Mennica Polska S.A.

Governance Information • Apr 5, 2023

Sprawozdanie z działalności Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Mennicy Polskiej S.A. w roku 2022

Komitet Audytu Rady Nadzorczej Mennicy Polskiej S.A. działa w składzie co najmniej trzyosobowym i powoływany jest przez Radę Nadzorczą spośród jej członków.

W okresie od dnia 1 stycznia 2022 roku do dnia 31 grudnia 2022 roku Komitet Audytu działał w następującym składzie:

• Jan Woźniak Przewodniczący Komitetu Audytu ;
• Jacek Czarecki Członek Komitetu Audytu;
• Agnieszka Pyszczek Członek Komitetu Audytu.

Członkami spełniającym kryteria niezależności zgodnie z art. 129 ust.3 Ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Ustawa) są Pan Jan Woźniak oraz Pan Jacek Czarecki. Członkami posiadającymi kwalifikacje w zakresie rachunkowości lub badania sprawozdań finansowych są Pani Agnieszka Pyszczek, Pan Jacek Czarecki i Pan Jan Woźniak. Członkami komitetu audytu posiadającym wiedzę i umiejętności z zakresu branży, w której działa Spółka są Pan Jan Woźniak, Pani Agnieszka Pyszczek oraz Pan Jacek Czarecki.

Komitet Audytu wykonywał powierzone mu zadania w zgodzie z Ustawą i Regulaminem Komitetu Audytu oraz z uwzględnieniem powszechnie akceptowanych praktyk działalności Komitetu Audytu, w tym zasad ładu korporacyjnego spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.

W roku obrotowym trwającym od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. Komitet Audytu realizował wobec Rady Nadzorczej Spółki swoją funkcję doradczą oraz wspierającą.

Stosownie do pkt. 6.1 Regulaminu Komitetu Audytu posiedzenia Komitetu Audytu odbywają się w miarę potrzeb, z zastrzeżeniem, iż posiedzenia Komitetu Audytu odbywają się co najmniej przed opublikowaniem przez Spółkę okresowych sprawozdań finansowych.

Liczba posiedzeń Komitet Audytu w roku 2022 wyniosła łącznie dziewięć posiedzeń, spełniając tym samym wymóg pkt. 6.1 Regulaminu tj.:

• 1) 21 stycznia 2022 roku;
• 2) 21 luty 2022 roku;
• 3) 3 marca 2022 roku;
• 4) 9 marca 2022 roku;
• 5) 24 marca 2022 roku;
• 6) 12 maja 2022 roku;
• 7) 1 sierpnia 2022 roku;
• 8) 25 października 2022 roku;
• 9) 8 grudnia 2022 roku.

Posiedzenie Komitetu Audytu odbywały co do zasady w trybie stacjonarnym, zaś wyjątkowo za pośrednictwem aplikacji Microsoft Teams.

W 2022 r. Komitet Audytu zajmował się:

• 1) monitorowaniem sprawozdawczości finansowej i niefinansowej Spółki, w tym monitorowaniem rzetelności informacji finansowych przedstawianych przez Spółkę w sprawozdaniach oraz terminowości przekazywania informacji,
• 2) monitorowaniem wdrożenia przez Spółkę raportowania w formacie XBRL,
• 3) przedstawieniem Radzie Nadzorczej rekomendacji dotyczącej powołania firmy audytorskiej zgodnie z przyjętą Polityką w zakresie wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania ustawowego sprawozdań finansowych za lata 2022 i 2023,
• 4) monitorowaniem skuteczności systemów kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem, w tym przeglądem systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego i zarządzania ryzykiem, w szczególności pod kątem zapewnienia, że główne

ryzyka są prawidłowo identyfikowane, zarządzane i ujawniane, monitorowaniem wykonywania czynności rewizji finansowej,

• 5) monitorowaniem i dokonywaniem oceny niezależności biegłego rewidenta,
• 6) przeglądem budżetu Spółki i jego założeń,
• 7) przeglądem polityki rachunkowości i jej założeń,
• 8) dokonywaniem okresowego przeglądu transakcji z podmiotami powiązanymi Spółki,
• 9) oceną skuteczności funkcjonowania systemu compliance,
• 10) oceną zgodności działania Spółki z przepisami prawa i innymi regulacjami,
• 11) monitorowaniem systemu zgłaszania naruszeń (whistle blowing),
• 12) przeglądem sposobu wprowadzenia przez Spółkę nowych regulacji w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości,
• 13) przeglądem procesu oraz oceną rzetelności i terminowości komunikacji informacji finansowych i niefinansowych,
• 14) przeglądem praktyk w komunikacji z Inwestorami,
• 15) przeglądem funkcji podatków oraz zarządzanie ryzykiem podatkowym,
• 16) przeglądem bezpieczeństwa informacji i systemów IT,
• 17) oceną strategii i podjętych działań w zakresie ESG,
• 18) monitorowaniem wpływu wojny w Ukrainie na działalność Spółki oraz podjętych przez Zarząd działań zmierzających do zminimalizowania wpływu wojny na stabilność działalności Spółki,
• 19) przedstawianiem Radzie Nadzorczej informacji o wynikach prowadzonych prac oraz przekazywaniem rekomendacji.

W zakresie posiadanych uprawnień Komitet Audytu zapraszał do udziału w swoich obradach członków władz Spółki i biegłych rewidentów, a także pozyskiwał niezbędne opinie w zakresie objętym działaniami Komitetu Audytu.

