Eyemaxx Real Estate AG

Board/Management Information • Apr 13, 2018

### EYEMAXX Real Estate AG #### Aschaffenburg ### Bericht des Aufsichtsrates Im Geschäftsjahr 2016/2017 hat der Aufsichtsrat die Arbeit des Vorstandes kontinuierlich überwacht und diesen bei der strategischen Unternehmensentwicklung sowie wesentlichen Maßnahmen regelmäßig beraten. Er hat sich in regelmäßigen Abständen vom Vorstand des Unternehmens mündlich und schriftlich über die Lage der EYEMAXX Real Estate AG und ihrer Tochtergesellschaften im Konzernverbund unterrichten lassen. Der Aufsichtsrat hat im Berichtsjahr die ihm nach Gesetz und Satzung obliegenden Aufgaben in besonderem Maße wahrgenommen. Dem Aufsichtsrat wurde vom Vorstand regelmäßig über alle konzernrelevanten Themen, wie insbesondere die aktuelle Geschäftsentwicklung sowie die Planung und die Geschäftsstrategie, schriftlich und mündlich berichtet. Basierend auf den Informationen des Vorstandes erteilte der Aufsichtsrat nach detaillierter und kritischer eigener Prüfung seine Zustimmung zu den wesentlichen Rechtsgeschäften und Maßnahmen, soweit die Zustimmung gemäß Gesetz oder Satzung erforderlich war. In regelmäßig stattfindenden Besprechungen hat sich der Aufsichtsrat mit dem Vorstand über die Geschäftsentwicklung und die wichtigen Vorgänge im Unternehmen beraten. Im Geschäftsjahr 2016/2017 wurde besonderes Augenmerk auf die Entwicklung der laufenden Projekte sowie auf die von der Gesellschaft durchgeführten Kapitalmaßnahmen gelegt. Der Aufsichtsrat hat den Vorstand bei diesen Maßnahmen beraten. Im abgelaufenen Geschäftsjahr trat der Aufsichtsrat zu ordentlichen und außerordentlichen Sitzungen zusammen. An den Sitzungen des Aufsichtsrates haben die Mitglieder des Aufsichtsrates - mit Ausnahme der Sitzung vom 15.02.2017 - vollzählig teilgenommen und zwar durch persönliche Anwesenheit oder in Form fernmündlicher Teilnahme. Der Aufsichtsrat hat keine Ausschüsse gebildet. In den Sitzungen wurden unter anderem die wirtschaftliche Situation der Gesellschaft und der beteiligten Unternehmen sowie die Durchführung von Kapitalmarktmaßnahmen und die künftige Geschäftspolitik erörtert. Der Vorstand berichtete in jeder Sitzung über die operative Geschäftsentwicklung, die Lage der Gesellschaft sowie über deren Zukunftsplanung. Auch außerhalb dieser Sitzungen pflegten Aufsichtsrat und Vorstand einen kontinuierlichen Informations- und Gedankenaustausch, sodass der Aufsichtsrat über den Gang der Geschäfte in Kenntnis war. Die Berichte des Vorstandes sowie die schriftlichen Beschlussvorlagen lagen dem Aufsichtsrat als Grundlage für die Beratung und Entscheidung jeweils zur Vorbereitung vor. Über Geschäftsvorgänge von besonderer Bedeutung wurde der Aufsichtsrat durch den Vorstand jeweils informiert. Zusammengefasst wurden in den Sitzungen insbesondere die folgenden Themen behandelt und unter anderem folgende Beschlüsse gefasst: #### Sitzung vom 28. November 2016 In der außerordentlichen Sitzung im fernmündlichen Weg wurde vom Aufsichtsrat die Zustimmung zur Ausgabe einer Wandelschuldverschreibung 2016/2019 im Volumen zwischen EUR 4.075.000,00 und EUR 4.289.720,00 durch die EYEMAXX Real Estate AG erteilt. #### Sitzung vom 13. Dezember 2016 In der außerordentlichen Sitzung im fernmündlichen Weg erteilte der Aufsichtsrat die Zustimmung zu den finalisierten Bedingungen der Wandelschuldverschreibung 2016/2019. #### Sitzung vom 15. Februar 2017 In der ordentlichen Sitzung erteilte der Aufsichtsrat nach ausführlicher interner Diskussion seine Zustimmung zum Ergebnis der Abschlussprüfung einschließlich der Prüfung des Abhängigkeitsberichtes. Der Aufsichtsrat billigte den vom Vorstand für das Geschäftsjahr 2015/2016 aufgestellten Jahresabschluss und den vom Vorstand für das Geschäftsjahr 2015/2016 aufgestellten Konzernabschluss. Somit wurden der Jahresabschluss der EYEMAXX Real Estate AG sowie der Konzernabschluss festgestellt. #### Sitzung am 23. März 2017 In der außerordentlichen Sitzung im fernmündlichen Weg fasste der Aufsichtsrat den Beschluss und genehmigte dadurch den Beschluss des Vorstandes vom gleichen Tag zur Begebung einer weiteren Wandelschuldverschreibung im Wege eines öffentlichen Bezugsangebots und öffentlichen Angebots an nicht bezugsberechtigte Anleger mit Prospekt sowie einer Privatplatzierung in Höhe von bis zu EUR 20.376.000,00. #### Sitzung vom 02. Mai 2017 In der ordentlichen Sitzung wurden vom Aufsichtsrat unter anderem die Zielgrößen für den Frauenanteil im Aufsichtsrat festgelegt sowie die Einladungsbekanntmachung zur Hauptversammlung beschlossen. #### Ordentliche Hauptversammlung vom 19. Juni 2017 Der Vorsitzende des Aufsichtsrates, Herr Franz Gulz, leitete unter Anwesenheit des Aufsichtsratsmitgliedes Andreas Autenrieth und des Vorstandes die Hauptversammlung der Gesellschaft in München. Der stellvertretende Aufsichtsratsvorsitzende, Richard Fluck, war entschuldigt. Die Tagesordnung wurde gemäß Einladung ohne Veränderungswünsche seitens der Aktionäre erledigt. Sämtliche Beschlüsse wurden angenommen, wofür sich der Aufsichtsrat bei den Aktionären bedankte. #### Sitzung vom 21. Juni 2017 In der außerordentlichen Sitzung im fernmündlichen Weg wurde vom Aufsichtsrat der Beschluss über das Angebot an die Anleihegläubiger zum Umtausch der Anleihe 2013/2019 in die Anleihe 2014/2020 in Höhe von bis zu EUR 4.900.000,00 gefasst. #### Sitzung vom 30. August 2017 In der außerordentlichen Sitzung im fernmündlichen Weg wurde vom Aufsichtsrat der Beschluss gefasst, dem Vorstandbeschluss über die Erhöhung des Grundkapitals der EYEMAXX Real Estate AG auf bis zu EUR 4.706.386,00 gegen Bareinlagen aus dem Genehmigten Kapital 2016 unter Wahrung des Bezugsrechtes der Aktionäre zuzustimmen. #### Sitzung vom 20. September 2017 In der ordentlichen Sitzung wurde vom Aufsichtsrat unter anderem der Beschluss über die Entsprechenserklärung für das Geschäftsjahr 2016/2017 gefasst sowie dem Beschluss des Vorstandes vom gleichen Tag über die Anzahl der neu auszugebenden Neuen Aktien der Gesellschaft in Höhe von 416.666 Stück zugestimmt. #### Sitzung vom 18. Oktober 2017 In der außerordentlichen Sitzung im fernmündlichen Weg wurde vom Aufsichtsrat der Beschluss über die Genehmigung der Tagesordnung für eine außerordentliche Hauptversammlung am 28.11.2017 gefasst. #### Außerordentliche Hauptversammlung vom 28.11.2017 In der außerordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft vom 28.11.2017 hat die Hauptversammlung eine reguläre Kapitalerhöhung gegen Bareinlagen unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre sowie die Schaffung eines neuen Genehmigten Kapitals 2017 mit möglichem Ausschluss des Bezugsrechts, die entsprechende Satzungsänderung und die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2016 beschlossen. #### Sitzungsteilnahme der Aufsichtsratsmitglieder An den Sitzungen des Aufsichtsrates - mit Ausnahme der oben genannten Sitzungen - haben die Mitglieder des Aufsichtsrates vollzählig teilgenommen und zwar durch persönliche Anwesenheit oder in Form fernmündlicher Teilnahme. #### Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex und Interessenkonflikte Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung vom 20.09.2017 eine Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für das Geschäftsjahr 2016/2017 abgegeben. Diese wurde inzwischen auch auf der Website des Unternehmens veröffentlicht. Interessenkonflikte von Bedeutung waren durch den Aufsichtsrat im Rahmen seiner Beschlussfassungen nicht zu behandeln. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass der Aufsichtsrat im Rahmen seiner Entsprechenserklärung zum Geschäftsjahr 2016/2017 zum Corporate Governance Kodex auf gewisse, nicht vermeidbare Interessenskollisionen hingewiesen hat. #### Veränderungen der Zusammensetzung des Aufsichtsrates In der personellen Zusammensetzung des Aufsichtsrates ergaben sich keine Veränderungen: In der Hauptversammlung vom 19.06.2017 wurden die Aufsichtsratsmandate von Herrn Franz Gulz sowie Herrn Richard Fluck bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 beschließt, verlängert. Der Aufsichtsrat dankt dem Vorstand im abgelaufenen Geschäftsjahr für seine Tätigkeit für die Gesellschaft. Leopoldsdorf bei Wien, den 12. Januar 2018 Franz Gulz Vorsitzender des Aufsichtsrates während des Berichtszeitraums