AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Havila Kystruten AS

Pre-Annual General Meeting Information Oct 24, 2025

3617_rns_2025-10-24_06a0d4b1-f47f-4156-acb6-f32f272eb958.pdf

Pre-Annual General Meeting Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

Til aksjonærene i Havila Kystruten AS

INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I HAVILA KYSTRUTEN AS

(Organisasjonsnummer 927 216 841)

Styret i Havila Kystruten AS («Selskapet») innkaller med dette til ekstraordinær generalforsamling.

Dato: Fredag 7. november 2025

Kl.: 10:00

Møtet blir avholdt kun som et digitalt møte, uten fysisk oppmøte for aksjonærene. Den digitale deltakelsen vil skje via LUMI AGM med pålogging og registrering fra kl. 09:00.

Digital deltakelse skjer gjennom Lumi-portalen på https://dnb.lumiconnect.com/100-996-195-413, møte-ID: 100-996-195-413.

For å logge seg inn må aksjonærer identifisere seg ved hjelp av referansenummer og PIN-kode som er tilgjengelig på www.vps.no eller i vedlagte påmeldings- og fullmaktsskjema. Aksjonærer kan også finne referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank ASA, Verdipapirservice, på telefon +47 23 26 80 20.

Ønsker aksjonær å stemme, men uten å stille selv i møtet, kan det gis fullmakt eller forhåndsstemme.

Den digitale veilederen som er tilgjengelig på Selskapets nettside www.havilavoyages.com/ir gir informasjon om hvordan du som aksjonær kan delta digitalt på den ekstraordinære generalforsamlingen.

Aksjonærer som mottar papirversjonen av denne innkallingen, oppfordres til å ta et "grønt valg" ved å akseptere fremtidig elektronisk kommunikasjon i Euronext VPS "Investortjenester".

Oversettelsen til engelsk er kun til informasjon. Den norske er gjeldende.

To the shareholders in Havila Kystruten AS

NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING HAVILA KYSTRUTEN AS

(Business Register Number 927 216 841)

The Board of Directors of Havila Kystruten AS ("the Company") hereby gives notice of an extraordinary general meeting.

Date: Friday 7th November 2025

Hrs: 10:00 CET

The meeting will be held as a digital meeting only, with no physical attendance for shareholders. The digital participation will take place via LUMI AGM with log in and registration from 09:00 CEST.

Online participation is facilitated through the Lumi-portal at https://dnb.lumiconnect.com/100-996-195-413, meeting ID: 100-996-195-413.

To log in, shareholders must identify themselves using their reference number and PIN code available at www.vps.no or on the attached attendance and proxy form. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank ASA, Registrars' Department at tel. +47 23 26 80 20.

If a shareholder wishes to vote without being present at the meeting, a proxy or advance vote may be given.

The online guide available on the Company's website under www.havilavoyages.com/ir provides more information about online participation in the Extraordinary General Meeting.

Shareholders receiving the paper version of this notice are encouraged to make a "green choice" by accepting future electronic communications in Euronext VPS "Investor Services".

The translation into English has been provided for information purposes only.

Styret har fastsatt følgende forslag til dagsorden:

    1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder
    1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
    1. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
    1. Styrevalg
    1. Kapitalforhøyelse for å legge til rette for aksjespleis
    1. Aksjespleis (sammenslåing av Selskapets aksjer)

Registreringsdatoen er 31. oktober 2025, og bare den som er aksjeeier på registreringsdatoen har rett til å delta. Frist for forhåndspåmelding av forvalterregistrerte aksjer er 5. november 2025. Den reelle eieren av forvalterregistrerte aksjer har også møte- og stemmerett på lik linje med andre aksjeeiere.

Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen digitalt eller ved fullmektig bes om å registrere seg digitalt innen 5. november 2025 kl. 23:59.

Innkalling vil bli tilgjengelig på selskapets hjemmeside www.havilavoyages.com.

