Sds Optic Spolka Akcyjna

Pre-Annual General Meeting Information • Jun 2, 2023

Załącznik Nr 1 do ogłoszenia o zwołaniu ZWZA

Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy SDS Optic S.A. na dzień 30 czerwca 2023 r.

Zarząd SDS Optic S.A. z siedzibą w Lublinie ("Emitent") informuje o zwołaniu na dzień 30 czerwca 2023 roku Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Emitenta, które rozpocznie się o godzinie 08:30 w siedzibie Emitenta w Lublinie - ul. Głęboka 39, budynek ECOTECH-COMPLEX, Piętro 1, 20-612 Lublin, Polska.

Szczegółowy porządek obrad zwołanego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki obejmuje:

• 1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Podjęcie uchwały w przedmiocie przyjęcia porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Podjęcie uchwał o pokryciu straty w Spółce oraz w Grupie Kapitałowej odnotowanych w roku obrotowym kończącym się 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium Członkowi Zarządu Spółki z wykonania przez niego obowiązków w roku obrotowym kończącym się 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Rady Nadzorczej Spółki z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym kończącym się 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany uchwały nr 5/2021 Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki z dnia 25 maja 2021 r. w sprawie emisji imiennych warrantów subskrypcyjnych z pozbawieniem prawa poboru dotychczasowych akcjonariuszy oraz warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego Spółki z pozbawieniem prawa poboru dotychczasowych akcjonariuszy.
• 1. Wolne wnioski.
• 1. Zamknięcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Treść projektów uchwał, które mają zostać podjęte na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Emitenta, znajdują się w załącznikach do niniejszego ogłoszenia.

Ponadto, zgodnie z art. 402(3) Kodeksu spółek handlowych na stronie internetowej https://ir.sdsoptic.com/walne-zgromadzenie/ zamieszczono pełną treść ogłoszenia o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia wraz z załącznikami, w tym formularzami wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika.

Emitent zwraca uwagę Akcjonariuszy na możliwość udzielenia pełnomocnictwa do uczestnictwa i głosowania w imieniu Akcjonariuszy zgodnie z instrukcją głosowania. Pełnomocnikiem może być m.in. wyznaczony pracownik Emitenta. W przypadku pytań dotyczących głosowania przez pełnomocnika, prosimy o kontakt pod adresem mailowym: IR@sdsoptic.com

Szczegółowa podstawa prawna: § 4 ust. 2 pkt 1 i 3 Załącznika nr 3 do Regulaminu ASO NewConnect.

Precyzyjny opis procedur dotyczących uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu

Precyzyjny opis procedur dotyczących uczestniczenia i głosowania w Walnym Zgromadzeniu zawarty jest w Regulaminie Walnego Zgromadzenia SDS Optic Spółka Akcyjna z siedzibą w Lublinie, przyjętym przez WZA w dniu 25 maja 2021 r. i który stanowi załącznik do niniejszego zawiadomienia.

Opis procedur dotyczących uczestnictwa w ZWZ oraz wykonywania prawa głosu.

• 1. Zgodnie z art. 401 § 1 k.s.h. akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad ZWZ. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi w formie pisemnej (drogą pocztową lub faksem) nie później niż na 21 dni przed terminem ZWZ, tj. nie później, niż 09 czerwca 2023 r. i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej. W tym celu akcjonariusz powinien przesłać stosowne żądanie na adres poczty elektronicznej Spółki: IR@sdsoptic.com.
• 1. Zgodnie z art. 401 § 4 k.s.h. akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed dniem ZWZ, tj. przed 30 czerwca 2023 r. zgłaszać Spółce na piśmie projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad ZWZ lub sprawy, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekt może zostać zgłoszony w postaci elektronicznej. W tym celu akcjonariusz powinien przesłać stosowne żądanie na adres poczty elektronicznej Spółki: IR@sdsoptic.com. Spółka niezwłocznie ogłasza otrzymane projekty uchwał na swojej stronie internetowej.

