Ecolumber S.A.

Pre-Annual General Meeting Information • Sep 29, 2020

OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE

En cumplimiento de los deberes de información previstos en los artículos 227 y 228 del texto refundido de la Ley del Mercado de Valores aprobado por el Real Decreto Legislativo 4/2015, de 23 de octubre, ECOLUMBER, S.A., hace público que el Consejo de Administración de la Sociedad ha acordado convocar Junta General Ordinaria de Accionistas a celebrarse a las 11:00 horas, del día 30 de octubre de 2020 en primera convocatoria y, en su caso, el día siguiente a la misma hora, para su celebración por medios exclusivamente telemáticos. Se adjunta a la presente comunicación anuncio de la convocatoria de la Junta General:

Barcelona, a 28 de septiembre de 2020

Pedro Ferreras Díez Secretario no consejero del Concejo de Administración

ECOLUMBER, S.A.

Convocatoria Junta General Ordinaria de Accionistas

El Consejo de Administración de ECOLUMBER, S.A. (la "Sociedad"), en su sesión de 28 de septiembre de 2020, ha acordado, por unanimidad, convocar la Junta General Ordinaria de Accionistas de la Sociedad, para su celebración por medios exclusivamente telemáticos, en primera convocatoria, a las 11:00 horas del día 30 de octubre de 2020, y a la misma hora del día 31 de octubre de 2020, en segunda convocatoria, con el siguiente

ORDEN DEL DÍA

• Primero.- Examen y aprobación, en su caso, de las Cuentas Anuales e Informe de Gestión Individuales de la Sociedad, correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2019.
• Segundo.- Examen y aprobación, en su caso, de las Cuentas Anuales e Informe de Gestión Consolidados de la Sociedad, correspondientes al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2019.
• Tercero.- Aprobación de la propuesta de aplicación del resultado de la Sociedad correspondiente al ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2019.
• Cuarto.- Examen y aprobación, en su caso, de la gestión del Consejo de Administración durante el ejercicio social cerrado el 31 de diciembre de 2019.
• Quinto.- Reelección de auditores de la Sociedad y de su Grupo Consolidado.
• Sexto.- Reelección de consejeros de la Sociedad:
  • 6.1. Reelección de D. Gerard Garcia-Gassull Rovira, como consejero dominical;
  • 6.2. Reelección de D. Fernando Herrero Arnaiz, como consejero dominical; y
  • 6.3. Reelección de D. Juan Pi Llorens, como consejero dominical.
• Séptimo.- Votación, con carácter consultivo, del Informe Anual de Remuneraciones.
• Octavo.- Delegación de facultades para formalizar, aclarar, interpretar, subsanar y ejecutar los acuerdos adoptados por la Junta General de Accionistas.
• Noveno.- Aprobación, si procede, del acta de la Junta, en cualquiera de las formas establecidas en el artículo 202 de la Ley de Sociedades de Capital.

Celebración de la Junta General de forma exclusivamente telemática

Debido a la situación de alerta sanitaria generada por la pandemia del COVID-19 y al amparo de lo previsto en el Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, y sus modificaciones posteriores, con el fin de salvaguardar la salud de los accionistas, administradores, proveedores y demás personas que participan en la preparación y celebración de la Junta General, y garantizar el ejercicio de los derechos e igualdad de trato de los accionistas, se hace constar que la Junta General se celebrará exclusivamente de forma telemática, sin asistencia física de los accionistas o sus representantes, mediante conexión remota y retransmisión en directo a través del link facilitado en la página web corporativa de la Sociedad (www.ecolumbergroup.com) y conforme a las reglas de participación previstas en el presente anuncio

I. COMPLEMENTO DE LA CONVOCATORIA

De conformidad con los artículos 172 y 519 de la Ley de Sociedades de Capital, los accionistas que representen, al menos, el tres por ciento (3%) del capital social, podrán (i) solicitar que se publique un complemento de la convocatoria de la Junta General Ordinaria, incluyendo uno o más puntos del Orden del Día, siempre que los nuevos puntos vayan acompañados de una justificación o, en su caso, de una propuesta de acuerdo justificada, y (ii) presentar propuestas fundamentadas de acuerdos sobre asuntos, ya incluidos o que deban incluirse en el Orden del Día de la Junta convocada. A estos efectos, los accionistas deberán acreditar, de manera fehaciente, que representan, al menos, dicho porcentaje de capital social, y remitir dicha información, mediante notificación fehaciente, a la Sociedad, que habrá de recibirse en el domicilio social, a la atención de la Secretaría del Consejo (calle Bruc, 144, principal primera, 08037 Barcelona), dentro de los cinco días siguientes a la publicación de la presente convocatoria.

