E Xim It Spolka Akcyjna

Pre-Annual General Meeting Information • Jun 2, 2023

Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie

Zarząd spółki E-XIM IT S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Posag 7 Panien 1, 02-495 Warszawa, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000568611 ("Spółka"), działając na podstawie art. 399 § 1, art. 4021 i art. 4022 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych oraz Statutu Spółki, zwołuje na dzień 30 czerwca 2023 r. na godz. 12:00 Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy ("Zgromadzenie"). Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki, tj. w Warszawie przy ul. Posag 7 Panien 1, budynek C.

Planowany jest następujący porządek obrad Zgromadzenia:

• 1. Otwarcie obrad Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Przedstawienie i rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki z działalności Rady Nadzorczej w roku obrotowym 2022, a także z oceny sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2022, sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2022, jak też wniosku Zarządu co do podziału zysku.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok obrotowy 2022.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2022.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia Członkom Zarządu Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2022.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia Członkom Rady Nadzorczej Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2022.
• 1. Zamknięcie obrad Walnego Zgromadzenia.

Opis procedury dotyczącej uczestniczenia w Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu:

• 1. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zgromadzenia oraz zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zgromadzenia.
• 1.1 Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 dni przed wyznaczonym terminem Zgromadzenia. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres: zwz2023@e-xim.pl.
• 1.2 Akcjonariusz lub akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad muszą do powyższego żądania załączyć zaświadczenie lub świadectwo depozytowe, wystawione przez właściwy podmiot, potwierdzające stan posiadania przez akcjonariusza lub akcjonariuszy wymaganej do złożenia powyższego żądania ilości akcji w kapitale zakładowym Spółki na dzień jego złożenia. Osoby działające w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy instytucjonalnych lub będących osobami prawnymi albo jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej powinny załączyć do powyższego żądania dokumenty potwierdzające ich umocowanie do działania w imieniu akcjonariusza. Dokumenty te powinny zostać przedstawione w oryginałach lub kopiach uwierzytelnionych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W przypadku udzielenia dalszego umocowania należy wykazać ciągłość umocowania. Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej, dotyczy zarówno zgłoszenia żądania w formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej, przy czym w tym drugim przypadku do żądania winny zostać załączone skany wyżej wymienionych dokumentów zapisane w formacie PDF.
• 1.3 Zarząd Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż na 18 dni przed wyznaczonym terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na powyższe żądanie, przy czym ogłoszenie nowego porządku nastąpi w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.
• 1.4 Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego Spółki mogą przed terminem Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres: zwz2023@e-xim.pl, projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zgromadzenia, lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekty uchwał powinny zostać zgłoszone Spółce do końca dnia poprzedzającego Zgromadzenie. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej.
• 1.5 Akcjonariusz lub akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia muszą do powyższego żądania załączyć zaświadczenie lub świadectwo depozytowe, wystawione przez właściwy podmiot, potwierdzające stan posiadania przez akcjonariusza lub akcjonariuszy wymaganej do złożenia powyższego żądania ilości akcji w kapitale zakładowym Spółki na dzień jego złożenia. Osoby działające w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy instytucjonalnych lub będących osobami prawnymi albo jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej powinny załączyć do powyższego żądania dokumenty potwierdzające ich umocowanie do działania w imieniu akcjonariusza. Dokumenty te powinny zostać przedstawione w oryginałach lub kopiach uwierzytelnionych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W przypadku udzielenia dalszego umocowania należy wykazać ciągłość umocowania. Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej, dotyczy zarówno zgłoszenia żądania w formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej, przy czym w tym drugim przypadku do żądania winny zostać załączone skany wyżej wymienionych dokumentów zapisane w formacie PDF.

2. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Zgromadzenia.