• 1. Realizacja uprawnień wynikających z art. 401 § 1 i § 4 k.s.h., o których mowa w pkt 1 i 2 powyżej, w odniesieniu do akcji zdematerializowanych na okaziciela może nastąpić, jeżeli podmioty uprawnione z akcji wykażą posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzą również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu KRS. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w Portable Document Format (.pdf).
• 1. Zgodnie z art. 401 § 5 k.s.h. każdy akcjonariusz może podczas ZWZ zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
• 1. Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w ZWZ i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w ZWZ oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
• 1. Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.
• 1. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, przesyłając pełnomocnictwa na adres: IR@sdsoptic.com, dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa.
• 1. Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności, sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu ZWZ lub udzielone w postaci elektronicznej poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu w formacie .jpg lub .pdf na adres email Spółki: IR@sdsoptic.com. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
• 1. Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa drogą elektroniczną powinna zawierać:
  2. a) dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących mocodawcę i pełnomocnika, oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej obu tych osób),
  3. b) zakres pełnomocnictwa tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane. Po przybyciu na ZWZ, przed podpisaniem listy obecności, pełnomocnik powinien okazać dokument pełnomocnictwa udzielonego pisemnie lub odpis pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej, a także dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika.

• 1. Wzór pełnomocnictwa w formie pisemnej wraz z formularzem do głosowania zamieszczony jest na stronie internetowej Spółki: https://ir.sdsoptic.com/. Możliwe jest nadanie dokumentowi pełnomocnictwa innego kształtu pod warunkiem zawarcia w nich wszystkich niezbędnych elementów.
• 1. Regulacje wewnętrzne Spółki nie przewidują możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej lub drogą korespondencyjną.
• 1. Dniem rejestracji uczestnictwa w ZWZ (tzw. record date) jest dzień 14 czerwca 2023 r. Prawo uczestnictwa w ZWZ mają wyłącznie:
  2. a) osoby będące akcjonariuszami Spółki na 16 dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia (tj. 14 czerwca 2023 r.), tj. na ich rachunkach papierów wartościowych będą zapisane akcje Spółki; oraz
  3. b) osoby, które w terminie pomiędzy dniem 2 czerwca 2023 r. (dzień ukazania się ogłoszenia o zwołaniu) a 15 czerwca 2023 r. (pierwszy dzień powszedni po dniu rejestracji uczestnictwa w ZWZ) złożą żądanie o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w ZWZ w podmiocie prowadzącym rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki, zgodnego z art. 406[3] § 3 k.s.h.
• 1. Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w ZWZ zostanie wyłożona w siedzibie Spółki pod adresem: ul. Głęboka 39, 20-612 Lublin, budynek Ecotech-Complex, Wieża A, I Piętro, Sekretariat, na 3 dni powszednie przed terminem ZWZ (tj. 27 – 29 czerwca 2023 r.), w godzinach od 09.00 do 15.00.
• 1. Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w ZWZ nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana, jeśli ten różni się od adresu nadawcy. Do wiadomości e-mail wsłanej na adres IR@sdsoptic.com należy dołączyć świadectwo depozytowe, potwierdzające tożsamość nadawcy oraz status Akcjonariusza Spółki.
• 1. Informacje i dokumenty dotyczące ZWZ są zamieszczane na stronie internetowej Spółki: https://ir.sdsoptic.com/. Ponadto każdy z akcjonariuszy ma prawo osobistego stawienia się w Spółce i uzyskania na swoje żądanie całej dokumentacji związanej z ZWZ.

Wskazanie adresu strony internetowej, na której będą udostępnione informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia:

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia są dostępne na stronie internetowej https://ir.sdsoptic.com/walne-zgromadzenie/

Załączniki:

Załącznik Nr 1. Pełny tekst ogłoszenia o zwołaniu ZWZA.

Załącznik Nr 2. Projekty uchwał.

Załącznik Nr 3. Wniosek Zarządu dotyczący pokrycia straty w Spółce.

Załącznik Nr 3a. Wniosek Zarządu dotyczący pokrycia straty w Grupie Kapitałowej Spółki.

Załącznik Nr 4. Wzór pełnomocnictwa dla akcjonariusza.

Załącznik Nr 5. Formularz głosowania przez pełnomocnika.

Załącznik Nr 6. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych.

Załącznik Nr 7. Informacja o liczbie akcji i głosów.

Załącznik Nr 8. Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej SDS Optic S.A. w 2022 roku.

Załącznik Nr 9. Obowiązujący Regulamin Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy.