Vigo Photonics S.A.

Regulatory Filings • Dec 14, 2022

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

w związku z Walnym Zgromadzeniem Akcjonariuszy spółki VIGO Photonics Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L nr 119, str. 1, dalej jako: "RODO"), niniejszym informujemy:

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest VIGO Photonics Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie Wydział XIV Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000113394, NIP: 5270207340, REGON: 010265179 (dalej jako: "Administrator").

Kontaktowy adres e-mail Administratora: ado@vigo.com.pl.

Telefon kontaktowy Administratora: +48 22 733 54 10.

Źródło pochodzenia danych osobowych

• Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych akcjonariuszy Administratora będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników tych akcjonariuszy, którzy biorą udział w Walnym Zgromadzeniu Administratora lub podejmują jakiekolwiek inne czynności w związku z Walnym Zgromadzeniem.
• Administrator pozyskał dane osobowe akcjonariuszy będących osobami fizycznymi bezpośrednio od akcjonariuszy bądź też dane te zostały mu przekazane przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie w związku ze zgłoszeniem chęci udziału w Walnym Zgromadzeniu.
• Administrator pozyskał dane osobowe pełnomocników akcjonariuszy bezpośrednio od tych pełnomocników lub od akcjonariuszy udzielających pełnomocnictwa.

Cele przetwarzania danych osobowych

• Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników przetwarzane są w celu organizacji i przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia Administratora, w tym w szczególności w celu umożliwienia wykonywania prawa głosu, sporządzenia listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, realizacji obowiązku udostępnienia akcjonariuszom listy akcjonariuszy na ich żądanie, weryfikacji uprawnienia do osobistego uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, wypłaty dywidendy, dokonania innych czynności związanych z organizacją i przeprowadzeniem Walnego Zgromadzenia.
• Na podstawie danych osobowych akcjonariuszy lub ich pełnomocników Administrator nie podejmuje decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym ich przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

Administrator przetwarza dane identyfikacyjne akcjonariuszy lub ich pełnomocników znajdujące się w dokumentach stanowiących podstawę wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu, w tym w dokumentach pełnomocnictw lub dokumentach dostarczanych przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie. Administrator w szczególności przetwarza następujące dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników:

imię (imiona) i nazwisko;

data urodzenia;

PESEL;

adres do korespondencji;

telefon kontaktowy;

adres e-mail;

numer rachunku maklerskiego;

inne dane osobowe, jeśli przetwarzanie takich danych osobowych jest niezbędne dla celów określonych w punkcie 3 powyżej.

Podanie danych osobowych wskazanych w punkcie 4.1 powyżej jest konieczne w celu wzięcia przez akcjonariusza lub jego pełnomocnika udziału w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu lub innych uprawnień wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Brak podania przedmiotowych danych osobowych uniemożliwia realizację ww. uprawnień.

Podstawy przetwarzania danych osobowych

• Przetwarzanie przez Administratora danych osobowych akcjonariuszy lub pełnomocników odbywa się na podstawie przepisów prawa, tj. w szczególności przepisów kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
• Ponadto, przetwarzanie przez Administratora danych osobowych akcjonariuszy lub pełnomocników odbywa się w oparciu o uzasadniony interes prawny Administratora.

Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich są one przetwarzane, w tym w szczególności przez okres:

jednego roku od chwili odbycia Walnego Zgromadzenia;

• realizacji wymagań ustawowych nałożonych na Administratora, w tym np. wymagań podatkowych lub wymagań nałożonych na mocy przepisów o rachunkowości.
• W razie zaskarżenia uchwał Walnego Zgromadzenia dane osobowe będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia wszystkich postępowań sądowych i egzekucyjnych wynikających z takiego zaskarżenia uchwały.
• Po upływie okresu przechowywania danych osobowych, o którym mowa powyżej, dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników zostaną niezwłocznie usunięte przez Administratora.

Odbiorcy danych osobowych

• Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
  • innym akcjonariuszom lub ich pełnomocnikom w związku np. z udostępnianiem listy obecności na Walnym Zgromadzeniu bądź listy osób uprawnionych do wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu;
  • upoważnionym przez Administratora osobom zatrudnionym u Administratora lub współpracującym z Administratorem na podstawie umów cywilnoprawnych;
  • podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie i w imieniu Administratora oraz osobom upoważnionym, zatrudnionym w tych podmiotach (np. usługi firm zewnętrznych, podwykonawców, doradców prawnych, doradców finansowych lub księgowych, dostawców usług IT itp.);
  • organom państwowym lub innym osobom bądź podmiotom publicznym, w celu spełnienia wymogów prawnych (w tym np. Komisji Nadzoru Finansowego lub Giełdzie Papierów Wartościowych).
• Przekazywanie lub udostępnianie danych osobowych akcjonariuszy lub ich pełnomocników odbywa się z poszanowaniem ich praw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Uprawnienia akcjonariuszy lub ich pełnomocników odnośnie do danych osobowych

• Akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza ma prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych jego dotyczących, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
• Akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza ma także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jak również prawo do przenoszenia danych.
• Akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Postanowienia końcowe

Wszelkie zapytania lub kwestie związane z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji uprawnień, o których mowa w punkcie 9 powyżej, należy kierować do Administratora w formie pisemnej, mailowej lub telefonicznej, na poniższe dane:

VIGO Photonics Spółka Akcyjna

ul. Poznańska 129/133

05-850 Ożarów Mazowiecki

e-mail: ado@vigo.com.pl

tel.: +48 22 733 54 10.