Med vennlig hilsen,

For styret i Havila Kystruten AS

Vegard Sævik Styrets leder

Fosnavåg, 24 oktober 2025

The Board of Directors has proposed the following agenda:

    1. Opening of General Meeting by the Chairman of the Board of directors
    1. Election of Chairperson and election of person to co-sign the minutes of the General Meeting
    1. Approval of the Notice of the Meeting and the Agenda
    1. Election of members to the Board of Directors
    1. Share capital increase to facilitate reverse share split
    1. Share consolidation (reverse share split)

The registration date is 31 October 2025, and only those who are shareholders on the registration date are entitled to participate. The deadline for preregistration of trustee-registered shares is 5 November 2025. The beneficial owner of trustee-registered shares also has meeting and voting rights on an equal basis with other shareholders.

Shareholders who wish to attend the General Meeting digitally or give power of attorney are requested to register digitally within 5 November 2025 at 23:59 CET.

The notice of the General Meeting will be available at the Company's website www.havilavoyages.com.

Yours sincerely,

For the Board of Directors of Havila Kystruten AS

Vegard Sævik

Chairman of the Board

Fosnavåg, 24th October 2025

STYRETS FORSLAG:

Til sak 2: Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:

"Styrets leder Vegard Sævik velges som møteleder, og en av de fremmøtte på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen."

Til sak 3: Godkjennelse av innkalling og dagsorden

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:

"Innkalling og forslag til dagsorden godkjennes."

Til sak 4: Styrevalg

Selskapet står foran en mulig refinansiering, og i samarbeid med finansielle rådgivere vurderer styret flere alternativer. Ett av alternativene er at Selskapets morselskap, Havila Holding AS, tilbyr Selskapet en finansieringsløsning gjennom et datterselskap.

For å sikre et uavhengig styre som kan vurdere ulike alternativer, herunder behandle et eventuelt tilbud fra morselskapet, foreslås en midlertidig endring i styresammensetningen. Dette innebærer at Hege Sævik Rabben fratrer styret, og at det velges et nytt, midlertidig styre som skal fungere frem til refinansieringsprosessen er avklart.

Når refinansieringen er sluttført eller prosessen avsluttes, er intensjonen å kalle inn til en ny generalforsamling for å gjeninnsette det opprinnelige styret.

Selskapets Valgkomité har blitt orientert om forholdet og har vurdert saken. Valgkomiteen anser de gjenværende styremedlemmene for å besitte den ønskede kompetansen, og at det derfor ikke er nødvendig å supplere styret med nye medlemmer.

På denne bakgrunn har Valgkomiteen innstilt at generalforsamlingen velger et styre bestående av følgende personer:

  • Vegard Sævik, styreleder (gjenvalg)
  • Njål Sævik, nestleder (gjenvalg)
  • Svein Roger Selle, styremedlem (gjenvalg)
  • Therese Støle Skogstrand, styremedlem (gjenvalg)
  • Henriette Thomsen, styremedlem (gjenvalg)
  • Per Sævik, varamedlem (gjenvalg)

I samsvar med Valgkomiteens innstilling foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:

"Som styrets leder gjenvelges Vegard Sævik, og som styrets nestleder gjenvelges Njål Sævik.

Svein Roger Selle, Therese Støle Skogstrand og Henriette Thomsen gjenvelges som styremedlemmer.

Per Sævik gjenvelges som varamedlem for styrets medlemmer Vegard Sævik og Njål Sævik."

THE BOARD'S PROPOSALS:

Item 2: Election of Chairperson and election of person to co-sign the minutes of the General Meeting

The Board proposes that the General Meeting adopts the following resolution:

"The Chairman of the Board, Vegard Sævik, is elected as Chairperson for the meeting, and one of the attendees present at the General Meeting is elected to co-sign the minutes."

Item 3: Approval of the Notice of the Meeting and the Agenda

The Board proposes that the General Meeting adopts the following resolution:

"The notice of meeting and the proposed agenda are approved."

Item 4: Election of members to the Board of Directors

The Company is considering a potential refinancing. The Board, together with its financial advisors, is evaluating several alternatives. One option is for the Company's parent company, Havila Holding AS, to offer a financing solution through a subsidiary.

To ensure an independent board to review restructuring alternatives, including a potential offer from the parent company, a temporary change in the board composition is proposed. This means that Hege Sævik Rabben will resign from the Board, and a new, temporary board will be elected to serve until the refinancing process is concluded.