Każdy akcjonariusz może podczas Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

• 3. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika oraz zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika, a także wykorzystanie formularzy podczas głosowania przez pełnomocnika.
• 3.1 Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz, który nie jest osobą fizyczną, może uczestniczyć w Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
• 3.2 Wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika może się odbywać na formularzach, których wzór jest dostępny od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia na stronie internetowej pod adresem http://www.e-xim.pl/, w zakładce "Relacje inwestorskie".
• 3.3 Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu albo przez pełnomocnika powinno być potwierdzone okazanym przy sporządzaniu listy obecności odpisie z właściwego rejestru lub innymi dokumentami urzędowymi, przy czym zastrzeżenie dotyczące dokumentów urzędowych nie dotyczy pełnomocnictwa.
• 3.4 Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa.
• 3.5 Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
• 3.6 Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu może być udzielone w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
• 3.7 O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej akcjonariusz zawiadamia Spółkę, przesyłając pocztą elektroniczną na adres zwz2023@e-xim.pl, dokument w formacie PDF zawierający tekst pełnomocnictwa oraz podpis akcjonariusza.
• 3.8 Spółka ze swojej strony podejmie działania służące identyfikacji mocodawcy i pełnomocnika w celu potwierdzenia skuteczności udzielonego w formie elektronicznej pełnomocnictwa. Weryfikacja ważności udzielonego pełnomocnictwa może polegać w szczególności na:
  • i. sprawdzeniu treści udzielonego pełnomocnictwa (ciągu pełnomocnictw), a także kompletności załączonych do niego dokumentów,
  • ii. sprawdzeniu poprawności danych wpisanych do formularza i porównanie ich z informacją zawartą w wykazie osób uprawnionych do uczestnictwa w Zgromadzeniu,
• iii. stwierdzeniu zgodności uprawnień osób udzielających pełnomocnictwa w imieniu osób prawnych ze stanem wynikającym z odpisów z właściwego rejestru,
• iv. potwierdzeniu danych i tym samym identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie w przypadku elektronicznej postaci pełnomocnictwa i takiego zawiadomienia o nim.
• 3.9 Spółka w ramach weryfikacji ważności udzielonych pełnomocnictw w postaci elektronicznej i identyfikacji akcjonariusza może zwrócić się do akcjonariusza z wnioskiem o przesłanie, w postaci elektronicznej, pełnomocnictwa w postaci skanu w formacie PDF lub pliku zdjęciowego ze sfotografowanym pełnomocnictwem. Spółka oświadcza, iż w wypadku braku odpowiedzi ze strony osób weryfikowanych, będzie uprawniona do odmowy dopuszczenia pełnomocnika do udziału w Zgromadzeniu Spółki.
• 3.10 Członek Zarządu Spółki i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami akcjonariusza na Zgromadzeniu, przy czym jeśli pełnomocnikiem na Zgromadzeniu zostanie ustanowiony Członek Zarządu Spółki, Członek Rady Nadzorczej Spółki, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji akcjonariusza tylko na Zgromadzeniu, którego dotyczy niniejsze ogłoszenie. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. W stosunku do osób wskazanych w niniejszym punkcie, udzielenie dalszego pełnomocnictwa (substytucji) jest wyłączone.
• 3.11 Po przybyciu na Zgromadzenie a przed podpisaniem listy obecności pełnomocnik powinien okazać oryginał dokumentu tożsamości wymienionego w treści pełnomocnictwa celem potwierdzenia tożsamości pełnomocnika.
• 3.12 Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinna zostać zgłoszona Spółce do końca dnia poprzedzającego dzień Zgromadzenia.
• 3.13 W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości bądź zaistnienia sytuacji wymagających wyjaśnienia, Spółka może podjąć inne działania, proporcjonalne do celu, służące identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy oraz weryfikacji ważności przedstawionych pełnomocnictw, zawiadomień i dokumentów. Spółka dołącza pełnomocnictwa w formie papierowej, w tym wydrukowane z postaci elektronicznej, do protokołu Zgromadzenia.
  • 4. Możliwość i sposób uczestniczenia w Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz sposób wypowiadania się w trakcie Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz sposób wykonywania prawa głosu droga korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Nie przewiduje się uczestnictwa w Zgromadzeniu, wypowiadania się w trakcie Zgromadzenia ani wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

5. Prawo uczestnictwa w Zgromadzeniu

5.1 Prawo uczestniczenia w Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Zgromadzenia, to jest w dniu 14 czerwca 2023 roku (dzień rejestracji uczestnictwa w Zgromadzeniu). Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w Dniu Rejestracji.

• 5.2 Na żądanie uprawnionego z akcji Spółki oraz zastawnika lub użytkownika, którym przysługuje prawo głosu z akcji, na których ustanowiono zastaw lub użytkowanie, zgłoszone nie wcześniej niż po niniejszym ogłoszeniu o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, to jest w dniu 15 czerwca 2023 roku, podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych wystawia imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki.
• 5.3 Uprawnione do udziału w Walnym Zgromadzeniu będą: 1) osoby, które były akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji, tj. w dniu 14 czerwca 2023 roku oraz zwróciły się nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w dniu 15 czerwca 2023 roku do podmiotu prowadzącego ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennego zaświadczenia oprawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu; 2) zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu z akcji, na których ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego było zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w Dniu Rejestracji, tj. w dniu 14 czerwca 2023 roku oraz zwrócili się nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w dniu 15 czerwca 2023 roku do podmiotu prowadzącego ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
• 5.4 Zaświadczenia będą podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Zaleca się akcjonariuszom pobranie ww. wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa i zabranie go ze sobą w dniu Zgromadzenia.
• 5.5 Listę uprawnionych z akcji na okaziciela do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki, Spółka ustala na podstawie wykazu sporządzonego przez podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych sporządza ten wykaz na podstawie wykazów przekazywanych nie później niż na 12 dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż dnia 18 czerwca 2023 roku, przez podmioty uprawnione zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych są wystawione zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki.
• 5.6 Podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych udostępnia Spółce wykaz przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie później niż na tydzień przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż dnia 22 czerwca 2023 roku. Jeżeli z przyczyn technicznych wykaz nie może zostać udostępniony w taki sposób, podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych wydaje go w postaci dokumentu sporządzonego na piśmie nie później niż na 6 dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. dnia 23 czerwca 2023 roku; wydanie następuje w siedzibie organu zarządzającego podmiotem.
• 5.7 Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zgromadzeniu zostanie wyłożona w siedzibie Spółki przy ul. Posag 7 Panien 1 w Warszawie (02-495), przez trzy dni powszednie przed odbyciem Zgromadzenia, tj. począwszy od dnia 27 czerwca 2023 roku. Akcjonariusz może przeglądać listę i żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia, lub przesłania

mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana.

5.8 Akcjonariusz ma prawo żądać wydania odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad w terminie tygodnia przed Zgromadzeniem.

6. Miejsce i sposób zapoznania się z dokumentacją i uchwałami przedstawianymi Walnemu Zgromadzeniu

Zgodnie z art. 4023 § 1 KSH, pełny tekst dokumentacji, która ma zostać przedstawiona Zgromadzeniu oraz projekty uchwał zostaną, od dnia zwołania Zgromadzenia, zamieszczone na stronie internetowej Spółki pod adresem http://www.e-xim.pl/. Uwagi Zarządu Spółki lub Rady Nadzorczej Spółki, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Zgromadzenia, będą dostępne na stronie internetowej Spółki niezwłocznie po ich sporządzeniu.

7. Adres strony internetowej zawierającej informacje dotyczące Zgromadzenia

Informacje dotyczące Zgromadzenia są dostępne na stronie internetowej Spółki: http://www.e-xim.pl/, w zakładce "Relacje inwestorskie".

8. Informacja o ogólnej liczbie akcji w spółce E-XIM IT S.A. z siedzibą w Warszawie i liczbie głosów z tych akcji w dniu dokonania ogłoszenia o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia

W dniu 2 czerwca 2023 roku, tj. w dniu ogłoszenia Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, kapitał zakładowy Spółki dzieli się na 133 968 (sto trzydzieści trzy tysiące dziewięćset sześćdziesiąt osiem) akcji, które łącznie uprawniają do oddania 233 968 (dwustu trzydziestu trzech tysięcy dziewięciuset sześćdziesięciu ośmiu) głosów na Walnym Zgromadzeniu. Z tego:

Seria akcji	Rodzaj akcji	Liczba akcji	Liczba głosów przysługujących z akcji
Seria A	Akcje imienne uprzywilejowane co do głosu, w ten sposób, że każdej akcji przysługują dwa głosy	100 000	200 000
Seria B	Akcje zwykłe na okaziciela	3 830	3 830
Seria C	Akcje zwykłe na okaziciela	3 830	3 830
Seria D	Akcje zwykłe na okaziciela	3 830	3 830
Seria E	Akcje zwykłe na okaziciela	3 830	3 830

Seria F	Akcje zwykłe na okaziciela	3 810	3 810
Seria G	Akcje zwykłe na okaziciela	1 100	1 100
Seria H	Akcje zwykłe na okaziciela	3 055	3 055
Seria I	Akcje zwykłe na okaziciela	10 683	10 683
		133 968	233 968

9. Klauzula informacyjna dla Akcjonariuszy dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 14 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej "RODO") Spółka informuje, że w związku ze zwołaniem Walnego Zgromadzenia, Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, pełnomocników uprawnionych do głosowania, innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na ZWZ oraz dane osobowe ujawniane w trakcie Walnego Zgromadzenia łącznie zwanych "Akcjonariuszami" lub "Państwem". W związku z powyższym, Spółka oświadcza, iż:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółka.

W sprawie ochrony swoich danych osobowych mogą Państwo skontaktować się ze Spółką pod adresem email: iodo@e-xim.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki: ul. Posag 7 Panien 1, 02- 495 Warszawa.

Spółka pozyskiwać będzie dane osobowe osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu odpowiednio od Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych lub poprzez złożenie dokumentów akcji w Spółce, lub w inny sposób w związku z wyrażeniem zamiaru uczestnictwa lub uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu, zgodnie z a 4063 § 1, 2, 3 i 5 KSH.

Spółka przetwarza (i) dane osobowe identyfikujące Akcjonariusza, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń oraz numer PESEL, (ii) dane zawarte na pełnomocnictwach, (iii) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów, a także (iv) -w przypadkach, gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną -adres poczty elektronicznej.

Cele i podstawy przetwarzania.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO Spółka będzie przetwarzać dane osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu w celu:

• 1. Umożliwienia uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu;
• 1. Prawidłowej realizacji zadań związanych z obsługą osób fizycznych, posiadających akcje Spółki – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce, w szczególności:
• 1. Wynikających z ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, takich jak podpisanie przez Zarząd Spółki listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz wyłożenia jej w lokalu Zarządu przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, w celu udostępnienia jej pozostałym akcjonariuszom, wykonywania odpisów i przesyłania ich do pozostałych akcjonariuszy (art. 407 1, 11 i 2 KSH);
• 1. Realizacji prawa do zysku akcjonariusza (347 KSH);
• 1. Obowiązku informacyjnego określonego w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych; oraz
• 1. Obowiązku informacyjnego określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 r. w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim.

Udostępnianie danych

W związku z przetwarzaniem danych osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu w celach, o których mowa powyżej, odbiorcami danych osobowych mogą być inni akcjonariusze, w związku z ich prawem do przeglądania listy akcjonariuszy, w związku z wyłożeniem listy akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz prawem do otrzymania odpisu tej listy. Ponadto dane osobowe osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu mogą być również publikowane w raporcie bieżącym, przekazywane do wiadomości publicznej, Komisji Nadzoru Finansowego oraz przekazywane Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., gdy zgodnie z art. 70 pkt 3 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, takie osoby posiadałyby co najmniej 5% liczby głosów na Walnym Zgromadzeniu. Odbiorcami danych są również podmioty przetwarzające dane w imieniu Spółki zaangażowane w procesie organizacji Walnego Zgromadzenia.

Dane osobowe osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania do realizacji celów określonych powyżej , a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez obowiązuje przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy prawa podatkowego, przepisy o rachunkowości oraz w okresie, w którym możliwe jest dochodzenie roszczeń związanych w szczególności z realizacją prawa do zysku akcjonariuszy.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO osobom uprawnionym do udziału w Walnym Zgromadzeniu przysługuje:

• 1. Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• 1. Prawo sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• 1. Prawo usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania;
• 1. Prawo przenoszenia danych;
• 1. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Podstawa żądania danych

Podanie danych osobowych osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu jest konieczne dla realizacji celów określonych powyżej. Bez podania danych osób uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu nie może realizować tych celów.

