Relpol S.A.

Pre-Annual General Meeting Information • May 19, 2022

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU

ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA SPÓŁKI RELPOL

Zarząd Spółki Akcyjnej "RELPOL" w Żarach, działając na podstawie art.399 §1 w związku z art.402.1 i 402.2 Kodeksu Spółek Handlowych zwołuje na dzień 24.06.2022 r. o godz. 10.00 Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki, które odbędzie się w sali konferencyjnej Spółki w Żarach przy ul. 11 Listopada 37, z następującym porządkiem obrad:

• 1. Otwarcie obrad przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
• 1. Wybór Przewodniczącego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie odstąpienia od wyboru Komisji Skrutacyjnej.
• 1. Rozpatrzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i Grupy kapitałowej za rok 2021, sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej Spółki za rok 2021, sprawozdania finansowego Relpol S.A. za rok 2021 oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy kapitałowej Relpol za rok 2021.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawach:
  2. 1) rozpatrzenie i zatwierdzenie Sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i Grupy kapitałowej za 2021 r.,
  3. 2) rozpatrzenie i zatwierdzenie Sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej Spółki za 2021 r.,
  4. 3) rozpatrzenie i zatwierdzenie Sprawozdania finansowego Relpol S.A. za 2021 r.,
  5. 4) rozpatrzenie i zatwierdzenie Skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy kapitałowej Relpol za 2021 r.,
  6. 5) udzielenia absolutorium członkom Zarządu Spółki z wykonania obowiązków za rok obrotowy 2021 r.,
  7. 6) udzielenia absolutorium członkom Rady Nadzorczej Spółki z wykonania obowiązków za rok obrotowy 2021 r.,
  8. 7) podziału zysku netto za 2021 r.,
  9. 8) zaopiniowania Sprawozdania o wynagrodzeniach Członków Zarządu i Rady Nadzorczej Relpol S.A. za 2021 r.,
  10. 9) ustalenia liczebności Rady Nadzorczej,
  11. 10) wyboru członków Rady Nadzorczej,
  12. 11) zmian w Statucie Spółki,
  13. 12) zmian w Regulaminie Walnego Zgromadzenia,
  14. 13) zmian w Polityce wynagrodzeń Członków Zarządu i Rady Nadzorczej Relpol S.A.
  15. 14) zmian w Regulaminie Rady Nadzorczej.
• 1. Zamknięcie obrad.

I. OBOWIĄZUJĄCE POSTANOWIENIA ORAZ PROPONOWANE ZMIANY DO STATUTU SPÓŁKI

Stosownie do wymogu Art.402 §2 Kodeksu Spółek Handlowych, Zarząd Relpol S.A. podaje treść obowiązujących postanowień i proponowanych zmian w Statucie Spółki:

• 1. § 23 Statutu aktualne brzmienie:
• § 23.1. Akcjonariusze mogą uczestniczyć i wykonywać prawo głosu w Walnym Zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocnika.
  • 1. Zasady działalności Walnego Zgromadzenia określa regulamin uchwalony przez to Zgromadzenie.
  • 1. Walne Zgromadzenie działa zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonymi przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie, w zakresie określonym w oświadczeniu składanym przez Zarząd. Z uzasadnionych przyczyn Walne Zgromadzenie może zadecydować o wyłączeniu zastosowania niektórych zasad ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonych przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie odnoszących się do walnych zgromadzeń akcjonariuszy. W takiej sytuacji Zarząd podaje ten fakt do publicznej wiadomości.

§ 23 Statutu proponowane brzmienie:

• §23.1. Akcjonariusze mogą uczestniczyć i wykonywać prawo głosu w Walnym Zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocnika.
  • 1. Zasady działalności Walnego Zgromadzenia określa regulamin uchwalony przez to Zgromadzenie.
  • 1. Walne Zgromadzenie działa zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonymi przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie, w zakresie określonym w oświadczeniu składanym przez Zarząd. Z uzasadnionych przyczyn Walne Zgromadzenie może zadecydować o wyłączeniu zastosowania niektórych zasad ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonych przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie odnoszących się do walnych zgromadzeń akcjonariuszy. W takiej sytuacji Zarząd podaje ten fakt do publicznej wiadomości.
  • 1. Akcjonariusz może wziąć udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. O udziale w Walnym Zgromadzeniu w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to Zgromadzenie.
  • 1. § 24 Statutu aktualne brzmienie:
• § 24.1. Rada Nadzorcza składa się z 5 do 7 członków powoływanych na wspólną kadencję przez Walne Zgromadzenie na okres 3 lat. Przynajmniej połowę składu Rady Nadzorczej powinni stanowić członkowie niezależni.
  • 1. Rada Nadzorcza wybiera ze swego grona Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego.
  • 1. Członek Rady Nadzorczej spełnia kryterium niezależności, o którym mowa w ust.1, w szczególności, gdy spełnia łącznie kryteria niezależności określone w ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DZ.U z dnia 6 czerwca 2017 r. poz. 1089 z późn. zm.), w Załączniku II do Zalecenia Komisji Europejskiej (2005/162/WE) z dnia 15 lutego 2005 r. dotyczącego roli dyrektorów

