Chat with Filing

Ask questions about this document
Please log in or register to use the chat feature. Please register first.
DVA - DOC 25 - Nyxoah - Second ESM 2025 - Form for voting by mail - ENG FR.pdf

Company: Nyxoah SA Date: 2025-06-13 Language: French Register to download
Loading document preview...
Document Preview Not Available

The file type (.pdf) cannot be displayed directly here.
Open Original File
Error loading document preview. Please try the 'Open Original File' link.
You're One Click Away From The Full Filing

Instantly access this document—and 2.8M more—for free. Select your preferred method:
Continue with Google Continue with Microsoft Continue with Facebook Continue with Amazon
Extraordinary shareholders' meeting of July 2, 2025 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 2 juillet 2025

![](_page_0_Picture_1.jpeg)

## **NYXOAH SA**

Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon

The shareholders that wish to vote by mail on the items on the agenda of the extraordinary shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "**Company**"), to be held on July 2, 2025 at 2 p.m., must send the duly completed and signed form for voting by mail by e-mail to shareholders@nyxoah.com. The signed and completed form for voting by mail must reach the Company **by June 26, 2025 at the latest**.

In order to allow the Company to organize the extraordinary shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed form for voting by mail to the Company as soon as possible.

This form for voting by mail must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.

## **FORM FOR VOTING BY MAIL FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE**

Les actionnaires souhaitant voter par correspondance sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de Nyxoah SA (la « **Société** »), qui se tiendra le 2 juillet 2025 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé par e-mail à shareholders@nyxoah.com. Le formulaire de vote par correspondance, signé et complété, doit parvenir à la Société **au plus tard le 26 juin 2025**.

Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé à la Société dans les meilleurs délais.

Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.

Shareholders of the Company who wish to vote by mail must also register for the extraordinary shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the extraordinary shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this form for voting by mail a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. June 18, 2025 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the extraordinary shareholders' meeting.

Les actionnaires de la Société souhaitant voter par correspondance doivent également s'inscrire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de vote par correspondance, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 18 juin 2025 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.

The undersigned (the "**Undersigned**"), Le soussigné (le « **Soussigné** »),

| Natural person / Personne physique : |                              |
|--------------------------------------|------------------------------|
|                                      |                              |
| Last name<br>/ Nom<br>:              | ………………………………………………………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) :          | ………………………………………………………………………… |
| Domicile :                           | ………………………………………………………………………… |
|                                      | ………………………………………………………………………… |
|                                      |                              |
| Legal entity / Personne morale<br>:  |                              |
|                                      |                              |

| Company name and corporate form<br>/<br>Dénomination<br>de la société et forme juridique : | ………………………………………………………………………… |
|--------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------|
| Registered office<br>/ Siège statutaire :                                                  | ………………………………………………………………………… |
|                                                                                            | ………………………………………………………………………… |
| Company number / Numéro d'entreprise :                                                     | ………………………………………………………………………… |

Extraordinary shareholders' meeting of July 2, 2025 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 2 juillet 2025

owner of the following number of securities issued by the Company

propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société

| Number of registered shares /<br>Nombre d'actions nominatives :         | ………………………………………………………………………… |
|-------------------------------------------------------------------------|------------------------------|
| Number of dematerialized shares /<br>Nombre d'actions dématérialisées : | ………………………………………………………………………… |

hereby irrevocably votes in the manner as indicated hereafter in the appropriate boxes on the items of the following agenda of the extraordinary shareholders' meeting of the Company's to be held on **July 2, 2025 at 2 p.m.**, it being understood that if no specific manner of voting is given for a specific agenda item or if the indicated manner of voting is unclear, the Undersigned shall be deemed to have selected "in favor" for the relevant agenda item(s):

# **MANNER OF VOTING REGARDING THE AGENDA ITEMS AND THE PROPOSED DECISIONS FOR THE EXTRAORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING**

**1. Adding paragraphs at the end of article 13 of the articles of association of the Company to introduce the right to nominate directors for shareholders having held at least five percent (5%) of the outstanding shares of the Company in registered form continuously for a period of at least three (3) years**

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to add the following paragraphs at the end of article 13 of the articles of association of the Company:

"*Article 13 COMPOSITION OF THE BOARD OF DIRECTORS* 

vote par la présente irrévocablement, dans le sens indiqué ci-après dans les cases prévues à cet effet, sur les points de l'ordre du jour suivant de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra **le 2 juillet 2025 à 14 heures**, étant entendu que si aucun sens de vote spécifique n'est indiqué pour un point spécifique de l'ordre du jour, ou si le sens de vote indiquée n'est pas claire, le Soussigné sera réputé avoir choisi « en faveur » du ou des points de l'ordre du jour concernés :

# **SENS DE VOTE CONCERNANT LES POINTS DE L'ORDRE DU JOUR ET LES PROPOSITIONS DE DÉCISIONS POUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DES ACTIONNAIRES**

**1. Ajout de paragraphes à la fin de l'article 13 des statuts de la Société afin d'introduire le droit de désigner des administrateurs pour les actionnaires ayant détenu au moins cinq pour cent (5%) des actions en circulation de la Société sous forme nominative de manière continue pendant une période d'au moins trois (3) ans**

Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'ajouter les paragraphes suivants à la fin de l'article 13 des statuts de la Société :

« *Article 13 COMPOSITION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION* 

*(…)*

*(...)*

*Any shareholder, or group of affiliated shareholders acting in concert, that has held (or will have held at the date of the relevant appointment) at least five percent (5%) of the outstanding shares of the company in registered form continuously for a period of at least three (3) years calculated as per the date of the relevant director appointment (each such shareholder or group of shareholders referred to as a "Stable Shareholder") shall have the right that at the annual shareholders' meeting one (1) director (a "Stable Shareholder Director") is appointed on its binding nomination. In case there are more than two (2) Stable Shareholders, only the two (2) largest Stable Shareholders shall have a binding nomination right.*

*The binding nomination right of the relevant Stable Shareholder shall also apply in case the mandate of the relevant Stable Shareholder Director becomes vacant. In such case the Stable Shareholder shall be entitled to request the board of directors to appoint, within fifteen (15) calendar days following the date on which the relevant Stable Shareholder has exercised this binding nomination right, a replacement Stable Shareholder Director on a provisional basis until the next shareholders' meeting.*

*The binding nomination shall be submitted in writing by the relevant Stable Shareholder to the board of directors, together with any information that might be necessary or useful in view of the appointment of the Stable Shareholder Director, at least seventy-five (75) calendar days prior to the annual shareholders' meeting which shall be asked to decide on the appointment of the director (or, in case of cooptation by the board of directors, within thirty (30) calendar days following the date on which the mandate of the relevant Stable Shareholder Director has become vacant). The board of*  *Tout actionnaire, ou groupe d'actionnaires affiliés agissant de concert, qui a détenu (ou détiendra à la date de la nomination concernée) au moins cinq pour cent (5 %) des actions en circulation de la société sous forme nominative de manière continue pendant une période d'au moins trois (3) ans calculée à la date de la nomination de l'administrateur concerné (chacun de ces actionnaires ou groupes d'actionnaires étant dénommé comme un « Actionnaire Stable ») aura le droit qu'un (1) administrateur (un « Administrateur d'Actionnaire Stable ») soit nommé à l'assemblée générale annuelle des actionnaires sur la base de sa désignation contraignante. Dans le cas où il y a plus de deux (2) Actionnaires Stables, seuls les deux (2) Actionnaires Stables les plus importants auront un droit de désignation contraignant.*

*Le droit de désignation contraignant de l'Actionnaire Stable concerné s'appliquera également en cas de vacance du mandat de l'Administrateur d'Actionnaire Stable concerné. Dans ce cas, l'Actionnaire Stable aura le droit de demander au conseil d'administration de nommer, dans les quinze (15) jours calendaires suivant la date à laquelle l'Actionnaire Stable concerné a exercé ce droit de désignation contraignant, un Administrateur d'Actionnaire Stable de remplacement à titre provisoire jusqu'à la prochaine assemblée générale des actionnaires.*

*La désignation contraignante devra être soumise par écrit par l'Actionnaire Stable concerné au conseil d'administration, accompagnée de toute information qui pourrait être nécessaire ou utile en vue de la nomination de l'Administrateur d'Actionnaire Stable, au moins septante-cinq (75) jours calendaires avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui sera appelée à se prononcer sur la nomination de l'administrateur (ou, en cas de cooptation par le conseil d'administration, dans les trente (30) jours calendaires suivant la date à laquelle le*  *directors may at its discretion waive this deadline.*

*Provided that the Stable Shareholder that made the relevant nomination still qualifies as a Stable Shareholder on the date of the annual shareholders' meeting (or board meeting in case of co-optation) deciding on the relevant appointment, the nomination made by the relevant Stable Shareholder shall be binding and complied with when the annual shareholders' meeting decides (or, in case of co-optation, the remaining directors decide) on the relevant appointment for which the relevant Stable Shareholder has exercised its binding nomination right in accordance with this article 13. In deviation hereof, the annual shareholders' meeting (or the remaining directors in case of co-optation) shall not be obliged to comply with the relevant binding nomination if the proposed director appointment pursuant to the relevant binding nomination would result in the composition of the board of directors no longer meeting any mandatory minimum requirements imposed by article 7:86 or any other applicable article of the Code of Companies and Associations.*"

*mandat de l'Administrateur d'Actionnaire Stable concerné est devenu vacant). Le conseil d'administration peut, à sa discrétion, renoncer à ce délai.*

*Pour autant que l'Actionnaire Stable qui a procédé à la désignation remplisse toujours les critères d'Actionnaire Stable à la date de l'assemblée générale des actionnaires annuelle (ou de la réunion du conseil d'administration en cas de cooptation) appelée à se prononcer sur la nomination en question, la désignation faite par l'Actionnaire Stable sera contraignante et respectée lorsque l'assemblée générale des actionnaires annuelle décide (ou, en cas de cooptation, les administrateurs restants décident) de la nomination pour laquelle l'Actionnaire Stable concerné a exercé son droit de désignation contraignante conformément au présent article 13. Par dérogation, l'assemblée générale des actionnaires (ou les administrateurs restants en cas de cooptation) ne sera pas tenue de se conformer à la désignation contraignante concernée si la nomination de l'administrateur proposé conformément à la désignation contraignante concernée devait avoir pour conséquence que la composition du conseil d'administration ne répondrait plus aux exigences minimales obligatoires imposées par l'article 7:86 ou tout autre article applicable du Code des sociétés et des associations*. »

![](_page_4_Figure_5.jpeg)

### **2. Power of attorney to the notary 2. Procuration au notaire**

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant the acting notary, and any other notary of "Berquin Notarissen", all powers to draw up and sign a restated version of the articles of association of the Company

Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires confère au notaire instrumentant, ainsi qu'à tout autre notaire de « Berquin Notaires », tous pouvoirs pour rédiger et signer une version remaniée des statuts de la Société et pour les déposer dans Extraordinary shareholders' meeting of July 2, 2025 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 2 juillet 2025

and to file them in the appropriate data base in accordance with applicable law.

la base de données appropriée conformément à la loi applicable.

| Manner of voting: | Sens<br>de vote : |             |
|-------------------|-------------------|-------------|
|                   |                   |             |
| IN FAVOR          | AGAINST           | ABSTENTION  |
| / EN FAVEUR       | / CONTRE          | /ABSTENTION |

The Undersigned confirms that the aforementioned votes shall also apply to any other shareholders' meeting with the same agenda should the initial shareholders' meeting be postponed, adjourned or not have been duly convened.

Le Soussigné confirme que les votes susmentionnés s'appliqueront également à toute autre assemblée générale ayant le même ordre du jour si l'assemblée générale initiale est reportée, ajournée ou n'a pas été dûment convoquée.

![](_page_5_Picture_6.jpeg)

*Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for this form for voting by mail to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.*

![](_page_5_Picture_8.jpeg)

*Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné « Oui ». Veuillez noter que pour que ce formulaire de vote par correspondance s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée..*

Shareholders that have voted by mail cannot vote at the extraordinary shareholders' meeting in person or by proxy for the number of votes cast by mail.

This form for voting by mail shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting to be held on July 2, 2025.

The English translation of this form is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.

Les actionnaires qui ont voté par correspondance ne peuvent pas voter à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires en personne ou par procuration pour le nombre de votes exprimés par correspondance.

Ce formulaire de vote par correspondance tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires qui se tiendra le 2 juillet 2025.

La traduction anglaise de ce formulaire est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.

| Extraordinary shareholders' meeting of July 2, 2025 /<br>Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 2 juillet 2025 |  |
|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|--|
|                                                                                                                               |  |

Done on / Fait le ................................................ 2025.

| The<br>Undersigned: | Le Soussigné : |
|---------------------|----------------|
|                     |                |

*Natural person / Personne physique :* Full name / Nom et prénom(s): ………………………………………….…………………………………………. Signature : ………………………………………….………………………………………….

\* \* \*

| Legal entity / Personne morale<br>:                                                                                  |                                                                                                                               |
|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| Company name<br>/<br>Dénomination de la société :<br>Authorized representative(s) /<br>Représentant(s) autorisé(s) : | ………………………………………….………………………………………….                                                                                            |
|                                                                                                                      | Signature :<br>Full name<br>/ Nom et prénom(s) :<br>Function / Fonction :<br>Signature :<br>Full name<br>/ Nom et prénom(s) : |
|                                                                                                                      | Function<br>/ Fonction :                                                                                                      |