Unifiedpost Group SA

Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 18, 2025

PROCURATION

Le soussigné

Complétez 1. ou 2.

1. Personne physique
Nom et prénom: …………………………………………………………………………………………….
Adresse: ……………………………………………………………………………………………………
ou
2. Personne morale
Nom: ………………………………………………………………………………………………………….
Siège: ………………………………………………………………………………………………………
Numéro d'entreprise: ……………………………………………………………………………………….
Représentée conformément à ses statuts par: …………………………………………………………

titulaire de:

…..............................(nombre) actions …..............................(nombre) droits de souscription

de Unifiedpost Group NV/SA, une société anonyme (« naamloze vennootschap ») de droit belge dont le siège est situé à Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, en Belgique et immatriculée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0886.277.617 (RPM Brabant Wallon),

désigne par la présente comme mandataire:

Complétez 1. ou 2.

1. Personne physique
Nom et prénom: …………………………………………………………………………………………….
Adresse: ……………………………………………………………………………………………………
ou
2. Personne morale
Nom: ………………………………………………………………………………………………………….
Siège: ………………………………………………………………………………………………………
Numéro d'entreprise: ……………………………………………………………………………………….
Représentée par: …………………………………………………………………………………………

afin de:

i. le représenter en tant qu'actionnaire et/ou titulaire de droits de souscription au l'assemblée générale ordinaire des actionnaires de Unifiedpost Group SA/NV qui se tiendra à Buzzynest, Avenue Reine Astrid 92A, La Hulpe le mardi 20 mai 2024 à 19h00 (CET) et ayant l'ordre du jour suivant, comprenant les propositions de décision:

ii.

Afin de donner des instructions de vote, veuillez indiquer votre vote en remplissant les points cidessous. En l'absence d'instructions de vote, vous serez considéré comme ayant voté en faveur des résolutions proposées.

Partie 1 : Ordre du jour de l'Assemblée générale extraordinaire

1. Approbation de modification des statuts – Changement de la dénomination sociale.

Proposition de décision : proposition de modification de l'article 1 des statuts afin de changer la dénomination de la société de Unifiedpost Group en Banqup Group.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

Partie 2 : Ordre du jour de l'Assemblée générale ordinaire

• 1. Communication du rapport annuel du Conseil d'administration et du rapport des réviseurs d'entreprise concernant les états financiers consolidés pour l'exercice clos le 31 décembre 2024.
• 1. Approbation du rapport de rémunération inclus dans le rapport annuel du Conseil d'administration sur les états financiers audités clos le 31 décembre 2024.

Proposition de décision : approbation du rapport de rémunération pour l'exercice financier clos le 31 décembre 2024.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

1. Approbation des états financiers audités clos le 31 décembre 2024, notamment le projet de répartition du résultat.

Proposition de décision : approbation des états financiers audités clos le 31 décembre 2024 affichant un bénéfice de EUR 37.288.229,77, ainsi que de l'affectation proposée du résultat, selon laquelle un montant de 72.931.775,84 EUR est reporté à nouveau à titre de pertes reportées.

Approbation 0 Rejet 0 Abstention 0

• 1. Communication des états financiers consolidés de la Société pour l'exercice clos le 31 décembre 2024 ainsi que du rapport annuel du Conseil d'administration et du rapport des réviseurs d'entreprise sur ces états financiers consolidés.
• 1. Ratification de la nomination et nomination d'administrateurs de la Société.

Proposition de décision :

(i) L'Assemblée Générale décide de ratifier la nomination par cooptation de Crescemus BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0521.873.163, représentée de manière permanente par Pieter Bourgeois, en qualité d'administrateur non exécutif de la Société à compter du 23 octobre 2024. Conformément à l'article 7:88, §1 du Code des sociétés et des associations, l'Assemblée Générale décide de déroger à la règle selon laquelle le mandat d'un administrateur coopté prend fin à la date à laquelle le mandat initial aurait pris fin, et décide de nommer Crescemus BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0521.873.163, représentée de manière permanente par Pieter Bourgeois, en qualité d'administrateur non exécutif pour une durée prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le curriculum vitae de Monsieur Pieter Bourgeois est disponible sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

(ii) L'Assemblée Générale décide de ratifier la nomination par cooptation de PDMT Investments LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 45-2043440, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant de la Société à compter du 23 octobre 2024. Conformément à l'article 7:88, §1 du Code des sociétés et des associations, l'Assemblée Générale décide de déroger à la règle selon laquelle le mandat d'un administrateur coopté prend fin à la date à laquelle le mandat initial aurait pris fin, et décide de nommer PDMT Investments LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 45-2043440, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant pour une durée prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, PDMT Investments LLC, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, satisfait aux critères d'indépendance définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société. Le curriculum vitae de Monsieur Peter Mulroy est disponible sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