niewykonawczych lub będących członkami rady nadzorczej spółek giełdowych i komisji rady (nadzorczej) z późn. zm. oraz w zasadach "Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2016" uchwalonych przez Radę Nadzorczą Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie SA.

• 1. Jeżeli mandat członka Rady Nadzorczej wybranego przez Walne Zgromadzenie wygaśnie w trakcie kadencji wobec złożenia rezygnacji, śmierci bądź innych nadzwyczajnych sytuacji nie dających się przewidzieć i wskutek powyższych okoliczności skład osobowy Rady Nadzorczej stanie się niezgodny z Kodeksem Spółek Handlowych oraz Statutem Spółki, pozostali członkowie Rady Nadzorczej mogą w drodze kooptacji powołać uchwałą Rady nowego członka Rady Nadzorczej, który swoje czynności będzie sprawować do czasu wyboru nowego członka Rady Nadzorczej przez Walne Zgromadzenie.
• § 24 Statutu proponowane brzmienie:
• § 24. 1. Rada Nadzorcza składa się z 5 do 7 członków powoływanych na wspólną kadencję przez Walne Zgromadzenie na okres 3 lat. Przynajmniej połowę składu Rady Nadzorczej powinni stanowić członkowie niezależni.
  • 1. Rada Nadzorcza wybiera ze swego grona Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego.
  • 1. Członek Rady Nadzorczej spełnia kryterium niezależności, o którym mowa w ust.1, gdy spełnia kryteria niezależności określone w ustawie z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (t.j. DZ.U z 2020 poz., 1415 z późn. zm.).
  • 1. Jeżeli mandat członka Rady Nadzorczej wybranego przez Walne Zgromadzenie wygaśnie w trakcie kadencji wobec złożenia rezygnacji, śmierci bądź innych nadzwyczajnych sytuacji nie dających się przewidzieć i wskutek powyższych okoliczności skład osobowy Rady Nadzorczej stanie się niezgodny z Kodeksem Spółek Handlowych oraz Statutem Spółki, pozostali członkowie Rady Nadzorczej mogą w drodze kooptacji powołać uchwałą Rady nowego członka Rady Nadzorczej, który swoje czynności będzie sprawować do czasu wyboru nowego członka Rady Nadzorczej przez Walne Zgromadzenie.
  • 1. § 25 Statutu aktualne brzmienie:
• § 25.1. Uchwał Rady Nadzorczej, oprócz spraw wymienionych w Kodeksie Spółek Handlowych wymagają:
  • wyrażanie zgody na nabycie, zbycie, wydzierżawienie, obciążenie nieruchomości oraz objęcie, nabycie akcji, udziałów w krajowych i zagranicznych spółkach handlowych i cywilnych, gdy wartość wynikającego z tych czynności zobowiązania przekracza wysokość ¼ kapitału zakładowego,
  • wyrażanie zgody na zaciąganie pozostałych zobowiązań, których wartość przekracza wysokość kapitałów własnych,
  • ustalanie formy prawnej zatrudnienia członków Zarządu oraz zasad ich wynagradzania,
  • wybór biegłego rewidenta dla badania sprawozdań finansowych Spółki,
  • plany inwestycyjne Spółki polegające na pozyskaniu środków trwałych o wartości przekraczającej 150.000,00 EUR, które nie są ujęte w rocznych planach inwestycyjnych,
  • powoływanie i odwoływanie członków Zarządu,