II. DERECHO DE INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 272 de la Ley de Sociedades de Capital, desde la publicación de esta convocatoria, cualquier accionista podrá examinar en el domicilio social (calle Bruc, 144, principal primera, 08037 Barcelona) y pedir la entrega o el envío inmediato y gratuito (que podrá efectuarse mediante correo electrónico con acuse de recibo si el accionista admite este medio) de copia de los documentos que se detallan a continuación.

• El texto íntegro del anuncio de la convocatoria de la Junta General de Accionistas;
• El número total de acciones y derechos de voto a la fecha de esta convocatoria;
• Cuentas Anuales e Informe de Gestión de la Sociedad y de su grupo consolidado, correspondientes al ejercicio social cerrado el 31 de diciembre de 2019;
• Propuesta de aplicación de resultados de la Sociedad, correspondiente al ejercicio social cerrado el 31 de diciembre de 2019;

• Informe de los auditores de cuentas, respecto a las Cuentas Anuales individuales y consolidadas de la Sociedad, correspondientes al ejercicio social cerrado el 31 de diciembre de 2019;
• La declaración de responsabilidad de los consejeros sobre el contenido de las Cuentas Anuales, según lo previsto en el artículo 118 del texto refundido de la Ley de Mercado de Valores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 4/2015, de 23 de octubre;
• El Informe de la Comisión de Auditoría y Control sobre la independencia del auditor;
• Informe anual de Gobierno Corporativo de la Sociedad, correspondiente al ejercicio social cerrado el 31 de diciembre de 2019;
• Informe anual sobre Remuneraciones de los Consejeros de la Sociedad del ejercicio social cerrado el 31 de diciembre de 2019;
• Informe de la Comisión de Nombramientos y Retribuciones para la evaluación de su funcionamiento por el Consejo de Administración durante el ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2019;
• Informe de la Comisión de Auditoría y Cumplimiento para la evaluación de su funcionamiento por el Consejo de Administración durante el ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2019;
• Informe para la evaluación del funcionamiento del Consejo de Administración y de sus Comisiones, y del grado de cumplimiento de las normas establecidas en los reglamentos del Consejo de Administración y de la Junta General de Accionistas y demás normativa interna;
• El Informe de la Comisión de Nombramientos y Retribuciones, junto con la propuesta motivada del Consejo de Administración y el preceptivo informe del Consejo de Administración, en el que se valoran las competencias, experiencias y méritos de los consejeros cuya reelección se propone bajo los puntos 6.1, 6.2 y 6.3 del Orden del Día, que incluye la identidad, curriculum vitae y categoría de los mismos;
• Los textos completos de las propuestas de acuerdo sobre todos y cada uno de los puntos del orden del día; a medida que se reciban, se incluirán también las propuestas de acuerdo presentadas por los accionistas;
• El procedimiento y los formularios que deben utilizarse para la representación y el voto a distancia. En el caso de que no puedan publicarse en la página web de la Sociedad, por causas técnicas, se indicará en dicha página cómo obtener los formularios en papel, que se enviarán a todo accionista que lo solicite;

• Así como, en su caso, la restante documentación que, no estando listada anteriormente, con ocasión de la celebración de esta Junta General deba publicarse en la página web corporativa de Ecolumber, S.A. (www.ecolumbergroup.com) al tiempo de la convocatoria; y
• De igual forma, de conformidad con lo establecido en el artículo 518 de la Ley de Sociedades de Capital, a partir de la publicación de esta convocatoria y hasta la celebración de la Junta, los accionistas que lo deseen podrán consultar a través de la página web de la Sociedad (www.ecolumbergroup.com) los documentos e información que se detalla anteriormente.

Asimismo, conforme a lo dispuesto en los artículos 197 y 520 de la Ley de Sociedades de Capital, hasta el quinto día anterior al previsto para la celebración de la Junta, los accionistas podrán solicitar las informaciones, las aclaraciones, o formular las preguntas, por escrito, que consideren pertinentes, acerca de la información accesible al público que la Sociedad hubiera facilitado a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, desde la celebración de la última Junta General, y acerca del Informe del auditor.

A estos efectos, los accionistas podrán dirigirse al Departamento de Atención al Accionista (mediante email: info@ecolumbaccionista.net, o a través de la página web de la Sociedad), debiendo identificarse como accionistas, e informando de su nombre, apellidos, o denominación social, número de identificación fiscal, y número de acciones de las que son titulares.

