Kancelaria Medius Spolka Akcyjna

Pre-Annual General Meeting Information • Feb 7, 2024

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU WALNEGO ZGROMADZENIA

Zarząd Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji z siedzibą w Krakowie ("Spółka"), działając na podstawie art. 395, art. 399 § 1 w związku z art. 402¹ i 402² ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych ("k.s.h.") zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki ("Walne Zgromadzenie", "WZ")

na dzień 5 marca 2024 roku na godzinę 13:00

w Kancelarii Notarialnej Sylwia Celegrat, Ewelina Stygar-Jarosińska s.c., ul. Marii Konopnickiej nr 5 lok. 10, (00-491) Warszawa

• I. Data, godzina i miejsce Walnego Zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad:
• data WZ: 5 marca 2024 roku
• godzina WZ: 13:00
• miejsce WZ: Kancelaria Notarialna Sylwia Celegrat, Ewelina Stygar-Jarosińska s.c., ul. Marii Konopnickiej nr 5 lok. 10, (00-491) Warszawa
• szczegółowy porządek obrad WZ:
  • 1. Otwarcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
  • 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Rady Nadzorczej z działalności za rok 2022 oraz z oceny działalności Zarządu w 2022 roku.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji za 2022 rok.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności grupy kapitałowej Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji za 2022 rok.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia jednostkowego sprawozdania finansowego Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji za okres od dnia 1 stycznia 2022 roku do dnia 31 grudnia 2022 roku.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji za okres od dnia 1 stycznia 2022 roku do dnia 31 grudnia 2022 roku.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie pokrycia straty Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji za rok 2022.
  • 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Rady Nadzorczej Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji z wykonania obowiązków w 2022 roku.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium Prezesowi Zarządu Kancelaria Medius S.A. w restrukturyzacji z wykonania obowiązków w 2022 roku.
  • 1. Podjęcie uchwały w sprawie dalszego istnienia Spółki.
  • 1. Zamknięcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

II. Precyzyjny opis procedur dotyczących uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu:

1. prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą (1/20) kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.

Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki, nie później niż na 21 dni przed dniem Zgromadzenia, tj. do 13 lutego 2024 roku. włącznie. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad.

Żądanie może zostać złożone w formie:

• ⎯ pisemnej (doręczone osobiście za potwierdzeniem złożenia lub wysłane do Spółki za potwierdzeniem wysłania i potwierdzeniem odbioru) na adres: ul. Babińskiego 69, 30-393 Kraków,
• ⎯ elektronicznej (e-mail) poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na wskazany adres email: sekretariat@kancelaria-medius.pl

O terminie złożenia żądania decyduje data jego wpłynięcia do Spółki, a w przypadku formy elektronicznej data wpłynięcia żądania na serwer pocztowy Spółki.

Akcjonariusz lub akcjonariusze występujący z żądaniem są zobowiązani do przedstawienia wraz z żądaniem dokumentów potwierdzających uprawnienie do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia (wykazanie posiadania odpowiedniej liczby akcji Spółki na dzień złożenia żądania) oraz dokumentów potwierdzających tożsamość. Do żądania należy załączyć:

• ⎯ imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub świadectwo depozytowe wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych dla akcjonariusza (w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej, w tym jako skan) potwierdzające stan posiadania przez akcjonariusza lub akcjonariuszy części kapitału zakładowego Spółki wymaganej do złożenia żądania na dzień jego złożenia;
• ⎯ w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię dokumentów potwierdzających tożsamość, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopi dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości);
• ⎯ w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania akcjonariusza;
• ⎯ dodatkowo w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika kopię dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez akcjonariusza, a w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza oraz kopię dokumentów potwierdzających tożsamość pełnomocnika będącego osobą fizyczną, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopii dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości), a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie dla osoby działającej w imieniu pełnomocnika niebędącego osobą fizyczną.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa wyżej dotyczy zarówno formy pisemnej, jak i elektronicznej żądania w postaci właściwej dla każdej z tych form (dokument papierowy w oryginale lub jego kopia bądź skan w formacie PDF). Wszystkie przekazywane Spółce dokumenty, w tym przesyłane drogą elektroniczną, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dopuszcza się przedłożenie dokumentu poświadczonego apostille.

