ALTINAY SAVUNMA TEKNOLOJİLERİ A.Ş. RİSKİN ERKEN SAPTANMASI KOMİTESİ ÇALIŞMA ESASLARI
1. AMAÇ VE KAPSAM
Bu düzenlemenin amacı; 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 378. maddesi kapsamında kurulan Riskin Erken Saptanması Komitesi'nin; Türk Ticaret Kanunu ile Sermaye Piyasası Kurulu tarafından açıklanan Kurumsal Yönetim İlkeleri'nde yer alan düzenlemeler uyarınca görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esaslarının belirlenmesidir.
Bu düzenleme, Türk Ticaret Kanunu ve Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde, Riskin Erken Saptanması Komitesi ve/veya bu komitenin görevlendireceği komite üyesi olmayan Ortaklık çalışanı tarafından gerçekleştirilecek çalışma ve faaliyetleri kapsar.
Şirketin varlığını, gelişmesini ve devamını tehlikeye düşürebilecek stratejik, operasyonel, finansal, hukuki ve sair her türlü riskin erken tespiti, değerlendirilmesi, etki ve olasılıklarının hesaplanması, bu risklerin Şirketin kurumsal risk alma profiline uygun olarak yönetilmesi, raporlanması, tespit edilen risklerle ilgili gerekli önlemlerin uygulanması, karar mekanizmalarında dikkate alınması ve bu doğrultuda etkin iç kontrol sistemlerinin oluşturulması ve entegrasyonu konularında Yönetim Kurulumuza tavsiye ve önerilerde bulunmak.
2. TANIMLAR
Şirket, Ortaklık, Altınay: Altınay Savunma Teknolojileri A.Ş.
Bağımsız Denetim Kuruluşu, BDK: Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemelerinde belirtilen şartlara haiz ve sermaye piyasasında bağımsız denetim yetkisi verilen kuruluşlardır.
Denetçi: Bağımsız Denetim Kuruluşlarının denetimle görevlendirdiği her kıdem ve unvandaki denetim unvanlarıdır.
Risk: Gerçekleşmelerin, beklentilerden farklı olması durumudur.
Riskin Erken Saptanması Komitesi, RES Komitesi, Komite: Şirket risklerinin erken teşhisi ve kurulacak bir sistem dâhilinde yönetilmesiyle ilgili Türk Ticaret Kanunu'nda yer alan yükümlülükleri yerine getirmek, ilgili çalışmaları yürütmek ve koordine etmek üzere Yönetim Kurulu üyeleri arasından veya konusunda uzman üçüncü kişiler arasından Yönetim Kurulu tarafından seçilerek oluşan komitedir.
Komite Sekretaryası, Sekreterya: Komite'nin çalışma ve toplantılarını düzenleyen, yazılarını arşivleyen ve üyeler arasındaki iletişimi sağlayan Ortaklık personelidir.
