Denetimden Sorumlu Komite Genel Esasları
1. Giriş
İşbu Denetimden Sorumlu Komite Genel Esasları'nın amacı; Şirket bünyesinde Sermaye Piyasası Kurulu Kurumsal Yönetim Tebliği doğrultusunda, Şirket Yönetim Kurulu'nun görev ve sorumluluklarının sağlıklı bir biçimde yerine getirilmesi için 30/07/2024 tarih ve 2024/21 sayılı Yönetim Kurulu kararı ile kurulan Denetimden Sorumlu Komite'nin görev, yetki, sorumluluk, çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.
Bu Denetimden Sorumlu Komite Genel Esasları'nın belirtilen esaslara Komite üyelerinin görev sorumluluğu bakımından ifa yükümlülüğü ve Komite kararları ve uygulamaları gereği tüm Şirket çalışanlarının uyum yükümlülüğü bulunmaktadır.
2. Tanımlar
Komite: Denetimden Sorumlu Komite'yi,
Tebliğ: Kurumsal Yönetim Tebliği'ni,
Prosedür: İşbu Denetimden Sorumlu Komite Genel Esasları'nı,
Şirket: 1000 Yatırımlar Holding Anonim Şirketi'ni,
İç Düzenleme: Şirket nezdinde Politika, Prosedür, süreç, yönerge, iş akış şeması, birim görev tanımları ve kılavuzlar şeklinde hazırlanmış dokümanları,
Sekreterya: Denetimden Sorumlu Komite Sekreteryası'nı,
Yönetim Kurulu: Şirket Yönetim Kurulu'nu ifade eder.
3. Amaç
İşbu Prosedür'ün amacı; iç düzenlemeler ve yasal mevzuat kapsamında Şirketin Sermaye Piyasaları mevzuatına uyumu ve Prosedür'e uygun olarak muhasebe sistemi, finansal bilgilerin kamuya açıklanması, bağımsız denetim, iç kontrol ve iç denetim sisteminin işleyişi ve etkinliğinin gözetilmesi ile Şirket nezdinde kurulan Komite'nin bu kapsamdaki görev ve yetkilerinin belirlenmesidir.
4. Kapsam ve Yetki
- 4.1. Şirket nezdinde Komite'ye aşağıdaki görev ve yetkiler verilmiştir:
- 4.1.1. Şirketin; muhasebe sistemi, finansal bilgilerin kamuya açıklanması, bağımsız denetimi ve Şirketin iç kontrol ve iç denetim sisteminin işleyişinin ve etkinliğinin gözetimini yapar. Bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, bağımsız denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmaları Komitenin gözetiminde gerçekleştirilir.
- 4.1.2. Şirketin hizmet alacağı bağımsız denetim kuruluşu ile bu kuruluşlardan alınacak hizmetler Komite tarafından belirlenir ve Yönetim Kurulu'nun onayına sunulur.
- 4.1.3. Komite, bağımsız denetçilerin performansı ve bağımsızlığı konusunda değerlendirmeler yapar.
- 4.1.4. Şirketin, muhasebe ve iç kontrol sistemi ile bağımsız denetimiyle ilgili olarak Şirkete ulaşan şikayetlerin incelenmesi, sonuca bağlanması, Şirket çalışanlarının, Şirketin muhasebe ve bağımsız denetim konularındaki bildirimlerinin gizlilik ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesi konularında uygulanacak yöntem ve kriterler Komite tarafından belirlenir.
- 4.1.5. Komite, kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların, Şirketin izlediği muhasebe ilkelerine, gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin olarak Şirketin sorumlu yöneticileri ve bağımsız denetçilerinin görüşlerini alarak kendi değerlendirmeleriyle birlikte Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirir.
- 4.1.6. Komite kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili olarak ulaştığı tespit ve önerileri derhal Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirir.
- 4.1.7. Şirketin iç denetim ve iç kontrol fonksiyonuna yönelik birim/bölümlerin performanslarının izlenmesi, söz konusu birim/bölümlerin çalışma planlarının onaylanması Komite tarafından gerçekleştirilir.
- 4.1.8. Şirket'in ilgili mevzuat ve kurumsal etik kurallara ilişkin İç Düzenleme dokümanlarına uyumunun gözetimini de gerçekleştirir, Şirket uyuma aykırı eylem ve işlemlerin Komite'ye iletilmesi için gerekli mekanizmaları tesis eder.
- 4.1.9. Komite, SPK düzenlemeleri ve Türk Ticaret Kanunu ile komiteye verilen/verilecek diğer görevleri yerine getirir. Aynı zamanda kendisine Esas Sözleşme ve Tebliğ ile yüklenen görevleri üstlenir.
- 4.1.10. Komite, Yönetim Kurulu'nun talebi üzerine kendi görev alanı kapsamında değerlendirilebilecek diğer görev ve sorumlulukları üstlenir.
