UNIFIEDPOST GROUP

Société anonyme (« naamloze vennootschap ») constituée en vertu du droit belge Siège social est sis au avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique Numéro d'entreprise 0886.277.617 Registre des personnes morales Brabant wallon

www.unifiedpost.com

AVIS DE CONVOCATION Á L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE ET ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES

Le Conseil d'administration d'Unifiedpost Group SA/NV (la Société) a l'honneur d'inviter ses actionnaires et porteurs de bons de souscription à assister aux assemblée générale ordinaire des actionnaires (l'Assemblée générale ) quise tiendront à Buzzynest, Avenue Reine Astrid 92A, La Hulpe, le mardi 20 mai 2025 à 19h00 (CET) afin de délibérer et de voter sur les points énumérés dans l'ordre du jour décrit ci-dessous.

Les modalités formelles sont détaillées à la fin de cet avis de convocation. Dans la mesure indiquée, les actionnaires peuvent également utiliser la plateforme ABN AMRO (http://www.abnamro.com/evoting) pour accomplir toutes les formalités de participation et voter par procuration à l'Assemblée générale.

Partie 1 : Ordre du jour de l'Assemblée générale extraordinaire

L'Assemblée Générale Extraordinaire ne pourra valablement délibérer sur les points à l'ordre du jour que si au moins la moitié du capital est présente ou représentée, conformément à l'article 7:153 du Code des sociétés et des associations. Si cette condition n'est pas remplie, une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire portant le même ordre du jour sera convoquée le 17 juin 2025. Cette seconde Assemblée Générale Extraordinaire pourra valablement délibérer quel que soit le nombre d'actions présentes ou représentées.

1. Proposition de modification des statuts – Changement de la dénomination sociale.

Projet de résolution: proposition de modification de l'article 1 des statuts afin de changer la dénomination de la société de Unifiedpost Group en Banqup Group.

Partie 2 : Ordre du jour de l'Assemblée générale ordinaire

1. Communication du rapport annuel du Conseil d'administration et du rapport des réviseurs d'entreprise concernant les états financiers consolidés pour l'exercice clos le 31 décembre 2024.

Commentaire du Conseil d'administration: conformément aux articles 3:5 et 3:6 du Code des sociétés et des associations (Belgique), le Conseil d'administration a rédigé un rapport annuel pour décrire sa gestion. En outre, les réviseurs d'entreprise ont rédigé un rapport détaillé conformément aux articles 3:74 et 3:75 du Code des sociétés et des associations (Belgique). Les deux rapports sont mis à disposition sur le site web à compter de la date du présent avis de convocation. L'approbation des actionnaires n'est pas nécessaire pour ces rapports.

2. Approbation du rapport de rémunération inclus dans le rapport annuel du Conseil d'administration sur les états financiers audités clos le 31 décembre 2024.

Projet de résolution: approbation du rapport de rémunération pour l'exercice financier clos le 31 décembre 2024.

3. Approbation des états financiers audités clos le 31 décembre 2024, notamment le projet de répartition du résultat.

Projet de résolution: approbation des états financiers audités clos le 31 décembre 2024 affichant un bénéfice de EUR 37.288.229,77, ainsi que de l'affectation proposée du résultat, selon laquelle un montant de 72.931.775,84 EUR est reporté à nouveau à titre de pertes reportées.

4. Communication des états financiers consolidés de la Société pour l'exercice clos le 31 décembre 2024 ainsi que du rapport annuel du Conseil d'administration et du rapport des réviseurs d'entreprise sur ces états financiers consolidés.

Commentaire du Conseil d'administration : conformément à l'article 3:32 du Code des sociétés et des associations (Belgique), le Conseil d'administration a rédigé un rapport sur les états financiers consolidés 2024. En outre, le réviseur d'entreprise a rédigé un rapport détaillé conformément à l'article 3:80 du Code des sociétés et des associations (Belgique). Les deux rapports sont mis à disposition sur le site web à compter de la date du présent avis de convocation. L'approbation des actionnaires n'est pas nécessaire pour ces rapports.

5. Ratification de la nomination et nomination d'administrateurs de la Société.

Commentaire du Conseil d'administration : Conformément à l'article 7:88 du Code des sociétés et des associations et à l'article 16 des statuts de la Société, et sur avis du Comité de nomination et de rémunération, le Conseil d'administration a décidé à l'unanimité de :

(i) approuver la cooptation de Crescemus BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0521.873.163, représentée de manière permanente par Pieter Bourgeois, en qualité d'administrateur non exécutif, à la suite de la démission de AS Partners BV, représentée de manière permanente par Stefan Yee. La cooptation a pris effet le 23 octobre 2024 et prendra fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2026 ;
(ii) approuver la cooptation de PDMT Investments LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 45- 2043440, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant, à la suite de la démission de Sopharth BV, représentée de manière permanente par Philippe De Backer. La cooptation a pris effet le 23 octobre 2024 et prendra fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2026. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, PDMT Investments LLC, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, satisfait aux critères d'indépendance tels que définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 ainsi qu'à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société.

Projet de résolution:

(i) L'Assemblée Générale décide de ratifier la nomination par cooptation de Crescemus BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0521.873.163, représentée de manière permanente par Pieter Bourgeois, en qualité d'administrateur non exécutif de la Société à compter du 23 octobre 2024. Conformément à l'article 7:88, §1 du Code des sociétés et des associations, l'Assemblée Générale décide de déroger à la règle selon laquelle le mandat d'un administrateur coopté prend fin à la date à laquelle le mandat initial aurait pris fin, et décide de nommer Crescemus BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0521.873.163, représentée de manière permanente par Pieter Bourgeois, en qualité d'administrateur non exécutif pour une durée prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le curriculum vitae de Monsieur Pieter Bourgeois est disponible sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.
(ii) L'Assemblée Générale décide de ratifier la nomination par cooptation de PDMT Investments LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 45-2043440, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant de la Société à compter du 23 octobre 2024. Conformément à l'article 7:88, §1 du Code des sociétés et des associations, l'Assemblée Générale décide de déroger à la règle selon laquelle le mandat d'un administrateur coopté prend fin à la date à laquelle le mandat initial aurait pris fin, et décide de nommer PDMT Investments LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 45-2043440, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant pour une durée prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, PDMT Investments LLC, représentée de manière permanente par Peter Mulroy, satisfait aux critères d'indépendance définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 et à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société. Le curriculum vitae de Monsieur Peter Mulroy est disponible sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

6. Nomination d'administrateurs de la Société.

Projet de résolution:

(i) L'Assemblée Générale décide de nommer Quilaudem BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0795.086.135, représentée de manière permanente par Nathalie Van Den Haute, en qualité d'administrateur non exécutif de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le curriculum vitae de Madame Nathalie Van Den Haute est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.
(ii) L'Assemblée Générale décide de nommer Ahok BV, entreprise immatriculée sous le numéro 0457.927.595, représentée de manière permanente par Koen Hoffman, en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, Ahok BV,

représentée de manière permanente par Koen Hoffman, satisfait aux critères d'indépendance tels que définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 ainsi qu'à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société. Le curriculum vitae de Monsieur Koen Hoffman est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

(iii) L'Assemblée Générale décide de nommer Leanne Kemp en qualité d'administrateur non exécutif et indépendant de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le Conseil d'administration confirme que, sur la base des informations dont dispose la Société, Madame Leanne Kemp satisfait aux critères d'indépendance tels que définis à l'article 7:87, §1 du Code des sociétés et des associations, au Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 ainsi qu'à la Charte de gouvernance d'entreprise de la Société. Le curriculum vitae de Madame Leanne Kemp est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.
(iv) L'Assemblée Générale décide de nommer Beco Global Consulting LLC, entreprise immatriculée sous le numéro 33-1666922, représentée de manière permanente par Nicolas de Beco, en qualité d'administrateur exécutif de la Société, pour un mandat de quatre ans, prenant fin immédiatement après l'Assemblée Générale Ordinaire de 2029. Le curriculum vitae de Monsieur Nicolas de Beco est disponible pour consultation sur le site web. L'administrateur percevra une rémunération annuelle conformément à la politique de rémunération approuvée.

7. Approbation de la Politique de Rémunération mise à jour.

Projet de résolution: Approbation de la Politique de Rémunération mise à jour, disponible pour consultation sur le site web.

8. Approbation de la décharge donnée aux tous les membres du Conseil d'administration ayant exercé leur mandat en 2024.

Projet de résolution: approbation de la décharge donnée à tous les membres du Conseil d'administration pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice clos le 31 décembre 2024.

9. Approbation de la décharge donnée au réviseur d'entreprise.

Projet de résolution: approbation de la décharge donnée à BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Mme. Ellen Lombaerts, pour l'exécution de son mandat de réviseur d'entreprise de la Société au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2024.

10. Approbation du renouvellement du mandat de BDO en tant que commissaire aux comptes de la Société à compter de la date de la présente Assemblée générale jusqu'à l'Assemblée générale de 2028.

Projet de résolution: approuver la renouvellement du mandat de commissaire de la société BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Madame Ellen Lombaerts, en qualité de commissaire de la Société à compter de la date de la présente Assemblée Générale jusqu'à l'Assemblée Générale de 2028. Le montant des honoraires pour cette mission est de 400.000,00 euros par an (hors TVA, frais et contribution à l'IBR). Ce montant inclut le contrôle des comptes annuels statutaires, des comptes annuels consolidés et l'examen des chiffres semestriels (statutaires et consolidés) de la Société.

11. Nomination du commissaire chargé de l'"assurance" du rapport de durabilité de la CSRD pour l'année 2025.

Projet de résolution: conformément à la recommandation du Conseil d'Administration et sur recommandation du Comité d'Audit, nomination de BDO Réviseurs D'Entreprises SRL (BCE 0431.088.289), représentée par Madame Ellen Lombaerts, responsable de l'assurance du rapport de durabilité CSRD, pour une période d'un an. Les honoraires pour cette mission s'élèvent à 70.000,00 euros par an (hors TVA, frais, contribution à l'IBR et éventuel remboursement forfaitaire des coûts de technologie et de conformité).

12. Procuration.

Résolution proposée : accorder une procuration à M. Mathias Baert et Mme Hilde Debontridder, choisissant à titre d'adresse le Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique, en qualité de mandataires extraordinaires ayant le droit d'agir à titre individuel et de sous-déléguer leurs pouvoirs, et leur accorder le droit de représenter la Société en ce qui concerne l'exécution de ses obligations de dépôt et de déclaration prévues par le Code des sociétés et des associations (Belgique) et les autres lois en vigueur. La présente procuration autorise les mandataires extraordinaires susvisés à mettre en œuvre toutes les actions nécessaires et utiles et à signer tous les documents relatifs à ces obligations de dépôt et de déclaration, notamment, sans s'y limiter, à déposer les décisions susvisées au greffe compétent du Tribunal de commerce en vue de leur publication aux Annexes du Moniteur belge.

Utilisation de la plateforme de vote électronique d'ABN AMRO

Les actionnaires qui le souhaitent peuvent remplir, comme indiqué en détail ci-dessous, l'ensemble des formalités de participation sur la plateforme de vote électronique d'ABN AMRO (www.abnamro.com/evoting). Cette plateforme permet également aux actionnaires soit de voter procuration avant l'Assemblée générale, soit de participer et d'exercer leurs droits de vote au cours de l'Assemblée générale.

Dispositions pratiques

Vote et majorité

Les actionnaires qui ont valablement notifié leur participation à l'assemblée générale peuvent voter à l'assemblée. Les actionnaires peuvent voter(i) par anticipation en suivant les instructions données cidessous, ou (ii) s'ils n'ont pas voté par anticipation, voter pendant l'assemblée.

Chaque action est assortie d'un droit de vote. La résolution proposée au titre du point 1 de la partie 1 de l'ordre du jour sera adoptée si elle est approuvée à la majorité de 75 % des votes exprimés valablement par les actionnaires ou leurs représentants. Les résolutions proposées au titre des points 1 à 12 de la partie 2 de l'ordre du jour seront adoptées si elles sont approuvées à la majorité simple de 50 % des votes exprimés valablement par les actionnaires ou leurs représentants.

Conditions d'admission

Le droit d'assister à l'Assemblée générale et d'exercer des droits de vote au cours de l'assemblée sera accordé uniquement si les actions sont administrativement enregistrées au nom de l'actionnaire le 6 mai 2025 à 23h59 (CET) au plus tard, après le traitement de tous les ajouts et suppressions à cette date soit (i) par l'inscription des actions enregistrées au registre des actions de la Société, soit (ii) dans le cas des actions dématérialisées, par leur inscription dans les comptes d'un titulaire de compte ou d'un intermédiaire certifié, quel que soit le nombre d'actions détenues par l'actionnaire à la date réelle de l'Assemblée générale. La date et l'heure susvisées sont considérées comme étant la date d'enregistrement.

Pour ce qui concerne les actions dématérialisées, l'inscription de ces actions dans les comptes du détenteur de compte ou de l'intermédiaire certifié sera prouvé par une attestation du détenteur de compte certifié ou de l'intermédiaire concerné qui indiquera combien d'actions dématérialisées sont inscrites dans ses comptes au nom de l'actionnaire à la date d'enregistrement.

Les actionnaires feront part à 23h59 (CET) le 14 mai 2025 au plus tard de leur intention de participer ou non à l'Assemblée générale. Cette intention doit être notifiée sur (i) www.abnamro.com/evoting, (ii) par e-mail à [email protected] ou (iii) par courrier à Unifiedpost Group SA, Mathias Baert, Company Secretary, Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, Belgique. En ce qui concerne les actions dématérialisées, une attestation doit être fournie par le biais d'un intermédiaire financier sur les consignes de l'actionnaire via www.abnamro.com/intermediary. Les intermédiaires concernés sont tenus de soumettre une déclaration avant 13h00 (CET) le 15 mai 2025 au plus tard pour indiquer que le nombre d'actions détenues par le participant à la date d'enregistrement et l'enregistrement des actions ont bien été notifiés à ABN AMRO. En outre, les intermédiaires sont également tenus d'indiquer l'adresse complète de leurs actionnaires sous-jacents concernés afin de confirmer valablement leur participation à la date d'enregistrement.

Dans leur avis faisant part à la Société de leur intention de participer à l'Assemblée générale conformément au paragraphe précédent, les actionnaires indiqueront le nombre d'actions de la Société (i) qui étaient détenues par l'actionnaire représenté à 23h59 (CET) le 6 mai 2025 après avoir traité tous les ajouts et suppressions pour cette date et (ii) au titre desquelles ils ont l'intention de voter à l'Assemblée générale, notamment le nom du représentant ou de l'intermédiaire ainsi que ses coordonnées (numéro de téléphone et e-mail).

Les porteurs de droits de souscription sont autorisés à assister à l'Assemblée générale (mais pas à

voter) à condition de respecter les conditions d'admission applicables aux actionnaires.

Les actionnaires ou leurs représentants ou détenteurs de procurations ou porteurs de bons de souscription ayant rempli les formalités de participation et indiqué qu'ils avaient l'intention d'assister en personne à l'Assemblée générale recevront une carte d'accès par le biais de leur intermédiaire financier s'ils détiennent des actions dématérialisées ou par le biais d'ABN AMRO s'ils détiennent des actions enregistrées

La possibilité de proposer des points à l'ordre du jour et/ou des résolutions

Conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations (Belgique), un ou plusieurs actionnaires détenant conjointement 3 % minimum du capital auront le droit d'ajouter des points à l'ordre du jour de l'Assemblée générale et à soumettre des propositions de résolution concernant ces points (ajoutés) à l'ordre du jour. Ces demandes doivent être adressées par e-mail à [email protected] le 28 avril 2025 au plus tard. Des informations plus détaillées sur les conditions d'utilisation de cette option sont à votre disposition sur le site web de la Société.

Le 5 mai 2025 au plus tard, l'ordre du jour accompagné des ajouts pertinents sera publié dans le Moniteur belge, un journal national diffusé dans toute l'Europe.

Droit de poser des questions

Conformément à l'article 7:139 du Code des sociétés et des associations (Belgique), les actionnaires ayant respecté les conditions d'admission susvisées peuvent soumettre leurs questions par écrit aux administrateurs et/ou aux réviseurs d'entreprise concernant les points de l'ordre du jour à discuter. Ces questions doivent être communiquées par e-mail à l'adresse [email protected] ou par courrier à Mathias Baert, Avenue Reine Astrid 92A, 1310 La Hulpe, le 14 mai 2025 au plus tard. En outre, les actionnaires assistant en personne à l'Assemblée générale auront toute latitude pour poser des questions au cours de l'Assemblée.

Ces questions, ainsi que les questions posées par les actionnaires lors de l'assemblée générale, recevront une réponse au cours de l'assemblée générale par, selon le cas, les administrateurs ou le commissaire. Les administrateurs ou, le cas échéant, le commissaire prévoient un délai raisonnable pour répondre aux questions (+/- 1 heure). Dans la mesure où la communication de données ou de faits est de nature à porter atteinte aux intérêts commerciaux de la Société ou à la confidentialité à laquelle l'administrateur ou le groupe Unifiedpost se sont engagés, les administrateurs peuvent refuser de répondre à ces questions. Le commissaire de la Société peut également refuser de répondre à ces questions si la communication de données ou de faits est de nature à porter atteinte aux intérêts commerciaux de la Société ou à la confidentialité à laquelle le commissaire ou le groupe Unifiedpost se sont engagés.

Vous trouverez sur le site web de la Société de plus amples renseignements sur le droit de poser des questions (www.unifiedpost.com).

Procurations et consignes de vote

Les actionnaires qui souhaitent être représentés par une autre personne à l'Assemblée générale peuvent l'indiquer sur www.abnamro.com/evoting ou via leur intermédiaire financier s'ils détiennent des actions dématérialisées le 14 mai 2025 à 17h00 (CET) au plus tard. En outre, les actionnaires peuvent utiliser le formulaire de procuration mis à disposition par le Conseil d'administration. Ce formulaire de procuration peut être téléchargé sur le site web de la Société et (iii) au siège de la Société. Cette procuration doit être déposée au siège de la Société à

l'attention du Conseil d'administration ou envoyée par e-mail à [email protected] le 14 mai 2025 à 17h00 (CET) au plus tard dans un cas comme dans l'autre.

En cas d'écart entre les différentes versions linguistiques du présent avis de convocation et les autres documents relatifs à l'Assemblée générale, la version française primera.

Disponibilité des documents

L'ensemble des documents relatifs à l'Assemblée générale (notamment le présent avis de convocation et le formulaire de procuration susvisé) dont la législation exige la communication aux actionnaires seront disponibles sur le site web de la Société à compter du 18 avril 2025 en français et en anglais.

Avis de confidentialité

La Société est responsable du traitement des données à caractère personnel qu'elle reçoit de la part des actionnaires, des porteurs de titres émis par la Société (le cas échéant) et des détenteurs de procurations dans le contexte de l'Assemblée générale des actionnaires conformément à la législation de protection des données en vigueur. En particulier, ces données à caractère personnel seront traitées dans le cadre de l'organisation, de l'analyse et de la gestion de la participation et de la procédure de vote en lien avec l'Assemblée générale conformément à la législation en vigueur et la Politique de confidentialité de la Société disponible à l'adresse https://www.unifiedpost.com/. Ces données à caractère personnel seront transférées à des tiers afin de les aider à gérer les procédures de participation et de vote et d'analyser la composition de l'actionnariat de la Société. Les données à caractère personnel ne seront pas stockées plus longtemps que nécessaire au regard des objectifs susvisés. Les actionnaires, porteurs d'autres titres émis par la Société et détenteurs de procurations trouveront la Politique de confidentialité de la Société sur le site web de cette dernière. La présente Politique de confidentialité contient des informations détaillées concernant le traitement des données à caractère personnel, entre autres, d'actionnaires, de porteurs d'autres titres émis par la Société et de détenteurs de procurations, notamment les droits qu'ils peuvent faire valoir à l'encontre de la Société en vertu de la législation de protection des données en vigueur. Les personnes susvisées peuvent exercer leurs droits concernant les données à caractère personnel fournies à la Société en contactant le Délégué à la protection des données de la Société à l'adresse [email protected].

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