Viking Supply Ships

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 26, 2018

KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I VIKING SUPPLY SHIPS AB (PUBL)

Aktieägarna i Viking Supply Ships AB (publ) kallas härmed till årsstämma onsdagen den 30 maj 2018 kl. 16.00 på Radisson Blu Scandinavia, Södra Hamngatan 59, Göteborg. Lokalen öppnas kl. 15.30.

Anmälan m.m.

Aktieägare som önskar delta i årsstämman skall:

dels vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 24 maj 2018, dels anmäla sitt deltagande så att denna är bolaget tillhanda senast torsdagen den 24 maj 2018 (helst före kl. 16.00),

• per post till adress Viking Supply Ships AB, c/o Computershare AB, Box 610, SE-182 16 Danderyd,
• per telefon 0771 24 64 00, eller
• på Viking Supply Ships AB:s hemsida, www.vikingsupply.com.

Vid anmälan skall uppges aktieägarens namn eller firma, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer (dagtid), uppgift om eventuella biträden (högst två), samt i förekommande fall uppgift om ställföreträdare eller ombud.

Aktieägare som företräds genom ombud skall utfärda fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdas av juridisk person skall bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Fullmakten i original, jämte eventuella behörighetshandlingar, bör insändas tillsammans med anmälan till bolaget under ovanstående adress. Fullmaktens giltighet får anges till längst fem år från utfärdandet. Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på begäran och detta finns också tillgängligt på bolagets hemsida, www.vikingsupply.com.

Aktieägare, som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annan förvaltare, måste omregistrera aktierna i eget namn hos Euroclear Sweden AB för att ha rätt att delta i stämman. Sådan omregistrering, som kan vara tillfällig, måste vara genomförd torsdagen den 24 maj 2018. Aktieägare bör därför i god tid före denna dag begära att förvaltaren (bank eller fondhandlare) ombesörjer sådan s.k. rösträttsregistrering.

I bolaget finns vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse totalt 9 327 339 aktier fördelade på 455 055 aktier av serie A och 8 872 284 aktier av serie B. Det totala antalet röster uppgår till 13 422 834, varav 4 550 550 av rösterna representeras av aktier av serie A och 8 872 284 av rösterna representeras av aktier av serie B.

Ärenden

Förslag till föredragningslista vid årsstämman:

• 1) Val av ordförande vid stämman.
• 2) Upprättande och godkännande av röstlängd.
• 3) Val av en eller två justeringsmän.
• 4) Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
• 5) Godkännande av föredragningslista.
• 6) Framläggande av
• a) årsredovisningen och revisionsberättelsen för moderbolaget, samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen.

b) revisorsyttrande om huruvida riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare följts. I anslutning därtill anförande av styrelsens ordförande och den verkställande direktören för Viking Supply Ships och TransAtlantic.

• 7) Beslut om:
• a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen för moderbolaget, samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen.
• b) dispositioner beträffande årets resultat enligt den fastställda balansräkningen.
• c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna, verkställande direktören samt tidigare verkställande direktör i bolaget.
• 8) Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer.
• 9) Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna.
• 10) Val av styrelseledamöter och styrelseordförande.
• 11) Val av revisorer.
• 12) Beslut om valberedning inför nästa årsstämma.
• 13) Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
• 14) Stämmans avslutande.

Förslag till beslut:

Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att årsstämman väljer advokaten Carl Westerberg till ordförande vid stämman.

Punkt 7b – Förslag till utdelning

Styrelsen föreslår att ingen utdelning sker för verksamhetsåret 2017.

Punkt 8 – Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer

Valberedningen föreslår att antalet stämmovalda styrelseledamöter skall vara fem utan suppleanter. För granskningen av bolagets räkenskaper och förvaltning föreslår valberedningen ett revisionsbolag.

Punkt 9 – Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna

Valberedningen föreslår att styrelsearvode skall utgå med 300 000 SEK till ordföranden och med 200 000 SEK till var och en av de övriga stämmovalda ledamöterna. Det totala styrelsearvodet föreslås således uppgå till 1 100 000 SEK. Då styrelsen i bolaget varit densamma som styrelsen i det helägda dotterbolaget Viking Supply Ships A/S föreslås att styrelsearvodet ska kunna betalas ut av dotterbolaget om styrelserna är identiska i de två bolagen. Valberedningen föreslår att arvode till revisorn skall utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 – Val av styrelseledamöter och styrelseordförande

Valberedningen föreslår som stämmovalda styrelseledamöter omval av Bengt A. Rem, Folke Patriksson, Erik Borgen, Håkan Larsson och Magnus Sonnorp. Valberedningen föreslår vidare omval av Bengt A. Rem som styrelseordförande och som vice ordförande föreslås omval av Folke Patriksson.

