Asseco Business Solutions S.A.

Governance Information • Apr 15, 2019

Załącznik do Uchwały nr 2 Rady Nadzorczej Asseco Business Solutions S.A. z dnia 27 lutego 2019 r.

Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Asseco Business Solutions S.A. za rok 2018 uwzględniające: ocenę sytuacji Spółki, ocenę systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, compliance; ocenę sposobu wypełniania przez Spółkę obowiązków informacyjnych dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego.

I. Ocena sytuacji Spółki, z uwzględnieniem oceny systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, compliance oraz funkcji audytu wewnętrznego

Rada Nadzorcza pozytywnie ocenia system kontroli wewnętrznej i system zarządzania ryzykiem istotnym dla Spółki.

Spółka jest świadoma ryzyk związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z tym wdrożyła spójny system kontroli czynników ryzyka. System ten oparty jest na zbiorze wewnętrznych procedur i wytycznych, obejmujących kluczowe obszary działalności Spółki. Umożliwiają one efektywny przepływ informacji poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Spółki, jak również zapewniają właściwy poziom ostrzegania w przypadku wystąpienia istotnych czynników ryzyka. Większość procesów (wchodzących w skład omawianego systemu) zostało zautomatyzowanych – są one bowiem wspierane przez wykorzystywany w Spółce zintegrowany system zarządczy klasy ERP. Dodatkowo system oparty jest na założeniu bieżącej kontroli funkcjonalnej, realizowanej zarówno przez każdego pracownika, jak i jego bezpośredniego przełożonego. Dodatkowo, w celu wzmocnienia kontroli i przepływu informacjj, organizowane są w Spółce cykliczne spotkania z udziałem przedstawicieli kluczowych jednostek organizacyjnych. W trakcie tych spotkań prowadzona jest analiza nowych czy też niestandardowych czynników (problemów, zagrożeń), pojawiających się w poszczególnych obszarach działalności Spółki.

Nadzór merytoryczny nad procesem kontroli wewnętrznej oraz systemem zarządzania ryzykiem sprawują dyrektorzy odpowiedzialni za zarządzanie poszczególnymi działami. Ich zadaniem jest ponadto bieżąca ocena stosowanych procedur wykonawczych oraz informowanie kierownictwa Spółki o skuteczności wdrożonych systemów zarządzania ryzykiem.

W ocenie Rady Nadzorczej obecny system kontroli wewnętrznej jest skuteczny, a wdrożone rozwiązania umożliwiają rozpoznanie rodzajów ryzyka mających istotne znaczenie dla działalności Spółki, zarządzanie nimi oraz określenie ich akceptowalnego poziomu.

W strukturze Spółki nie ma wyodrębnionych jednostek audytu wewnętrznego i compliance, gdyż nie jest to uzasadnione z uwagi na rozmiar Spółki. W ocenie Rady Nadzorczej nie istnieje potrzeba dokonania wyodrębnienia organizacyjnego funkcji audytu wewnętrznego. Compliance jest zapewniony przez dział prawny i dział finansowy.

W ocenie Rady Nadzorczej Zarząd Spółki prawidłowo zidentyfikował rodzaje ryzyka istotne dla Spółki oraz skutecznie nimi zarządzał w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu.

II. Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Asseco Business Solutions S.A. w roku obrotowym 2018

1. Sprawy organizacyjne Rady

W roku 2018 Rady Nadzorczej Asseco Business Solutions S.A. funkcjonowała w następującym składzie:

Rada Nadzorcza	Data pełnienia funkcji
Jozef Klein	01.01.2018-31.12.2018
Adam Goral	01.01.2018 - 31.12.2018
Zbigniew Pomianek	01.01.2018 - 31.12.2018
Romuald Rutkowski	01.01.2018 - 31.12.2018
Piotr Stepniak	01.01.2018-31.12.2018

Skład Komitetu Audytu

W roku 2018 w Asseco Business Solutions S.A. funkcjonował Komitet Audytu w składzie:

Piotr Stepniak Romuald Rutkowski Adam Goral	- Przewodniczący Komitetu Audytu - Członek Komitetu Audytu

Rada Nadzorcza działając na podstawie art. 129 Ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz § 14 Regulaminu Rady Nadzorczej dokonała oceny spełniania wymogów dla Komitetu Audytu w ten sposób, iż:

1. kryteria niezależności spełniają Romuald Rutkowski oraz Piotr Stępniak, który jednocześnie posiada wiedzę i umiejętności z zakresu badania sprawozdań finansowych,

2. Business Solutions S.A.

Zakres prac Komitetu Audytu

W roku 2018 Komitet Audytu wykonywał swoje obowiązki w niżej wymienionych obszarach.

Komitet Audytu Spółki wykonywał zadania komitetu audytu przewidziane w obowiązujących przepisach.

Komitet Audytu Asseco Business Solutions S.A. odbył spotkania z audytorem Ernst & Young Audyt Polska Sp. z o.o. Sp.k. przed publikacją wyników za rok 2017, na którym przedstawiciele Audytora Ernst & Young Audyt Polska Sp. z o.o. Sp.k. przedstawili sprawozdanie sprawozdanie sprawozdań finansowych Spółki i Grupy Kapitałowej Asseco Business Solutions S.A. Omówiono wszystkie istotne kwestie związane ze sprawozdaniami finansowymi. Audytor przedstawił ponadto dodatkowe sprawozdanie dla Komitetu Audytu.

