Chat with Filing

Ask questions about this document
Please log in or register to use the chat feature. Please register first.
EGM - Norcod AS: Notice of Annual General Meeting - Attachment: Norcod AS - Notice - ordinary general meeting 2025.pdf

Company: Norcod Date: 2025-06-04 Language: Norwegian Register to download
Loading document preview...
Document Preview Not Available

The file type (.pdf) cannot be displayed directly here.
Open Original File
Error loading document preview. Please try the 'Open Original File' link.
You're One Click Away From The Full Filing

Instantly access this document—and 2.8M more—for free. Select your preferred method:
Continue with Google Continue with Microsoft Continue with Facebook Continue with Amazon
![](_page_0_Picture_0.jpeg)

*Dette dokumentet er utarbeidet både på norsk og engelsk. Dersom det skulle vise seg å være uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.*

# **INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I NORCOD AS**

Det innkalles med dette til ordinær generalforsamling i Norcod AS (**Selskapet**) 18 juni 2025 kl. 08.00. Generalforsamlingen avholdes fysisk i Selskapets lokaler Thomas Angells gate 22, 7011 Trondheim.

Aksjonærer har mulighet til å benytte seg av muligheten til å forhåndsstemme og avgi fullmakt ved bruk av skjemaet inntatt som Vedlegg 3.

Bare den som er aksjeeier i Selskapet fem virkedager før generalforsamlingen, dvs. 11. juni 2025 (**Registreringsdatoen**), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 4-4 (3) bokstav a, jf. allmennaksjeloven § 5-2 (1).

En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i aksjeeierregisteret i verdipapirsentralen Euronext Securities Oslo (VPS) eller ha meldt og godtgjort erverv per 11. juni 2025.

Eiere av forvalterregistrerte aksjer som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette senest to virkedager før generalforsamlingen, altså innen 16. juni 2025. Meldingen sendes via aksjeeierens forvalter eller underforvalter, som plikter å sende meldingen videre til selskapet uten opphold.

- **1. Åpning av generalforsamlingen og opptak av fortegnelse over møtende aksjonærer**
- **2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen**
- **3. Godkjennelse av innkallingen og agenda**
- **4. Godkjennelse og fastsettelse av årsregnskap og årsberetning for 2024**

# **Til aksjeeierne i Norcod AS To the shareholders in Norcod AS**

*This document has been prepared in both Norwegian and English. In case of any discrepancy between the two versions, the Norwegian version shall prevail.*

# **NOTICE TO THE ORDINARY GENERAL MEETING IN NORCOD AS**

An ordinary general meeting in Norcod AS (the **Company**) is hereby convened for on 18 June 2025 at at 08 a.m. (CEST) as a physical meeting at the offices of the Company in Thomas Angells gate 22, 7011 Trondheim.

The shareholders will have the opportunity to vote in advance and appoint a proxy through the form attached hereto as Appendix 3.

Only shareholders of the Company five working days prior to the General Meeting, i.e. 11 June 2025, (the **Record Date**) is entitled to meet and vote at the General Meeting, cf. the Norwegian Private Limited Liability Act section 4-4 subsection 3 letter a, cf. the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 5-2 subsection 1.

Shareholders who intend to participate and vote at the general meeting, must be reported in the shareholder register of the Company in the Central Securities Depository Euronext VPS (VPS) or proven their shareholding on 11 June 2025.

Holders of shares managed by nominees, who wish to participate and vote at the Annual General Meeting, must notify the company of this no later than 16 June 2025, two business days before the Annual General Meeting. This notification must be sent through the shareholder's nominee or subnominee, who is obligated to promptly forward the notification to the company.

Følgende saker foreligger til behandling: The following matters are on the agenda:

- **1. Opening of the meeting and registration of attending shareholders**
- **2. Election of chair of the meeting and person to co-sign the minutes**
- **3. Approval of the notice and the agenda**
- **4. Approval and adoption of the Annual Accounts and director's report for 2024**

![](_page_1_Picture_0.jpeg)

Styret har gjennomgått og godkjent Selskapets årsregnskap og årsberetning, samt revisors beretning for 2024, tilgjengelig på Selskapets nettside: [https://norcod.com/archive/.](https://norcod.com/archive/) Selskapets årsregnskap og årsberetning, samt revisors beretning for 2024 omtales som Vedlegg 1.

