten Wahl des Aufsichtsrats im Juli 2018 waren alle Kandidaten jünger als 75 Jahre. Im Vorfeld hatte sich der Aufsichtsrat bei den jeweiligen Kandidaten vergewissert, dass sie den zu erwartenden Zeitaufwand, der mit der Tätigkeit im Aufsichtsrat und seinen Ausschüssen verbunden ist, bewältigen können.
Wir veröffentlichten darüber hinaus, wie vom Kodex vorgesehen, vor der Wahl Lebensläufe der Kandidaten, die über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen Auskunft geben. Diese Lebensläufe sind auf der Unternehmenswebsite unter www.qbeyond.de/aufsichtsrat einsehbar und werden bei Bedarf, mindestens aber jährlich, aktualisiert. Sie enthalten auch Angaben über die Dauer der Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat und andere Mandate der Mitglieder und legen die persönlichen sowie geschäftlichen Beziehungen eines jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär offen. Die Wahl der Anteilseignervertreter findet als Einzelwahl statt. Im Vorfeld
der ordentlichen Hauptversammlung im Mai 2023, bei der die Neuwahl der Anteilseignervertreter für den Aufsichtsrat ansteht, hat dessen Nominierungsausschuss bereits getagt. Er schlägt die Wiederwahl aller vier Vertreter der Anteilseigner vor, sodass die hier beschriebenen Kompetenzen voraussichtlich über das Datum der Hauptversammlung hinaus im gesamten Geschäftsjahr 2023 erhalten bleiben.
Der Aufsichtsrat bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands, überwacht und berät den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens und ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen eingebunden. Die Satzung legt hier entsprechende Zustimmungsvorbehalte fest. Die Überwachungs- und Beratungstätigkeit des Aufsichtsrats umfasst hierbei auch Nachhaltigkeitsfragen.
Der Aufsichtsrat hält mindestens vier ordentliche Sitzungen pro Jahr sowie je nach Bedarf zudem außerordentliche Sitzungen ab und tagt regelmäßig auch ohne den Vorstand. Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist auf der Website unter www.qbeyond.de/aufsichtsrat/geschaeftsordnung einsehbar. Geschäfte mit nahestehenden Personen sind, insofern es das Gesetz und/oder die Geschäfts ordnung des Vorstands erfordern, nur mit vorheriger Zustimmung des Aufsichtsrats möglich.
| Anteilseignervertreter/in | ||||
|---|---|---|---|---|
| Dr. Bernd Schlobohm (Vorsitzender) |
Dr. Frank Zurlino (stv. Vorsitzender) |
Gerd Eickers | Ina Schlie | |
| Zugehörigkeit | ||||
| Mitglied seit | 2013 | 2013 | 2004 | 2012 |
| Gewählt bis | 2023 | 2023 | 2023 | 2023 |
| Diversität | ||||
| Geburtsjahr | 1960 | 1963 | 1952 | 1967 |
| Geschlecht | männlich | männlich | männlich | weiblich |
| Nationalität | deutsch | deutsch | deutsch | deutsch |
| Ausbildungshintergrund | Dipl.-Ingenieur | Dipl.-Ingenieur | Dipl.-Volkswirt | Dipl.-Volkswirtin |
| Weitere Mandate | keine | 3 | 1 | 3 |
| Unabhängigkeit von der Gesellschaft | ||||
| (Empfehlung C.7 DCGK) | • | • | • | |
| Unabhängigkeit vom kontrollierenden | ||||
| Aktionär (Empfehlung C.9 DCGK) | • | • | ||
| Expertise Finanzexperte gemäß §100 Abs. 5 AktG |
