Eko Export S.A.

Pre-Annual General Meeting Information • Oct 19, 2023

Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia spółki EKO EXPORT SA z siedzibą w Bielsku-Białej na dzień 14 listopada 2023 r.

Zarząd Spółki Eko Export S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej przy ul. Strażackiej 81, zarejestrowanej w Sądzie Rejonowym w Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000308459, na podstawie §24 Statutu Spółki Eko Export Spółki Akcyjnej, zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie, które odbędzie się dnia 14 listopada 2023r. o godzinie 10:00 w Sali konferencyjnej Strażacka 81 Bankiety i Konferencje przy ul. Strażackiej 81 w Bielsku-Białej.

Szczegółowy porządek obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia jest następujący:

1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia,

2. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia,

3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał,

4. Przyjęcie porządku obrad Walnego Zgromadzenia,

5. 1. Przedstawienie i rozpatrzenie:
   2. jednostkowego sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2022 wraz z sprawozdaniem z badania biegłego rewidenta,
   3. skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy 2022 wraz ze sprawozdaniem z badania biegłego rewidenta
   4. sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i Grupy Kapitałowej Eko Export S.A.
   5. wniosku Zarządu dotyczącego pokrycia straty
   6. sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej za rok obrotowy 2022 oraz z wyników oceny: sprawozdania jednostkowego Spółki i skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy 2022, sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i Grupy Kapitałowej Eko Export S.A. w roku obrotowym 2022, wniosku Zarządu co do pokrycia straty oraz z dokonywanej przez Radę Nadzorczą oceny sytuacji Spółki i oceny pracy Rady Nadzorczej
   7. sprawozdania Rady Nadzorczej z wynagrodzeń za 2022 rok.

6. Podjęcie uchwał w sprawie:

a) zatwierdzenia rocznego jednostkowego sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2022,

b) zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej za rok obrotowy 2022

c) zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i Grupy Kapitałowej eko Export S.A. w roku obrotowym 2022

d) pokrycia straty za rok obrotowy 2022

e) zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej za rok obrotowy 2022

f) zaopiniowania sprawozdania Rady Nadzorczej z wynagrodzeń za 2022 rok

g) udzielenia absolutorium Prezesowi Zarządu z wykonania obowiązków w roku obrotowym 2022

h) udzielenia absolutorium członkom Rady Nadzorczej z wykonania obowiązków w roku obrotowym 2022

i) w sprawie dalszego istnienia Spółki.

1. Zamknięcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Procedury dotyczące uczestnictwa i wykonywania prawa głosu

Zgodnie z art. 401 § 1 k.s.h. Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad WZ. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi w formie pisemnej (drogą pocztową lub faksową) nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, to jest do dnia 24 października 2023 r. i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad.

Dopuszczalne jest by żądanie zostało złożone w postaci elektronicznej. W tym celu akcjonariusz powinien przesłać stosowne żądanie na adres poczty elektronicznej Spółki: walne@ekoexport.pl . Adres do korespondencji pocztowej: Eko Export S.A, ul. Strażacka 81, 43- 382 Bielsko Biała, Fax: +48 33 819 62 87.

Zarząd zobowiązany jest niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. 27 października 2023 r., ogłosić zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.

Zgodnie z art. 401 § 4 k.s.h. Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia tj. przed dniem 14 listopada 2023 r. zgłosić Spółce na piśmie (drogą pocztową lub faksową) lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekty uchwał w formie elektronicznej powinny zostać przesłane na adres e-mail Spółki: walne@ekoexport.pl . Adres do korespondencji pocztowej : Eko Export S.A, ul. Strażacka 81, 43- 382 Bielsko Biała, Fax: +48 33 819 62 89.

Spółka niezwłocznie ogłasza otrzymane projekty uchwał na swojej stronie internetowej: www.ekoexport.pl w zakładce "Spółka / Walne Zgromadzenia".

Żądanie zamieszczenia sprawy w porządku obrad i projekt uchwały kierowane do Spółki drogą elektroniczną powinny zawierać dokładne oznaczenie akcjonariusza (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących akcjonariusza oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej).