Styret har på denne bakgrunn vedtatt å foreslå at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

*"Årsregnskapet med revisors beretning for Selskapet for regnskapsåret 2024 godkjennes, herunder de årsresultatdisposisjoner som der fremgår."*

Styret foreslår for generalforsamlingen at det utbetales godtgjørelse til styrets medlemmer for deres innsats i regnskapsåret 2024 som følger:

- styrets leder: NOK 250 000,-
- hvert av styrets øvrige medlemmer: NOK 125 000,-.

Styret foreslår for generalforsamlingen at revisors godtgjørelse for regnskapsåret 2024 godkjennes og dekkes etter regning.

Styret foreslår at generalforsamlingen tildeler styret ny fullmakt til å erverve egne aksjer.

Styret foreslår følgende beslutning:

*"Styret gis fullmakt til å erverve aksjer i Norcod AS på Selskapets vegne til følgende formål:*

- *(i) i forbindelse med Selskapets aksjeog opsjonsprogram for ledelsen,*
- *(ii) For å øke aksjonærenes avkastning, og/eller*

The Board has reviewed and approved the Company's annual accounts and director's report, and the auditor's report for 2024 for the Company available on the Company's website: [https://norcod.com/archive/.](https://norcod.com/archive/) The Company's annual accounts and director's report, and the auditor's report for 2024 are referred to as Appendix 1.

On this background, the board has resolved to propose that the general meeting passes the following resolution:

*"The annual accounts together with the auditor's report for the Company for the financial year of 2024 is approved, including the proposed disposal of the annual result as set out herein."*

# **5. Styrets godtgjørelse 5. Board renumeration**

The Board proposes for the general meeting that remuneration is paid to the members of the Board for their efforts during the financial year of 2024 as follows:

- the chair of the board: NOK 250 000,-
- each of the other board members: NOK 125 000,-.

# **6. Fastsettelse av revisors godtgjørelse 6. Approval of the auditor's remuneration**

The Board proposes for the general meeting that the auditor's remuneration for 2024 is approved and shall be covered as per invoice.

## **7. Fullmakt til å erverve egne aksjer 7. Authorization to acquire treasury shares**

The Board proposes that the Annual General Meeting resolves to grant the Board a new authorization to acquire shares in the Company.

The Board's proposal for resolution:

"*The Board is granted authorization to acquire shares in Norcod AS on behalf of the Company for the following purpose:*

- *(i) in connection with the Company's share option program for the management,*
- *(ii) to increase return on investment for the Company's shareholders and/or*

![](_page_2_Picture_0.jpeg)

*(iii) Til helt eller delvis oppgjør for eller finansiering av fusjon og ved oppkjøp av selskaper, virksomheter eller eiendeler*

*Fullmakten gjelder for kjøp av inntil 10 % av pålydende av Selskapets aksjekapital, det vil si inntil en nominell verdi på NOK 2 882 978. Aksjer kan erverves for minimum NOK 0,5 pr aksje og maksimalt NOK 100 pr aksje. Disse begrensningene skal justeres i tilfelle av aksjespleis, aksjesplitt og lignende endringer av Selskapets aksjekapital. Aksjene skal erverves ved ordinær omsetning over børs. Styret står for øvrig fritt til å vurdere hvordan kjøp og salg av aksjer skal skje. Styret gis fullmakt til å fastsette de videre vilkårene for incentivprogrammet.*

*Styrets fullmakt gjelder frem til den ordinære generalforsamlingen i 2026, dog slik at den bortfaller senest 30. juni 2026. Beslutningen skal meldes til og registreres av Foretaksregisteret innen aksjer erverves i henhold til fullmakten."*

### **8. Fullmakt til å utstede aksjer - generell 8. Power of attorney to the Board to**

Styret foreslår for generalforsamlingen at styret tildeles følgende fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital ved en eller flere kapitalforhøyelser:

- *(i) I henhold til aksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 2 882 978, tilsvarende 10 % av Selskapets registrerte aksjekapital.*
- *(ii) Fullmakten kan benyttes i forbindelse med oppkjøp, i forbindelse med selskapets incentivprogram for ledelsen og ved utstedelse av vederlagsaksjer.*
- *(iii) Ved bruk av fullmakten fastsetter styret pris og tegningsvilkår under hensyn til*

*(iii) to facilitate complete or partial settlement in connection with acquisition of companies, businesses or assets.*