||||
| Experte Rechnungslegung | • | |||
| Experte Abschlussprüfung | • | • | ||
| Corporate Social Responsibility/ESG | • | • | ||
| Digitale Transformation/ | ||||
| Informationstechnologie | • | • | • | • |
| Mittelstand | • | • | • | • |
| Unternehmensführung und -kontrolle | • | • | • | • |
| Kapitalmarkt | • | • | • | • |
| Personalmanagement | • | • | • | • |
| Risikomanagement | • | • | • | |
| Steuern | • | |||
| Ausschüsse | ||||
| Personalausschuss | (Vorsitz) • | • | ||
| Prüfungsausschuss | • | • | (Vorsitz) • | |
| Strategieausschuss | (Vorsitz) • | • | ||
| Nominierungsausschuss | • | (Vorsitz) • |
| Arbeitnehmervertreter/in | ||
|---|---|---|
| Martina Altheim | Matthias Galler | |
| Zugehörigkeit | ||
| Mitglied seit | 2019 | 2018 |
| Gewählt bis | 2023 | 2023 |
| Diversität | ||
| Geburtsjahr | 1970 | 1958 |
| Geschlecht | weiblich | männlich |
| Nationalität | deutsch | deutsch |
| Ausbildungshintergrund | Dipl.-Biologin | Dipl.-Ingenieur |
| Weitere Mandate | keine | keine |
| Unabhängigkeit von der Gesellschaft | ||
| (Empfehlung C.7 DCGK) | ||
| Unabhängigkeit vom kontrollierenden | ||
| Aktionär (Empfehlung C.9 DCGK) | ||
| Expertise | ||
| Finanzexperte gemäß §100 Abs. 5 AktG | ||
| Experte Rechnungslegung | ||
| Experte Abschlussprüfung | ||
| Corporate Social Responsibility/ESG | • | |
| Digitale Transformation/ | ||
| Informationstechnologie | • | • |
| Mittelstand | ||
| Unternehmensführung und -kontrolle | ||
| Kapitalmarkt | ||
| Personalmanagement | ||
| Risikomanagement | ||
| Steuern | ||
| Ausschüsse | ||
| Personalausschuss | • | |
| Prüfungsausschuss | ||
| Strategieausschuss |
Der Aufsichtsratsvorsitzende wird vom Aufsichtsrat aus seiner Mitte gewählt. Er koordiniert die Arbeit und nimmt die Belange des Aufsichtsrats nach außen wahr. Bei Bedarf steht er bereit, mit Investoren Gespräche über aufsichtsratsspezifische Themen zu führen. Der Aufsichtsratsvorsitzende wird über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, unverzüglich durch den Vorstand informiert. In einem solchen Fall informiert der Vorsitzende den Aufsichtsrat und beruft, falls erforderlich, eine außerordentliche Sitzung ein. Zwischen den Sitzungen des Aufsichtsrats hält der Aufsichtsratsvorsitzende regelmäßig Kontakt mit dem Vorstand und berät mit ihm insbesondere Fragen der Strategie, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance.
Der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse entscheiden mit einfacher Mehrheit, sofern Gesetz oder Satzung nichts anderes vorschreiben. Im abgelaufenen Geschäftsjahr bestanden mit dem Nominierungs-, dem Personal-, dem Prüfungs- und dem Strategieausschuss durchgängig vier Ausschüsse; die Qualifikationsmatrix auf den Seiten 14 und 15 informiert über die Mitglieder der einzelnen Ausschüsse. Der Personal-, der Prüfungs- und der Strategieausschuss berichten dem Plenum regelmäßig über ihre Tätigkeit und bereiten gegebenenfalls dessen Beschlussfassungen vor; der Nominierungsausschuss tagt nur, wenn Neuwahlen zum Aufsichtsrat anstehen.
