Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia MEDICOFARMA BIOTECH S.A.

Zarząd MEDICOFARMA BIOTECH S.A. z siedzibą w Warszawie (01-142) przy ul. Sokołowskiej 9 lok. U19, wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000310188, posiadającej numer NIP: 6292195774, REGON: 277501658, kapitał zakładowy 6 797 830,00 zł wpłacony w całości (dalej: "Spółka"), działając na podstawie art. 399 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej: "KSH") w zw. z art. 402¹ oraz art. 402² KSH, niniejszym zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki (dalej: "Walne Zgromadzenie") na dzień 28 czerwca 2022 r., na godz. 10.00, które odbędzie się w Warszawie w siedzibie Kancelarii Prawnej Krzysztof Rożko i Wspólnicy, przy ul. Górskiego 9, II piętro (00-033 Warszawa).

Szczegółowy porządek obrad obejmuje:

1. Otwarcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
1. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
1. Przyjęcie porządku obrad.
1. Podjęcie Uchwały w sprawie uchylenia tajności głosowania przy wyborze Komisji Skrutacyjnej.
1. Podjęcie Uchwały w sprawie wyboru Komisji Skrutacyjnej.
1. Rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki za rok 2021, obejmującego Sprawozdanie Rady Nadzorczej Spółki z działalności w roku 2021 r. oraz sprawozdania z wyników oceny sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w 2021 r., sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy oraz wniosku Zarządu w sprawie podziału zysku i podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki z działalności w 2021 r.
1. Rozpatrzenie i podjęcie Uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2021.
1. Rozpatrzenie i podjęcie Uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku 2021.
1. Podjęcie Uchwał w sprawie udzielenia Członkom Zarządu Spółki absolutorium z wykonania obowiązków w 2021 roku.
1. Podjęcie Uchwał w sprawie udzielenia Członkom Rady Nadzorczej Spółki absolutorium z wykonania obowiązków w 2021 roku.
1. Podjęcie Uchwały w sprawie pokrycia straty za 2021 rok.
1. Zamknięcie obrad Walnego Zgromadzenia.

1. Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki oraz dzień rejestracji

Zarząd Spółki niniejszym informuje, iż zgodnie z treścią art. 406¹§ 1 KSH, prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dalej: "Dzień Rejestracji"). Dniem Rejestracji jest 12 czerwca 2022 r. (niedziela).

Akcjonariusz uprawniony ze zdematerializowanych akcji na okaziciela powinien nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, tj. nie później niż dnia 13 czerwca 2022 r., zgłosić podmiotowi prowadzącemu rachunek papierów wartościowych żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Sporządzona na postawie wykazu udostępnionego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie, lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, podpisana przez Zarząd, zawierająca zgodnie z art. 407 § 1 KSH: nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) uprawnionych, ich miejsce zamieszkania (siedzibę), liczbę, rodzaj i numery akcji oraz liczbę przysługujących im głosów, zostanie wyłożona do wglądu w lokalu Zarządu Spółki, w Warszawie (01-142) przy ul. Sokołowskiej 9 lok. U19, przez trzy dni robocze przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 23 czerwca 2022 r., 24 czerwca 2022 r. i 27 czerwca 2022 r.

Akcjonariusz może we wskazanym w zdaniu poprzednim terminie przeglądać listę akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia.

Stosownie do postanowień art. 407 § 1¹ KSH, akcjonariusz Spółki może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie powinno zostać przesłane w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: [email protected].

Do wskazanego powyżej żądania powinny zostać dołączone kopie następujących dokumentów umożliwiających potwierdzenie, iż osoba przesyłająca żądanie jest akcjonariuszem Spółki oraz potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza:

a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną załącza się kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu poświadczającego tożsamość akcjonariusza;
b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna załącza się kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza oraz odpowiednio kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu poświadczającego tożsamość osób uprawnionych do reprezentowania akcjonariusza;
c) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika będącego osobą fizyczną załącza się również kopię dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza oraz odpowiednio kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika;
d) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika innego niż osoba fizyczna, poza dokumentem pełnomocnictwa wskazanym w pkt c) powyżej, załącza się również kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika.

2. Procedury związane z uczestniczeniem w Walnym Zgromadzeniu Spółki

a) Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Stosownie do postanowień art. 401 § 1 KSH, akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. najpóźniej

do dnia 7 czerwca 2022 r.

Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad.

Żądanie może zostać złożone pisemnie w siedzibie Spółki, w Warszawie (01-142) przy ul. Sokołowskiej 9 lok. U19, w postaci elektronicznej na adres: [email protected] lub listownie na adres Spółki.

b) Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia.

Stosownie do postanowień art. 401 § 4 KSH, akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia

lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

Projekty mogą zostać złożone pisemnie w siedzibie Spółki, w Warszawie (01-142) przy ul. Sokołowskiej 9 lok. U19, w postaci elektronicznej na adres: [email protected] lub listownie na adres Spółki.

Do wskazanych powyżej żądań, oprócz dokumentów umożliwiających potwierdzenie, iż osoba przesyłająca żądanie jest akcjonariuszem Spółki oraz potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza wymienionych w pkt 1. niniejszego ogłoszenia, powinny zostać dołączone również kopie zaświadczenia lub świadectwa depozytowego wydanego przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych dla akcjonariusza potwierdzające, że jest on akcjonariuszem Spółki oraz że reprezentuje co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki.

c) Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia

Stosownie do postanowień art. 401 § 5 KSH, każdy z akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. Akcjonariusze zgłaszają projekty uchwał na piśmie wraz z uzasadnieniem.

d) Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika

Akcjonariusz będący osobą fizyczną ma prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki oraz wykonywania prawa głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Akcjonariusz nie będący osobą fizyczną ma prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki oraz wykonywania prawa głosu za pośrednictwem uprawnionych organów lub przez pełnomocnika.

Stosownie do postanowień art. 412¹ § 2 KSH, pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nastąpić powinno poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu podpisanego przez akcjonariusza (bądź w przypadku akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne, przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza) w formacie .pdf na adres poczty elektronicznej Spółki ([email protected]).

Celem umożliwienia identyfikacji akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa do wskazanego powyżej zawiadomienia:

i. w przypadku wyznaczenia pełnomocnika będącego osobą fizyczną załącza się również kopię dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez akcjonariusza lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza oraz odpowiednio kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika;

ii. w przypadku wyznaczenia pełnomocnika innego niż osoba fizyczna, poza dokumentem pełnomocnictwa wskazanym w pkt i. powyżej, załącza się również kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika.

Formularz pełnomocnictwa oraz formularz do wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika zamieszone są na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://medicofarmabiotech.pl/relacjeinwestorskie/#walnezgromadzenie.

Stosownie do postanowień art. 412² § 3 KSH, jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki jest Członek Zarządu, Członek Rady Nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone. Pełnomocnik, o którym mowa w zdaniu poprzednim, głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza

Wszelkie dokumenty sporządzone w języku innym niż język polski powinny być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

e) Możliwość i sposób uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, sposób wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz sposób wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Zarząd Spółki zwołując Walne Zgromadzenie nie przewidział możliwości uczestnictwa w nim przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną.

f) Prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Akcjonariuszowi przysługuje prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Pytanie akcjonariusza obejmujące żądanie udzielenia informacji dotyczących Spółki może być przedstawione podczas obrad Walnego Zgromadzenia, jeżeli żądanie takie jest uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Odmowa udzielenia informacji następuje, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. Członek Zarządu Spółki może odmówić udzielenia informacji, jeżeli mogłoby ono stanowić podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej.

3. Udostępnienie materiałów dotyczących Walnego Zgromadzenia

Zarząd Spółki informuje, że osoba uprawniona do uczestniczenia w Walnym Zgromadzaniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu, oraz projekty uchwał lub ewentualne uwagi Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki

pod adresem: https://medicofarmabiotech.pl/relacje-inwestorskie/#walnezgromadzenie, a także w dni

robocze w godzinach od 9:00 do 16:00, w siedzibie Spółki w Warszawie (01-142) przy ul. Sokołowskiej 9 lok. U19.

4. Dodatkowe informacje

Osoby uprawnione do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu będą mogły dokonać rejestracji na 30 minut przed godziną rozpoczęcia Walnego Zgromadzenia, tj. od godz. 9.30.

Wszelkie informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia udostępniane są na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://medicofarmabiotech.pl/relacje-inwestorskie/#walnezgromadzenie .

W sprawach nie objętych niniejszym ogłoszeniem zastosowania mają przepisy KSH, a także odpowiednie postanowienia statutu Spółki. Dokumenty korporacyjne publikowane są na stronie internetowej Spółki pod adresem:

https://medicofarmabiotech.pl/relacje-inwestorskie/#dokumentykorporacyjne.

Wszelką korespondencję akcjonariuszy, kierowaną do Spółki w związku z Walnym Zgromadzeniem należy kierować na adres: MEDICOFARMA BIOTECH S.A., ul. Sokołowska 9 lok. U19, 01-142 Warszawa lub na adres email: [email protected].

5. Dane Osobowe

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ("RODO"), niniejszym informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących prawach z tym związanych.

Administratorem danych osobowych jest: MEDICOFARMA BIOTECH S.A. z siedzibą w Warszawie (01-142) przy ul. Sokołowskiej 9 lok. U19, ("Administrator").

Dane osobowe przetwarzane są w celach wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym związanych z obsługą Walnego Zgromadzenia akcjonariuszy Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c RODO, w postaci realizacji obowiązków korporacyjnych spółki wynikających z ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, oraz dochodzenia i obrony przed roszczenia przez okres wynikających z biegu ogólnych terminów przedawnienia roszczeń liczony od ustania statusu akcjonariusza Administratora.

Administrator przetwarza następujące kategorie danych akcjonariuszy i pełnomocników akcjonariuszy Administratora: dane identyfikacyjne, w szczególności znajdujące się na dokumentach pełnomocnictw, dane adresowe, dane kontaktowe.

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do tego na podstawie przepisów prawa, w tym inni akcjonariusze, oraz podmioty współpracujące z Administratorem, w tym: podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe na zlecenie Administratora realizującemu obsługę głosowań na Walnym Zgromadzeniu, organom i podmiotom uprawionym do żądania dostępu do danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących, świadczące usługi doradcze, księgowe i audytowe, informatyczne, świadczące usługi w zakresie technicznej obsługi organów Administratora, archiwizacji i niszczenia dokumentów, biegli rewidenci w związku z audytem i notariusze.

Obowiązek podania danych osobowych wynika z przepisów ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych.

Każdej osobie przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo przenoszenia danych oraz prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie podlegają profilowaniu.

AI Terminal

Medicofarma Biotech Spolka Akcyjna

9553_rns_2022-06-01_999aada0-b40a-4716-bc29-90a0e2408583.pdf