*The authorization covers purchase(s) of up to 10% of the face value of the share capital of the Company, i.e. up to an aggregate nominal value of NOK 2 882 978. Shares may be acquired at minimum NOK 0,5 per share and maximum NOK 100 per share. These limitations shall be adjusted in the event of share consolidation, share splits, and similar changes to the Company's share capital. The shares shall be acquired through ordinary purchase on the stock exchange. The Board is otherwise free to decide how the acquisition and disposal of shares shall take place. The Board is authorised to determine the specific terms of the incentive program.*

*The Board's authorization is valid until the Company's Annual General Meeting in 2026, expiring at the latest on 30 June 2026. The decision shall be notified to and registered by the Norwegian Register of Business Enterprises prior to acquiring any shares pursuant to this authorization."*

# **increase the share capital - general**

The Board suggests that the general meeting resolves to grant the Board the following power of attorney to increase the share capital of the Company by one or more capital increases:

- *(i) In accordance with section 10-14 of the Companies Act, the board of directors is granted an authorization to increase the Company's share capital by up to NOK 2 882 978, equal to 10% of the Company's registered share capital.*
- *(ii) The power of attorney may be used in connection with acquisitions, the incentive program for management and issuance of consideration shares.*
- *(iii) When using the authorization, the board of directors determines the price and the conditions for subscription, according to the*

![](_page_3_Picture_0.jpeg)

*Selskapets behov og aksjenes markedsverdi på det aktuelle tidspunkt.*

- *(iv) De eksisterende aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjer etter aksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.*
- *(v) Fullmakten omfatter også kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv. og kapitalforhøyelse ved fusjon etter aksjeloven § 13-5.*
- *(vi) Fullmakten utløper på datoen for den ordinære generalforsamlingen i 2026, men skal i alle tilfelle utløpe senest 30. juni 2026.*
- *(vii) Styret gis fullmakt til å endre Selskapets vedtekter for å reflektere nytt antall aksjer og aksjekapital som følge av utøvelse av fullmakten.*

*Company's needs and the shares' market value at the relevant point in time.*

- *(iv) The existing shareholders' preferential rights to the new shares pursuant to section 10-4 of the Companies Act may be deviated from.*
- *(v) The authorization also comprises share capital increases against contribution in kind, etc. and share capital increases in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Companies Act.*
- *(vi) The authorization expires at the date of the annual general meeting in 2026 but shall in any event expire at the latest on 30 June 2026.*
- *(vii) The Board is authorized to amend the Company's Articles of Association to reflect the new number of shares and share capital upon use of the power of attorney.*

## **Vedlegg / Appendix:**

1. Årsregnskap for regnskapsåret 2024, årsberetning samt revisors årsberetning / Annual accounts for the financial year 2024, the director's report and the auditor's report

- 2. Påmeldingsskjema / Attendance slip
- 3. Fullmaktsskjema / Proxy form

4 June 2025

På vegne av styret i / On behalf of the Board of Director's of Norcod AS

> \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ Renate Larsen Chair of the Board

![](_page_4_Picture_1.jpeg)

### **PÅMELDINGSSKJEMA**

### **PÅMELDING – ORDINÆR GENERALFORSAMLING I NORCODN AS, 18. JUNI 2025**

Melding om at du vil delta på den ordinære generalforsamlingen kan gis ved å benytte denne møteseddel. Det bes om at meldingen er Norcod AS i hende senest den 16. juni 2025 kl. 09.00.

Møteseddelen kan sendes per e-post til [Cr@norcod.no.](mailto:Cr@norcod.no)

Dersom du etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres på den ordinære generalforsamlingen.

Undertegnede vil delta på den ordinære generalforsamlingen i Norcod AS den 18. juni 2025 og (sett kryss):

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

o **Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er)**

o Avgi stemme for mine/våre aksjer

Navn på aksjonær (blokkbokstaver): \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Dato Sted Aksjonærens underskrift

![](_page_5_Picture_1.jpeg)

## **ATTENDANCE SLIP**

### **REGISTRATION – ORDINARY GENERAL MEETING IN NORCOD AS, 18 JUNE 2025**

Notice of attendance at the ordinary general meeting may be sent via this attendance slip. Kindly submit the notice in time to be received by Norcod AS no later than 16 June 2025, at 09:00 hours (CEST).

The attendance slip may be sent by email t[o Cr@norcod.no.](mailto:Cr@norcod.no) 

If you are unable to attend after you have registered, a written and dated proxy can be submitted at the ordinary general meeting.