• rozpatrywanie i zatwierdzanie rocznych planów działalności Spółki opracowanych przez Zarząd.
• 1. Rada Nadzorcza może zawiesić z ważnych powodów w czynnościach Zarząd lub poszczególnych członków Zarządu.
• 1. W przypadku zawieszenia całego Zarządu Rada Nadzorcza deleguje swoich członków do prac Zarządu.
• 1. W przypadku zawieszenia członka Zarządu Rada Nadzorcza deleguje jednego z członków Rady do pracy w Zarządzie.
• 1. Uchwały Rady Nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów. W przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
• 1. Rada Nadzorcza podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni, z zastrzeżeniem ust. 8.
• 1. Dopuszcza się udział członka Rady Nadzorczej w podejmowaniu uchwały Rady na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej. Oddanie głosu na piśmie nie dotyczy spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady.
• 1. Dopuszcza się podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała podjęta w ten sposób jest ważna, gdy wszyscy członkowie Rady zostali powiadomieni o treści jej projektu.
• 1. (skreślony).
• 1. Szczegółowe zasady działania Rady Nadzorczej określa Regulamin uchwalony przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy.
• 1. Rada Nadzorcza działa zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonymi przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie w zakresie określonym w oświadczeniu składanym przez Zarząd. Z uzasadnionych przyczyn Rada Nadzorcza może zadecydować o wyłączeniu zastosowania niektórych zasad ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonych przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie odnoszących się do rad nadzorczych. W takiej sytuacji Zarząd podaje ten fakt do publicznej wiadomości.
• § 25 Statutu proponowane brzmienie:
• § 25.1. Uchwał Rady Nadzorczej, oprócz spraw wymienionych w Kodeksie Spółek Handlowych wymagają:
  • wyrażanie zgody na nabycie, zbycie, wydzierżawienie, obciążenie nieruchomości oraz objęcie, nabycie akcji, udziałów w krajowych i zagranicznych spółkach handlowych i cywilnych, gdy wartość wynikającego z tych czynności zobowiązania przekracza wysokość ¼ kapitału zakładowego,
  • wyrażanie zgody na zaciąganie pozostałych zobowiązań, których wartość przekracza wysokość kapitałów własnych,
  • ustalanie formy prawnej zatrudnienia członków Zarządu oraz zasad ich wynagradzania,
  • wybór biegłego rewidenta dla badania sprawozdań finansowych Spółki,
  • plany inwestycyjne Spółki polegające na pozyskaniu środków trwałych o wartości przekraczającej 150.000,00 EUR, które nie są ujęte w rocznych planach inwestycyjnych,
  • powoływanie i odwoływanie członków Zarządu,
  • rozpatrywanie i zatwierdzanie rocznych planów działalności Spółki opracowanych przez Zarząd.

• 1. Rada Nadzorcza może zawiesić z ważnych powodów w czynnościach Zarząd lub poszczególnych członków Zarządu.
• 1. W przypadku zawieszenia całego Zarządu Rada Nadzorcza deleguje swoich członków do prac Zarządu.
• 1. W przypadku zawieszenia członka Zarządu Rada Nadzorcza deleguje jednego z członków Rady do pracy w Zarządzie.
• 1. Uchwały Rady Nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów. W przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
• 1. Rada Nadzorcza podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni, z zastrzeżeniem ust. 8.
• 1. Dopuszcza się udział członka Rady Nadzorczej w podejmowaniu uchwały Rady na piśmie za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej. Oddanie głosu na piśmie nie dotyczy spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu Rady.
• 1. Dopuszcza się podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała podjęta w ten sposób jest ważna, gdy wszyscy członkowie Rady zostali powiadomieni o treści jej projektu.
• 1. (skreślony).
• 1. Szczegółowe zasady działania Rady Nadzorczej określa Regulamin uchwalony przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy.
• 1. Rada Nadzorcza działa zgodnie z zasadami ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonymi przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie w zakresie określonym w oświadczeniu składanym przez Zarząd. Z uzasadnionych przyczyn Rada Nadzorcza może zadecydować o wyłączeniu zastosowania niektórych zasad ładu korporacyjnego spółek akcyjnych uchwalonych przez Radę i Zarząd Giełdy Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie odnoszących się do rad nadzorczych. W takiej sytuacji Zarząd podaje ten fakt do publicznej wiadomości.
• 1. Rada Nadzorcza powinna rozpatrzyć i zatwierdzić roczny plan działalności Spółki (budżet Spółki) do dnia 31 grudnia przed rozpoczęciem kolejnego roku obrotowego, przy czym Zarząd przedstawia Radzie Nadzorczej projekt rocznego planu działalności Spółki nie później niż do dnia 30 listopada przed rozpoczęciem kolejnego roku obrotowego.
• 1. W przypadku nie przedstawienia rocznego planu działalności Spółki przez Zarząd, jak również w wypadku nie zatwierdzenia rocznego planu działalności Spółki przez Radę Nadzorczą, Rada Nadzorcza może określić termin, do którego Zarząd Spółki jest zobowiązany przedłożyć nowy projekt planu, uwzględniający uwagi Rady Nadzorczej. Do czasu uchwalenia rocznego planu działalności Spółki na dany rok obowiązywał będzie plan przyjęty na poprzedni rok kalendarzowy, przy czym każda jego pozycja powiększona zostanie o poziom inflacji w danym roku, wyliczony zgodnie z indeksem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych.

II. PROCEDURY DOTYCZĄCE UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU

1. Prawo uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu maja tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na 16 dni przed Walnym Zgromadzeniem (Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu) tj. na dzień 08.06.2022 r.

1. W celu zapewnienia udziału w Walnym Zgromadzeniu akcjonariusz uprawniony z zdematerializowanych akcji na okaziciela powinien zażądać, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia tj. nie wcześniej niż w dniu 20.05.2022 r. i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu tj. w dniu 09.06.2022 r. od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będą podstawą sporządzenia przez prowadzących rachunki papierów wartościowych wykazów osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przesyłanych do Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych sporządzającego zbiorczy wykaz uprawnionych z akcji do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i udostępniającego go na swojej stronie internetowej dedykowanej emitentowi nie później niż na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia.

1. Na podstawie wykazu sporządzonego przez KDPW Spółka sporządzi wykaz uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i wyłoży go do wglądu w swojej siedzibie na trzy dni powszednie przed Walnym Zgromadzeniem tj. w dniach 21.06.2022 r., 22.06.2022 r. i 23.06.2022 r. w godzinach 8.00 – 15.00. W tym okresie akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczna, podając adres, na który lista powinna być wysłana.

Żądanie powinno być sporządzone w formie pisemnej, podpisane przez akcjonariusza lub osoby uprawnione do reprezentacji akcjonariusza oraz dostarczone na adres: sadko.d@relpol.com.pl w formie "pdf" lub innym formacie pozwalającym na odczytanie przez Spółkę lub wysłane faksem na nr 683743866.

Do żądania powinny być dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza, w tym:

• w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości akcjonariusza,

• w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna- kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza za ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw),

• w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika – kopia dokumentu pełnomocnictwa podpisana przez akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza, lub kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw) oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika na ZWZ.

III.PRAWO UCZESTNICZENIA W WALNYM ZGROMADZENIU PRZEZ PEŁNOMOCNIKA

1. Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz inny niż osoba fizyczna może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno być sporządzone w formie pisemnej lub udzielone w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. O udzielonym pełnomocnictwie w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres sadko.d@relpol.com.pl lub faksem na nr 683743866 poprzez przesłanie na wskazany adres dokumentu pełnomocnictwa w formacie "pdf" lub innym formacie pozwalającym na jego odczytanie przez Spółkę, podpisanego przez akcjonariusza bądź, w przypadku akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza.

W celu identyfikacji akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zawierać (jako załącznik w formacie "pdf" lub w innym formacie pozwalającym na jego odczytanie przez Spółkę):

• a) w przypadki akcjonariusza będącego osoba fizyczną kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu urzędowego tożsamości akcjonariusza,

• b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza na ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw);

• W przypadku wątpliwości, co do prawdziwości kopii ww. dokumentów, Zarząd Spółki zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzaniu listy obecności:

• a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości akcjonariusza,

• b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza na ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw),

• W celu identyfikacji pełnomocnika Zarząd zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzaniu listy obecności:

• a) w przypadku pełnomocnika będącego osobą fizyczną oryginału dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu urzędowego tożsamości pełnomocnika,

• b) w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw) oraz dowodu osobistego paszportu lub innego dokumentu urzędowego tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika na Walnym Zgromadzeniu.

• Formularze, o których mowa w art.402.3 §1 Kodeksu Spółek Handlowych pozwalające na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika są udostępniane na stronie internetowej Spółki WWW.relpol.com.pl. Spółka nie nakłada obowiązku udzielania pełnomocnictwa na powyższym formularzu.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje, że w przypadku udzielenia przez akcjonariusza pełnomocnictwa wraz z instrukcją do głosowania, Spółka nie będzie weryfikowała czy pełnomocnicy wykonują prawo głosu zgodnie z instrukcjami, które otrzymali od akcjonariuszy. W związku z powyższym Zarząd Spółki informuje, że instrukcja do głosowania powinna być przekazana jedynie pełnomocnikowi.

Spółka zastrzega, że akcjonariusz wykorzystujący elektroniczne środki komunikacji ponosi wyłączne ryzyko zawiązane z wykorzystywaniem tej formy. Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej oraz projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, powinny zostać zgłoszone spółce do końca dnia poprzedzającego dzień Walnego Zgromadzenia. Spółka nie może zagwarantować, że będzie w stanie zweryfikować tożsamość akcjonariuszy zgłaszających projekty uchwał lub udzielających pełnomocnictwa w dniu odbycia Walnego Zgromadzenia.

