Pre-Annual General Meeting Information • Sep 23, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
| Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail. |
||||
|---|---|---|---|---|
| INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I | NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN | |||
| HUDDLESTOCK FINTECH AS | HUDDLESTOCK FINTECH AS | |||
| Til aksjeeierne | To the shareholders | |||
| Styret innkaller med dette til ekstraordinær generalforsamling i Huddlestock Fintech AS, organisasjonsnummer 821 888 522 ("Selskapet"). |
The board of directors hereby give notice of a general meeting in Huddlestock Fintech AS, reg. no. 821 888 522 (the "Company"). |
|||
| STED: Online (uten fysisk oppmøte for aksjeeierne) | VENUE: Online (without physical attendance for the shareholders) | |||
| TID: 7. oktober 2025 kl. 12:00 | TIME: 7 October 2025 at 12:00 hours (CEST) | |||
| Styret har fastsatt følgende forslag til dagsorden for generalforsamlingen: |
The Board of Directors has proposed the following agenda for the general meeting: |
|||
| Dagsorden | Agenda | |||
| 1 ÅPNING AV MØTET VED STYRETS LEDER ØYVIND HOVLAND OG OPPTAK AV FORTEGNELSE OVER MØTENDE AKSJEEIERE |
1 OPENING OF THE MEETING BY THE CHAIRMAN OF THE BOARD ØYVIND HOVLAND AND REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS |
|||
| 2 VALG AV MØTELEDER OG PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN |
2 ELECTION OF CHAIRMAN OF THE MEETING AND PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES |
|||
| Styret foreslår at styrets leder, Øyvind Hovland velges som møteleder og at Leif Arnold Thomas velges til å medundertegner protokollen. |
The board of directors proposes that the chair of the board of directors, Øyvind Hovland is elected to chair the meeting and that Leif Arnold Thomas is elected to co-sign the minutes. |
|||
| 3 GODKJENNING AV INNKALLING OG FORSLAG TIL DAGSORDEN |
3 APPROVAL OF THE NOTICE AND THE PROPOSED AGENDA |
|||
| Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner innkallingen og dagsordenen. |
The board of directors proposes that the general meeting approves the notice and the agenda. |
|||
| 4 VALG AV NYTT STYREMEDLEM |
4 ELECTION OF NEW BOARD MEMBER |
|||
| Styret foreslår at Kai Friedrich velges som nytt styremedlem. Friedrich er en erfaren tysk leder med over tretti års erfaring fra finansnæringen, og har hatt fremtredende lederroller i store europeiske finansinstitusjoner. Gjennom karrieren hans har han holdt direktør-stillinger i blant annet FNZ Bank SE og Consorsbank, samt nestleder i konsernledelsen i BNP Paribas Tyskland, hvor han ledet strategiske omstruktureringer og |
The Board proposes that Kai Friedrich is elected as a new board member. Friedrich is a seasoned German executive with over three decades of experience in the finance industry, has held prominent leadership roles across major European financial institutions. His career spans CEO positions at FNZ Bank SE and Consorsbank, as well as Vice Chairman of the Executive Board at BNP Paribas |
integrasjoner og ledet store digitale bankinnovasjoner. Kai har også tjenestegjort i flere styrer, inkludert DAB Bank AG og Hellobank Austria, noe som viser hans inngående lederekspertise. Hans omfattende Germany, where he oversaw strategic transformations, large-scale integrations, and digital banking innovations. Kai has also served on multiple supervisory boards, including DAB Bank AG and Hellobank
merittliste reflekterer et sterkt fokus på strategisk vekst, operasjonell presisjon og grenseoverskridende ledelse innen finansielle tjenester.
Utnevnelsen av Friedrich vil støtte Huddlestock sin strategiste ekspansjon inn i kontinental-Europa.
Styret foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende beslutning: The board therefore proposes that the general meeting adopts the
Kai Friedrich velges som nytt styremedlem. Kai Friedrich is elected as board member.
GENERALFORSAMLINGEN
Selskapet er underlagt bestemmelsene i aksjeloven. Per dato for innkallingen har Selskapet utstedt 279 544 008 aksjer, hver pålydende NOK 0,0019. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen.
