Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmą: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedzibą w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

przyjęty uchwałą nr X/72/2021 Rady Nadzorczej spółki pod firmą: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedzibą w Warszawie z dnia 23 marca 2021 r. w sprawie ustalenia Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej

은 1

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i sposób uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmą: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej jako: "Spółka") przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (dalej jako: "Regulamin").
1. Udział w Walnym Zgromadzeniu Spółki (dalej jako: "Walne Zgromadzenie"), o którym mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności:
2. a) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu Spółki, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia oraz
3. b) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu w trakcie obrad Walnego Zgromadzenia.

\$ 2

Zgłoszenie zamiaru uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

1. W Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej mogą uczestniczyć akcjonariusze Spółki, którzy są uprawnieni do uczestnictwa w danym Walnym Zgromadzeniu (tj. byli uprawnieni do akcji Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia) oraz zgłoszą Spółce zamiar takiego uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu w sposób określony w niniejszym Regulaminie.
1. Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywać prawo głosu na takim Walnym Zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocnika.
1. elektronicznej wymaga spełnienia określonych wymagań technicznych, o których mowa w § 4 poniżej oraz ewentualnie regulacji wydanych na podstawie § 4 ust. 5 poniżej.
1. Do komunikacji z akcjonariuszami lub pełnomocnikami akcjonariuszy zainteresowanymi uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie następujący adres poczty elektronicznej: [email protected] lub inny wskazany w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia Spółki (dalej jako: "Adres Kontaktowy").
1. Nie później niż 5 dni (do godz. 12:00) przed terminem obrad tego Walnego Zgromadzenia akcjonariusz lub jego pełnomocnik powinien zawiadomić Spółkę o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienia dokonuje się poprzez przesłanie Spółce na Adres Kontaktowy zeskanowanego do formatu PDF, prawidłowo wypełnionego i podpisanego odręcznie oświadczenia (dalej jako: "Oświadczenie"):
2. a) w przypadku akcjonariusza Oświadczenia zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu,
3. b) w przypadku pełnomocnika akcjonariusza Oświadczenia zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
б. W celu identyfikacji akcjonariusza do Oświadczenia powinny być dołączone:
- a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopia dowodu osobistego lub paszportu - wyłącznie w zakresie danych, które umożliwiają identyfikację (imię i nazwisko, seria inumer dowodu osobistego/paszportu, numer PESEL, data wydania oraz data ważności), zeskanowana do formatu PDF; dla bezpieczeństwa zalecane jest przekreślenie ukośną linią kopii stron dowodu lub paszportu i dopisanie "Wyłącznie na potrzeby uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu ZM ROPCZYCE S.A.", jednak w taki sposób, aby dane wymagane do identyfikacji były czytelne - przykład anonimizacji dowodu osobistego oraz paszportu stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu;
- b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna odpis z właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający upoważnienie osoby fizycznej lub osób fizycznych do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, a także dokumenty określone w lit. a) powyżej odnoszące się do osób fizycznych uprawnionych do reprezentowania tego akcjonariusza.
1. W przypadku, gdy Oświadczenie składa pełnomocnik akcjonariusza, do Oświadczenia powinny być dołączone dokumenty określone w ust. 6 powyżej, dotyczące zarówno akcjonariusza, jak i pełnomocnika, a także dokument pełnomocnictwa (jeśli nie został już wcześniej przesłany Spółce w formie elektronicznej).
1. Oświadczenia oraz dokumenty, o których mowa w ust. 5 7 powyżej, mogą zostać dostarczone do Spółki również w formie fizycznej.
1. Wraz z Oświadczeniem mogą zostać przesłane Spółce również inne dokumenty potwierdzające uprawnienie do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Weryfikacja uprawnienia do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków elektronicznych

1. W oparciu o przesłane Oświadczenie, inne dokumenty, o których mowa w § 2 powyżej oraz przepisy prawa powszechnie obowiązującego regulujące uprawnienie do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, Spółka dokona weryfikacji uprawnienia danego akcjonariusza lub jego pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółki. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu.
1. pełnomocnika będą proporcjonalne do tego celu.
1. W przypadku ostatecznego niewyjaśnienia ewentualnych niezgodności, Spółka odmówi akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie o powyższym stanowisku zostanie przez Spółkę na adres e-mail wskazany w Oświadczeniu przed terminem, na który zostało zwołane Walne Zgromadzenie.
1. W przypadku pozytywnej weryfikacji uprawnienia akcjonariusza lub jego pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi nie później niż w dniu poprzedzającym termin obrad danego Walnego Zgromadzenia, na adres e-mail wskazany w Oświadczeniu, pliki w formacie PDF zawierające:
2. a) w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności informacje niezbędne do zarejestrowania się do tej platformy:
3. b) dane dostępowe, w tym indywidualny login oraz hasło startowe, służące do pierwszego zarejestrowania się.
1. W takim przypadku, hasło do tych plików będzie wysyłane wiadomością sms na numer telefonu akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza wskazany w odpowiednim Oświadczeniu.
1. Dane dostępowe, o których mowa w ust. 4 powyżej, służą do uczestnictwa tylko w jednym konkretnym Walnym Zgromadzeniu.
1. Akcjonariusz oraz jego pełnomocnik są zobowiązani do ochrony danych i hasła, o których mowa w ust. 4 - 5 powyżej, ich odpowiedniego zabezpieczenia oraz

nieudostępniania osobom trzecim. Odpowiedzialność i ryzyko związane z naruszeniem powyższych obowiązków spoczywa wyłącznie odpowiednio na akcjonariuszu lub jego pełnomocniku.

Dane i hasła, o których mowa w ust. 4 - 5 powyżej, mogą być przekazywane bezpośrednio przez Spółkę lub poprzez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny działający na jej zlecenie.

\$ 4

Rozwiązania techniczne z uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

1. Niezależnie od podmiotu zwołującego Walne Zgromadzenie, Zarząd Spółki organizuje rozwiązania techniczne umożliwiające udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
1. Jeżeli inny organ lub podmiot niż Zarząd Spółki zwołał Walne Zgromadzenie, w odniesieniu, do którego postanowiono o możliwości udziału przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zwołujący jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Zarząd Spółki o tym fakcie.
1. W przypadku nieprzekazania Zarządowi Spółki informacji, o której mowa w ust. 2 powyżej, w terminie do 7 dni przed wyznaczonym terminem obrad Walnego Zgromadzenia, odbycie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie jest możliwe z uwagi na brak możliwości zorganizowania środków umożliwiających właściwą identyfikację akcjonariuszy oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
1. Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, powinien dysponować:
2. a) łączem do publicznej sieci Internet o przepustowości minimum 1 Mbps (stała przepustowość w czasie udziału w Walnym Zgromadzeniu);
3. b) komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 lub macOS z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: IE, Firefox, Chrome lub Safari (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet) oraz wtyczką Adobe Flash Player (do ewentualnego pobrania darmowo ze strony internetowej producenta tego oprogramowania). Dodatkowo musi być uruchomiona w danej przeglądarce obsługa JavaScript (są to ustawienia standardowe przeglądarek).
1. Minimalne warunki techniczne niezbędne do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej mogą zostać dodatkowo określone przez Zarząd Spółki i w takim przypadku będą opublikowane na stronie

internetowej Spółki nie później niż na 7 dni przed terminem obrad Walnego Zgromadzenia.

1. Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek lub aplikacji niż określone w Regulaminie lub przez Zarząd Spółki zgodnie z ust. 5 powyżej, mogą utrudniać lub nawet uniemożliwiać uczestnictwo w Walnym Zgromadzeniu lub wykonanie prawa głosu. Wyłączne ryzyko technologiczne z tym zakresie ponosi akcjonariusz Spółki lub jego pełnomocnik.
1. elektronicznej sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika (akcjonariusza Spółki lub jego pełnomocnika) z innych aplikacji, w sposób znaczący obciążających urządzenie i łącze komunikacyjne wykorzystywane do udziału w Walnym Zgromadzeniu.
1. W przypadku jakichkolwiek problemów związanych z dostępem lub działaniem platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz lub jego pełnomocnik może dokonać zgłoszenia oraz uzyskać odpowiednią pomoc przekazując opis zaistniałej sytuacji na Adres Kontaktowy.

રું 5

Zasady podejmowania uchwał i wykonywania prawa głosu

1. Przygotowaniem oraz pracą rozwiązań technicznych umożliwiających udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, kieruje Zarząd Spółki. Po otwarciu Walnego Zgromadzenia kompetencję tę przejmuje osoba dokonująca przedmiotowego otwarcia i zachowuje ją do czasu dokonania wyboru Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia. Od momentu rozpoczęcia pełnienia funkcji Przewodniczący Walnego Zgromadzenia kieruje przywołanymi rozwiązaniami, a także podejmuje wszelkie decyzje związane z ich funkcjonowaniem. Osoby wymienione w zdaniach poprzednich swoje kompetencje mogą wykonywać bezpośrednio lub przy pomocy przybranych w tym celu osób.
1. W dniu Walnego Zgromadzenia akcjonariusz Spółki lub jego pełnomocnik potwierdza swoją obecność na Walnym Zgromadzeniu odbywającym się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w sposób zgodny z przekazanymi mu informacjami, o których mowa w § 3 ust. 4 powyżej.
1. Akcjonariusz Spółki lub pełnomocnik uczestniczący w Walnym Zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej wykonuje prawo głosu w sposób zgodny z przekazanymi mu informacjami, o których mowa w § 3 ust. 4 powyżej.
1. Akcjonariusz Spółki lub pełnomocnik uczestniczący w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej podlega takim samym regulacjom dotyczącym przebiegu Walnego Zgromadzenia, jak osoby fizycznie obecne na sali obrad Walnego Zgromadzenia, z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu.

W przypadku problemów technicznych powstałych po stronie Spółki, uniemożliwiających przeprowadzenie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia ma prawo ogłosić przerwę w obradach do czasu usunięcia przeszkody. W przypadku, gdyby usunięcie tej przeszkody do końca dnia było niemożliwe, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia powinien poddać pod głosowanie uchwałę w sprawie zarządzenia przerwy w obradach Walnego Zgromadzenia na czas potrzebny do uzyskania zdolności dalszego procedowania.

\$ 6

Postanowienia końcowe

1. Korespondencja ze Spółką za pośrednictwem sytemu umożliwiającego udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna być prowadzona wyłącznie w języku polskim.
1. Zadna osoba biorąca udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie ma prawa rejestrować ani ujawniać wobec jakiegokolwiek podmiotu trzeciego treści ani przebiegu Walnego Zgromadzenia. Zarząd Spółki może postanowić o rejestracji oraz archiwizacji przebiegu Walnego Zgromadzenia, podczas którego udział jest dopuszczalny przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w celu podjęcia następczych działań zmierzających do ochrony interesu Spółki.
1. W Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, mogą uczestniczyć członkowie Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki oraz inne osoby, którym przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub regulacje wewnętrzne przyznają prawo udziału w Walnym Zgromadzeniu. Wszelkie kwestie związane z udziałem tych osób w Walnym Zgromadzeniu w sposób określony w zdaniu pierwszym odpowiada Zarząd Spółki stosując rozwiązania techniczne niezbędne do ich identyfikacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
1. Wszelkie ryzyka niebędące następstwem zachowań osób, za które odpowiedzialność ponosi Spółka, związane z udziałem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności wynikające z niemożności komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Walnego Zgromadzenia, jak również związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem danych dostępowych do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzaniu w tym trybie, ponosi wyłącznie akcjonariusz Spółki lub jego pełnomocnik.
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdą przepisy powszechnie obowiązującego prawa, postanowienia Statutu Spółki, a w zakresie nieuregulowanym w Regulaminie, również wytyczne opublikowane przez Zarząd Spółki na stronie internetowej Spółki.

Załącznik nr 1

Oświadczenie o zamiarze osobistego uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Ja, niżej podpisany/podpisana ................................................................................................................................................

"............................................................................................................................................................................ pod firmą: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedzibą w Warszawie ("Spółka"), niniejszym wyrażam wolę udziału w Zwyczajnym/Nadzwyczajnym* Walnym Zgromadzeniu Spółki godz. .................... przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Oświadczam, że jako akcjonariusz będę uczestniczyła w powyższym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej osobiście.*

Oświadczam, że zamierzam wykonywać w trakcie ww. Walnego Zgromadzenia prawa przypadające na wszystkie akcje Spółki, do których pozostaję uprawniony/uprawniona wobec Spółki. / Oświadczam, że zamierzam wykonywać w trakcie ww. Walnego Zgromadzenia prawa przypadające na mniejszą liczbę akcji Spółki niż ta, do których pozostaję uprawniony/uprawniona wobec Spółki, tj. prawa z .............................................................................................................................

Oświadczam, że jestem uprawniony do reprezentacji akcjonariusza, co potwierdzają przedłożone Spółce dokumenty oraz że będę uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście. *

Akceptuję wszystkie warunki i następstwa udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określone w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, Statucie Spółki, "Regulaminie udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmg: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedziba w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej" przyjętym uchwałą Rady Nadzorczej nr X/72/2021 z dnia 23 marca 2021 r. oraz określone przez Zarząd Spółki na stronie internetowej Spółki.

Dane akcjonariusza/osoby reprezentującej akcjonariusza upoważnionego/upoważnionej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej*:

lmię i nazwisko:

Adres: ....................................................................................................................................................................... PESEL: ....................................................................................................................................................................... Nr dowodu osobistego/paszportu *:

Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania danych dostępowych: aa paa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa aa

Nr telefonu do kontaktu i przesłania danych dostępowych: ....................................................................................................................

Poniższym podpisem potwierdzam poprawność podanych danych.

Podpis(y) akcjonariusza /osób uprawnionych do reprezentowania akcjonariusza: *

imię i nazwisko (funkcja)

miejscowość i data

*niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2

Oświadczenie pełnomocnika o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Ja, niżej podpisany/podpisana ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… pełnomocnikiem akcjonariuszem spółki pod firmą: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedzibą w Warszawie ("Spółka"), ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ("Mocodawca")

niniejszym wyrażam wolę udziału w Zwyczajnym/Nadzwyczajnym* Walnym Zgromadzeniu Spółki zwołanym na dzień …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… środków komunikacji elektronicznej jako pełnomocnik Mocodawcy.

Oświadczam oraz gwarantuję, że udzielone pełnomocnictwo pozostaje w mocy oraz jego zakres potwierdzają dokumenty, które we właściwej formie zostały doręczone Spółce.

Oświadczam, że zamierzam wykonywać w trakcie ww. Walnego Zgromadzenia prawa przypadające na wszystkie akcje Spółki, do których Mocodawca pozostaje uprawniony wobec Spółki. / Oświadczam, że zamierzam wykonywać w trakcie ww. Walnego Zgromadzenia prawa przypadające na mniejszą liczbę akcji Spółki niż ta, do których Mocodawca pozostaje uprawniony wobec Spółki, tj. prawa z ........................................................................................................................................

Akceptuję wszystkie warunki i następstwa udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określone w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, Statucie Spółki, "Regulaminie udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmą: Zakłady Magnezytowe "ROPCZYCE" S.A. z siedzibą w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej" przyjętym uchwałą Rady Nadzorczej nr X/72/2021 z dnia 23 marca 2021 r. oraz określone przez Zarząd Spółki na stronie internetowej Spółki.

lmię i nazwisko akcjonariusza:	lmię i nazwisko pełnomocnika:

Adres:	Adres:

PESEL:	PESEL:

Numer dowodu osobistego / paszportu *:	Numer dowodu osobistego / paszportu *:
Adres poczty elektronicznej do kontaktu Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania danych dostępowych:	i przesłania danych dostępowych: