Pre-Annual General Meeting Information • Nov 6, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Consiliul de Administratie al PROMATERIS S.A., o societate pe actiuni, infiintata si functionand in conformitate cu legile din Romania, cu sediul in Oras Buftea, Sos. Bucuresti Targoviste nr. 1, jud. Ilfov, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J23/835/2018, avand CUI RO108 ("Societatea"),
in temeiul prevederilor Legii nr. 31/1990 a societatilor, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare ("Legea Societatilor"), ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata ("Legea nr. 24/2017"), ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata ("Regulamentul 5/2018") si ale Actului Constitutiv al Societatii in vigoare la data prezentei hotarari ("Actul Constitutiv"),
Sedinta Adunarii Generale Extraordinare a actionarilor Societatii ("Adunarea Generala Extraordinara" sau "AGEA") in data de 11.12.2025, ora 10.00 a.m., la sediul Societatii la adresa din Oras Buftea, Sos. Bucuresti Targoviste nr. 1, jud. Ilfov, Romania, pentru toti actionarii inscrisi in Registrul Actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central S.A. Bucuresti la sfarsitul zilei de 28.11.2025, considerata drept Data de Referinta pentru Adunarea Generala Extraordinara. Doar persoanele care sunt acţionari la Data de Referinţă au dreptul de a participa şi de a vota în cadrul AGEA.
In cazul in care la data mentionata mai sus nu se intrunesc conditiile de validitate/ cvorumul de prezenta prevazute de Legea nr. 31/1990 si de Actul Constitutiv, se convoaca si se fixeaza in temeiul art. 118 din Legea Societatilor cea de-a doua Adunare Generala Extraordinara pentru data de 12.12.2025, la ora 10:00 a.m., in acelasi loc si cu aceeasi ordine de zi si Data de Referinta.
Act aditional nr. 4 din data de 16.10.2025 la Contractul de credit nr. 15925/03, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (eliminare stocuri);
Act aditional nr. 3 din data de 16.10.2025 la Contractul de credit nr. 15925/04, avand ca obiect modificarea structurii de garantii (eliminare stocuri);
Precum si toate documentele conexe contractelor si actelor aditionale de mai sus, incluzand, insa fara a se limita la, contractele prin care au fost constituite ipoteci mobiliare si imobiliare asupra bunurilor proprietatea Societatii, in conformitate cu structurile de credit aprobate.
Act aditional nr. 10 din data de 13.06.2025 la Contractul de credit nr. VICT-2020-37-WCL, avand ca obiect:
Transformarea facilitatii de credit intr-una tip multi-borrower, din care se va utiliza cumulat impreuna cu Biodeck SA
Precum si toate documentele conexe contractelor si actelor aditionale de mai sus, incluzand, insa fara a se limita la, contractele prin care au fost constituite ipoteci mobiliare si imobiliare asupra bunurilor proprietatea Societatii, in conformitate cu structurile de credit aprobate.
Precum si toate documentele conexe contractelor si actelor aditionale de mai sus, incluzand, insa fara a se limita la, contractele prin care au fost constituite ipoteci mobiliare si imobiliare asupra bunurilor proprietatea Societatii, in conformitate cu structurile de credit aprobate.
Adunari Generale Extraordinare a Actionarilor si pentru a efectua toate formalitatile legale pentru inregistrare, publicitate, opozabilitate, executare si publicare a hotararilor adoptate, sa depuna, sa preia acte si sa semneze in acest scop in numele Societatii in relatia cu Registrul Comertului, ASF, Bursa de Valori Bucuresti S.A., Depozitarul Central S.A., precum si orice alte entitati publice sau private, astfel cum va fi necesar, util sau recomandabil in acest sens.
Doar acționarii înscriși în registrul acționarilor la data de referință 28.11.2025 pot participa la Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor (AGEA) personal, prin reprezentanții legali sau prin reprezentant pe baza de împuternicire specială sau imputernicire generală, ori pot vota prin corespondenta.
Verificarea și centralizarea voturilor prin corespondență și prin procuri speciale sau generale este realizata de o comisie tehnica desemnată de Consiliul de Administrație, formată din persoane care vor păstra în siguranță și vor asigura confidențialitatea voturilor până la momentul supunerii la vot a rezoluțiilor înscrise pe ordinea de zi.
Documentele necesare pentru participarea la AGEA a acționarilor persoane fizice sunt: - actul de identitate (buletin de identitate sau carte de identitate pentru cetățenii români sau, după caz, pașaport pentru cetățenii străini); - procură specială și actul de identitate al reprezentantului (dacă acționarul este reprezentat de o altă persoană). Documentele necesare pentru participarea la AGEA a acționarilor persoane juridice sunt: document oficial care îi atestă această calitate de reprezentant legal împreună cu actul de identitate (ex.: extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comerțului sau altă dovadă emisă de o autoritate competentă, ce vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data publicării convocatorului adunării generale); - pe lângă documentul menționat anterior (care atestă calitatea de reprezentant legal al persoanei ce semnează procura), reprezentantul va prezenta și procura specială semnată de reprezentantul legal al persoanei juridice respective în situația în care cel care reprezintă acționarul persoană juridică nu este chiar reprezentantul legal. Persoana fizică desemnată ca reprezentant al unui acționar persoană juridică va fi identificată pe baza actului de identitate.
Procura specială va include instrucţiuni specifice de vot, pentru fiecare punct înscris pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal, întocmite într-o limbă străină, alta decât limba engleză, vor fi însoțite de o traducere realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.
Calitatea de reprezentant legal va fi determinata in baza Registrului Actionarilor Societatii, de la Data de Referinta de 28.11.2025 sau, in cazul in care actionarul in cauza nu a facut demersuri in sensul inregistrarii reprezentantului legal la Depozitarul Central S.A., in vederea reflectarii in Registrul Actionarilor Societatii, calitatea de reprezentant legal se dovedeste cu un certificat constatator eliberat de registrul comertului sau orice alt document emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, care atesta calitatea de reprezentant legal, prezentat in original sau in copie conforma cu originalul. Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal al actionarului persoana juridica vor fi emise cu cel mult 3 luni inainte de data publicarii Convocarii Adunarii Generale Extraordinare.
Reprezentantii persoanelor fizice vor fi identificati pe baza actului de identitate (BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini), insotit de Procura speciala sau, dupa caz, Procura generala emisa in conditiile art. 201-202 din Regulamentul 5/2018, semnata de catre actionarul persoana fizica si copie dupa actul de identitate al actionarului.
Reprezentantii actionarilor persoane juridice isi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate al mandatarului (BI/CI pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini), insotit de Procura speciala sau, dupa caz, Procura generala emisa in conditiile art. 201-202 din Regulamentul 5/2018, semnata de reprezentantul legal al persoanei juridice respective. Reprezentantii actionarilor persoane juridice vor prezenta si un document oficial care atesta calitatea de reprezentant legal al semnatarului procurii speciale, in cazul in care calitatea de reprezentant legal a persoanei respective nu poate fi determinata in baza Registrului Actionarilor al Societatii de la Data de Referinta (dovada emisa de o autoritate competenta, in original sau in copie conforma cu originalul, nu mai veche de 3 luni inainte de data publicarii Convocarii Adunarii Generale Extraordinare).
Documentele prezentate intr-o limba straina (cu exceptia limbii engleze si a actelor de identitate valabile pe teritoriul Romaniei) vor fi insotite de traducerea realizata de un traducator autorizat, in limba romana sau in limba engleza.
Incepand cu data publicarii convocatorului, pot fi obtinute, la cerere, prin email si fizic, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09.00-17.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, formularele de procuri speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Extraordinara, formularele de vot prin corespondenta, proiectele de hotarari, documentele si materialele informative referitoare la problemele/aspectele incluse pe ordinile de zi. Aceste documente sunt disponibile, incepand cu aceeasi data si pe website-ul Societatii, www.promateris.com.
Dupa completarea si semnarea Procurii speciale pentru reprezentarea actionarilor in Adunarea Generala Extraordinara, pusa la dispozitie de Societate, un exemplar original al Procurii speciale va fi depus personal sau transmis prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrat ca primit la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 09.12.2025, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: "PROCURA SPECIALA PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 11/12 DECEMBRIE 2025".
Secretariatul tehnic desemnat de presedintele Consiliului de Administratie va asigura confidentialitatea instructiunilor de vot privind punctele de pe ordinea de zi care necesită vot secret, predând secretariatului de sedinta plicurile inchise, ulterior exprimării si numărării voturilor secrete exprimate de actionarii prezenti/ împuternicitii acestora în Adunarea Generala Extraordinara pentru fiecare punct cu vot secret în parte.
De asemenea, Procurile speciale pot fi transmise si prin mijloace electronice la adresa de e-mail [email protected] avand atasata o semnatura electronica extinsa, cu respectarea termenului precizat mai sus.
Actionarii pot fi reprezentati de alte persoane si in temeiul unei imputerniciri generale acordate in conformitate cu dispozitiile Legii nr. 24/2017. Imputernicirea generala se acorda pentru o perioada de 3 ani, daca partile nu au prevazut in mod expres un termen mai mare, permitand reprezentantului sau sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea AGEA, inclusiv in ceea ce priveste un acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea generala sa fie acordata de actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform Legii nr. 24/2017 sau unui avocat. Imputernicirea generala va fi acceptata fara alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca este intocmita conform prevederilor legale in vigoare, este semnata de actionar si este insotit de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, din care sa reiasa ca:
Declaratia semnata si, dupa caz, stampilata se va transmite in original, odata cu imputernicirea generala, cu respectarea procedurii si a termenului pentru depunerea procurii speciale, indicat mai sus.
Imputernicirea generala trebuie sa cuprinda cel putin informatiile din art. 201 din Regulamentul 5/2018.
Inainte de prima utilizare a acestor imputerniciri, copii certificate pentru conformitate a acestora se depun/ transmit astfel incat sa fie inregistrate la Societate cu respectarea procedurii si a termenului pentru depunerea procurilor speciale, indicat mai sus. In aplicarea prevederilor art. 105 din Legea nr. 24/2017, reprezentantul desemnat de actionar prin procura generala va da la momentul prezentarii la sala de sedinta, inainte de primirea buletinului de vot, o declaratie pe proprie raspundere, ce se va actualiza cu ocazia fiecarei adunari generale desfasurate de Societate, pe perioada de valabilitate a imputernicirii generale, din care sa rezulte ca nu se afla intr-o situatie de conflict de interese potrivit prevederilor legale mentionate.
Dupa completarea si semnarea Formularului de vot prin corespondenta pentru Adunarea Generala Extrardinara, pus la dispozitie de Societate, un exemplar original al Formularului de vot, impreuna cu dovada identitatii actionarului (in cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pasaport, pentru cetatenii romani sau, dupa caz, pasaport/legitimatie de sedere sau alt act de identitate national recunoscut de Statul Roman pentru cetatenii straini respectiv, in cazul persoanelor juridice, buletinul/cartea de identitate/pasaportul reprezentantului legal, impreuna cu actul constitutiv, extras/certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau alta dovada emisa de o autoritate competenta) vor fi depuse personal sau transmise prin posta sau curier cu confirmare de primire, astfel incat sa poata fi inregistrate ca primite la biroul de registratura al Societatii, situat la sediul acesteia pana la data de 09.12.2025, ora 10:00 a.m., intr-un plic inchis, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: "FORMULAR DE VOT PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR DIN 11/12 DECEMBRIE 2025".
Formularele de vot care nu sunt primite la registratura Societatii situata la sediul acesteia, in limita termenului mentionat mai sus, nu vor fi luate in calcul pentru determinarea cvorumului si a majoritatii in Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor.
Secretariatul tehnic desemnat de presedintele Consiliului de Administratie va asigura confidentialitatea votului secret exprimat prin corespondentă, predând secretariatului de sedinta plicurile inchise, ulterior exprimării si numărării voturilor secrete exprimate de actionarii prezenti/ împuternicitii acestora în Adunarile Generale ale Actionarilor pentru fiecare punct cu vot secret in parte.
Actionarii reprezentand individual sau impreuna mai mult de 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in conditiile legii, sa introduca noi puncte pe ordinea de zi si sa faca propuneri de hotarare pentru punctele incluse sau astfel introduse pe ordinea de zi, in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, respectiv pana la 21.11.2025. Solicitarile vor fi transmise in scris, la adresa sediului Societatii, cu mentiunea scrisa in clar si cu majuscule: "PROPUNERI PENTRU ORDINEA DE ZI A ADUNARII GENERALE EXTRAORDINARAE A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN 11/12 DECEMBRIE 2025". In cazul in care se propune introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor se vor transmite totodata (i) documentele care atesta identitatea actionarului/actionarilor (astfel cum este detaliat mai sus) (ii) propunerile de hotarari cu privire la punctele nou incluse precum si (iii) informatii suplimentare cu privire la punctele propuse, care sa asigure o informare adecvata a tuturor actionarilor referitor la problemele supuse dezbaterii.
Orice actionar interesat are dreptul de a adresa Consiliului de Administratie intrebari referitoare la punctele de pe ordinea de zi. Intrebarile impreuna cu documentele care atestă identitatea actionarului/actionarului (astfel cum e detaliat mai sus) vor fi incluse in plic inchis cu mentiunea in clar "PENTRU ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR PROMATERIS S.A. DIN 11/12 DECEMBRIE 2025". Societatea va raspunde intrebarilor adresate de catre actionari in cadrul Adunarilor Generale ale Actionarilor. Societatea poate publica raspunsurile la intrebari si pe website-ul sau, www.promateris.com
Pentru exercitiul drepturilor mai sus mentionate (propunerea de noi puncte si/sau hotarari, adresarea de intrebari), actionarii vor transmite Societatii propunerile respective in termen de cel mult 15 zile de la data publicarii convocarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV a, respectiv pana la 21.11.2025.
Daca va fi cazul, formularele de Procuri speciale si buletine de vot prin corespondenta actualizate in urma exercitarii de catre actionari a drepturilor prevazute de lege, vor putea fi obtinute, la cerere, in fiecare zi lucratoare, intre orele 09.00-17.00, de la sediul Societatii, prin fax sau posta, sau direct de pe website-ul Societatii, www.promateris.com incepand cu ziua lucratoare imediat urmatoare publicarii ordinii de zi completate in conformitate cu legea.
Informatii suplimentare se pot obtine la secretariatul Societatii, in zilele lucratoare, intre orele 9:00 – 17:00 sau la adresa de email [email protected]
PROMATERIS S.A.
Prin: CIRCULAR SOLUTIONS S.R.L.
Presedinte CA Prin: Matei Dimitriu
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.