PROJEKTY UCHWAŁ ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY E-XIM IT SPÓŁKA AKCYJNA

Uchwała nr 1

Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie wyboru Przewodniczącego Zgromadzenia

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna niniejszym wybiera _________________ na Przewodniczącego Zgromadzenia.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 2 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie przyjęcia porządku obrad Zgromadzenia

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna niniejszym przyjmuje następujący porządek obrad określony w ogłoszeniu z dnia 2 czerwca 2023 r. o zwołaniu Zgromadzenia:

• 1. Otwarcie obrad Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Przedstawienie i rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki z działalności Rady Nadzorczej w roku obrotowym 2022, a także z oceny sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2022, sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2022, jak też wniosku Zarządu co do podziału zysku.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok obrotowy 2022.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2022.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia Członkom Zarządu Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2022.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia Członkom Rady Nadzorczej Spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2022.
• 1. Zamknięcie obrad Walnego Zgromadzenia.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 3

Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki

E-XIM IT Spółka Akcyjna

z dnia 30 czerwca 2023 r.

w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna, po zapoznaniu się i rozpatrzeniu, zatwierdza sprawozdanie Zarządu Spółki z działalności Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 4 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r.

w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna, po zapoznaniu się i rozpatrzeniu, zatwierdza sprawozdanie finansowe Spółki za rok obrotowy 2022 r., składające się z:

• 1. Wprowadzenia,
• 1. Bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2022 r., który po stronie aktywów i pasywów wykazuje sumę bilansową 6.047.664,99 zł (słownie:sześć milionów czterdzieści siedem tysięcy sześćset sześćdziesiąt cztery 99/100 złotych),
• 1. Rachunku zysków i strat za rok obrotowy od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r., który wykazuje zysk netto w kwocie: 370.005,80 zł (słownie: trzysta siedemdziesiąt tysięcy pięć 80/100 złotych),
• 1. Zestawienia zmian w kapitałach Spółki za rok obrotowy od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. wykazującego wzrost kapitału własnego o kwotę 370.005,80 zł (słownie: trzysta siedemdziesiąt tysięcy pięć 80/100 złotych),
• 1. Rachunku przepływów pieniężnych za rok obrotowy od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. wykazującego zwiększenie stanu środków pieniężnych o kwotę 1.001.928,52 zł (słownie: jeden milion tysiąc dziewięćset dwadzieścia osiem 52/100 złotych).
• 1. Dodatkowych informacji i objaśnień.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 5 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie podziału zysku za rok obrotowy 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna postanawia zysk netto za rok obrotowy 2022 w kwocie: 370.005,80 zł (słownie: trzysta siedemdziesiąt tysięcy pięć 80/100 złotych) przeznaczyć w całości na kapitał zapasowy.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 6 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Zarządu Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Grzegorzowi Matysiakowi absolutorium z wykonywania obowiązków Prezesa Zarządu Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 7

Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Zarządu Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Marcinowi Arturowi Chmiela absolutorium z wykonywania obowiązków Wiceprezesa Zarządu Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 8 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Rady Nadzorczej Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Krzysztofowi Łukomskiemu absolutorium z wykonywania obowiązków Członka Rady Nadzorczej Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 9 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r.

w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Rady Nadzorczej Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Adamowi Jaroń absolutorium z wykonywania obowiązków Członka (Przewodniczącego) Rady Nadzorczej Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 10

Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki

E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r.

w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Rady Nadzorczej Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Jackowi Baran absolutorium z wykonywania obowiązków Członka Rady Nadzorczej Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 11 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r.

w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Rady Nadzorczej Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Adamowi Świętochowskiemu absolutorium z wykonywania obowiązków Członka Rady Nadzorczej Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 12 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna

z dnia 30 czerwca 2023 r.

w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Rady Nadzorczej Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Pani Agnieszce Siekierskiej absolutorium z wykonywania obowiązków Członka Rady Nadzorczej Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała nr 13 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy spółki E-XIM IT Spółka Akcyjna z dnia 30 czerwca 2023 r. w sprawie udzielenia absolutorium członkowi Rady Nadzorczej Spółki z pełnienia obowiązków w roku obrotowym 2022

§ 1

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy E-XIM IT Spółka Akcyjna udziela Panu Zbigniewowi Matysiak absolutorium z wykonywania obowiązków Członka Rady Nadzorczej Spółki w roku obrotowym 2022.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.