Pre-Annual General Meeting Information • Jun 11, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Zarząd spółki pod firmą ZORTRAX Spółka Akcyjna w restrukturyzacji z siedzibą w Olsztynie (adres: ul. Lubelska 43A, 10-410 Olsztyn), ("Spółka"), wpisanej do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000499608, działając na podstawie art. 399 § 1, art. 402 [1] i art. 402 [2] kodeksu spółek handlowych ("KSH") oraz § 15 ust. 2 Statutu Spółki, zwołuje na dzień 30 czerwca 2025 roku Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki ("ZWZ"), które rozpocznie się o godz. 9:30 w kancelarii notarialnej notariusza w Warszawie (adres: Kancelaria Notarialna Aneta Slezak, Robert Wróblewski s.c., ul. Dmochowskiego 4 lok.1, 00-427 Warszawa), z następującym porządkiem obrad:
***
Prawo uczestniczenia w ZWZ mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą ZWZ ("Dzień Rejestracji") tj. na dzień 14 czerwca 2025 r.
W celu zapewnienia udziału w ZWZ, Akcjonariusz uprawniony ze zdematerializowanych akcji na okaziciela powinien zażądać, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu ZWZ i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w ZWZ (tj. nie później niż 16 czerwca 2025 r.) od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w ZWZ. Zaświadczenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 406[3] § 1 KSH, tj.:
1) firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia;
2) liczbę akcji;
3) odrębne oznaczenie akcji, o którym mowa w art. 55 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, tj. kod ISIN nadany przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych ("KDPW");
4) firmę (nazwę), siedzibę i adres Spółki;
5) wartość nominalną akcji;
6) imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji, zastawnika albo użytkownika;
7) siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji, zastawnika albo użytkownika;
8) cel wystawienia zaświadczenia;
11) podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.
Zaświadczenia o prawie uczestnictwa w ZWZ będą podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi.
Lista Akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w ZWZ ("Lista Akcjonariuszy"), zawierająca nazwiska i imiona, liczbę akcji oraz liczbę przysługujących głosów na ZWZ, sporządzona zgodnie z art. 407 § 1 KSH oraz podpisana przez Zarząd zostanie wyłożona w lokalu Zarządu Spółki (ul. Lubelska 43A, 10-410 Olsztyn) na trzy dni powszednie przed dniem odbycia ZWZ (tj. w dniach 25 czerwca 2025 r.–27 czerwca 2025 r.) w godzinach od 9:00 do 16:00.
Akcjonariusz może przeglądać Listę Akcjonariuszy oraz żądać odpisu Listy Akcjonariuszy za zwrotem kosztów jego sporządzenia. Akcjonariusz może żądać przesłania mu Listy Akcjonariuszy uprawnionych do udziału w ZWZ nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres poczty elektronicznej, na który lista powinna zostać wysłana. Powyższe żądanie powinno zostać przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki ([email protected]). Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu.
Każda osoba uprawniona do uczestniczenia w ZWZ ma prawo do uzyskania pełnego tekstu dokumentacji oraz projektów uchwał (w formie papierowej) w siedzibie Spółki w Olsztynie (ul. Lubelska 43A, 10-410 Olsztyn) do dnia ZWZ, w dni powszednie w godzinach 9.00-16.00.
Ponadto pełna dokumentacja zostanie zamieszczona w formie elektronicznej na stronie internetowej Spółki www.zortrax.com w zakładce "Relacje Inwestorskie", na której będą też dostępne wszelkie informacje dotyczące ZWZ. Uwagi Zarządu lub Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad ZWZ lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, będą dostępne na stronie internetowej Spółki niezwłocznie po ich sporządzeniu.
Wszelką korespondencję dotyczącą ZWZ należy kierować na adres: ul. Lubelska 43A, 10-410 Olsztyn lub w formie elektronicznej na adres [email protected]
Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad ZWZ. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed terminem ZWZ, tj. do dnia 9 czerwca 2025 r. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: [email protected]
W przypadku zgłoszenia ww. żądania powinny zostać do niego dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu, a w szczególności:
Zarząd Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż na 18 (osiemnaście) dni przed wyznaczonym terminem ZWZ (tj. do dnia 12 czerwca 2025 r.), ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie uprawnionych Akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania ZWZ.
4. Prawo Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad ZWZ lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem ZWZ:
Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mogą przed terminem ZWZ zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (na adres [email protected]) projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad ZWZ lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad ZWZ. Spółka niezwłocznie ogłosi takie projekty uchwał na swojej stronie internetowej www.zortrax.com.
W przypadku zgłoszenia ww. żądania powinny zostać do niego dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość Akcjonariusza lub osób działających w jego imieniu, a w szczególności:
Na podstawie art. 401 § 5 KSH każdy z Akcjonariuszy może podczas ZWZ zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
Każdy z Akcjonariuszy uprawniony jest do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad ZWZ.
6. Sposób wykonywania prawa głosu na ZWZ przez pełnomocnika oraz sposób zawiadamiania o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej oraz sposób weryfikacji takiego pełnomocnictwa oraz formularze stosowane podczas głosowania przez pełnomocnika:
Akcjonariusz może uczestniczyć w ZWZ oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.
Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na ZWZ, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Jeden pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego Akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego Akcjonariusza. Akcjonariusz Spółki, posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa, z zastrzeżeniem, że stosownie do art. 412 [2] § 3 KSH, jeżeli pełnomocnikiem jest członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki, wówczas udzielenie pełnomocnictwa dalszego jest wyłączone.
W przypadku udzielenia pełnomocnictwa dalszemu pełnomocnikowi należy przedłożyć nieprzerwany ciąg pełnomocnictw wraz z dokumentami wskazującymi na upoważnienie do działania wcześniejszych pełnomocników.
Członek Zarządu Spółki i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami Akcjonariuszy na ZWZ. Jeżeli pełnomocnikiem na ZWZ jest członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym walnym zgromadzeniu. Taki pełnomocnik ma obowiązek ujawnić Akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów, a ponadto zobowiązany jest głosować zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Akcjonariusza.
Pełnomocnictwo do uczestniczenia w ZWZ i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Akcjonariusz jest zobowiązany przesłać do Spółki informację o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej [email protected] najpóźniej na jeden dzień przed dniem ZWZ.
Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa powinno zawierać dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem imienia, nazwiska, adresu, telefonu i adresu poczty elektronicznej obu tych osób). Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa powinno również zawierać jego zakres, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu na ZWZ. Wraz z zawiadomieniem o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej Akcjonariusz przesyła skan pełnomocnictwa, z wyłączeniem instrukcji dotyczącej wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, skan dowodu osobistego lub stron paszportu umożliwiających identyfikację Akcjonariusza i pełnomocnika.
W przypadku, gdy pełnomocnictwa udziela osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, a posiadająca zdolność do czynności prawnych, Akcjonariusz przesyła odpisu (względnie jego skan) z właściwego rejestru lub skan innego dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu takiego podmiotu. Jeżeli pełnomocnictwa udzielono osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niebędącej osobą prawną, a posiadającej zdolność do czynności prawnych, Akcjonariusz dodatkowo przesyła odpis (względnie jego skan) z rejestru, w którym zarejestrowany jest pełnomocnik lub innego dokumentu potwierdzającego fakt istnienia takiego podmiotu.
Jeżeli dokumenty, o których mowa powyżej, nie zostały sporządzone w języku polskim konieczne jest przedstawienie tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów.
Weryfikacja ważności udzielonego pełnomocnictwa w formie elektronicznej będzie obejmowała w szczególności: (i) datę i godzinę przesłania pełnomocnictwa na adres e-mail Spółki, (ii) sprawdzenie poprawności danych wpisanych do formularza i porównanie ich z informacją zawartą w wykazie osób uprawnionych do uczestnictwa w ZWZ, (iii) stwierdzenie zgodności uprawnień osób udzielających pełnomocnictwa w imieniu osób prawnych ze stanem widniejącym w stosownych rejestrach.
W razie wątpliwości Spółka może podjąć dalsze czynności w celu weryfikacji udzielonych pełnomocnictw; w szczególności Spółka ma prawo skontaktować się telefonicznie przy wykorzystaniu numerów telefonu wskazanych przez Akcjonariusza lub wysłać zwrotną wiadomość e-mail w celu weryfikacji faktu udzielenia przez danego Akcjonariusza pełnomocnictwa w formie elektronicznej.
Pełnomocnik obowiązany jest przedłożyć na ZWZ oryginał udzielonego mu pełnomocnictwa w formie pisemnej lub wydruk pełnomocnictwa sporządzonego w formie elektronicznej oraz okazać dokument pozwalający ustalić jego tożsamość.
Każdy Akcjonariusz lub pełnomocnik Akcjonariusza uprawniony do uczestnictwa w ZWZ obowiązany jest okazać w chwili wpisywania na listę obecności dowód osobisty lub paszport umożliwiający jego identyfikację, zaś przedstawiciel lub pełnomocnika Akcjonariusza będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędąca osobą prawną powinien przedłożyć dodatkowo odpis z właściwego rejestru, aktualnego na datę udzielenia pełnomocnictwa lub inne odpowiednie dokumenty korporacyjne potwierdzające umocowanie do reprezentacji Akcjonariusza lub do udzielenia pełnomocnictwa, oraz pełnomocnictwa.
Wzór formularza pozwalającego na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika, zawierającego określone w art. 402[3] § 3 KSH dane, Spółka udostępnia na stronie internetowej www.zortrax.com w zakładce "Relacje Inwestorskie – Walne Zgromadzenia".
Spółka nie przewiduje możliwości uczestniczenia w ZWZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Spółka nie przewiduje możliwości wypowiadania się w trakcie ZWZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Na dzień publikacji ogłoszenia o zwołaniu ZWZ ogólna liczba akcji Spółki wszystkich emisji wynosi 120.422.500.
Zgodnie z art. 14 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1, ze zm.; "RODO") Spółka informuje, że:
Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) i f) RODO Spółka będzie przetwarzać dane osobowe w celu:
Odbiorcami danych osobowych mogą być także inne osoby zapoznające się z raportami bieżącymi Spółki, wymaganymi Ustawą o Ofercie w związku z ZWZ lub osoby wykonujące uprawnienia związane z ZWZ wynikające z KSH.
Dane osobowe mogą być także przekazywane do Komisji Nadzoru Finansowego, Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. oraz do publicznej wiadomości w wyniku wykonania obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 70 pkt 3) Ustawy o Ofercie.
Dane osobowe będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania do realizacji celów określonych powyżej, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez właściwe przepisy prawa powszechnego.
Zgodnie z RODO, każdemu Akcjonariuszowi przysługuje:
Podanie danych osobowych podmiotowi prowadzącemu rachunek papierów wartościowych jest konieczne dla osiągnięcia celów związanych z ZWZ. Bez podania tych danych Spółka nie będzie mogła ich realizować.
Have a question? We'll get back to you promptly.