IV. PRAWA AKCJONARIUSZY

1. Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad ZWZ. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 dni przed wyznaczonym terminem Zgromadzenia tj. do dnia 03.06.2022 r. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Może ono zostać złożone na piśmie w siedzibie Spółki lub w postaci elektronicznej na adres sadko.d@relpol.com.pl Jest ono zamieszczane na stronie internetowej Spółki. Zarząd obowiązany jest niezwłocznie, jednak nie później niż na 18 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia tj. do dnia 06.06.2022 r. ogłosić zmiany w porządku obrad wprowadzone na żądanie akcjonariuszy w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.

2. Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie w siedzibie Spółki lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres sadko.d@relpol.com.pl lub faksem na nr 683743866 projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad; projekty uchwał Spółka niezwłocznie ogłasza na swojej stronie internetowej.

Do żądań wymienionych w pkt.1 i 2 powinny być dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu, w tym:

• a) zaświadczenie lub świadectwo depozytowe wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki posiadane przez akcjonariusza potwierdzające, że jest on faktycznie akcjonariuszem Spółki oraz fakt, że reprezentuje on co najmniej 1/20 kapitału zakładowego,
• b) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopie dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości akcjonariusza,
• c) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopia odpis z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza na ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw),

• d) w przypadku złożenia żądania przez pełnomocnika kopia dokumentu pełnomocnictwa podpisana przez akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza oraz kopia dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na ZWZ (nieprzerwany ciąg pełnomocnictw) oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika z ZWZ.

• Każdy akcjonariusz może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

• Każdy akcjonariusz może podczas Walnego Zgromadzenia żądać informacji dotyczących spraw Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Zarząd udziela informacji przy uwzględnieniu ograniczeń wynikających z przepisu art. 428 §2 KSH i zamieszcza je na swojej stronie internetowej. Z poważnych powodów informacja może być udzielona na piśmie, poza Walnym Zgromadzeniem w terminie nie przekraczającym 2 tygodni.

• Każdy akcjonariusz ma prawo wnioskować poza Walnym Zgromadzeniem o udzielenie informacji dotyczących Spółki, Zarząd może udzielić informacji na piśmie, przy uwzględnieniu ograniczeń wynikających z przepisu art. 428 §2 KSH i ujawnia na piśmie, w dokumentacji przedkładanej najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu informacje udzielone akcjonariuszowi poza Walnym Zgromadzeniem wraz z podaniem daty ich przekazania i osoby, której informacji udzielono.

V. KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA I KORESPONDENCYJNA W TRAKCIE WALNEGO ZGROMADZENIA

Spółka nie przewiduje możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Nie przewiduje również możliwości wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani możliwości wykonywania w ten sposób prawa głosu.

VI.DOSTĘP DO DOKUMENTACJI

Osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu w tym projekty uchwał, uwagi Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które maja zostać wprowadzone do porządku obrad, przed terminem Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki WWW.relpol.com.pl w zakładce Relacje inwestorskie/ Ład korporacyjny oraz w siedzibie Spółki pod adresem ul. 11 Listopada 37, 68-200 Żary w godzinach od 8.00 do 15.00. Korespondencja związana z Walnym Zgromadzeniem powinna być kierowana na adres – mail: sadko.d@relpol.com.pl

VII. REJESTRACJA OBECNOŚCI NA WALNYM ZGROMADZENIU

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie kart do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na pół godziny przez rozpoczęciem obrad Walnego Zgromadzenia.

VIII. POZOSTAŁE INFORMACJE

Na dzień ogłoszenia kapitał zakładowy Spółki wynosi 48.045.965,00 złotych i dzieli się na 9.609.193 akcje o wartości nominalnej 5,00 złoty każda akcja. Każdej akcji przypada jeden głos na walnym zgromadzeniu Spółki. Ogólna liczba głosów z akcji Spółki wynosi 9.609.193.

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia będą udostępniane na stronie internetowej Spółki WWW.relpol.com.pl w zakładce Relacje Inwestorskie/Ład korporacyjny.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje, że w sprawach nie objętych niniejszym ogłoszeniem stosuje się przepisy Kodeksu Spółek Handlowych oraz Statutu Spółki i w związku z tym prosi się akcjonariuszy Spółki o zapoznanie się z powyższymi regulacjami.

W przypadku wątpliwości lub pytań związanych z uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu prosimy o kontakt z kierownikiem biura zarządu, nr tel. 684790805 lub e-mail: sadko.d@relpol.com.pl

Zarząd Relpol S.A.