ALTINAY SAVUNMA TEKNOLOJİLERİ A.Ş. DENETİMDEN SORUMLU KOMİTE ÇALIŞMA ESASLARI
1. AMAÇ
Bu düzenlemenin amacı, Denetimden Sorumlu Komite'nin görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esaslarının belirlenmesidir.
2. KAPSAM
Bu düzenleme, ilgili mevzuat uyarınca Denetimden Sorumlu Komite tarafından gerçekleştirilecek olan çalışma ve faaliyetleri kapsar.
3. TANIMLAR
Şirket, Ortaklık, Altınay : Altınay Savunma Teknolojileri A.Ş.
Bağımsız Denetim Kuruluşu, BDK: Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemelerinde belirtilen şartlara haiz ve sermaye piyasasında bağımsız denetim yetkisi verilen kuruluşlardır.
Denetçi: Bağımsız Denetim Kuruluşlarının denetimle görevlendirdiği her kıdem ve unvandaki denetim unvanlarıdır.
Denetimden Sorumlu Komite, DSK: Şirket Yönetim Kurulu içinden SPK düzenlemeleri uyarınca seçilen komitedir.
Finansal Tablolar: Dipnotlarıyla birlikte ara ve yıllık dönemler itibariyle düzenlenmiş bilanço ve gelir tabloları ve bunların eklerinden oluşan tablolar bütünüdür.
Finansal Raporlar: Finansal tablolar, Yönetim Kurulu faaliyet raporları ve sorumluluk beyanlarından oluşan raporları,
Komite Sekretaryası: Komite'nin çalışma ve toplantılarını düzenleyen, yazılarını arşivleyen ve üyeler arasındaki iletişimi sağlayan Ortaklık personelidir.
SPK, Kurul: Sermaye Piyasası Kurulu
TTK: Türk Ticaret Kanunu
Yönetim Kurulu: Altınay Savunma Teknolojileri A.Ş. Yönetim Kurulu
4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Denetimden Sorumlu Komite'nin görevleri şunlardır;
• Bağımsız denetim kuruluşunun seçimi, bağımsız denetim sözleşmelerinin hazırlanarak bağımsız denetim sürecinin başlatılması ve bağımsız denetim kuruluşunun her aşamadaki çalışmalarını gözetmek.
- Bağımsız denetçinin bağımsızlık kriterleri karşısındaki durumunu, bağımsızlık beyanını ve bağımsız denetim kuruluşundan alınabilecek ilave hizmetleri değerlendirmek.
- Bağımsız denetim kuruluşu tarafından Komite'ye iletilen bağımsız denetim kapsamında ulaşılacak tespitleri, ortaklığın muhasebe politikası ve uygulamalarıyla ilgili önemli hususları; bağımsız denetçi tarafından daha önce Şirket yönetimine iletilen SPK'nın muhasebe standartları ile muhasebe ilkeleri çerçevesinde alternatif uygulama ve kamuya açıklama seçeneklerini; bunların muhtemel sonuçlarını ve uygulama önerisini; ortaklık yönetimiyle arasında gerçekleştirilen önemli yazışmaları değerlendirmek.
- Şirketin muhasebe, raporlama ve iç kontrol sistemleri ile bağımsız denetim süreçleri ile ilgili olarak Şirkete ulaşan şikayetlerin incelenmesi, sonuca bağlanması, Şirket çalışanlarının, muhasebe, raporlama, iç kontrol ve bağımsız denetim konularındaki bildirimlerinin gizlilik ilkesi çerçevesinde değerlendirilmesi konularında uygulanacak yöntem ve kriterleri belirlemek.
- BDK'nın yaptığı denetimin sonuçlarını ve finansal tabloları müştereken yapılacak toplantılarda değerlendirmek.
- BDK'dan Ortaklığın muhasebe politikası ve uygulamalarıyla ilgili elde edilen önemli bulguları ve denetçi önerilerini değerlendirmek.
- Kamuya açıklanacak yıllık ve ara dönem finansal tabloların, Şirketin izlediği muhasebe ilkelerinin mevcut mevzuat ve uluslararası muhasebe standartlarına uygunluğunu denetleyip, gerçeğe uygunluğuna ve doğruluğuna ilişkin olarak Şirketin sorumlu yöneticileri ve bağımsız denetçilerinin görüşlerini alarak, kendi değerlendirmeleriyle birlikte Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirmek.
- Ortaklığın sorumlu yöneticilerinin kontrolünden geçmiş ve imzalanmış olan ara ve yıllık dönem finansal tabloları, faaliyet raporlarını ve Sorumluluk Beyanını üçer aylık mali dönemler itibariyle imzalamak ve kamuya açıklanmasını sağlamak.
- DSK ve Yönetim Kurulu onayından geçen finansal raporların, Kamuyu Aydınlatma Platformunda ve Şirket internet sitesinde kamuya açıklanmasını sağlamak.
- Mevzuata aykırı veya etik açıdan uygun olmayan işlem iddialarına ilişkin menfaat sahiplerinden gelen şikâyetlerin değerlendirilip sonuca bağlandığı bir mekanizmanın kurulmasını ve gizlilik ilkesi çerçevesinde işletilmesini gözetmek.
- SPK düzenlemeleri ve Türk Ticaret Kanunu ile komiteye verilen/verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
- Komite; yukarıdaki konularda değerlendirmelerini ve tavsiyelerini Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirir.
5. KOMİTE YAPISI VE ÜYELİK KRİTERLERİ
- Denetimden Sorumlu Komite en az iki üyeden oluşur. Komite Başkanı ve Üyeleri Bağımsız Yönetim Kurulu Üyeleri arasından seçilir.
- Denetimden Sorumlu Komite, Yönetim Kurulu tarafından Yönetim Kurulu üyelik süresi ile sınırlı olarak görevlendirilmektedir. Süresi dolan üyeler tekrar seçilebilir.
- Denetimden sorumlu komite üyelerinden en az biri denetim/muhasebe ve finans konusunda 5 yıllık tecrübeye sahiptir.
- Komitenin görevlerini yerine getirmesi için gereken her türlü kaynak ve destek Yönetim Kurulu tarafından sağlanır. Komite, gerekli gördüğü yöneticiyi, Şirket çalışanını ve bağımsız denetçileri toplantılarına davet edebilir ve görüşlerini alabilir.
- Komite, faaliyetleriyle ilgili olarak ihtiyaç gördüğü konularda bağımsız uzman görüşlerinden yararlanır. Komitenin ihtiyaç duyduğu danışmanlık hizmetlerinin bedeli Şirket tarafından karşılanır.
6. ALT ÇALIŞMA GRUPLARI
Denetimden Sorumlu Komite çalışmalarının etkinliğinin sağlanması amacıyla ihtiyaca göre kendi üyeleri arasından ve/veya hariçten seçenekleri finansal raporlama ve bağımsız denetim konularında yeterli tecrübe ve bilgi sahibi kişilerden oluşan alt çalışma grupları oluşturabilir.
7. KOMİTE TOPLANTILARI
- Denetimden Sorumlu Komite; en az üç ayda bir olmak üzere yılda en az dört kere toplanır ve toplantı sonuçları tutanağa bağlanarak Yönetim Kurulu'na sunulur. Komite kendi görev ve sorumluluk alanıyla ilgili olarak ulaştığı tespit ve önerileri derhal Yönetim Kurulu'na yazılı olarak bildirir.
- Komite toplantılarının; yüz yüze ya da fiilen bir araya gelmeksizin, elektronik yöntemler vasıtasıyla veya konferans görüşmesi ile yapılması mümkündür. Fiili toplantılar Ortaklık merkezinde veya Komite üyelerinin erişiminin kolay olduğu başka bir yerde yapılabilir.
- Fiilen bir araya gelmeksizin elektronik yöntemler vasıtasıyla yapılan toplantılara ilişkin tutanaklar Denetimden Sorumlu Komite üyeleri tarafından imzalanır. Ayrıca, Komite kararlarının elden dolaştırma yoluyla da alınması mümkün olup, üyelerin tümü tarafından aynı veya farklı kâğıtlarda imzalanan kararlar geçerlidir.
- Toplantılar şirket merkezinde veya komite üyelerinin erişiminin kolay olduğu başka bir yerde yapılabilir.
- Toplantı ve karar nisabı komite üye toplam sayısının salt çoğunluğudur.
• Komitenin kararları Yönetim Kurulu'na tavsiye niteliğinde olup, ilgili konularda nihai karar merci Yönetim Kurulu'dur.
8. RAPORLAMA PROSEDÜRLERİ
- Komitelerin kararları Komite için tutulacak birer karar defterinde muhafaza edilir.
- Toplantı tutanağında aşağıdaki hususlara yer verilmelir:
- o Toplantının yeri ve zamanı
- o Gündem
- o Toplantıda tartışılan konulara ilişkin bilgi
- o Alınan kararlar
- Raporların hazırlanmasından ve saklanmasından Yatırımcı İlişkileri Departmanı sorumludur. Hazırlanan toplantı tutanağı Komite Üyelerinin bilgisine sunulduktan sonra arşivlenir.
- Komitenin gerekli gördüğü kararlar Yönetim Kurulu'na sunulur.
9. YÜRÜRLÜK
Ortaklık Denetimden Sorumlu Komite görev ve çalışma esaslarını düzenleyen işbu Çalışma Esasları, 04.12.2024 tarih ve 2024/18 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile onaylanarak onay tarihi itibarıyla yürürlüğe girmiştir. Söz konusu çalışma esaslarının gözden geçirilerek güncellenmesi Yönetim Kurulu'nun yetkisindedir.
10. YÜRÜTME
Bu Çalışma Esasları hükümlerinin uygulanması, Denetimden Sorumlu Komite tarafından takip edilir.