Kun de som er aksjeeiere i Selskapet fem virkedager før generalforsamlingen, dvs. 30. september 2025 ("Registreringsdatoen") har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 4-4 (3), jf. allmennaksjeloven § 5- 2 (1). En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i aksjeeierregisteret i verdipapirsentralen Euronext VPS ("VPS") på Registreringsdatoen eller ha meldt og godtgjort erverv per Registreringsdatoen. Aksjer som er ervervet etter Registreringsdatoen gir ikke rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, men retten til å delta og stemme er i behold for aksjer som er solgt etter Registreringsdatoen.
Aksjeeiere som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen oppfordres til å varsle Selskapet om dette senest to virkedager før generalforsamlingen, dvs. innen 3. oktober 2025 kl. 16:00 ("Påmeldingsfristen").
I henhold til aksjeloven § 4-4 (2), jf. allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og Austria, demonstrating his deep governance expertise. His extensive track record reflects a strong focus on strategic growth, operational excellence, and cross-border financial services leadership.
The appointment of Friedrich will support Huddlestock's strategic expansion into continental Europe.
following resolution:
Styret vil dermed bestå av: The board of directors will thus consist of:
*** ***
The Company is governed by the provisions of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act (the "NPLCA"). As of the date of this notice, the Company has issued 279,544,008 shares, each with a par value of NOK 0.0019. Each share carries one vote at the general meeting.
Only those who are shareholders of the Company five business days prior to the general meeting, i.e. on 30 September 2025 (the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. section 4-4 (3) of the NPLCA, cf. section 5-2 (1) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "NPLLCA"). A shareholder who wish to attend and vote at the general meeting must be registered in the shareholder register in the Norwegian Central Securities Depository, Euronext VPS (the "VPS") as of the Record Date or have reported and documented an acquisition as per the Record Date. Shares acquired after the Record Date do not entitle the holder to attend and vote at the general meeting, however, the right to attend and vote is retained for shares sold after the Record Date.
Shareholders who wish to attend and vote at the general meeting are encouraged to notify the Company thereof at least two business days prior to the general meeting, i.e. by 3 October 2025 at 16:00 pm CEST (the "Registration Deadline").
SHARES HELD IN CUSTODIAN ACCOUNTS
According to section 4-4 (2) of the NPLCA, cf. section 1-8 of the NPLLCA, and regulations on intermediaries covered by section 4-5
tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkallingen til forvalter som videreformidler til aksjeeiere som de holder aksjer for. Aksjeeiere må kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle stemmer, fullmakt eller påmelding. Forvalter må i henhold til aksjeloven § 4-4 (3), jf. allmennaksjeloven § 5-3, registrere dette med Selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, dvs. innen Påmeldingsfristen.
of the Norwegian Central Securities Act and related implementing regulations, the notice is sent to custodians who pass on to shareholders for whom they hold shares. Shareholders must communicate with their custodians, who are responsible for conveying votes, proxies or registration of attendance. According to section 4-4 (3) of the NPLCA, cf. section 5-3 of the NPLLCA, custodians must register this with the Company no later than two business days before the general meeting, i.e. by the Registration Deadline.
Aksjeeiere av aksjer holdt på forvalterkonto som ikke overholder Shareholders of shares held in custodian accounts not complying with the deadline for attendance will not be able to participate in the ordinary general meeting.
The general meeting will be held electronically via Microsoft Teams. A link for the broadcast will be circulated prior to the general meeting.
Med vennlig hilsen / Yours sincerely
On behalf of the board of directors in Huddlestock Fintech AS
_______________________________ Øyvind Hovland
(Styrets leder / Chair of the board of directors)
Generalforsamlingen avholdes elektronisk via Microsoft Teams og en lenke for sendingen vil bli sendt ut i forkant av generalforsamlingen.
påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta i generalforsamlingen.
VEDLEGG 1
Melding om deltakelse i den ordinære generalforsamlingen kan gis ved å benytte denne møteseddel.
Møteseddelen kan sendes enten som skannet dokument per e-post til [email protected] eller ved ordinær post til Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
Møteseddelen må være mottatt senest den 3. oktober 2025 kl. 16:00.
☐ Avgi stemme for mine/våre aksjer, og
Undertegnede vil delta på den ekstraordinære generalforsamlingen i Huddlestock Fintech AS den 7. oktober 2025, kl. 12:00 og (sett kryss):
| ☐ Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er) |
|
|---|---|
| Navn på aksjonær (blokkbokstaver): | |
| E-postadresse for digital deltakelse for aksjonær: | |
| Navn på eventuell fullmektig (blokkbokstaver): | |
| E-postadresse for digital deltakelse for eventuell fullmektig: | |
| Navn på eventuell rådgiver (blokkbokstaver): | |
| E-postadresse for digital deltakelse for eventuell rådgiver: | |
Dato Sted Aksjonærens underskrift Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til selskapets firmaattest.
APPENDIX 1
Notice of attendance at the annual general meeting may be sent via this attendance slip.
The attendance slip may be sent either as a scanned copy by e-mail to [email protected] or by regular mail to Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
The attendance slip must be received no later than 3 October 2025 at 16:00 hours (CEST).
The undersigned will attend the extraordinary general meeting of Huddlestock Fintech AS on 7 October 2025 at 12:00 (CEST), and (tick-off):
☐ Vote for my/our shares, and ☐ Vote for shares pursuant to enclosed proxy(ies) Name of shareholder (capital letters): E-mail address for digital attendance of shareholder: Name of proxy (if relevant) (capital letters): E-mail address for digital attendance of proxy (if relevant): Name of adviser (if relevant) (capital letters): E-mail address for digital attendance of adviser (if relevant): Date Place Shareholder's signature If the shareholder is a company, the signature must be in
accordance with the company's certificate of registration.
VEDLEGG 2
Aksjonærer som ønsker å være representert ved fullmektig, bes om å fylle ut dette fullmaktsskjemaet. Fullmaktsskjemaet må være datert og signert.
Fullmaktsskjemaet kan sendes enten som skannet dokument per e-post til [email protected] eller ved ordinær post til Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
Fullmaktsskjemaet må være mottatt senest den 3. oktober 2025 kl. 16:00.
Undertegnede gir herved (sett kryss):
Øyvind Hovland, eller
(Navn på fullmektigen med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ekstraordinære generalforsamlingen i Huddlestock Fintech AS den 7. oktober 2025, kl. 12:00. Dersom det er sendt inn fullmaktsskjema uten avkryssing overfor eller uten navngivning av fullmektigen, anses fullmakten gitt til Øyvind Hovland. Stemmeavgivningen skal skje i henhold til instruksene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmeavgivningen i den grad det er fremmet forslag i tillegg til, som erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.
| Agenda for den ordinære generalforsamlingen | For | Mot | Avstå | Fullmektigen avgjør |
|---|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder |
||||
| 2. Valg av person til å medundertegne protokollen |
||||
| 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden |
||||
| 4. Valg av nytt styremedlem |
||||
(Aksjonærens navn og adresse med blokkbokstaver)
| E | I | |
|---|---|---|
| 1 | J | |
Sted Dato Aksjonærens underskrift
Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til selskapets firmaattest.
Shareholders who wish to authorise another person to act on his or her behalf, must complete this form of proxy. The form of proxy must be dated and signed.
The form of proxy may be sent either as a scanned copy by e-mail to [email protected] or by regular mail to Huddlestock Fintech AS, Kanalsletta 2, 4033 Stavanger.
The form of proxy must be received no later than 3 October 2025 at 16:00 hours (CEST).
The Undersigned hereby grants (please tick the relevant alternative):
Øyvind Hovland, or
(Name of attorney in capitalised letters)
power of attorney to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Huddlestock Fintech AS to be held on 7 October 2025 at 12:00 (CEST). If the form of proxy is submitted without stating the name of the attorney, the attorney will be deemed to have been given to Øyvind Hovland. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice, provided, however, that the attorney determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.
| Agenda for the ordinary general meeting | In favour | Against | Abstain | At the attorney's discretion |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of a chairperson of the meeting | ||||
| 2. | Election of a person to co-sign the minutes | ||||
| 3. | Approval of the notice and agenda | ||||
| 4. | Election of new board member |
(The shareholder's name and address in capitalised letters)
Place Date Shareholder's signature
If the shareholder is a company, the
signature must be in accordance with
the company's certificate of registration.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.