Lotus Bakeries NV

VOLMACHTFORMULIER ALGEMENE VERGADERING VAN 13 MEI 2025

Lees en volg aandachtig de volgende instructies:

- Duid slechts één enkele gevolmachtigde aan op p. 1
- VUL UW STEMINSTRUCTIES IN op p. 2 tot en met p. 5
- Dateer, onderteken en vul de gevraagde informatie in op p. 6

De ondergetekende:
(volledige naam van de aandeelhouder)………………………………………………………………………………………………………………

Volledig adres van de aandeelhouder: …………….........................................................................................................

Eigenaar van …………………………....... aandelen op naam - gedematerialiseerde aandelen (schrappen wat niet past)

van Lotus Bakeries NV, met zetel te 9971 Lembeke, Gentstraat 1, stelt bij deze aan als zijn/haar bijzondere gevolmachtigde:

de heer mevrouw .................................................................................................(volledige naam invullen) OF
De secretaris van de vennootschap, mevr. Brechtje Haan

aan wie de aandeelhouder alle machten verleent teneinde:

- de aandeelhouder te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van aandeelhouders van Lotus Bakeries NV, die gehouden wordt op dinsdag 13 mei 2025 om 10 uur te Amelia Earhartlaan 6, 9051 Sint-Denijs-Westrem.
- deel te nemen aan alle beraadslagingen betreffende de betreffende de agendapunten en voorstellen van besluit opgenomen in de oproeping en agenda.

Steminstructies

Vul hier uw steminstructies in met betrekking tot de hierboven gespecifieerde voorstellen van besluit:

Kennisname en bespreking van het jaarverslag en het geconsolideerde jaarverslag van de raad

van bestuur met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. (geeft geen aanleiding tot stemming)

1. Kennisname en bespreking van het controleverslag en het geconsolideerde controleverslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. (geeft geen aanleiding tot stemming)
1. Kennisname en goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 76 EUR per aandeel. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 76 EUR per aandeel."

voor tegen onthouding

1. Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. (geeft geen aanleiding tot stemming)
1. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren."

voor tegen onthouding

Kennisname en goedkeuring van het remuneratiebeleid voor de leden van de raad van bestuur en de leden van het uitvoerend management.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratiebeleid voor de leden van de raad van bestuur en de leden van het uitvoerend management, zoals gepubliceerd op de website van Lotus Bakeries (https://www.lotusbakeries.com/shareholders-meeting), aan te nemen."

voor tegen onthouding

Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om, bij afzonderlijke stemming, kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024."

voor tegen onthouding

Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024."

voor tegen onthouding

Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van Vasticom BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Vander Stichele, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Vasticom BV, met ondernemingsnummer 0551.837.750 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Vander Stichele, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

voor tegen onthouding

Kennisname einde van het bestuurdersmandaat van Mercuur Consult BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Boone, ingevolge haar ontbinding dewelke heeft plaatsgevonden op 30 september 2024. In dit licht heeft de raad van bestuur besloten om, conform artikel 13 van de statuten, voorlopig in de vacature te voorzien en werd Stephenson NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Boone, gecoöpteerd als bestuurder. Bevestiging van deze coöptatie en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar, als uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Mercuur Consult BV, met ondernemingsnummer 0478.305.614 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Boone. De gewone algemene vergadering besluit, op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot bevestiging van de benoeming van Stephenson NV, met als ondernemingsnummer 0886.036.602, vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger Jan Boone als uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

voor tegen onthouding

Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van de heer Anton Stevens, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van de heer Anton Stevens, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

voor tegen onthouding

Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van Palumi BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Peter Bossaert, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Palumi BV, met ondernemingsnummer 0697.700.511 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Peter Bossaert, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De gewone algemene vergadering erkent dat, op basis van de voor de vennootschap beschikbare informatie, Palumi BV en de heer Peter Bossaert voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en artikel 7:87, §1, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

voor tegen onthouding

Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van Benoit Graulich BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Benoit Graulich, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Benoit Graulich BV, met ondernemingsnummer 0472.527.877 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Benoit Graulich, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming als niet-uitvoerend bestuurder voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid."

voor tegen onthouding

Ratificering van de benoeming als commissaris voor de assurance opdracht over de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Voorstel van besluit

"Voor zover als nodig, ratificeert de algemene vergadering:

(i) de benoeming van de commissaris PwC Bedrijfsrevisoren BV, met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, vast vertegenwoordigd door Lien Winne BV met als vaste vertegenwoordiger Lien Winne, bedrijfsrevisor, voor de opdracht van limited assurance over de duurzaamheidsinformatie van de vennootschap voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024."

