Sds Optic Spolka Akcyjna

Pre-Annual General Meeting Information • Dec 7, 2023

Ogłoszenie o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy SDS Optic S.A. na dzień 5 stycznia 2024 r.

Zarząd SDS Optic S.A. z siedzibą w Lublinie ("Emitent") informuje o zwołaniu na dzień 5 stycznia 2024 roku Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Emitenta, które rozpocznie się o godzinie 09:00 w siedzibie Emitenta w Lublinie - ul. Głęboka 39, budynek ECOTECH-COMPLEX, Piętro -1, 20-612 Lublin, Polska.

Szczegółowy porządek obrad zwołanego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki obejmuje:

• 1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Podpisanie listy obecności.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Podjęcie uchwały w przedmiocie przyjęcia porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie emisji warrantów subskrypcyjnych serii B i pozbawienia dotychczasowych akcjonariuszy prawa poboru tych warrantów.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego w drodze emisji akcji serii G i pozbawienia akcjonariuszy prawa poboru akcji serii G.
• 1. Przyjęcie uchwały w sprawie zmiany statutu Spółki.
• 1. Przyjęcie uchwały w sprawie przyjęcia nowego tekstu jednolitego statutu Spółki.
• 1. Przyjęcie uchwały w sprawie: zmiany uchwały w sprawie pokrycia straty Spółki za rok obrotowy rozpoczynający się 1 stycznia 2021 roku, a kończący się̨ 31 grudnia 2021 roku.
• 1. Przyjęcie uchwały w sprawie: zmiany uchwały w sprawie pokrycia straty Spółki za rok obrotowy rozpoczynający się 1 stycznia 2022 roku, a kończący się̨ 31 grudnia 2022 roku.
• 1. Wolne wnioski.

• Zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Treść projektów uchwał, które mają zostać podjęte na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Emitenta, znajdują się w załącznikach do niniejszego ogłoszenia.

Ponadto, zgodnie z art. 402(3) Kodeksu spółek handlowych na stronie internetowej https://ir.sdsoptic.com/walne-zgromadzenie/ zamieszczono pełną treść ogłoszenia o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia wraz z załącznikami, w tym formularzami wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika.

Emitent zwraca uwagę Akcjonariuszy na możliwość udzielenia pełnomocnictwa do uczestnictwa i głosowania w imieniu Akcjonariuszy zgodnie z instrukcją głosowania. Pełnomocnikiem może być m.in. wyznaczony pracownik Emitenta. W przypadku pytań dotyczących głosowania przez pełnomocnika, prosimy o kontakt pod adresem mailowym: IR@sdsoptic.com

Precyzyjny opis procedur dotyczących uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu

Precyzyjny opis procedur dotyczących uczestniczenia i głosowania w Walnym Zgromadzeniu zawarty jest w Regulaminie Walnego Zgromadzenia SDS Optic Spółka Akcyjna z siedzibą w Lublinie, przyjętym przez WZA w dniu 25 maja 2021 r. i który stanowi załącznik do niniejszego zawiadomienia.

Opis procedur dotyczących uczestnictwa w NWZA oraz wykonywania prawa głosu.

• 1. Zgodnie z art. 401 § 1 k.s.h. akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad NWZA. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi w formie pisemnej (drogą pocztową lub faksem) nie później niż na 21 dni przed terminem NWZA, tj. nie później, niż 15 grudnia 2023 r. i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej. W tym celu akcjonariusz powinien przesłać stosowne żądanie na adres poczty elektronicznej Spółki: IR@sdsoptic.com.
• 1. Zgodnie z art. 401 § 4 k.s.h. akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed dniem NWZA, tj. przed 5 stycznia 2024 r. zgłaszać Spółce na piśmie projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad NWZA lub sprawy, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Projekt może zostać zgłoszony w postaci elektronicznej. W tym celu akcjonariusz powinien przesłać stosowne żądanie na adres poczty elektronicznej Spółki: IR@sdsoptic.com. Spółka niezwłocznie ogłasza otrzymane projekty uchwał na swojej stronie internetowej.
• 1. Realizacja uprawnień wynikających z art. 401 § 1 i § 4 k.s.h., o których mowa w pkt 1 i 2 powyżej, w odniesieniu do akcji zdematerializowanych na okaziciela może nastąpić, jeżeli podmioty uprawnione z akcji wykażą posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe, a w przypadku akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi potwierdzą również uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając informację odpowiadającą odpisowi

aktualnemu KRS. W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie przy wykorzystaniu elektronicznych środków komunikacji dokumenty powinny zostać przesłane w Portable Document Format (.pdf).

• 1. Zgodnie z art. 401 § 5 k.s.h. każdy akcjonariusz może podczas NWZA zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
• 1. Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w NWZA i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w NWZA oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
• 1. Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru. Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.
• 1. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, przesyłając pełnomocnictwa na adres: IR@sdsoptic.com, dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa.
• 1. Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności, sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu NWZA lub udzielone w postaci elektronicznej poprzez przesłanie odpowiedniego dokumentu w formacie .jpg lub .pdf na adres e-mail Spółki: IR@sdsoptic.com. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
• 1. Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa drogą elektroniczną powinna zawierać:
  2. a) dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących mocodawcę i pełnomocnika, oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej obu tych osób),
  3. b) zakres pełnomocnictwa tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane. Po przybyciu na NWZA, przed podpisaniem listy obecności, pełnomocnik powinien okazać dokument pełnomocnictwa udzielonego pisemnie lub odpis pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej, a także dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika.
• 1. Wzór pełnomocnictwa w formie pisemnej wraz z formularzem do głosowania zamieszczony jest na stronie internetowej Spółki: https://ir.sdsoptic.com/ . Możliwe jest nadanie dokumentowi pełnomocnictwa innego kształtu pod warunkiem zawarcia w nich wszystkich niezbędnych elementów.

• 1. Regulacje wewnętrzne Spółki nie przewidują możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej lub drogą korespondencyjną. Oprócz powyższego Akcjonariusz ma prawo zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad NWZA.
• 1. Dniem rejestracji uczestnictwa w NWZA (tzw. record date) jest dzień 20 grudnia 2023 r. Prawo uczestnictwa w NWZA mają wyłącznie:
  2. a) osoby będące akcjonariuszami Spółki na 16 dni przed datą Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia (tj. 5 stycznia 2024 r.), tj. na ich rachunkach papierów wartościowych będą zapisane akcje Spółki; oraz
  3. b) osoby, które w terminie pomiędzy dniem 7 grudnia 2023 r. (dzień ukazania się ogłoszenia o zwołaniu) a 21 grudnia 2023 r. (pierwszy dzień powszedni po dniu rejestracji uczestnictwa w NWZA) złożą żądanie o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w NWZA w podmiocie prowadzącym rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki, zgodnego z art. 406[3] § 3 k.s.h.
• 1. Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w NWZA zostanie wyłożona w siedzibie Spółki pod adresem: ul. Głęboka 39, 20-612 Lublin, budynek Ecotech-Complex, Wieża A, I Piętro, Sekretariat, na 3 dni powszednie przed terminem NWZA (tj. 2-5 stycznia 2024 r.), w godzinach od 09.00 do 15.00.
• 1. Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w NWZA nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana, jeśli ten różni się od adresu nadawcy. Do wiadomości e-mail wsłanej na adres IR@sdsoptic.com należy dołączyć świadectwo depozytowe, potwierdzające tożsamość nadawcy oraz status Akcjonariusza Spółki.
• 1. Informacje i dokumenty dotyczące NWZA są zamieszczane na stronie internetowej Spółki: https://ir.sdsoptic.com/. Ponadto każdy z akcjonariuszy ma prawo osobistego stawienia się w Spółce i uzyskania na swoje żądanie całej dokumentacji związanej z NWZA.

Wskazanie adresu strony internetowej, na której będą udostępnione informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia:

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia są dostępne na stronie internetowej https://ir.sdsoptic.com/walne-zgromadzenie/

Załączniki:

Załącznik Nr 1. Pełny tekst ogłoszenia o zwołaniu NWZA.

Załącznik Nr 2. Projekty uchwał.

Załącznik Nr 3. Opinia Zarządu SDS Optic S.A. uzasadniająca wyłączenie prawa poboru dotychczasowych akcjonariuszy Spółki w odniesieniu do Warrantów serii B oraz Akcji Nowej Emisji oraz proponowanej ceny emisyjnej Akcji Nowej Emisji.

Załącznik Nr 4. Wzór pełnomocnictwa dla akcjonariusza.

Załącznik Nr 5. Formularz głosowania przez pełnomocnika.

Załącznik Nr 6. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych.

Załącznik Nr 7. Informacja o liczbie akcji i głosów.

Załącznik Nr 8. Obowiązujący Regulamin Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy.

Załącznik Nr 9. Zestawienie Zmian w Statucie Spółki