SPK, Kurul: Sermaye Piyasası Kurulu
TTK: Türk Ticaret Kanunu
Yönetim Kurulu: Altınay Savunma Teknolojileri A.Ş. Yönetim Kurulu
3. GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Komite'nin görevleri ilgili mevzuatta sayılanlarla birlikte şunlardır:
- Şirketin varlığını, gelişmesini ve devamını tehlikeye düşürebilecek risklerin erken teşhisi, tespit edilen risklerle ilgili gerekli önlemlerin alınması ve riskin yönetilmesi amacıyla çalışmalar yapılması, gerekli risk yönetim mekanizmalarının uygulanması ve izlenmesi,
- Ortaklığın risk alma profiline uygun olarak ilgili risklerin yönetilmesine ilişkin prensiplerin belirlenmesi, karar mekanizmalarında kullanılmasının sağlanması,
- Olasılık ve etki hesaplarına göre,şirkette tutulacak ve yönetilecek, paylaşılacak veya tamamen ortadan kaldırılacak risklerin tespiti,
- Ortaklık departmanları tarafından yıllık olarak hazırlanacak, her birimde yönetilen riskler ve risk seviyelerine ilişkin raporların konsolide edilip değerlendirilerek Yönetim Kurulu'na sunulması,
- Risk yönetimi ve iç kontrol sistemlerinin Şirketin kurumsal yapısına entegrasyonunun sağlanması,
- Pay sahipleri ve Ortaklığın menfaat sahiplerini etkileyebilecek olan risklerin etkilerini en aza indirebilecek risk yönetim ve bilgi sistemleri ve süreçlerini içerecek iç kontrol sistemlerinin oluşturması için Yönetim Kuruluna görüş sunulması,
- Ortaklık Yıllık Faaliyet Raporu'nda yer alacak olan; Komite'nin üyeleri, toplanma sıklığı, yürütülen faaliyetleri de içerecek şekilde çalışma esasları ve Komite'nin etkinliğine ilişkin Yönetim Kurulu'nun değerlendirmesine zemin teşkil etmek üzere, yıllık değerlendirme raporunun hazırlanması ve Yönetim Kurulu'na sunulması,
- Risk yönetim sistemlerinin yılda en az bir defa gözden geçirilmesi ve risklerin yönetim sorumluluğunu üstlenen ilgili bölümlerdeki uygulamaların, komite kararlarına uygun gerçekleştirilmesinin gözetimi,
- Alınması önerilen aksiyonları, önem ve önceliklerine göre gerekli durumlarda Denetim Komitesi ve Yönetim Kurulu'na ve Denetçi'ye iletmek ve alınacak kararları takip etmek,
- SPK düzenlemeleri ve Türk Ticaret Kanunu ile komiteye verilen/verilecek diğer görevleri yerine getirmek,
- Yönetim Kuruluna yazılı olarak değerlendirmelerini tavsiyelerini bildirmek,
4. KOMİTE YAPISI VE ÜYELİK KRİTERLERİ
- Riskin Erken Saptanması Komitesi, Yönetim Kurulunun en az iki üyesinden oluşur. Komite'nin iki üyeden oluşması durumunda her ikisi; ikiden fazla üyesinin bulunması halinde üyelerin çoğunluğu, icrada görevli olmayan Yönetim Kurulu üyelerinden oluşur. Konusunda uzman üçüncü kişiler arasından da Komite'ye üye seçilebilir. Komite Başkanı bağımsız üyelerden seçilir. İcra Kurulu Başkanı/Genel Müdür Komitede görev alamaz.
- Yönetim Kurulu göreve seçildiğinde, ilgili Yönetim Kurulu görev süresi ile paralel olarak, Riskin Erken Saptanması Komitesi üyelerini belirler. Yerine yenisi seçilinceye kadar, eski komite üyelerinin görevleri devam eder.
- Komitenin görevlerini yerine getirmesi için gereken her türlü kaynak ve destek Yönetim Kurulu tarafından sağlanır. Komite, gerekli gördüğü yöneticiyi, Şirket çalışanını toplantılarına davet edebilir ve görüşlerini alabilir.
- Komite'nin sekreterya hizmetleri Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından yürütülür.
- Komite, faaliyetleriyle ilgili olarak ihtiyaç gördüğü konularda bağımsız uzman görüşlerinden yararlanır. Komitenin ihtiyaç duyduğu danışmanlık hizmetlerinin bedeli Şirket tarafından karşılanır.
5. KOMİTENİN YETKİLERİ
- Komite, gerekli gördüğü takdirde, özel incelemeler başlatabilir ve bu incelemelerde kendisine yardımcı olmak üzere konusunda uzman kişileri danışman olarak atayabilir.
- Komite gerekli gördüğünde, Ortaklık çalışanları, bağlı ortaklıkları veya iştirakler dâhil, Ortaklık ile ilişkili kişi ve kuruluşların temsilcileri ve konusunda uzman kişileri toplantılarına davet ederek bilgi alabilir; Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde, genel müdür ile koordine ederek bu birimler nezdinde dışarıdan profesyonel risk yönetimi veya danışmanlık hizmeti alabilir veya imkânları ölçüsünde bağlı Ortaklıkları veya iştirakleri nezdinde risk yönetimi ve danışmanlık hizmeti verebilir.