Punkt 11 – Val av revisorer

Valberedningen föreslår omval av det registrerade revisionsbolaget Rödl & Partner Nordic AB som bolagets revisor, för en period som sträcker sig till slutet av årsstämman 2019. Rödl & Partner Nordic AB har, för det fall att årsstämman beslutar i enlighet med valberedningens förslag, låtit meddela att den auktoriserade revisorn Mathias Racz kommer att utses till huvudansvarig revisor.

Punkt 12 – Förslag till beslut om valberedning inför nästa årsstämma

Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att valberedning skall utses inför årsstämman 2019 enligt följande modell. Styrelsens ordförande ges i uppdrag att kontakta de tre största ägarna eller ägargrupperna per den sista dagen för aktiehandel i augusti 2018 och be dem utse en ledamot vardera till valberedningen, som skall bestå av fyra ledamöter, inklusive styrelsens ordförande. Önskar sådan aktieägare ej utse ledamot, tillfrågas den fjärde största ägaren eller ägargruppen osv, förutsatt att aktieägaren innehar minst 3 % av rösterna i bolaget. Om ingen av de tillfrågade aktieägarna eller ägargrupperna, som innehar minst 3 % av rösterna i bolaget, väljer att utse en ledamot till valberedningen skall valberedningen bestå av tre ledamöter. De sålunda utsedda ledamöterna, tillsammans med styrelsens ordförande som sammankallande, skall utgöra valberedningen. Valberedningen skall utse ordföranden inom sig. Namnen på valberedningens ledamöter och de aktieägare de företräder skall offentliggöras snarast möjligt därefter, dock senast sex månader före årsstämman 2019. Mandatperioden för den utsedda valberedningen skall löpa intill dess att ny valberedning har tillträtt. För det fall någon av valberedningens ledamöter avgår eller inte längre representerar någon av de största ägarna i bolaget enligt ovan angiven modell, skall valberedningen ha rätt att utse en annan representant för de större aktieägarna att ersätta sådan ledamot. Valberedningen skall lägga fram förslag i följande frågor för beslut till årsstämman 2019:

• a) förslag till stämmoordförande
• b) förslag till styrelse
• c) förslag till styrelseordförande
• d) förslag till revisorer
• e) förslag till styrelsearvoden, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter i styrelsen
• f) förslag till arvode för bolagets revisorer
• g) förslag till regler för utseende av valberedning inför årsstämman 2020.

Punkt 13 – Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt i huvudsak följande:

Ledande befattningshavare i bolaget är de personer som under den tid som riktlinjerna gäller ingår i koncernens ledningsgrupp.

Ersättningar till ledande befattningshavare skall attrahera, motivera och skapa goda förutsättningar för att behålla kompetenta medarbetare och chefer. För att uppnå detta är det viktigt att vidmakthålla rättvisa och internt balanserade villkor som samtidigt är marknadsmässigt konkurrenskraftiga såvitt avser struktur, omfattning och nivå. Anställningsvillkoren för ledande befattningshavare skall innehålla en väl avvägd kombination av fast lön, pensionsförmåner och andra förmåner samt särskilda villkor om ersättning vid uppsägning. Rörlig ersättning kan utgå om styrelsen särskilt beslutar om detta. Sådan rörlig ersättning skall baseras på extraordinära insatser i förhållande till definierade och mätbara mål samt vara maximerad i förhållande till den fasta lönen och alltid särskilt motiveras vid en gemensam diskussion inom styrelsen.

Som framgår ovan skall utfallet av rörlig ersättning baseras på mätbara mål. Den rörliga ersättningen skall grundas på (i) utfall i förhållande till bolagets finansiella nyckeltal, såsom resultat och kassaflöde, samt (ii) uppfyllnad av uppställda individuella mål. Rörlig ersättning skall inte överstiga en utbetalning motsvarande 150 procent av den fasta lönen för respektive ledande befattningshavare.

Uppsägningstiden för ledande befattningshavare skall vara sex månader och vid uppsägning från bolagets sida sex till tolv månader. För verkställande direktören skall gälla en uppsägningstid om upp till sex månader vid uppsägning från bolagets sida. Avgångsvederlag skall kunna utgå med maximalt tolv månadslöner.

Styrelsen skall ha rätt att frångå riktlinjerna om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.

Upplysningar på årsstämman

Styrelsen och verkställande direktören skall, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag. Den som vill skicka in frågor i förväg kan göra det till Viking Supply Ships AB, Box 11397, SE-404 28 Göteborg, att: Morten G. Aggvin eller via e-mail till IR@vikingsupply.com.

Handlingar

Redovisningshandlingar, revisionsberättelse och revisorns yttrande enligt punkt 6b) kommer finnas tillgängliga senast den 9 maj 2018 hos bolaget samt på hemsidan, www.vikingsupply.com. Övriga handlingar finns redan nu tillgängliga på bolagets hemsida. Handlingarna skickas också till de aktieägare som önskar detta och uppger sin postadress.

Göteborg i april 2018 Viking Supply Ships AB Styrelsen