W okresie sprawozdawczym Komitet Audytu na podstawie Procedury w zakresie wyboru firmy audytorskiej do badania ustawowego sprawozdań finansowych przedstawił pozytywną rekomendację Radzie Nadzorczej w zakresie przedłużenia umowy z dotychczasowym audytorem BDO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Warszawie o przeprowadzenie badania sprawozdań finansowych za lata 2022 i 2023 spółek z Grupy Kapitałowej Mennicy Polskiej S.A. oraz zgodnie z obowiązującą Polityką świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem po przeprowadzeniu oceny zagrożeń i zabezpieczenia niezależności oferenta pozytywnie zaopiniował przyjęcie oferty BDO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Warszawie do przeprowadzenia oceny Sprawozdania z wynagrodzeń stosowanie do art.90 g ust. 10 Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Przedmiotem stałych działań Komitetu Audytu było monitorowanie prac związanych z procesem sporządzania oraz rewizją sprawozdań finansowych Spółki. Komitet Audytu w okresie sprawozdawczym stale współpracował z biegłymi rewidentami zapewniając im udział w posiedzeniach Komitetu Audytu przed rozpoczęciem każdego badania sprawozdania rocznego. Ponadto Komitet Audytu aktywnie monitorował przygotowania Spółki do rozszerzenia raportowania w formacie XBRL. Komitet Audytu stale monitorował prace nad sprawozdaniami finansowymi w celu zapewnienia możliwie dogodnych dla biegłych rewidentów warunków związanych ze stałym dostępem do służb finansowych Spółki. W ramach swoich regulaminowych uprawnień Komitet Audytu badał kwestię niezależności biegłego rewidenta badającego sprawozdania finansowe Spółki, tak w stosunku do Spółki, jak i osób nią zarządzających oraz nadzorujących. Niezależność została potwierdzona na podstawie oświadczeń złożonych przez biegłego rewidenta o niezależności osobistej i niezależności biegłego audytora w stosunku do Spółki.

W oparciu o dotychczasowe przeglądy raportów Spółki, funkcjonujących w Spółce procedur oraz na podstawie informacji uzyskanych w trakcie spotkania z Biegłym rewidentem badającym sprawozdania Spółki, Komitet Audytu ocenia pozytywnie funkcjonowanie Spółki w obszarach księgowości, przygotowywania sprawozdań finansowych, ich rzetelności i badania przez audytora, jak również identyfikacji i kontroli ryzyk i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej. Komitet potwierdza w powyższym zakresie skuteczność stosowanych procedur, terminowość przekazywanych informacji okresowych, prawidłowość współpracy służb finansowych Spółki z audytorem oraz przygotowywanych sprawozdań finansowych.

Komitet Audytu w 2022 roku dokonał także przeglądu i aktualizacji Procedury w zakresie wyboru firmy audytorskiej do badania ustawowego sprawozdań finansowych, której głównym celem było przyjęcie procedur w zakresie minimalizowania ryzyka opóźnienia przekazywania raportów okresowych z przyczyn leżących po stronie firmy audytorskiej.

W ramach swoich prac Komitet Audytu monitorował skuteczność systemów kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem. W opinii Komitetu Audytu w Spółce działa kompleksowy system kontroli funkcjonalnej, który obejmuje swoim zakresem: kontrolę wewnętrzną, prognozowanie, budżetowanie (w tym dotyczące przepływów pieniężnych) oraz analizę finansową i kluczowych wskaźników efektywności .

Spółka w okresie sprawozdawczym pozostawała pod wpływem ryzyka związanego z wojną w Ukrainie. Zarząd Spółki na bieżąco monitoruje sytuację i możliwą eskalację konfliktu, wprowadzane sankcje oraz ich potencjalny negatywny wpływ na działalność Spółki i podejmuje działania celem zapewnienia utrzymania ciągłości działalności operacyjnej Spółki, jak również pomocy uchodźcom z terenów objętych wojną. W opinii Komitetu Audytu w roku obrotowym trwającym od 1 stycznia 2022 do dnia 31 grudnia 2022 roku Zarząd Spółki podejmował wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz stabilności prowadzonej działalności w związku z aktualną sytuacją geopolityczną.

W ramach kontroli nad sprawozdawczością Zarząd Spółki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, poddaje sprawozdania finansowe odpowiednio przeglądowi lub badaniu przez niezależnego biegłego rewidenta o uznanych kwalifikacjach wybranego stosowanie do przyjętych w Spółce procedur.

W Spółce obowiązuje system zarządzania ryzykiem obejmujący swoim zakresem analizę oraz identyfikację ryzyk jak również odpowiednie standardy i działania operacyjne.

Zgodność działalności Spółki z przepisami prawa monitorowana jest na poziomie Zarządu przy udziale poszczególnych działów merytorycznych. Zarząd Spółki osobiście angażuje się na poszczególnych etapach wewnętrznych regulacji we właściwe funkcjonowanie całego systemu kontroli i na bieżąco monitoruje jego funkcjonowanie.

Ze względu na stale poszerzającą się działalność Spółki oraz skalę regulacji, którym Spółka podlega Komitet Audytu podczas posiedzenia w dniu 25 października 2023 roku zarekomendował wprowadzenie w Spółce funkcji audytu wewnętrznego w 2023 roku.

Niniejsze Sprawozdanie z działalności Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Mennicy Polskiej S.A. w roku 2022 zostało sporządzone na dzień 31 marca 2023 roku.

Niniejsze Sprawozdanie z działalności Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Mennicy Polskiej S.A. w roku 2022 zostanie przedłożone Radzie Nadzorczej Mennicy Polskiej S.A.

Podpisy Członków Komitetu Audytu Mennicy Polskiej S.A.

……………………………………………

(Agnieszka Pyszczek)

…………………………………………… (Jan Woźniak)

…………………………………………… (Jacek Czarecki)