Über die Arbeit der Ausschüsse und des Plenums des Aufsichtsrats informiert der Bericht des Aufsichtsrats; er ist Bestandteil des jährlichen Geschäftsberichts und unter www.qbeyond.de/ir-publikationen abrufbar. Dieser Bericht enthält auch Angaben, an wie vielen Sitzungen des Aufsichtsrats und der Ausschüsse die einzelnen Mitglieder teilgenommen
haben und wie viele Sitzungen des Aufsichtsrats und der Ausschüsse in Präsenz oder als Video- oder Telefonkonferenzen durchgeführt wurden. Jedes Aufsichtsratsmitglied legt Interessenkonflikte, die entstehen können, unter Beachtung der Empfehlungen des DCGK offen. Über etwaige aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informiert der Bericht des Aufsichtsrats. Wie vom Kodex vorgesehen, nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen eigenverantwortlich wahr. Das Unternehmen unterstützt sie hierbei angemessen. Über durchgeführte Maßnahmen berichtet der Aufsichtsrat in seinem Bericht.
Der Aufsichtsrat beurteilt regelmäßig, wie wirksam der Aufsichtsrat insgesamt und seine Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen. Es werden extern erstellte, strukturierte Fragebögen genutzt, in deren Rahmen die Aufsichtsrats- und Ausschussmitglieder um Beantwortung von Fragen gebeten werden. Die Fragebögen beinhalten Themen der organisatorischen, personellen und inhaltlichen Leistungsfähigkeit des Gremiums und seiner Ausschüsse sowie zur Struktur und den Abläufen der Zusammenarbeit im Gremium und zur Informationsversorgung, insbesondere durch den Vorstand. Die Ergebnisse werden sodann gemeinsam im Aufsichtsrat erörtert. Der Aufsichtsrat hat zuletzt im November 2021 eine Selbstbeurteilung vorgenommen, deren Ergebnisse im Dezember 2021 besprochen wurden.
Unser Unternehmen veröffentlicht neben dem Konzernabschluss im Geschäftsbericht jedes Jahr einen Halbjahresfinanzbericht sowie zwei Quartalsmitteilungen. Die externe Finanzberichterstattung erfolgt entsprechend den International Financial Reporting Standards (IFRS). Der ebenfalls publizierte Jahresabschluss der q.beyond AG wird nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) erstellt.
Darüber hinaus informieren wir in einem gesonderten Nachhaltigkeitsbericht, wie unser Unternehmen seiner ökonomischen, ökologischen und gesellschaftlichen Verantwortung gerecht wird. Dieser Bericht erfüllt die Anforderungen an die nichtfinanzielle Erklärung nach § 289 b ff. HGB bzw. §315 b und c HGB. Hinzu kommt, den gesetzlichen Vorgaben folgend, zudem ein Vergütungsbericht nach § 162 AktG. Über die jeweiligen Veröffentlichungstermine informieren wir frühzeitig in unserem Finanzkalender auf der IR-Website unter www.qbeyond.de/finanzkalender.
Der Abschlussprüfer unterstützt den Aufsichtsrat bzw. dessen Prüfungsausschuss bei der Überwachung der Geschäftsführung, insbesondere bei der Rechnungslegung und Überwachung der rechnungslegungsbezogenen Kontroll- und Risikomanagementsysteme. Der Bestätigungsvermerk informiert den Kapitalmarkt über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung. Er ist Bestandteil des jährlich veröffentlichten Geschäftsberichts.
Der Aufsichtsrat hat mit dem von der Hauptversammlung gewählten Abschlussprüfer vereinbart, dass dieser ihn unverzüglich über alle für seine Aufgaben wesentlichen Feststellungen informiert und über Vorkommnisse unterrichtet, von denen er bei der Abschlussprüfung Kenntnis erlangt. Der Abschlussprüfer würde den Aufsichtsrat auch informieren und es im Prüfungsbericht vermerken, wenn er bei der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärung zum Kodex darstellen. Der Prüfungsausschuss diskutiert regelmäßig mit dem Abschlussprüfer die Einschätzung des Prüfungsrisikos, die Prüfungsplanung sowie die Prüfungsergebnisse. Die Vorsitzende des Prüfungsausschusses tauscht sich regelmäßig mit dem Abschlussprüfer über den Fortgang der Prüfung aus und berichtet darüber dem Ausschuss. Dieser berät regelmäßig auch ohne den Vorstand mit dem Abschlussprüfer.
Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats nimmt regelmäßig eine Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung vor.
Das Grundkapital der q.beyond AG beläuft sich zum 31. Dezember 2022 auf 124,6 Mio. € und ist in 124.579.487 nennwertlose Namens-Stammaktien eingeteilt. Jeweils 12,66% dieser Aktien befinden sich im Besitz der beiden Gründer Gerd Eickers und Dr. Bernd Schlobohm. Beide haben seit dem Börsengang im Jahr 2000 noch keine Aktie verkauft, sondern wiederholt über die Börse weitere Anteile erworben. 74,68% der Aktien befinden sich im Streubesitz.
Der Geschäftsbericht enthält in einem gesonderten Kapitel weitere Informationen über die q.beyond-Aktie.
Wir erachten es als selbstverständlich, Aktionärinnen und Aktionäre bei Informationen unter gleichen Voraussetzungen gleich zu behandeln, wie das auch vom Kodex empfohlen wird. Wir informieren unsere Anteilseigner wie auch Dritte insbesondere durch die fristgerechte Vorlage von Konzernabschluss und Konzernlagebericht spätestens
innerhalb von 90 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres, einen gesonderten Nachhaltigkeitsbericht sowie durch unterjährige Finanzinformationen. Der Halbjahresfinanzbericht und die Quartalsmitteilungen werden innerhalb von 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums veröffentlicht. Telefonkonferenzen am Tag der Veröffentlichung von Quartalsergebnissen gewährleisten die aktuelle Information aller. Die jeweiligen Präsentationen samt einem Mitschnitt der Ausführungen des Vorstands werden allen Anteilseignern zugänglich gemacht. Wenn wir darüber hinaus Finanzanalysten und vergleichbare Adressaten über neue wesentliche Tatsachen unterrichten, stellen wir diese Informationen unverzüglich allen Aktionären zur Verfügung. Wir nutzen unsere Website, um darüber hinaus zeitnah über alle weiteren für den Kapitalmarkt relevanten Entwicklungen zu berichten. Dort stellen wir unter www.qbeyond.de/hv auch alle relevanten Unterlagen für die Hauptversammlung bereit.
Ein Bestandteil transparenter Kommunikation ist die zeitnahe Information über Erwerb und Veräußerung von q.beyond-Aktien durch Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie ihnen nahestehende Personen. Wir veröffentlichen solche Transaktionen auf der Website unseres Unternehmens unter www.qbeyond.de/aktionaersstruktur.
Die wichtigste Veranstaltung für den Dialog mit Anteilseignern ist die jährliche Hauptversammlung. Sie entscheidet insbesondere über die Gewinnverwendung sowie die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat und wählt die Vertreter der Anteilseigner für den Aufsichtsrat sowie den Abschlussprüfer. Sie entscheidet außerdem über rechtliche Grundlagen der Gesellschaft, insbesondere über Änderungen der Satzung, Kapitalmaßnahmen, Unternehmensverträge und Umwandlungen. Die Hauptversammlung beschließt grundsätzlich mit beratendem Charakter über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für Vorstandsmitglieder und mit empfehlendem Charakter über die Billigung des Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr. Abwesende Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl oder einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen. Der Versammlungsleiter sorgt vor Ort für eine zügige Abwicklung.
Angesichts der Coronapandemie haben wir in den Jahren 2020 bis 2022 von der vom Gesetzgeber eingeräumten Möglichkeit Gebrauch gemacht, eine virtuelle Hauptversammlung abzuhalten, um so die Gesundheit der Aktionäre, Gäste, Dienstleister und Beteiligten aus dem Unternehmen bestmöglich zu schützen. Die nächste ordentliche Hauptversammlung am 24. Mai 2023 wird wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden.
Nach drei Jahren Coronapause wird die nächste Hauptversammlung im Mai 2023 wieder als Präsenzveranstaltung stattfinden.
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