- 4.1.11. Komite görev ve sorumluluk alanına giren konularda Yönetim Kurulu'nun yeterli şekilde bilgilendirilmesini sağlar. Komite kararları Yönetim Kurulu'na tavsiye niteliğinde olup Komite'nin çalışmaları ve
önerileri Yönetim Kurulu üyelerinin Türk Ticaret Kanunu'ndan doğan sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
5. Komite Yapısı
- 5.1. Komite en az 2 üyeden oluşur. Komite üyelerinin tamamı Yönetim Kurulu tarafından atanan, Şirketin Bağımsız Yönetim Kurulu üyelerinden oluşur. Komite'nin tüm üyelerinin bağımsız yönetim kurulu üyesi niteliğinde olması gerekir. Yönetim kurulu üyesi olmayan konusunda uzman kişiler, denetimden sorumlu komite dışındaki diğer komitelerde üye olabilir.
- 5.2. Komite üyelerinin en az birinin denetim/muhasebe ve finans konusunda beş yıllık tecrübeye sahip olması gerekir.
- 5.3. Olağan genel kurul toplantısında yeni Yönetim Kurulu göreve seçildiğinde, Yönetim Kurulu tarafından, ilgili Yönetim Kurulu görev süresi ile paralel olarak, Denetimden Sorumlu Komite üyeleri belirlenir. Görev süresi sona eren Yönetim Kurulu üyeleri yeniden görevlendirilebilir.
- 5.4. Komite, Başkanlık görevini üstlenen kişinin yokluğunda görev almak üzere bir Başkan Vekili belirleyebilir.
6. Komite Toplantıları
- 6.1. Komite'nin görevlerini etkili bir şekilde yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla Komite; en az üç ayda bir olmak üzere yılda en az dört kere toplanır ve toplantı sonuçları tutanağa bağlanarak Yönetim Kurulu'na sunulur. Komite toplantıları, Yönetim Kurulu'nun olağan toplantılarıyla uyumlu zamanlarda gerçekleştirilir. Ancak Komite, çalışmaların etkinliği için yukarıda belirtilen sıklıktan daha seyrek olmamak şartıyla gerekli görülen sıklıkta toplanabilir.
- 6.2. Komite, kararlarını üyelerinin salt çoğunluğundan oluşan karar nisabıyla alır.
- 6.3. Komitenin görevlerini yerine getirmesi için gereken her türlü kaynak ve destek Yönetim Kurulu tarafından sağlanır. Komite, Komite Başkanı veya bir Komite üyesinin talebiyle toplantıya çağrılabilir. Komite toplantıları Sekreterya tarafından toplantı öncesinde dağıtılan gündeme bağlı olarak yapılacaktır.
- 6.4. Komite toplantılarında alınan kararlar Sekretarya tarafından yazılı hale getirilir ve arşivlenir. Şirketin Komite sekretaryalığını İç Denetim Müdürü gerçekleştirmektedir. Bu bağlamda, her toplantı sonrasında, Komite'nin faaliyetlerine ilişkin yazılı bir rapor, tutanakların bir özetiyle beraber Yönetim Kurulu'na sunulur. Toplantı tutanakları, Sekreterya'da saklanır.
Komite teknolojik çözümler yoluyla veya herhangi bir başka şekilde de toplanabilir.
- 6.5. Komite, faaliyetleriyle ilgili olarak ihtiyaç gördüğü konularda bağımsız uzman görüşlerinden yararlanır. Komitenin ihtiyaç duyduğu danışmanlık hizmetlerinin bedeli şirket tarafından karşılanır.
- 6.6. Komite, incelemesine konu olan konularla ilgili veya gerekli gördüğü hallerde, Şirket yönetici ve çalışanlarından (gerekirse mahremiyet çerçevesinde) bilgi alabileceği gibi ilgili kişileri Komite toplantılarına davet edebilir.
- 6.7. Denetimden sorumlu komitenin faaliyetleri ve toplantı sonuçları hakkında yıllık faaliyet raporunda açıklama yapılır. Denetimden sorumlu komitenin hesap dönemi içinde yönetim kuruluna kaç kez yazılı bildirimde bulunduğu da yıllık faaliyet raporunda belirtilir.
7. Periyodik Gözden Geçirme
İşbu Prosedür, Denetimden Sorumlu Komite tarafından, Şirket hedef ve stratejilerini destekleyecek şekilde gerekli görülmesi halinde yılda en az bir defa gözden geçirilir, güncellenmesi uygun görülürse Denetimden Sorumlu Komite tarafından Yönetim Kurulu'na öneride bulunulur. Bu Prosedür'de re'sen veya Denetimden Sorumlu Komite'nin önerisi üzerine değişiklik yapma yetkisi Yönetim Kurulu'na aittir. Bu kapsamda yapılacak değişikliklerin Şirket esas sözleşmesi ve SPK mevzuatına ve şirket iç düzenlemelerine aykırılık teşkil etmemesi gerekmektedir. Bu Prosedür'de yer almayan hususlar hakkında uygun düştüğü ölçüde diğer Şirket İç Düzenlemeleri uygulama alanı bulacaktır.
8. Onay
İşbu Prosedür, Yönetim Kurulu tarafından 30/07/2024 tarihinde onaylanmıştır.
9. Sorumluluk
Bu Prosedür'ün uygulanmasından ve takibinden Yönetim Kurulu ve Denetimden Sorumlu Komite müştereken sorumludur.
10.Yürürlük
Bu Prosedür Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girmiştir.