W roku 2018 Rada Nadzorcza Asseco Business Solutions S.A. po raz pierwszy dokonała wyboru firmy audytorskiej, działając na podstawię przepisów Ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych poprzedził proces selekcji firmy audytorskiej przez Zarząd oraz przedstawicieli Komitetu Audytu. Komitet

Audytu opracował wraz z Zarządem Spółki kryteria wyboru firmy audytorskiej i treść zapytania ofertowego.

Po zebraniu ofert oraz przeprowadzeniu spotkań oraz dodatkowych negocjacji zakresu prac i ceny Komitet Audytu dokonał analizy ofert, w wyniku której wydał rekomendację dot. wyboru firmy audytorskiej dla Deloitte Polska Sp. z o.o. Sp. k oraz PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. Jako preferowaną firmę Komitet Audytu wskazał Deloitte Polska Sp. z o.o. Sp. k.

Komitet Audytu potwierdził, że rekomendacja jest wolna od wpływów stron trzecich oraz stwierdził, że Spółka nie zawarła umów zawierających klauzule, o których mowa w art. 66 ust. 5a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Komitet Audytu, na podstawie przeprowadzonych rozmów oraz oświadczenia przedstawionego przez PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. ocenił firmę audytorską jako niezależną.

W dniu 27 marca 2018 r. Rada Nadzorcza Spółkę PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. (obecnie - jako następca prawny: PricewaterhouseCoopers Polska z ograniczoną odpowiedzialnością Audyt sp.k.), jako firmę audytorską uprawnioną do przeglądu półrocznego skróconego sprawozdania finansowego Spółki Asseco Business Solutions S.A. za okres 6 miesięcy kończący się dnia 30 czerwca 2018 roku oraz 30 czerwca 2019 , jak również do badania rocznego sprawozdania finansowego Spółki Asseco Business Solutions S.A. za rok kończący się dnia 31 grudnia 2018 roku i 31 grudnia 2019 roku.

Komitet Audytu spotykał się z audytorem przed publikacją sprawozdania półrocznego za I półrocze 2018 r. a następnie przekazał pozostałym Rady Nadzorczej wyniki badania i rolę Komitetu Audytu w tym zakresie.

Komitet Audytu ocenił proces audytu jako niezależny, w związku ze spełnieniem przez bieglego rewidenta warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii z właściwymi przepisami prawa krajowego i normami zawodowymi.

Komitet Audytu ocenił funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w Spółce Asseco Business Solutions S.A. jako adekwatną do skali jej działalności.

W Spółce w roku 2018 nie funkcjonował wyodrębniony Dział Audytu Wewnętrznego.

Wykonywanie obowiązków statutowych przez Radę Nadzorczą

W roku 2018 Rada Nadzorcza prowadziła stały nadzór nad bieżącą działalnością Spółki, w związku z wykonywaniem swoich kompetencji nadzorczych odbyły się 4 posiedzenia Rady.

W większości posiedzeń uczestniczyli wszyscy Członkowie Rady Nadzorczej, a ewentualne nieobecności Członków Rady Nadzorczej były usprawiedliwiane przez Przewodniczącego.

Zasadniczym obszarem działania Rady Nadzorczej w roku 2018 była ocena bieżących wyników Spółki, wykonania budżetu przez Zarząd oraz analiza strategii Spółki we wszystkich kierunkach jej działalności. Zarząd systematycznie informował Radę Nadzorczą o realności osiągnięcia planowanych celów strategicznych Spółki, jak również o wynikach finansowych Spółki. Poszczególne cele i strategiczne zamierzenia Spółki były przedstawiane i omawiane w ramach spotkań członków Rady Nadzorczej z Zarządem Spółki oraz uzyskały aprobatę Rady.

Rada Nadzorcza stwierdza, iż prowadzona przez Zarząd strategia oraz bieżąca działalność Spółki w roku 2018 zaowocowała wystąpieniem wielu pozytywnych, bardzo istotnych czynników rozwojowych skutkujących umocnieniem pozycji Spółki.

III. Ocena sposobu wypełniania przez spółkę obowiązków informacyjnych dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego, określonych w Regulaminie Giełdy oraz przepisach dotyczących informacji bieżących i okresowych przez emitentów papierów wartościowych.

Rada Nadzorcza pozytywnie ocenia wykonywanie przez Spółkę obowiązków informacyjnych dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego, określonych w Regulaminie Giełdy oraz przepisach dotyczących informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez Spółkę.

IV. Ocena racjonalności prowadzonej przez Spółkę polityki, o której mowa w rekomendacji I.R.2 Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW 2016.

Rada Nadzorcza pozytywnie ocenia prowadzoną przez Spółkę w nieznacznym zakresie działalność o charakterze charytatywnym. Działalność charytatywna przejawia w dofinansowaniu działalności organizacji społecznych na rzecz osób potrzebujących pomocy, jak również wspiera osoby czy rodziny w trudnej sytuacji życiowej. Ponadto Spółka dofinansowuje działalność charytatywną społeczną wnoszącą wkład w rozwój kultury, sportu i edukacji.

Adam Goral Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej