Sds Optic Spolka Akcyjna

Proxy Solicitation & Information Statement • Jun 2, 2023

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ SDS OPTIC S.A. DLA AKCJONARIUSZY BĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI, OSÓB REPREZENTUJĄCYCH AKCJONARIUSZY NIEBĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI ORAZ PEŁNOMOCNIKÓW AKCJONARIUSZY

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ("RODO"), SDS OPTIC S.A. z siedzibą w Lublinie ("Spółka" lub "Administrator") informuje, że w związku ze zwoływaniem i przeprowadzaniem Walnych Zgromadzeń Spółki ("WZ"), Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, osób reprezentujących akcjonariuszy Spółki, pełnomocników akcjonariuszy Spółki oraz innych osób uczestniczących w WZ lub uprawnionych do wykonywania prawa głosu na WZ oraz dane osobowe ujawniane w trakcie WZ (dalej łącznie: "Uczestnicy" lub "Państwo").

W związku z powyższym, Spółka oświadcza, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników jest SDS OPTIC S.A. z siedzibą w Lublinie, ul. Głęboka 39, 20-612 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000786821.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem - w formie pisemnej przesyłając korespondencję na adres Administratora wskazany powyżej lub w formie elektronicznej przesyłając wiadomość na adres e-mail: IR@sdsoptic.com

2. Podstawa prawna

Dane osobowe Akcjonariuszy będą przetwarzane na podstawie:

1. a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych ("KSH"), dotyczący: (i) sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy uprawnionych do udziału w WZ oraz list obecności na WZ, (ii) umożliwienia akcjonariuszom Spółki i osobom ich reprezentującym udziału w WZ, (iii) umożliwienia głosowania przez pełnomocnika oraz (iv) umożliwienia Uczestnikom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki (przykładowo zgłaszania określonych spraw do porządku obrad);

1. b) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes Spółki w postaci: (i) konieczności zapewnienia Spółce możliwości kontaktu z Uczestnikami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

3. Cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane przez Spółkę w celu wypełnienia przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych ("KSH") (w tym sporządzenia listy osób uprawnionych do uczestnictwa w WZ oraz listy obecności na WZ), obowiązków informacyjnych nałożonych na Spółkę jako spółkę publiczną w związku ze zwołaniem WZ, umożliwienia Uczestnikom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki oraz w celu weryfikacji uprawnienia do osobistego uczestnictwa lub do reprezentowania osoby uprawnionej, w tym akcjonariusza, na WZ, a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w związku z WZ, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora lub strony trzeciej.

4. Kategorie danych osobowych

W związku ze zwołaniem i przeprowadzeniem WZ Spółka przetwarza w szczególności następujące kategorie danych osobowych Uczestników:

• a) dane umieszczone na liście akcjonariuszy uprawnionych do udziału w WZ;
• b) dane akcjonariuszy i ich reprezentantów lub pełnomocników umieszczone na liście akcjonariuszy obecnych na WZ;
• c) dane akcjonariuszy i pełnomocników akcjonariuszy zawarte w pełnomocnictwie do reprezentowania akcjonariusza na WZ;
• d) dane akcjonariuszy i ich pełnomocników umieszczone w zawiadomieniu o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej;
• e) dane akcjonariuszy i ich reprezentantów lub pełnomocników wskazane w żądaniu zwołania WZ;
• f) dane akcjonariuszy i ich reprezentantów lub pełnomocników wskazane we: (i) wniosku o udostępnienie odpisów list akcjonariuszy, (ii) wniosku w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, (iii) wniosku o umieszczenie sprawy w porządku obrad zwołanego WZ lub (iv) wniosku zawierającym projekt uchwały WZ;
• g) inne dane Uczestników udostępnione Spółce przez Uczestników.

Spółka może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych Uczestników:

• a) dane identyfikacyjne (imię i nazwisko; numer PESEL; numer NIP; rodzaj, numer i serię dowodu tożsamości);
• b) dane adresowe;
• c) dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail);

d) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: (i) liczba, (ii) rodzaj akcji oraz (iii) liczba przysługujących głosów z akcji, (iv) kod akcji.

W przypadkach, w których kategorie danych wskazane powyżej okazałyby się niewystarczające do realizacji celów wskazanych w pkt 3 powyżej, w szczególności do weryfikacji statusu akcjonariusza, osoby reprezentującej akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza – Administrator przetwarzał będzie także inne dane niezbędne do realizacji tych celów.

5. Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe Uczestników mogą być udostępniane przez Spółkę:

• a) innym akcjonariuszom Spółki w zakresie udostępniania listy akcjonariuszy zgodnie z art. 407 KSH;
• b) doradcom prawnym obsługującym WZ, notariuszowi lub innym podmiotom, z którymi Spółka współpracuje przy organizacji i przeprowadzeniu WZ;
• c) innym osobom działającym z upoważnienia Administratora;
• d) do publicznej wiadomości w wykonaniu obowiązków ciążących na Spółce na mocy przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne, tj. przez okres niezbędny do przeprowadzenia przez Spółkę WZ i jego prawidłowego udokumentowania, włącznie z okresem przechowywania dokumentacji, apotym czasie przez okres wymagany przepisami prawa, aponadto przez okres stosowny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie może podnosić Spółka i jakie mogą być podnoszone wobec Spółki w związku ze zwołaniem i przeprowadzeniem WZ.

7. Prawa przysługujące Uczestnikom

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu:

• a) prawo dostępu do danych osobowych;prawo do sprostowania danych osobowych;
• b) prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadkach określonych przepisami RODO;
• c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• d) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• e) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja dot. prawa do wniesienia sprzeciwu:

Prawo do wniesienia sprzeciwu przysługuje z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby wnoszącej sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Administratorowi nie wolno wówczas przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Źródło pozyskania danych osobowych

Dane osobowe Uczestników są pozyskiwane bezpośrednio od Uczestników, a także z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie lub od akcjonariuszy Spółki (przekazujących dane swoich pełnomocników lub przedstawicieli).

9. Wymóg podania danych

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy KSH oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Uczestnika, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w WZ. W przypadku adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu podanie tych danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką, a Uczestnikiem za pomocą poczty elektronicznej lub połączenia telefonicznego, a niepodanie tych danych wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, oraz marketing bezpośredni

Dane osobowe Akcjonariuszy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym przez profilowane. Nie przewiduje się ponadto przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.