Realizacja uprawnień wynikających z art. 401 § 1 oraz § 4 k.s.h. może nastąpić, jeżeli podmioty uprawnione:

• w przypadku akcji zdematerializowanych - przekażą drogą pocztową, faksową, elektroniczną lub złożą w Spółce kopię imiennego świadectwa depozytowego (obowiązującego w dniu realizacji uprawnienia) lub zaświadczenia o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu wydanych przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki posiadane przez akcjonariusza, potwierdzające, że jest on akcjonariuszem Spółki oraz fakt, że reprezentuje on co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki wraz z kopią odpowiedniego dokumentu identyfikującego uprawnionego, a w przypadku akcjonariuszy niebędących osobą fizyczną także z kopią dokumentu identyfikującego osobę uprawnioną do reprezentacji takiego akcjonariusza. W przypadku realizacji wskazanych praw przez pełnomocnika należy ponadto dołączyć kopię dokumentu pełnomocnictwa oraz dokumentów identyfikujących pełnomocnika;

• w przypadku akcji imiennych oraz zastawników i użytkowników, którym przysługuje prawo głosu, może nastąpić, jeżeli podmioty te wpisane będą do księgi akcyjnej w dniu realizacji uprawnień wskazanych w art. 401 § 1 oraz § 4 k.s.h.

Zgodnie z art. 401 § 5 k.s.h. każdy akcjonariusz może podczas Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz nie będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.

Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółką przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, przesyłając pełnomocnictwa na adres: walne@ekoexport.pl dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności, sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub udzielone w postaci elektronicznej poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu (stanowiącego zeskanowane pełnomocnictwo z podpisem należycie reprezentowanego akcjonariusza w formacie "pdf" ) na adres e-mail Spółki: walne@ekoexport.pl . Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa drogą elektroniczną powinna zawierać:

• dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących mocodawcę i pełnomocnika, oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej obu tych osób),

• zakres pełnomocnictwa tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane.

Po przybyciu na Zwyczajne Walne Zgromadzenie, przed podpisaniem listy obecności, pełnomocnik powinien okazać dokument pełnomocnictwa udzielonego pisemnie lub odpis pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej, a także dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika.

Wzór pełnomocnictwa w formie pisemnej zamieszczony jest na stronie internetowej Spółki: www.ekoexport.pl zakładka "Spółka / Walne Zgromadzenia". Możliwe są inne formularze udzielanego pełnomocnictwa pod warunkiem zawarcia w nich wszystkich wymaganych prawnie elementów.

Nie przewiduje się możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy

wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej lub drogą korespondencyjną.

Dniem rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu jest dzień 29 października 2023r. (tzw. record date). Prawo uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mają wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki w dniu rejestracji. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu akcjonariusze posiadający akcje zdematerializowane powinni zwrócić się pomiędzy dniem ogłoszenia o Walnym Zgromadzeniu (19 października 2023 r.), a pierwszym dniem powszednim po record date (30 października 2023 r.) do podmiotów prowadzących ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki. Uprawnieni z akcji imiennych oraz zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, jeżeli będą wpisani do księgi akcyjnej w dniu record date (29 października 2023r.).

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona na trzy dni powszednie przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia w siedzibie Spółki, pod adresem ul. Strażacka 81, 43-382 Bielsko Biała, w godzinach od 8.00 do 16.00, w dniach 11-13.11.2023 r.

Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana. Żądanie takie powinno być przesłane na adres e-mail Spółki: walne@ekoexport.pl

Osoby uprawnione do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na pół godziny przed rozpoczęciem obrad.

W trakcie trwania Walnego Zgromadzenia każdy akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.

Informacje i dokumenty dotyczące Walnego Zgromadzenia są zamieszczane na stronie internetowej Spółki www.ekoexport.pl w zakładce "Spółka / Walne Zgromadzenia". Ponadto każdy z akcjonariuszy ma prawo osobistego stawienia się w Spółce i uzyskania na swoje żądanie całej dokumentacji związanej z Walnym Zgromadzeniem.