- Komite, kendi yetki ve sorumluluğunda hareket eder ve Yönetim Kurulu'na tavsiyelerde bulunur; ancak nihai karar sorumluluğu her zaman Yönetim Kurulu'na ait olup, Yönetim Kurulu'nun Türk Ticaret Kanunu'ndan doğan görev ve sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
6. ALT ÇALIŞMA GRUPLARI
Riskin Erken Saptanması Komitesi çalışmalarının etkinliğinin sağlanması amacıyla ihtiyaca göre kendi üyeleri arasından ve/veya hariçten seçecekleri risk yönetimi konusunda yeterli tecrübe ve bilgi sahibi kişilerden oluşan alt çalışma grupları oluşturulabilir.
7. KOMİTE TOPLANTILARI
• Komite, yetki ve sorumluluk alanına giren konularda Yönetim Kurulu'nun bilgilendirilmiş
olmasını sağlar. Yönetim kuruluna ve denetçiye riskler ve çözümler hakkında önerilerini raporlar.
- Toplantı ve karar nisabı komite üye toplam sayısının salt çoğunluğudur.
- Komite toplantılarının; fiilen ya da fiilen bir araya gelmeksizin, elektronik yöntemler vasıtasıyla veya konferans görüşmesi ile yapılması mümkündür. Fiili toplantılar Ortaklık merkezinde veya Komite üyelerinin erişiminin kolay olduğu başka bir yerde yapılabilir.
- Fiilen bir araya gelmeksizin elektronik yöntemler vasıtasıyla yapılan toplantılara ilişkin tutanaklar Komite üyeleri tarafından imzalanır. Ayrıca, Komite kararlarının elden dolaştırma yoluyla da alınması mümkün olup, üyelerin tümü tarafından aynı veya farklı kâğıtlarda imzalanan kararlar geçerlidir.
- Komite, prensip olarak iki ayda bir ve gerekli durumlarda, Yönetim Kurulu Başkanının çağrısı üzerine Şirket genel merkezinde toplanır. Komite toplantısına katılma hakkına sahip olanlar, telefon veya diğer iletişim araçları kullanarak uzaktan erişim yoluyla katılmak suretiyle de toplantı yapabilirler. Önceden Komite üyelerine duyurulmak kaydıyla Komite Başkanı toplantı günü, saati ve yerinde değişiklik önerebilir.
8. RAPORLAMA PROSEDÜRLERİ
- Komitelerin kararları Komite için tutulacak birer karar defterinde muhafaza edilir.
- Toplantı tutanağında aşağıdaki hususlara yer verilmelidir:
- o Toplantının yeri ve zamanı
- o Gündem
- o Toplantıda tartışılan konulara ilişkin bilgi
- o Alınan kararlar
- Komitenin gerekli gördüğü kararlar Yönetim Kurulu'na sunulur.
- Raporların hazırlanmasından ve saklanmasından Yatırımcı İlişkileri Bölümü sorumludur.
- Hazırlanan toplantı tutanağı Komite Üyelerinin bilgisine sunulduktan sonra arşivlenir.
9. YÜRÜRLÜK
Ortaklık Riskin Erken Saptanması Komitesi'nin görev ve çalışma esaslarını düzenleyen işbu Çalışma Esasları, 04.12.2024 tarih ve 2024/18 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile onaylanarak onay tarihi itibarıyla yürürlüğe girmiştir. Söz konusu çalışma esaslarının gözden geçirilerek güncellenmesi Yönetim Kurulu'nun yetkisindedir.
10. YÜRÜTME
Bu Çalışma Esası hükümlerinin uygulanması, Riskin Erken Saptanması Komitesi tarafından takip edilir.