1. Nomination d'administrateurs de la Société.

Proposition de décision :

(i) L'Assemblée Générale décide de nommer Quilaudem BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0795.086.135, représentée de manière permanente par Nathalie Van Den Haute, en qualité d'administrateur non exécutif de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le curriculum vitae de Madame Nathalie Van Den Haute est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

(ii) L'Assemblée Générale décide de nommer Ahok BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0457.927.595, représentée de manière permanente par Koen Hoffman, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, Ahok BV, représentée de manière permanente par Koen Hoffman, satisfait aux critères d'indépendance tels que définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 ainsi qu'à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société. Le curriculum vitae de Monsieur Koen Hoffman est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

Approbation 0 Rejet 0 Abstention 0

(iii) L'Assemblée Générale décide de nommer Leanne Kemp en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, Madame Leanne Kemp satisfait aux critères d'indépendance tels que définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 ainsi qu'à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société. Le curriculum vitae de Madame Leanne Kemp est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

(iv) L'Assemblée Générale décide de nommer Beco Global Consulting LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 33-1666922, représentée de manière permanente par Nicolas de Beco, en qualité d'administrateur exécutif de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le curriculum vitae de Monsieur Nicolas de Beco est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

1. Approbation de la Politique de Rémunération mise à jour.

Proposition de décision : Approbation de la Politique de Rémunération mise à jour, disponible pour consultation sur le site web.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

1. Approbation de la décharge donnée aux tous les membres du Conseil d'administration ayant exercé leur mandat en 2024.

Proposition de décision : approbation de la décharge donnée à tous les membres du Conseil d'administration pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice clos le 31 décembre 2024.

Approbation 0 Rejet 0 Abstention 0

1. Approbation de la décharge donnée au réviseur d'entreprise.

Proposition de décision : approbation de la décharge donnée à BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Mme. Ellen Lombaerts, pour l'exécution de son mandat de réviseur d'entreprise de la Société au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2024.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

1. Approbation du renouvellement du mandat de BDO en tant que commissaire aux comptes de la Société à compter de la date de la présente Assemblée générale jusqu'à l'Assemblée générale de 2028.

Proposition de décision : approuver la renouvellement du mandat de commissaire de la société BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Madame Ellen Lombaerts, en qualité de commissaire de la Société à compter de la date de la présente Assemblée Générale jusqu'à l'Assemblée Générale de 2028. Le montant des honoraires pour cette mission est de 400.000,00 euros par an (hors TVA, frais et contribution à l'IBR). Ce montant inclut le contrôle des comptes annuels statutaires, des comptes annuels consolidés et l'examen des chiffres semestriels (statutaires et consolidés) de la Société.

Approbation 0 Rejet 0

Abstention 0

1. Nomination du commissaire chargé de l'"assurance" du rapport de durabilité de la CSRD pour l'année 2025.

Proposition de décision : conformément à la recommandation du Conseil d'Administration et sur recommandation du Comité d'Audit, nomination de BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Madame Ellen Lombaerts, responsable de l'assurance du rapport de durabilité CSRD, pour une période d'un an. Les honoraires pour cette mission s'élèvent à 70.000,00 euros par an (hors TVA, frais, contribution à l'IBR et éventuel remboursement forfaitaire des coûts de technologie et de conformité).

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

12. Procuration.

Proposition de décision : accorder une procuration à M. Mathias Baert et Mme Hilde Debontridder, choisissant à titre d'adresse le Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique, en qualité de mandataires extraordinaires ayant le droit d'agir à titre individuel et de sous-déléguer leurs pouvoirs, et leur accorder le droit de représenter la Société en ce qui concerne l'exécution de ses obligations de dépôt et de déclaration prévues par le Code des sociétés et des associations (Belgique) et les autres lois en vigueur. La présente procuration autorise les mandataires extraordinaires susvisés à mettre en œuvre toutes les actions nécessaires et utiles et à signer tous les documents relatifs à ces obligations de dépôt et de déclaration, notamment, sans s'y limiter, à déposer les décisions susvisées au greffe compétent du Tribunal de commerce en vue de leur publication aux Annexes du Moniteur belge.

Approbation	0
Rejet	0
Abstention	0

• iii. participer à toutes les délibérations ;
• iv. voter au nom du soussigné sur tous les points de l'ordre du jour susmentionné, conformément aux instructions de vote telles qu'elles sont définies ci-dessus ;
• v. signer tous les actes, procès-verbaux et autres documents relatifs à ces assemblées ;
• vi. faire tout ce qui paraîtra nécessaire ou utile à l'exécution de la présente procuration, avec

promesse de ratification.

Fait à …………………………………… le......................................... 2025.

Le soussigné:

Nom: …………………………… Nom: ……………………………

Fonction: ………………………… Fonction: ………………………… (si applicable) (si applicable)

…………………………… ……………………………