Cuando, con anterioridad a la formulación de una pregunta concreta, la información solicitada por el accionista esté disponible de manera clara, expresa y directa para todos los accionistas en la página web de la Sociedad, bajo el formato de pregunta‐respuesta, el Consejo de Administración podrá limitar su contestación a remitirse a la información facilitada en dicho formato.

III. FORO ELECTRÓNICO DE ACCIONISTAS

De conformidad con lo establecido en el artículo 539.2 de la Ley de Sociedades de Capital, se ha habilitado un Foro Electrónico de Accionistas en la página web de la Sociedad (www.ecolumbergroup.com), con ocasión de la convocatoria y hasta la celebración de la Junta General, al que podrán acceder con las debidas garantías tanto los accionistas individuales como las asociaciones voluntarias que pudieran constituirse de acuerdo con la normativa vigente, con el fin de facilitar su comunicación con carácter previo a la celebración de la Junta General. Las normas de funcionamiento y el formulario que debe rellenarse para participar en dicho Foro se encuentran disponibles en la página web de la Sociedad (www.ecolumbergroup.com).

IV. DERECHO DE ASISTENCIA Y REPRESENTACIÓN

Tendrán derecho de asistencia a la Junta todos los accionistas de la Sociedad que, con al menos cinco (5) días de antelación, al señalado para la celebración de la Junta, tengan las acciones inscritas, a su nombre, en el correspondiente registro contable de anotaciones en cuenta y lo

acrediten mediante la correspondiente Tarjeta de asistencia, expedida por la entidad bancaria en la que tengan depositadas sus acciones, o mediante la Tarjeta de asistencia expedida por la Sociedad.

Todo accionista que tenga derecho de asistencia podrá hacerse representar en la Junta General por medio de otra persona, aunque ésta no sea accionista, cumpliendo los requisitos legales y los establecidos en los Estatutos Sociales, en el Reglamento de la Junta y en la presente Convocatoria.

Un mismo accionista no podrá estar representado en la Junta por más de un representante. El representante podrá tener la representación de más de un accionista y emitir votos de signos distintos, en función de las instrucciones dadas por cada uno de ellos.

La representación puede conferirse por escrito, cumplimentando la fórmula de delegación impresa en la tarjeta de asistencia.

El representante designado – salvo en los casos en que la representación se otorgue o se entienda otorgada, según la presente Convocatoria, a favor de un miembro del Consejo de Administración de la Sociedad‐, deberá identificarse, en el día y el lugar de celebración de la Junta, al personal encargado del registro de accionistas, mediante documento nacional de identidad o pasaporte y escritura de poder, si el accionista es una persona jurídica.

En los documentos en los que conste la representación para la Junta General, se reflejarán las instrucciones en el sentido del voto. Salvo que el accionista que confiere la representación indique expresamente otra cosa, se entenderá que imparte instrucciones al representante de votar de conformidad con las propuestas de acuerdo formuladas por el Consejo de Administración sobre los asuntos indicados en el Orden del Día de la Junta, y en sentido negativo, cuando se trate de asuntos no incluidos en el Orden del Día que se someten a votación en la Junta General.

Si en el documento de representación no se indicase la persona concreta a la que el accionista confiere su representación, ésta se entenderá otorgada a favor del Presidente del Consejo de Administración, o de quien le sustituya en la Presidencia de la Junta.

La representación es siempre revocable. La asistencia personal a la Junta General del accionista representado tendrá valor de revocación de la representación, cualquiera que sea el medio por la que se confirió.

La Junta General tendrá lugar por medios exclusivamente telemáticos y, por tanto, sin presencia física de los accionistas y sus representantes.

V. REPRESENTACIÓN Y VOTACIÓN A TRAVÉS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN A DISTANCIA

El Consejo de Administración de la Sociedad, de conformidad con lo previsto en el artículo 15º de los Estatutos Sociales, ha acordado autorizar el ejercicio de los derechos de representación y

votación anticipada a través de medios de comunicación a distancia, en los siguientes términos y condiciones:

