ML System S.A.

AGM Information • Apr 13, 2017

Załącznik do RB nr 8/2017

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU WZA ES-SYSTEM S.A.

I. art. 402² , p. 1)

Zarząd ES-SYSTEM S.A. z siedzibą w Krakowie przy ul. Przemysłowej 2, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000113760 ("Spółka"), działając na podstawie art. 399 § 1, art. 402¹ § 1 i 2 Kodeksu Spółek Handlowych, zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie, które odbędzie się w dniu 11 maja 2017 r. o godz. 10.00, w Krakowie, w siedzibie spółki ES-SYSTEM S.A., przy ul. Przemysłowej 2.

• Porządek obrad: 1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór komisji skrutacyjnej.
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Przedstawienie przez Zarząd i rozpatrzenie:
• a. sprawozdania finansowego za rok 2016
• b. sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku 2016
• c. wniosku Zarządu w sprawie przeznaczenia zysku Spółki za rok 2016
• d. skonsolidowanego sprawozdania finansowego za rok 2016 grupy kapitałowej ES-SYSTEM oraz sprawozdania Zarządu z działalności grupy kapitałowej ES-SYSTEM w roku 2016
• e. opinii biegłego rewidenta z badania sprawozdań
• 1. Przedstawienie przez Radę Nadzorczą i rozpatrzenie sprawozdania z jej działalności w roku 2016 oraz sprawozdania z badania:
• a. sprawozdania finansowego za rok 2016
• b. sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku 2016
• c. wniosku Zarządu w sprawie przeznaczenia zysku Spółki za rok 2016
• a także przedstawienie opinii Rady Nadzorczej co do przeznaczenia zysku Spółki za rok 2016
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok 2016 oraz sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku 2016.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej ES-SYSTEM za rok 2016 oraz sprawozdania Zarządu z działalności grupy kapitałowej ES-SYSTEM w roku 2016.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie przeznaczenia zysku Spółki za rok 2016.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia członkom organów Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w 2016 roku.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zmian w Statucie Spółki.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zmian w Regulaminie Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wolne wnioski.
• 1. Zamknięcie obrad.

II. art. 402² , p. 2)

Na podstawie art. 402² kodeksu spółek handlowych Spółka przekazuje informacje dotyczące udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki:

a) Akcjonariuszowi lub akcjonariuszom reprezentującym co najmniej 1/20 kapitału zakładowego przysługuje prawo żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 dni

przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie w siedzibie Spółki pod adresem ul. Przemysłowa 2, 30-701 Kraków lub w postaci elektronicznej i przesłane na następujący adres poczty elektronicznej Spółki: biuro.zarzadu@essystem.pl

Akcjonariusz/akcjonariusze powinien/powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania, załączając do żądania świadectwo(a) depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu, załączając aktualny odpis z odpowiedniego rejestru.

W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF.

b) Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać na piśmie w siedzibie Spółki pod adresem ul. Przemysłowa 2, 30-701 Kraków lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (w sposób i na adres poczty elektronicznej Spółki podany w pkt a) powyżej) projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

Podobnie jak w pkt. a) powyżej akcjonariusz/akcjonariusze powinien/powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania, załączając do żądania świadectwo/a depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzić również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu, załączając aktualny odpis z odpowiedniego rejestru. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających projekty uchwał przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji, dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF.

c) Każdy z akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może podczas Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia.

d) Akcjonariusz może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Spółka informuje, że wzór formularza pozwalającego na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika zawierającego dane określone art. 402³ KSH został zamieszczony na stronie internetowej www.essystem.pl, w dziale Relacje Inwestorskie/Spółka/WZA.

Pełnomocnictwo do głosowania przez pełnomocnika powinno być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Akcjonariusz jest zobowiązany przesłać do Spółki informację o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej na podany powyżej w pkt. a) adres poczty elektronicznej najpóźniej na jeden dzień przed dniem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia tj. 10 maja 2017 r. (środa), nie później niż do godziny 13.00.

Akcjonariusze zostaną dopuszczeni do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu po okazaniu dowodu tożsamości, a pełnomocnicy po okazaniu dowodu tożsamości i ważnego pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej (w tym ostatnim przypadku pełnomocnik powinien okazać wydruk pełnomocnictwa w formacie PDF). Przedstawiciele osób prawnych lub spółek osobowych winni dodatkowo okazać aktualne odpisy z odpowiednich rejestrów, wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów.

e) i f) Spółka nie przewiduje uczestnictwa i wypowiadania się akcjonariuszy Spółki w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Spółka nie zapewnia powszechnie dostępnej transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

g) Spółka nie przewiduje wykonywania prawa głosu przez akcjonariuszy Spółki na Walnym Zgromadzeniu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

III. art. 402² , p. 3)

Dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu jest dzień 25 kwietnia 2017 r., wtorek (16 dni przed datą Walnego Zgromadzenia).

IV. art. 402² , p. 4)

W Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki będą miały prawo uczestniczyć osoby, które:

a) na szesnaście dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia (tj. 25 kwietnia 2017 r.) będą akcjonariuszami Spółki, tj. na ich rachunkach papierów wartościowych będą zapisane akcje Spółki; oraz

b) nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż 26 kwietnia 2017 r. (środa) złożą żądanie o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w podmiocie prowadzącym rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki.

Rekomenduje się akcjonariuszom odebranie ww. wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa i zabranie go ze sobą w dniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Spółka ustala listę akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu przekazanego jej przez Krajowy Depozyt Papierów

Wartościowych (KDPW), a sporządzonego na podstawie wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu. Na trzy dni powszednie przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. 8 maja 2017 r. (poniedziałek) w siedzibie Spółki, w godzinach 8.30-16.30 zostanie wyłożona do wglądu lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu. Akcjonariusz będzie mógł zażądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną podając adres, na który lista powinna być wysłana.

V. art. 402² , p. 5)

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mogą uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz projekty uchwał w siedzibie Spółki pod adresem ul. Przemysłowa 2, 30-701 Kraków lub na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.essystem.pl, w dziale Relacje Inwestorskie/Spółka/WZA.

VI. art. 402² , p. 6)

Spółka będzie udostępniała wszelkie informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki pod adresem: www.essystem.pl, w dziale Relacje Inwestorskie/Spółka/WZA.