Relpol S.A.

AGM Information • May 13, 2021

REGULAMIN WALNEGO ZGROMADZENIA

SPÓLKI AKCYJNEJ "RELPOL"

Z SIEDZIBĄ W ŻARACH

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1.

• 1. Regulamin niniejszy określa zasady działania Walnego Zgromadzenia, prowadzenia obrad, podejmowania uchwał Spółki.
• 1. Regulamin wraz z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i Statutu Spółki stanowi podstawę prawną funkcjonowania Walnego Zgromadzenia.

§2.

Regulamin przyjmowany jest przez Walne Zgromadzenie w drodze uchwały. Zmiany Regulaminu przyjmowane w drodze uchwały Walnego Zgromadzenia wchodzą w życie z dniem podjęcia uchwały, chyba że uchwała stanowi inaczej.

II. ZWOŁANIE WALNEGO ZGROMADZENIA

§3.

• 1. Walne Zgromadzenie zwołuje Zarząd Spółki.
• 1. Rada Nadzorcza może zwołać Zwyczajne Walne Zgromadzenie, jeżeli Zarząd nie zwoła go wciągu sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego lub w terminie przewidzianym przepisami prawa, oraz Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, jeżeli zwołanie go uzna za wskazane.
• 1. Akcjonariusze reprezentujący co najmniej połowę ogółu głosów w Spółce mogą zwołać Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie.
• 1. Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą na zasadach i terminach określonych przepisami prawa:
  2. a) żądać zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia i umieszczenia określonych spraw porządku obrad,
  3. b) żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia,
  4. c) zgłaszać Spółce projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają być wprowadzone do porządku obrad.

§4.

Walne Zgromadzenie odbywa się w miejscu siedziby Spółki lub w miejscowości będącej siedzibą Giełdy, na której dopuszczone są do obrotu giełdowego akcje Spółki.

§5.

Walne Zgromadzenie Spółki zwołuje się przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej Spółki oraz w sposób określony w Kodeksie Spółek Handlowych, jak dla Spółek giełdowych.

III. WALNE ZGROMADZENIE

§6.

• 1. W Walnym Zgromadzeniu mogą uczestniczyć osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu).
• 1. Listę akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółka sporządza na podstawie wykazu udostępnianego Spółce przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych.
• 1. W Walnym Zgromadzeniu mogą uczestniczyć przedstawiciele mediów chyba, że przedmiot obrad jest tego rodzaju, że ich obecność mogłaby narazić Spółkę na szkodę.
• 1. O dopuszczeniu przedstawicieli mediów decyduje Walne Zgromadzenie na wniosek Przewodniczącego.

§7.

• 1. Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika (pełnomocników).
• 1. Pełnomocnictwo do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu udzielane jest na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

§8.

Walne Zgromadzenie otwiera Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej. W przypadku ich nieobecności inny członek Rady Nadzorczej. W przypadku nieobecności członków Rady Nadzorczej Walne Zgromadzenie otwiera Prezes Zarządu lub osoba wyznaczona przez Zarząd. Następnie spośród osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu wybiera się Przewodniczącego Zgromadzenia.

§9.

• 1. Osoba otwierająca Walne Zgromadzenie decyduje o kolejności udzielenia głosu w sprawie zgłaszania kandydatów.
• 1. Osoby, których kandydatury zostały zgłoszone są wpisywane na listę kandydatów na Przewodniczącego, jeśli wyrażą zgodę na kandydowanie. Listę kandydatów sporządza otwierający Walne Zgromadzenie, przy czym lista zgłoszonych kandydatów nie może przekraczać trzech osób.
• 1. Każdy z akcjonariuszy może oddać głos tylko na jednego kandydata.
• 1. Przewodniczącym Walnego Zgromadzenia zostaje osoba, na którą oddano największą liczbę głosów.

§10.

• 1. Po dokonaniu wyboru Przewodniczący:
  2. a) stwierdza prawidłowość zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolność do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad,

b) zarządza sprawdzenie listy obecności uprawnionych do głosowania, a następnie w przypadku braku zastrzeżeń podpisuje ją.

§11.

• 1. Przewodniczący kieruje obradami zgodnie z porządkiem obrad oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu.
• 1. Przewodniczący zapewnia sprawny przebieg obrad i poszanowanie praw i interesów wszystkich akcjonariuszy.
• 1. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:
  2. a) dbanie o sprawny i prawidłowy przebieg obrad,
  3. b) udzielanie głosu,
  4. c) wydawanie stosownych zarządzeń porządkowych,
  5. d) zarządzanie głosowania oraz czuwanie nad jego prawidłowym przebiegiem,
  6. e) ogłaszanie wyników głosowań,
  7. f) rozstrzyganie wątpliwości regulaminowych.

§ 12.