• (i) Voto por representación. Cualquier accionista con derecho de asistencia podrá hacerse representar en la Junta General por medio de otra persona, aunque ésta no sea accionista. La representación se conferirá por escrito (mediante la correspondiente tarjeta de asistencia y delegación o cualquier otro documento que acredite suficientemente la delegación conferida y bajo firma autógrafa) por correspondencia postal enviando el documento de representación al domicilio social o al representante elegido quien deberá acudir con la tarjeta de asistencia y su documento nacional de identidad o pasaporte al lugar de celebración de la Junta.
• (ii) Voto por medios de comunicación a distancia. Los accionistas que deseen emitir su voto por correspondencia postal, deberán cumplimentar los apartados relativos a la emisión de voto en la tarjeta de asistencia, manifestando su identidad, el número de acciones de las que es titular y el sentido de su voto en cada uno de los puntos del orden del día, firmarla y enviarla por correspondencia postal al domicilio social, acompañando fotocopia del documento nacional de identidad o pasaporte y fotocopia del poder suficiente que acredite las facultades de la persona que haya emitido el voto, si el accionista es persona jurídica.
• (iii) Plazo de recepción. Acreditación de la condición de accionista. La Representación conferida o el Voto emitido anticipadamente por correspondencia postal, deben ser recibidos en la Sociedad, como condición para su validez, antes de las veinticuatro horas del día 29 de octubre de 2020. Con posterioridad a dicho plazo, únicamente serán admitidas las tarjetas de asistencia emitidas por las Entidades Depositarias de las acciones que se presenten por el representante, en el lugar de celebración de la Junta, al personal encargado del registro de acciones, y se identifique tal representante como se indica en el apartado IV anterior.
• (iv) Reglas de relación entre Representación y Voto por medios de comunicación a distancia. En caso de que un accionista confiera varias representaciones y/o emita varios votos de forma postal, prevalecerá la actuación (otorgamiento de representación o votación) que haya sido realizada en último término. De no existir certeza sobre el momento en que el accionista confirió la representación o emitió el voto, éste último (con independencia de cuál sea el medio utilizado para su emisión) prevalecerá sobre la representación. Si el accionista hubiera realizado distintas votaciones en diferente sentido, por medios postales, prevalecerá aquella votación que se haya realizado en último término.

VI. ASISTENCIA A LA JUNTA GENERAL POR MEDIOS EXCLUSIVAMENTE TELEMÁTICOS

Sin perjuicio de lo establecido en los apartados anteriores y de conformidad con lo establecido en el artículo 41.1c) del Real Decreto-Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del

COVID-19, los accionistas y sus representantes que deseen asistir a la Junta General deberán hacerlo a través de medios telemáticos exclusivamente.

VII. DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Los datos de carácter personal de los accionistas y, en su caso, de sus representantes, facilitados a Ecolumber, S.A. por dichos accionistas, sus representantes o por las Entidades Bancarias y Sociedades y Agencias de Valores en las que los primeros tengan depositadas sus acciones, a través de la entidad legalmente habilitada para la llevanza del registro de anotaciones en cuenta (Sociedad de Gestión de los Sistemas de Registro, Compensación y Liquidación de Valores, S.A. Unipersonal - "Iberclear"), cuyo responsable es Ecolumber, S.A. (Calle Bruc, num.144, principal 1, 08037 Barcelona), serán tratados con la finalidad de gestionar y controlar tanto la relación accionarial existente como la convocatoria, celebración y difusión de la Junta General, así como cumplir sus obligaciones legales. Asimismo, se informa que la Junta General podrá ser objeto de grabación con la única y exclusiva finalidad de su divulgación en la página web corporativa de Ecolumber, S.A. por lo que, estrictamente a dicho efecto, su imagen y voz podrán ser captadas para su reproducción, distribución y comunicación en el mencionado contexto. Los datos podrán ser comunicados a autoridades y organismos públicos, para el cumplimiento de una obligación legal requerida, así como a proveedores de servicios y a terceros necesarios para la gestión y ejecución de las relaciones derivadas del servicio y/o contractuales.

El titular de los datos podrá ejercer sus derechos en relación con sus datos de carácter personal (acceso, portabilidad, revocación de consentimiento, rectificación, oposición, limitación, supresión) de acuerdo con la normativa vigente mediante comunicación escrita dirigida a Ecolumber, S.A. - Junta General Ordinaria de Accionistas 2020, Calle Bruc, num.144, principal 1, 08037 Barcelona o a través de un correo electrónico al buzón info@ecolumbaccionista.net. Asimismo, puede dirigir las reclamaciones derivadas del tratamiento de sus datos de carácter personal a la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es). Para más información sobre el tratamiento de los datos de carácter personal por Ecolumber, S.A., consulte la Política de Privacidad en la página web corporativa de la Sociedad (www.ecolumbergroup.com).

Finalmente, se comunica a los accionistas que se prevé que la celebración de la Junta General tenga lugar en primera convocatoria, esto es el día 30 de octubre de 2020.

En Barcelona, a 28 de septiembre de 2020.

Pedro Ferreras Díez Secretario del Consejo de Administración