Once the refinancing has been completed or the process is otherwise ended, the intention is to convene a new general meeting to reinstate the original board.

The Company's Nomination Committee has been informed of the matter and has considered the case. The Nomination Committee is of the opinion that the current Board members possess the desired competence, and that it is therefore not necessary to supplement the Board with new members.

On this basis, the Nomination Committee has recommended that the general meeting elects a Board consisting of the following persons:

  • Vegard Sævik, Chairman of the Board (re-election)
  • Njål Sævik, Deputy Chairman of the Board (re-election)
  • Svein Roger Selle, Board member (re-election)
  • Therese Støle Skogstrand, Board member (re-election)
  • Henriette Thomsen, Board member (re-election)
  • Per Sævik, deputy member (re-election)

In accordance with the Nomination Committee's recommendation, the Board proposes that the General Meeting adopts the following resolution:

"Vegard Sævik is re-elected as Chairman of the Board, and Njål Sævik is elected as Deputy Chairman of the Board.

Svein Roger Selle, Therese Støle Skogstrand and Henriette Thomsen are reelected as Board members.

Per Sævik is re-elected as deputy member for Board members Vegard Sævik and Njål Sævik."

Til sak 5: Kapitalforhøyelse for å legge til rette for aksjespleis

Det vises til forslag om aksjespleis inntatt i punkt 6 nedenfor.

Da det totale antallet aksjer i Selskapet i dag ikke er delelig med 50 vil det i forkant av gjennomføringen av slik aksjespleis være nødvendig å gjennomføre en kapitalforhøyelse ved utstedelse av 41 ny aksjer. Styret foreslår at aksjene utstedes ved en rettet emisjon mot Havila Holding AS.

På denne bakgrunnen foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • 1. Aksjekapitalen forhøyes med NOK 41,00 fra NOK 855 985 659,00 til NOK 855 985 700,00, ved utstedelse av 41 aksjer, hver pålydende NOK 1,00.
  • 2. Vederlag per aksje er NOK 1,00. Det totale innskuddet er NOK 41,00.
  • 3. De nye aksjene tegnes av Havila Holding AS, ved tegning på separat tegningsblankett innen én dag etter generalforsamlingen. Aksjeeiernes fortrinnsrett til tegning av aksjene settes følgelig til side, jf. asl. § 10-4 jf. § 10-5.
  • 4. Tegningsbeløpet skal betales innen én dag etter tegning til en særskilt emisjonskonto.
  • 5. De nye aksjene gir rett til utbytte fra og med tidspunktet for registrering av kapitalforhøyelsen i Foretaksregisteret.
  • 6. Selskapets kostnader I forbindelse med kapitalforhøyelsen anslås til NOK 10 000. Utgiftene dekkes av Selskapet.
  • 7. Selskapets vedtekter endres tilsvarende.

Til sak 6: Aksjespleis (sammenslåing av Selskapets aksjer)

Det vises til prisen Selskapets aksjer for tiden omsettes for på Euronext Growth Oslo. Styret ønsker å sikre god prisdannelse i Selskapets aksjer, og vil i den sammenheng gjennomføre en aksjespleis. Den ble behandlet av ordinær generalforsamling 12. juni 2025, og legges nå frem for beslutning av den ekstraordinære generalforsamlingen.

Styret foreslår derfor å gjennomføre en aksjespleis i forholdet 50:1, etter gjennomføringen av kapitalforhøyelsen vist til i sak 5 ovenfor, slik at 50 eksisterende aksjer, hver med pålydende verdi NOK 1,00, slås sammen til én aksje med pålydende verdi NOK 50,00. Gjennomføring av slik aksjespleis vil være betinget av at generalforsamlingen vedtar kapitalforhøyelsen foreslått i sak 5 ovenfor.

Item 5: Share capital increase to facilitate reverse share split

Reference is made to the proposed share consolidation included under item 6 below.

As the current total number of shares in the Company cannot be divided by 50, prior to the completion of the share consolidation, the Company will need to complete a share capital increase through the issuance of 41 new shares. The Board proposes that the shares are issued through a directed share issue towards Havila Holding AS.

On this background, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

  • 1. The share capital is increased by NOK 41.00 from NOK 855,985,659.00 to NOK 855,985,700.00, by issuance of 41 shares, each with a nominal value of NOK 1.00.
  • 2. Consideration per share shall be NOK 1.00. The total contribution is NOK 41.00.
  • 3. The new shares shall be subscribed for by Havila Holding AS, through subscription on a separate subscription form within one day after the date of the general meeting. The shareholders' preferential rights to subscribe for the new shares are thus set aside, cf. section 10-4 cf. section 10-5 of the NPLCA.
  • 4. Payment shall take place no later than one day after subscription to a separate share issue account.
  • 5. The new shares will grant right to dividend from the time of registration of the share capital increase in the Norwegian Register of Business Enterprises.
  • 6. The Company's estimated expenses in connection with the share capital increase are NOK 10,000. The expenses are carried by the Company.
  • 7. The Company's articles of association are amended accordingly.

Item 6: Share consolidation (reverse share split)

Reference is made to the price at which the Company's shares currently trade on Euronext Growth Oslo. The Board aims to ensure a robust price formation in the Company's shares and, in this context, will carry out a reverse stock split. The matter was discussed at the ordinary general meeting on 12 June 2025, and is now presented for approval by the extraordinary general meeting.

The Board therefore proposes that the Company's shares, following the share capital increase described in item 5 above, are consolidated in the ratio of 50:1, whereby 50 existing shares, each with a nominal value of NOK 1.00, shall be consolidated to one share with a nominal value of NOK 50.00. The completion of such share consolidation will be conditional upon the general meeting approving the share capital increase proposed in item 5 above.

Aksjeeiere som ikke eier et antall aksjer som er delelig med 50 skal i forbindelse med gjennomføringen av aksjespleisen få sitt aksjeinnehav avrundet nedover, slik at aksjeeieren får et helt antall aksjer. Aksjeeiere som eier færre enn 50 aksjer vil få sitt aksjeantall redusert til 0. Brøkdelsaksjer vil ikke bli utstedt og aksjeeierne vil ikke motta noen kompensasjon for avrundingen. Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar at alle brøkdelsaksjer samles til hele aksjer og selges på Euronext Growth Oslo. Nettoinntektene fra dette salget skal doneres til et veldedig formål som styret fastsetter.

Aksjeeiere som ønsker å unngå at sitt aksjeinnehav avrundes nedover må sørge for å eie et antall aksjer som er delelig med 50 på eierregisterdatoen. Informasjon om dato for iverksettelse av aksjespleisen vil bli gitt på et senere tidspunkt.

Det foreslås videre at styret gis fullmakt til å fastsette relevante nøkkeldatoer for aksjespleisen, inkludert siste dag inklusive, ex-dato og eierregisterdato (record date). Det vil også være nødvendig å endre ISIN på Selskapets aksjer i forbindelse med aksjespleisen. Nærmere informasjon om nøkkeldatoer og ISIN-skiftet vil bli gitt gjennom børsmeldinger på et senere tidspunkt.

Styret har vurdert hvilken påvirkning fremgangsmåten beskrevet ovenfor vil ha på likebehandlingen av aksjeeierne, og mulige alternative løsninger for håndtering av aksjeposter som ikke er delelige med 50. Basert på denne vurderingen har styret konkludert med at fremgangsmåten som er beskrevet ovenfor er den mest hensiktsmessige.

På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • 1. Selskapets aksjer slås sammen (spleises) i forholdet 50:1, slik at 50 eksisterende aksjer, hver med pålydende verdi NOK 1,00, skal slås sammen til én aksje med pålydende verdi NOK 50,00.
  • 2. Selskapets styre fastsetter relevante nøkkeldatoer for aksjespleisen, inkludert siste dag inklusive, ex-dato og eierregisterdato.
  • 3. Aksjeeiere som ikke eier et antall aksjer som er delelig med 50 skal i forbindelse med gjennomføringen av aksjespleisen få sitt aksjeinnehav avrundet nedover, slik at aksjeeieren får et helt antall aksjer. Brøkdelsaksjer vil ikke bli utstedt og aksjeeierne vil ikke motta noen kompensasjon for avrundingen. Aksjeeiere som eier færre enn 50 aksjer vil få sitt aksjeantall redusert til null. Brøkdelsaksjene skal samles til hele aksjer og selges på Euronext Growth Oslo. Nettoinntekten fra salget skal doneres til et veldedig formål som bestemmes av styret.
  • 4. Selskapets vedtekter endres tilsvarende. Vedtaket skal være effektivt fra tidspunktet for registrering av vedtektsendringen i Foretaksregisteret.
  • 5. Vedtaket er betinget av at kapitalforhøyelsen som angitt i sak 5 er vedtatt og registrert i Foretaksregisteret.

Shareholders who do not own a number of shares which can be divided by 50 shall in connection with the reverse share split have their shareholding rounded downwards, so that the shareholder receives a whole number of shares. Shareholders who own fewer than 50 shares will have their shareholding reduced to zero. Fractional shares will not be issued and the shareholder will not receive any compensation for the rounding. The Board proposes that every fractional share will be consolidated to whole shares and sold on Euronext Growth Oslo. The net proceeds from the sale shall be donated to a charitable purpose as determined by the Board.

Shareholders that wish to avoid that their shareholding is rounded downwards must ensure that they hold a number of shares dividable by 50 as of the record date. Information on the date of implementation of the share consolidation will be given at a later time.

It is further proposed that the Board is given authorization to determine relevant key dates for the share consolidation, including the last day including, ex-date and record date. It will also be necessary to change the ISIN of the Company's shares in connection with the reverse share split. Further information on key dates and the change of ISIN will be given through stock exchange notices at a later time.

The Board has assessed the impact the course of action described above will have on the equal treatment of shareholders, as well as possible alternative courses of action, regarding shareholdings that are not divisible by 50. Based on this assessment, the Board has concluded that the procedure described above is the most appropriate.

On this background, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

  • 1. The Company's shares shall be consolidated (reverse split) in the ratio of 50:1, such that 50 existing shares, each with a nominal value of NOK 1.00, shall be consolidated to one share with a nominal value of NOK 50.00.
  • 2. The Company's board of directors determines the relevant key dates in connection with the reverse share split, including the last day including, ex-date and record date.
  • 3. Shareholders who do not own a number of shares which can be divided by 50 shall in connection with the reverse share split have their shareholding rounded downwards, so that the shareholder receives a whole number of shares. Fractional shares will not be issued and the shareholder will not receive any compensation for the rounding. Shareholders who own fewer than 50 shares will have their shareholding reduced to zero. The fractional shares will be added together to whole shares and will be sold on Euronext Growth Oslo. The net proceeds from the sale shall be donated to a charitable purpose as determined by the Company's board of directors.
  • 4. The Company's articles of association are amended accordingly. The resolution shall be effective from the time when the amendment to the articles of association is registered with the Norwegian Register of Business Enterprises.
  • 5. This resolution is conditional upon the share capital increase included in item 5 above being resolved and registered with the Norwegian Register of Business Enterprises.

Ref.nr.: Pin-kode:

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling i Havila Kystruten AS 7. november 2025 kl. 10:00, kun som et virtuelt møte.

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: og stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext Securities Oslo (ESO) per eierregisterdatoen, 31. oktober 2025.

Frist for registrering av forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser er onsdag, 5. november 2025 kl. 23:59.

Elektronisk registrering

Bruk alternativt "Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk".

Steg 1 – Registrer deg i påmeldings/registreringsperioden:

  • Enten via selskapets hjemmeside www.havilavoyages.com/ir ved hjelp av referansenummer og PIN- kode (for de som får innkalling i posten), eller
  • Innlogget i VPS Investortjenester; tilgjengelig på https://investor.vps.no/garm/auth/login eller gjennom egen kontofører (bank/megler). Når du har logget inn i VPS Investortjenester, velg: Hendelser – Generalforsamling – ISIN

Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene:

"Meld på" – Her melder du deg på

"Forhåndsstem" - Her angir du din forhåndsstemme

"Avgi fullmakt" - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person

"Avslutt" - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering

Steg 2 - På generalforsamlingsdagen:

Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiconnect.com/100-996-195-413.

Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS – se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).

Dersom du ikke er innlogget innen møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett. Innloggingen starter en time før.
Ref.nr.: Pin-kode:
Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk.
Signert blanket sendes som vedlegg i e-post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. Post til DNB Bank ASA
Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 5. november 2025 kl. 23:59. Dersom
aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
sine aksjer ønskes representert på generalforsmalingen i Havila Kystruten
AS som følger (kryss av):
Påmelding for online deltakelse (ikke kryss av på sakene under)
Fullmakt til styrets leder eller den hen bemyndiger (kryss av "For", "Mot" eller "Avstå" på de enkelte sakene under om
du ønsker at fullmakten skal være med stemmeinstrukser)
Forhåndsstemmer (kryss av, "For", "Mot" eller "Avstå" på de enkelte sakene under)
Åpen fullmakt til følgende person: (ikke kryss av på sakene under - eventuell stemmeinstruks avtales direkte med
fullmektig):

(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)

NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.

Dagsorden ekstraordinær generalforsamling 7. november 2025 For Mot Avstå
2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
3. Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden
4. Styrevalg
5. Kapitalforhøyelse for å legge til rette for aksjespleis
6. Aksjespleis (sammenslåing av selskapets aksjer)
Blanketten må være datert og signert
Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Ref.nr.: Pin-kode:
Notice of extraordinary general meeting
The extraordinary general meeting in Havila Kystruten AS will be held on 7 November 2025 10:00 CET as a virtual meeting.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons:
for the number of shares registered in Euronext per Record date 31 October 2025.
and votes

The deadline for electronic registration of advance votes, proxy of and instructions is Wednesday, 5 November 2025 at 23:59 CET.

Electronic registration

Alternatively, use "Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically".

Step 1 - Register during the enrolment/registration period:

  • Either through the company's website www.havilavoyages.com/ir using a reference number and PIN code (for those of you who receive the notice by post-service),
  • or Log in through VPS Investor services; available at https://investor.vps.no/garm/auth/login or through own account manager (bank/broker). Once logged in – choose: Corporate Actions – General Meeting – ISIN

You will see your name, reference number, PIN - code and balance. At the bottom you will find these choices:

"Enroll" - This is where you register your attendance

"Advance vote" - If you would like to vote in advance of the meeting

"Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person

"Close" - Press this if you do not wish to make any registration

Step 2 – The general meeting day:

Online participation: Please login through https://dnb.lumiconnect.com/100-996-195-413.

You must identify yourself using the reference number and PIN - code from VPS - see step 1 above. Shareholders can also get their

reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00 am – 3:30 pm).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote. Log in starts an hour before.
Ref.nr.:
Pin-kode:
Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically.
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars
Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received
no later than 5 November 2025 at 23:59 (CET). If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the
company certificate.
*Will be unsecured unless the sender himself secures the e-mail.
shares would like to be represented at the general meeting in Havila Kystruten
AS as follows (mark off):
Enroll for online participation (do not mark the items below)
Proxy to the Chair of the Board of Directors or the person he authorises (mark "In favour", "Against" or "Abstain"
on the individual items below if you want the Proxy to be with instructions)
Advance votes (mark "For", "Against" or "Abstain" on the individual items below)
Open proxy to the following person (do not mark items below – agree directly with your proxy solicitor if you wish
to give instructions on how to vote)

(write the proxy solicitor's name in block letters)

Note: The proxy solicitor must contact DNB Bank Verdipapirservice on phone number +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for login details.

Voting shall take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy solicitor determines the voting.

Agenda extraordinary general meeting 7 November 2025 In favour Against Abstain
2. Election of Chairperson and election of person to co-sign the minutes of the General
Meeting
3. Approval of the Notice of the Meeting and the Agenda
4. Election of members to the Board of Directors
5. Share capital increase to facilitate reverse share split
6. Share consolidation (reverse share split)
The form must be dated and signed

Place Date Shareholder's signature

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.