(ii) de vergoeding van EUR 105.000 (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) voor deze opdracht.

voor tegen onthouding

1. Kennisname van het einde van het mandaat van de huidige commissaris en benoeming van nieuwe commissaris en vaststelling van bezoldiging.
2. Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het mandaat van PwC Bedrijfsrevisoren BV en het bereiken van de maximumtermijn gedurende dewelke PwC Bedrijfsrevisoren BV als auditkantoor wettelijke controlediensten aan de vennootschap kan verlenen en besluit om, op voorstel van de raad van bestuur, op gunstig advies van het auditcomité, Deloitte Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1930 Zaventem, Luchthaven Nationaal 1 J, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0429.053.863 te benoemen als commissaris belast met de wettelijke controle op de jaarrekening en de assurance van duurzaamheidsinformatie voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap heeft dhr. Kurt Dehoorne, bedrijfsrevisor, aangeduid als vertegenwoordiger die gemachtigd is haar te vertegenwoordigen en die belast wordt met de uitoefening van het mandaat in naam en voor rekening van de BV. Het mandaat vervalt na de gewone algemene vergadering die de jaarrekening per 31 december 2027 dient goed te keuren. De vergoeding voor deze opdracht bedraagt 175.000 EUR per jaar (exclusief BTW, onkosten en bijdrage IBR) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen. Deze vergoeding omvat de audit van de statutaire jaarrekening, de geconsolideerde jaarrekening, de opdracht van assurance van duurzaamheidsinformatie en de beoordeling van de halfjaarcijfers van de vennootschap (statutair en geconsolideerd).

De globale jaarlijkse erelonen van de commissaris en zijn netwerk voor de hierboven genoemde controle activiteiten tesamen met de controle activiteiten op het niveau van de dochterondernemingen worden vastgesteld op 625.000 EUR (exclusief BTW, onkosten en bijdrage IBR) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen."

voor tegen onthouding

Delegatie van bevoegdheden.

Voorstel van besluit

"De algemene vergadering verleent volmacht aan ieder lid van de raad van bestuur, evenals aan Mevr. Brechtje Haan, woonplaats kiezend op de zetel van de vennootschap voor deze doeleinden, ieder alleen handelend en met macht van indeplaatsstelling, om alle documenten, instrumenten, handelingen en formaliteiten (op) te stellen, uit te voeren en te ondertekenen en om alle nodige en nuttige instructies te geven om de voorgaande besluiten te implementeren, evenals om de formaliteiten te vervullen met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen."

voor tegen onthouding

In het specifieke geval dat de bijzonder gevolmachtigde een persoon is die zetelt in de raad van bestuur van Lotus Bakeries NV of werkzaam is bij Lotus Bakeries NV, dan geldt dat die persoon enkel mag stemmen over die agendapunten waarover een specifieke steminstructie is gegeven. Bij afwezigheid van steminstructies voor enig agendapunt of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, zal de volmachtgever altijd geacht zal worden steminstructies te hebben gegeven om "zich te onthouden" om over het voorstel tot besluit te stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven; dit zal geacht zijn een specifieke steminstructie te zijn in de zin van artikel 7: 143 § 4 2° en 3° van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Plaats en datum .........................................................................................................................2025.

Handtekening van de aandeelhouder (Moet voorafgegaan worden door de handgeschreven woorden "Goed voor volmacht").

Indien de aandeelhouder geen natuurlijk persoon is:

Naam van de persoon die ondertekent:
Functie
Juridische entiteit
die verklaart gemachtigd te zijn deze volmacht te ondertekenen in naam en voor rekening van de op
p. 1 genoemde aandeelhouder.

AI Terminal

Lotus Bakeries NV

3972_rns_2025-03-28_122df5c8-4879-4758-a2ac-af3d4e23bc2f.pdf