• 1. Przewodniczący zapewnia, by obrady przebiegały bez zbędnych przerw oraz opóźnień. Krótkie przerwy w obradach, nie stanowią przyczyny odroczenia obrad.
• 1. Przy wykonywaniu swych czynności Przewodniczący może w każdym czasie skorzystać z pomocy notariusza, prawników oraz osób obsługi technicznej i zarządzić w tym celu krótkie przerwy.
• 1. Przewodniczący udziela głosu poza porządkiem obrad lub w związku z dyskusją jedynie dla zgłoszenia wniosku formalnego.
• 1. Wnioski formalne mogą dotyczyć wyłącznie spraw będących przedmiotem porządku obrad i przebiegu Walnego Zgromadzenia.
• 1. Do wniosków formalnych zalicza się w szczególności:
  2. a) przerwanie, odroczenie lub zamknięcie obrad,
  3. b) zamknięcie dyskusji,
  4. c) głosowanie bez dyskusji,
  5. d) zmiana w sposobie przeprowadzenia głosowania,
  6. e) ograniczenie czasu przemówień,
  7. f) sprawdzenie liczby obecnych na zgromadzeniu głosów,
  8. g) zamknięcie listy mówców,
  9. h) kolejność głosowania wniosków,
  10. i) zamknięcie listy kandydatów przy wyborach.
• 1. Walne Zgromadzenie rozstrzyga o wnioskach formalnych przez głosowanie zwykłą większością głosów oddanych. Przez zwykłą większość głosów rozumie się większość głosów "za" lub "przeciw" bez uwzględnienia głosów wstrzymujących się.
• 1. Przewodniczący przed poddaniem wniosku formalnego pod głosowania precyzuje i ogłasza zebranym proponowaną treść wniosku. W pierwszej kolejności Przewodniczący poddaje pod głosowanie wniosek najdalej idący, który może wykluczyć potrzebę głosowania nad pozostałymi wnioskami.
• 1. Odrzucony w głosowaniu wniosek formalny nie może być zgłoszony ponownie w toku dyskusji nad tą samą sprawą.

§ 13.

Decyzje Walnego Zgromadzenia podejmowane są w trybie uchwał.

§14.

• 1. Projekty uchwał objętych porządkiem obrad przewidzianym w ogłoszeniu o Walnym Zgromadzeniu przygotowuje Zarząd i ogłasza wraz uzasadnieniem na stronie internetowej Spółki w terminie określonym przepisami. To samo dotyczy projektów uchwał zgłoszonych przez uprawnionych akcjonariuszy zgodnie z art.401 K.S.H. Projekty uchwał zgłoszone przez akcjonariuszy powinny zawierać uzasadnienie.
• 1. Projekt uchwały lub wniosek o zmianę jego treści mogą być cofnięte przez osoby, które je zgłosiły.
• 1. Przewodniczący odczytuje projekt uchwały dotyczącej danego punktu porządku obrad.
• 1. Po odczytaniu projektu uchwały Przewodniczący umożliwia akcjonariuszom zgłoszenie poprawek do przedstawionego projektu, a następnie poddaje je pod głosowanie wg. następującego porządku,
  2. a) w pierwszej kolejności głosuje się poprawki najdalej idące, to jest takie, których przyjęcie lub odrzucenie rozstrzyga o bezprzedmiotowości innych poprawek,
  3. b) głosowanie projektu uchwały w całości, ze zmianami wynikającymi z przygotowanych poprawek,
• 1. Zaproponowane poprawki do uchwały w stosunku do których żaden z obecnych na Walnym Zgromadzeniu uczestników nie zgłosił sprzeciwu uznaje się za przyjęte przez aklamację, bez konieczności przeprowadzenia odrębnego głosowania nad poprawkami.
• 1. W przypadku podjęcia uchwały w sprawie przyjęcia poprawki (w tym przypadku jej przyjęcia przez aklamację) nie poddaje się pod głosowanie poprawek sprzecznych z nią.
• 1. Po przeprowadzeniu głosowania (lub aklamacji) w sprawie poprawek, Przewodniczący redaguje i poddaje pod głosowanie ostateczny tekst uchwały w przedmiocie danego punktu porządku obrad.

§15.

• 1. W przypadku, gdy zostały zgłoszone różne projekty uchwał dotyczące tego samego punktu porządku obrad, Przewodniczący poddaje pod głosowanie wszystkie projekty wg. ustalonej przez siebie kolejności.
• 1. W przypadku przyjęcia jednego z konkurencyjnych projektów uchwał, pozostałych projektów uchwał nie poddaje się pod głosowanie.
• 1. Jeżeli zgłoszono poprawki do konkurencyjnych projektów uchwał najpierw rozpatruje się poprawki do uchwały, która zgodnie z decyzją Przewodniczącego powinna być podjęta w pierwszej kolejności.
• 1. Jeżeli uchwała nie została podjęta Przewodniczący zarządza przystąpienie do rozpatrywania kolejnego projektu uchwały i poprawek do tego projektu zgodnie z ustaloną przez siebie kolejnością.

§16.

• 1. Każdą sprawę umieszczoną w porządku obrad omawia Przewodniczący lub wskazana przez niego osoba.
• 1. Po przedstawieniu każdej sprawy zamieszczonej w porządku obrad Przewodniczący otwiera dyskusję udzielając głosu w kolejności zgłaszania się. Przewodniczący może udzielić głosu poza kolejnością Członkom Zarządu i Rady Nadzorczej.
• 1. Głos można zabrać jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad i aktualnie rozpatrywanych.
• 1. Przewodniczący może ograniczyć czas wystąpienia do 5 minut dla każdego uczestnika Walnego Zgromadzenia, któremu udziela głosu. W dyskusji nad każdym punktem porządku obrad uczestnik może zabrać głos jedynie dwa razy, powtórne wystąpienie nie może trwać dłużej niż 2 minuty.
• 1. Zarządowi Spółki i Radzie Nadzorczej przysługuje prawo do udzielenia odpowiedzi na wnioski zgłoszone w trakcie dyskusji. Czas trwania odpowiedzi nie powinien przekroczyć 5 minut, jednak w uzasadnionych przypadkach może zostać przedłużony przez Przewodniczącego.
• 1. Przewodniczący sprawuje pieczę nad tokiem dyskusji w przypadku, gdy mówca przekracza dozwolony czas wystąpienia lub odbiega od tematu dyskusji Przewodniczący może odebrać mu głos.

§17.

• 1. Uchwała o zaniechaniu rozpatrywania sprawy umieszczonej w porządku obrad oraz o zdjęciu jej z porządku obrad może zapaść jedynie w przypadku, gdy przemawiają za tym istotne i rzeczowe powody.
• 1. Wniosek w sprawie zaniechania rozpatrywania sprawy powinien zostać przez zgłaszającego szczegółowo umotywowany i zgłoszony przed przyjęciem porządku obrad.
• 1. Nie jest dopuszczalne zaniechanie rozpatrywania sprawy lub podjęcia uchwały o zdjęciu z porządku obrad sprawy umieszczonej w porządku obrad przez akcjonariuszy.

IV. WYBÓR I ZMIANY W SKŁADZIE RADY NADZORCZEJ

§18.

Kandydatów na członków Rady Nadzorczej zgłaszają akcjonariusze lub ich pełnomocnicy w nieograniczonej ilości z podaniem krótkiej charakterystyki zawodowej kandydata. Przynajmniej połowę składu Rady Nadzorczej powinni stanowić członkowie niezależni.

§19.

Kandydat, jeśli jest obecny na Walnym Zgromadzeniu, powinien złożyć oświadczenie, czy wyraża zgodę na kandydowanie. Oświadczenie takie może być złożone na piśmie lub ustnie do protokołu i powinno zawierać informacje, czy nie istnieją ustawowe przesłanki wykluczające powołanie danego kandydata do Rady Nadzorczej. Do zgłoszenia kandydata nieobecnego należy dołączyć jego pisemna zgodę na kandydowanie zawierającą informację określoną w zdaniu poprzednim.

§20.

Po zakończeniu zgłaszania kandydatur Przewodniczący przedstawia zgromadzonym imiona i nazwiska kandydatów. Następnie po uzyskaniu zgody zainteresowanych na kandydowanie zamyka listę kandydatów.

§21.

Walne Zgromadzenie dokonuje wyboru członków Rady Nadzorczej oraz dokonuje zmian w składzie Rady Nadzorczej w głosowaniu tajnym.

Wynik wyborów ustala się w ten sposób, że podaje się kolejność kandydatów wg. ilości uzyskanych głosów. Za wybranych uważa się kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę głosów.

§23.

Jeżeli dwóch lub więcej kandydatów uzyska taką samą liczbę głosów i spowoduje to przekroczenie liczby wybranych w stosunku do miejsc w Radzie Nadzorczej, Przewodniczący zarządza wybory uzupełniające, w których prawo uczestnictwa mają tylko ci kandydaci, którzy w pierwszym głosowaniu uzyskali jednakową liczbę głosów.

§ 24.

Odwołanie Członka Rady Nadzorczej i całej Rady wymaga zwykłej większości głosów. Przewodniczący udziela głosu osobie, której głosowanie ma dotyczyć.

§25.

• 1. Na wniosek akcjonariuszy reprezentujących co najmniej jedną piątą kapitału zakładowego, Walne Zgromadzenie dokonuje wyboru Rady Nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami.
• 1. Wniosek o dokonanie wyboru w drodze głosowania oddzielnymi grupami akcjonariusze zgłaszają Zarządowi Spółki pisemnie w terminie umożliwiającym umieszczenie tego punktu w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.
• 1. Zarząd umieszcza wybór członków Rady Nadzorczej w drodze głosowania oddzielnymi grupami w porządku obrad podanym w ogłoszeniu.
• 1. Na Walnym Zgromadzeniu tworzy się grupy akcjonariuszy dla wyboru członków Rady Nadzorczej. Utworzyć można tyle grup, ile jest miejsc w Radzie Nadzorczej do obsadzenia.
• 1. Minimum akcji potrzebnych do utworzenia grupy określa się dzieląc liczbę akcji reprezentowanych na Walnym Zgromadzeniu przez liczbę stanowisk do obsadzenia w Radzie Nadzorczej.
• 1. Grupa akcjonariuszy ma prawo wyboru tylu członków Rady Nadzorczej, ile razy liczba reprezentowanych przez nią akcji przekracza obliczone zgodnie z ust.5. minimum. Nadwyżki akcji w danej grupie ponad minimum lub ponad wielokrotność nie dają podstawy do wybrania jeszcze jednego członka Rady Nadzorczej.
• 1. Poszczególne grupy mogą łączyć się celem wspólnego dokonania wyboru członka lub członków Rady Nadzorczej.
• 1. W ramach jednej grupy o wyborze członka Rady Nadzorczej decyduje większość oddanych głosów.
• 1. Dla każdej z grup należy przygotować oddzielną listę obecności, zapewnić osobne miejsce dla zebrania się i przeprowadzenia wyborów.
• 1. W każdej z grup należy wybrać przewodniczącego zebrania danej grupy oraz wybrać komisję skrutacyjną.
• 1. Uchwała o wyborze członka lub członków Rady Nadzorczej przez daną grupę powinna być umieszczona w protokole z Walnego Zgromadzenia sporządzony przez Notariusza.
• 1. Jeżeli na Walnym Zgromadzeniu nie dojdzie do utworzenia co najmniej jednej grupy zdolnej do wyboru członka Rady Nadzorcze, nie dokonuje się wyborów.
• 1. Jeżeli w głosowaniu oddzielnymi grupami nie zostaną obsadzone wszystkie stanowiska w Radzie Nadzorczej, pozostałych członków Rady Nadzorczej wybiera się w drodze

głosowania, w którym uczestniczą wszyscy akcjonariusze, których głosy nie zostały oddane przy wyborze członków Rady Nadzorczej, wybieranych w drodze głosowania oddzielnymi grupami.

V. GŁOSOWANIE

§26.

• 1. Walne Zgromadzenie jest ważne bez względu na ilość reprezentowanych na nim akcji, jeżeli wszyscy akcjonariusze zostali w stosownym czasie i trybie powiadomieni o obradach, chyba że Kodeks Spółek Handlowych wymaga stosownego quorum.
• 1. Każdemu akcjonariuszowi przysługuje na Walnym Zgromadzeniu ilość głosów odpowiadająca liczbie posiadanych akcji Spółki.
• 1. Uchwały są podejmowane zwykłą większością głosów oddanych, chyba że Kodeks Spółek Handlowych lub Statut stanowią inaczej.
• 1. Uchwały co do emisji i sposobu emisji akcji, zmiany Statutu, zbycia przedsiębiorstwa Spółki lub zmiany jej przedmiotu działania, połączenia Spółek, rozwiązania Spółki lub jej przekształcenia w Spółkę z o. o. zapadają większością ¾ głosów oddanych.
• 1. Głosowanie jest jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach nad wnioskami o usunięcie członków władz Spółki lub likwidatorów i pociągniecie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobistych i personalnych.

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§27.

Po wyczerpaniu porządku obrad Przewodniczący ogłasza zamknięcie obrad.

§28.

• 1. Uchwały Walnego Zgromadzenia są protokołowane przez Notariusza.
• 1. Do protokołu dołącza się listę obecności z podpisami uczestników Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wypis protokołu oraz dowody zwołania Walnego Zgromadzenia Zarząd Spółki dołącza do księgi protokołów.

§29.

• 1. Wszelkie sprawy dotyczące obradowania, a nieuregulowane w niniejszym Regulaminie lub przepisach prawa rozstrzyga Walne Zgromadzenie.
• 1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu mają zastosowanie postanowienia Statutu Spółki oraz przepisy Kodeksu Spółek Handlowych i innych obowiązujących przepisów prawa.

§30.

• 1. Regulamin wchodzi w życie od pierwszego Walnego Zgromadzenia, które odbędzie się po Walnym Zgromadzeniu uchwalającym Regulamin.
• 1. Traci moc Regulamin Walnego Zgromadzenia Spółki Akcyjnej RELPOL z siedzibą w Żarach uchwalony przez Walne Zgromadzenie w dniu 01.06.2011.