W przypadku wątpliwości Spółka może podjąć odpowiednie dalsze działania służące identyfikacji akcjonariusza i jego pełnomocnika w celu weryfikacji przysługujących im uprawnień przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zarząd jest obowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż na 18 (osiemnaście) dni przed terminem Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż 16 lutego 2024 roku, ogłosić zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.

2. prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą (1/20) kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na swojej stronie internetowej.

Zgłoszenie może zostać złożone w formie:

• ⎯ pisemnej (doręczone osobiście za potwierdzeniem złożenia lub wysłane do Spółki za potwierdzeniem wysłania i potwierdzeniem odbioru) na adres: ul. Babińskiego 69, 30-393 Kraków,
• ⎯ elektronicznej (e-mail) poprzez przesłanie wiadomości elektronicznej na wskazany adres e-mail: sekretariat@kancelaria-medius.pl

O terminie złożenia zgłoszenia decyduje data jego wpłynięcia do Spółki, a w przypadku formy elektronicznej data wpłynięcia żądania na serwer pocztowy Spółki.

Akcjonariusz lub akcjonariusze zgłaszający projekt uchwały są zobowiązani do przedstawienia wraz ze zgłoszeniem dokumentów potwierdzających uprawnienie do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia (wykazanie posiadania odpowiedniej liczby akcji Spółki na dzień złożenia żądania) oraz dokumentów potwierdzających tożsamość. Do zgłoszenia należy załączyć:

• ⎯ imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub świadectwo depozytowe wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych dla akcjonariusza (w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej, w tym jako skan) potwierdzające stan posiadania przez akcjonariusza lub akcjonariuszy części kapitału zakładowego Spółki wymaganej do złożenia zgłoszenia na dzień jego złożenia;
• ⎯ w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię dokumentów potwierdzających tożsamość, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopi dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości);
• ⎯ w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania akcjonariusza;
• ⎯ dodatkowo w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika kopię dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez akcjonariusza, a w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza oraz kopię dokumentów potwierdzających tożsamość pełnomocnika będącego osobą fizyczną, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopii dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości), a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie dla osoby działającej w imieniu pełnomocnika niebędącego osobą fizyczną.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa wyżej dotyczy zarówno formy pisemnej, jak i elektronicznej zgłoszenia w postaci właściwej dla każdej z tych form (dokument papierowy w oryginale lub jego kopia bądź skan w formacie PDF). Wszystkie przekazywane Spółce dokumenty, w tym przesyłane drogą elektroniczną, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dopuszcza się przedłożenie dokumentu poświadczonego apostille.

W przypadku wątpliwości Spółka może podjąć odpowiednie dalsze działania służące identyfikacji akcjonariusza i jego pełnomocnika w celu weryfikacji przysługujących im uprawnień przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

3. prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia

Każdy z Akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

4. informacje o sposobie wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika oraz sposobie zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika

Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Akcjonariusz Spółki, posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz Spółki posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia i wykonywania prawa głosu na Walnym Zgromadzeniu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wzór pełnomocnictwa i formularza głosowania przez pełnomocnika zostały umieszczone na stronie internetowej Spółki: https://kancelaria-medius.pl/. Pełnomocnictwo powinno zawierać co najmniej dane wskazane w zamieszczonym na wskazanej stronie internetowej wzorze pełnomocnictwa. Korzystanie zarówno z udostępnionego wzoru pełnomocnictwa jak i formularza oddawaniu głosu przez pełnomocnika nie jest obowiązkowe.

Zawiadomienie o udzieleniu przez akcjonariusza pełnomocnictwa w formie elektronicznej powinno być przesłane Zarządowi Spółki pocztą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@kancelaria-medius.pl, najpóźniej na koniec dnia poprzedzającego dzień Walnego Zgromadzenia. Spółka nie może zagwarantować, że będzie w stanie zweryfikować tożsamość akcjonariuszy udzielających pełnomocnictwa w dniu Walnego Zgromadzenia. Akcjonariusz przesyłający zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przesyła jednocześnie do Spółki adres mailowy (adres poczty elektronicznej), za pośrednictwem, którego Spółka będzie mogła komunikować się z akcjonariuszem, jego pełnomocnikiem oraz dokonać weryfikacji przesłanych dokumentów oraz identyfikacji osób. Powyższe nie zwalnia pełnomocnika z obowiązku przedstawienia przy sporządzaniu listy obecności osób uprawnionych do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, dokumentów służących do identyfikacji.

Wraz z zawiadomieniem o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, akcjonariusz przesyła tekst udzielonego pełnomocnictwa. Akcjonariusz przekazuje do Spółki dokumenty potwierdzające umocowanie pełnomocników i dalszych pełnomocników do reprezentowania akcjonariusza (ciąg pełnomocnictw).

W celu identyfikacji akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa, zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zawierać w formie załącznika:

• ⎯ w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię dokumentów potwierdzających tożsamość, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopii dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości);
• ⎯ w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania akcjonariusza.

Procedura wskazana wyżej nie wpływa na obowiązek pełnomocnika przedstawienia dokumentów służących do weryfikacji osoby pełnomocnika przy sporządzaniu listy obecności osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

W przypadku wątpliwości co do prawdziwości kopii wyżej wymienionych dokumentów, Zarząd Spółki zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzaniu listy obecności:

• ⎯ w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentu potwierdzającego tożsamość akcjonariusza;
• ⎯ w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do udzielenia upoważnienia pełnomocnikowi do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu.

W celu identyfikacji pełnomocnika, Zarząd Spółki zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzaniu listy obecności:

• ⎯ w przypadku pełnomocnika będącego osobą fizyczną oryginału dokumentu potwierdzającego tożsamość pełnomocnika kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii dokumentu potwierdzającego tożsamość akcjonariusza
• ⎯ w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na Walnym Zgromadzeniu.

Powyższe zasady dotyczące identyfikacji mocodawcy stosuje się odpowiednio do zawiadomienia Spółki o odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa. Zawiadomienie o udzieleniu i odwołaniu udzielonego pełnomocnictwa bez zachowania wymogów wskazanych powyżej nie wywołuje skutków prawnych wobec Spółki.

Wszystkie przekazywane Spółce dokumenty, w tym przesyłane drogą elektroniczną, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dopuszcza się przedłożenie dokumentu poświadczonego apostille.

5. informacje o możliwości i sposobie uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Nie przewiduje się możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

6. informacje o sposobie wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Nie przewiduje się możliwości wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

7. informacje o sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Nie przewiduje się możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

8. prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia

Podczas obrad Walnego Zgromadzenia Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad. Jednakże Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Spółce, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. Odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej Spółki w miejscu wydzielonym na zadawanie pytań przez akcjonariuszy i udzielanie im odpowiedzi.

III. Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

Dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu (tzw. record date). jest 18 lutego 2024 roku. ("Dzień Rejestracji").

IV. Informacja, że prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

Uprawnione do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu będą tylko osoby, które:

• ⎯ będą akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji, tj. na 16 dni przed datą Walnego Zgromadzenia, tj. na ich rachunku papierów wartościowych będą zapisane akcje Spółki oraz
• ⎯ zwrócą się, nie wcześniej niż w dniu ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia tj. w dniu 7 lutego 2024 roku i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, tj. w dniu 19 lutego 2024 roku do podmiotu prowadzącego ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Akcjonariuszom rekomenduje się odebranie ww. wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa i zabranie go ze sobą na Walne Zgromadzenie. Zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu nie stanowi dokumentu niezbędnego do dopuszczenia do udziału w Walnym Zgromadzeniu wszystkich tych, którzy znaleźli się na wykazie sporządzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. ("KDPW"). W sytuacji jednak, gdyby pomimo odebrania zaświadczenia od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych, akcjonariusz nie znalazł się na wykazie, okazanie zaświadczenia będzie uznane przez Spółkę za konieczne i wystarczające do dopuszczenia do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Lista uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

Spółka ustala listę uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu przekazanego jej przez KDPW, a sporządzonego na podstawie wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. KDPW udostępnia Spółce wykaz przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie później niż na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia. Jeżeli z przyczyn technicznych wykaz nie może zostać udostępniony w taki sposób, KPDW wydaje go w postaci dokumentu sporządzonego na piśmie nie później niż na 6 (sześć) dni przed datą Walnego Zgromadzenia.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, podpisana przez Zarząd, zawierająca nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) uprawnionych, ich miejsce zamieszkania (siedzibę), liczbę, rodzaj i numery akcji oraz liczbę przysługujących im głosów, zostanie wyłożona w lokalu Zarządu, tj. pod adresem siedziby Spółki: ul. Babińskiego 69, 30-393 Kraków, przez 3 (trzy) dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach: 29 lutego 2024 roku oraz 1 i 4 marca 2024 roku. w godz. od 10:00 do 14.00. Osoba fizyczna może podać adres do doręczeń albo adres do doręczeń elektronicznych zamiast miejsca zamieszkania.

Akcjonariusz Spółki może przeglądać listę akcjonariuszy w lokalu Zarządu Spółki oraz może żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia. Akcjonariusz może także żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie przesłania listy akcjonariuszy należy złożyć na piśmie pod adresem siedziby Spółki ul. Babińskiego 69, 30-393 Kraków lub przesłać pocztą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@kancelaria-medius.pl.

Akcjonariusz występujący z żądaniem udostępnienia listy akcjonariuszy zobowiązany jest do przedstawienia wraz z żądaniem dokumentu potwierdzających posiadanie statusu akcjonariusza oraz dokumentów potwierdzających tożsamość. Do żądania należy załączyć:

• ⎯ świadectwo depozytowe wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych dla akcjonariusza (w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej, w tym jako skan) potwierdzające stan posiadania przez akcjonariusza akcji Spółki na dzień złożenia żądania udostępnienia listy akcjonariuszy;
• ⎯ w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię dokumentów potwierdzających tożsamość, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopi dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości);
• ⎯ w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania akcjonariusza;
• ⎯ dodatkowo w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika kopię dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez akcjonariusza, a w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna –przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza oraz kopię dokumentów potwierdzających tożsamość pełnomocnika będącego osobą fizyczną, przy czym dokumenty te powinny być udostępnione Spółce jedynie w niezbędnym zakresie i z uwzględnieniem zasady minimalizacji (rekomenduje się poddanie kopii dokumentu tożsamości niezbędnej anonimizacji, pozostawiając widocznymi dane osobowe w postaci: imion, nazwisk, numeru PESEL i numeru dokumentu tożsamości), a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie dla osoby działającej w imieniu pełnomocnika niebędącego osobą fizyczną.

Jeżeli prawo głosu z akcji przysługuje zastawnikowi lub użytkownikowi, okoliczność tę zaznacza się na liście akcjonariuszy na wniosek uprawnionego.

Akcjonariusze przybywający na Walne Zgromadzenie, przy podpisywaniu listy obecności powinni w celu dokonania identyfikacji okazać:

• ⎯ w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną oryginał dokumentu potwierdzającego tożsamość akcjonariusza lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentu potwierdzającego tożsamość akcjonariusza
• ⎯ w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna oryginał odpisu lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do potwierdzania za zgodność z oryginałem odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu.

Osoby uprawnione do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie kart do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na pół godziny przed rozpoczęciem obrad.

V. Wskazanie, gdzie i w jaki sposób osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu, oraz projekty uchwał lub, jeżeli nie przewiduje się podejmowania uchwał, uwagi Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki, dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mogą uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał:

• ⎯ na stronie internetowej Spółki: https://kancelaria-medius.pl/;
• ⎯ w siedzibie Spółki (ul. Babińskiego 69, 30-393 Kraków), w dniu powszednie, w godz. 10:00-14:00 po uprzednim zgłoszeniu takiego zapotrzebowania pocztą elektroniczną na adres poczty elektronicznej e-mail: sekretariat@kancelaria-medius.pl i uzgodnienia terminu wizyty.

Wszelką korespondencję akcjonariuszy, kierowaną do Spółki w związku z Walnym Zgromadzeniem, należy kierować na:

• ⎯ adres: ul. Babińskiego 69, 30-393 Kraków, lub
• ⎯ na adres poczty elektronicznej e-mail: sekretariat@kancelaria-medius.pl

Akcjonariusz ma prawo żądać wydania odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad w terminie jednego tygodnia przed Walnym Zgromadzeniem.

VI. Wskazanie adresu strony internetowej, na której będą udostępnione informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia.

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia będą udostępniane na stronie internetowej Spółki: https://kancelaria-medius.pl/