The undersigned will attend the ordinary general meeting of Norcod AS, 18 June 2025, and (tick-off):

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

o **Vote for shares pursuant to enclosed proxy/ies)**

o Vote for my/our shares

Name of shareholder (capital letters): \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Date Place Shareholder's signature

![](_page_6_Picture_1.jpeg)

### **FULLMAKTSSKJEMA**

### **ORDINÆR GENERALFORSAMLING I NORCOD AS, 18. JUNI 2025**

Aksjonærer som ønsker å være representert ved fullmektig, bes om å fylle ut denne fullmakten for å gi stemmeinstruks til fullmektigen og sende den pr e-post til: [cr@norcod.no.](mailto:cr@norcod.no) Fullmakten må være datert og signert. Fullmakten bes sendt slik at den er kommet frem senest den **16. juni 2025 kl. 09.00**.

Undertegnede gir herved (sett kryss):

o Renate Larsen

o \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

(navn på fullmektig med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og representere meg/oss på den ordinære generalforsamlingen i Norcod AS den 18. juni 2025. Dersom det er sendt inn fullmakt uten avkryssing overfor eller uten navngivning av fullmektigen, anses fullmakten gitt til Renate Larsen. Stemmeavgivningen skal skje i henhold til instruksene nedenfor. **Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen**, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmeavgivningen i den grad det er fremmet forslag i tillegg til, som erstatning for, eller som endring i forslagene i innkallingen.

| Agenda for ordinær generalforsamling i Norcod<br>AS – 18. juni 2025 |                                                                         | For | Mot | Avstå | Fullmektigen<br>avgjør |
|---------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------|-----|-----|-------|------------------------|
| 2.                                                                  | Valg av møteleder og person til å medundertegne<br>protokollen          | o   | o   | o     | o                      |
| 3.                                                                  | Godkjennelse av innkallingen og agenda;                                 | o   | o   | o     | o                      |
| 4.                                                                  | Godkjennelse og fastsettelse av årsregnskap og<br>årsberetning for 2024 | o   | o   | o     | o                      |
| 5.                                                                  | Styrets godtgjørelse                                                    | o   | o   | o     | o                      |
| 6.                                                                  | Fastsettelse av revisors godtgjørelse                                   | o   | o   | o     | o                      |
| 7.                                                                  | Fullmakt til å erverve egne aksjer                                      | o   | o   | o     | o                      |
| 8.                                                                  | Fullmakt til å utstede aksjer - generell                                | o   | o   | o     | o                      |

![](_page_7_Picture_1.jpeg)

## **PROXY FORM**

### **ORDINARY GENERAL MEETING IN NORCOD AS, 18 JUNE 2025**

Shareholders who wish to authorise another person to act on his or her behalf, must complete this form of proxy and return it to: [cr@norcod.no.](mailto:cr@norcod.no) The power of attorney must be dated and signed. The power of attorney should be received no later than **16 June 2025, at 09:00 hours (CEST)**.

The Undersigned hereby grants (please tick the relevant alternative):

o Renate Larsen

o \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

(name of attorney in capital letters)

power of attorney to attend and vote for my/our shares at the ordinary general meeting of Norcod AS to be held on 18 June 2025. If the power of attorney form is submitted without stating the name of the attorney, the attorney will be deemed to have been given to Jan Sølbæk. The votes shall be cast in accordance with the instructions below. **Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice,** provided, however, that the attorney determines the voting to the extent proposals are put forward in addition to, instead of, or as adjustments to the proposals in the notice.

| Agenda for the ordinary general meeting in<br>Norcod AS – 18 June 2025 |                                                                                        | For | Against | Abstain | At the<br>attorney's<br>discretion |
|------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------|-----|---------|---------|------------------------------------|
| 2.                                                                     | Election of chair of the meeting and person to co<br>sign the minutes                  | o   | o       | o       | o                                  |
| 3.                                                                     | Approval of the notice and the agenda                                                  | o   | o       | o       | o                                  |
| 4.                                                                     | Approval and adoption of the Annual Accounts<br>and director's report for 2024         | o   | o       | o       | o                                  |
| 5.                                                                     | Board renumeration                                                                     | o   | o       | o       | o                                  |
| 6.                                                                     | Approval of the auditor's remuneration                                                 | o   | o       | o       | o                                  |
| 7.                                                                     | Authorization to acquire treasury shares                                               | o   | o       | o       | o                                  |
| 8.                                                                     | Power of attorney to the Board of directors to<br>increase the share capital - general | o   | o       | o       | o                                  |