Pre-Annual General Meeting Information • Jun 3, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
I
(ORG.NR. 992 219 688)
OF
(REG. NO. 992 219 688)
Styret i BerGenBio ASA ("Selskapet") innkaller herved aksjeeierne til ordinær generalforsamling. The board of directors of BerGenBio ASA (the "Company") hereby calls the shareholders to the annual general meeting. Tid: 26. juni 2025 kl. 10.00. Time: 26 June 2025 at 10:00 hours (CEST).
Sted: Digitalt via Lumi. Place: Digital via Lumi.
Generalforsamlingen vil avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte. Aksjeeiere vil bli gitt anledning til å følge møtet og stille spørsmål gjennom Lumi. Nærmere informasjon om deltakelse er inntatt nederst i innkallingen.
All informasjon om gjennomføring av generalforsamlingen samt alle dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, er tilgjengelig på følgende nettside: https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
Generalforsamlingen vil åpnes av styrets leder Anders Lennart Tullgren, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at Jan Brudvik, advokat og partner i Advokatfirmaet Thommessen AS, velges som møteleder.
The general meeting will be held digitally and without physical attendance. The shareholders will be given possibility to follow the meeting and raise questions through Lumi. Further information on participation is included below.
All information regarding the procedure of the annual general meeting and all documents that will be considered at the annual general meeting, are available on the following website:
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Anders Lennart Tullgren, or by the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
The board of directors proposes that Jan Brudvik, lawyer and partner at Advokatfirmaet Thommessen AS, is elected to chair the meeting.
Styret foreslår at en person som deltar på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Styrets forslag til Selskapets årsregnskap og styrets beretning for regnskapsåret 2024 er publisert og tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets reviderte årsregnskap og styrets beretning for regnskapsåret 2024 godkjennes.
Styreleder Anders Tullgren og styremedlem David Colpman er valgt for en periode frem til ordinær generalforsamling i 2026, og Debra Stephanie Barker og Sally Louise Bennett er valgt for en periode frem til ordinær generalforsamling i 2025. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Debra Stephanie Barker og Sally Louise Bennett gjenvelges. Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
The board of directors proposes that a person participating at the general meeting is elected to cosign the minutes.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Innkalling og dagsorden godkjennes. The notice and the agenda are approved.
The board of directors' proposal for the Company's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2024 has been made public and available at the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's audited annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2024 are approved.
The chairperson of the board of directors, Anders Tullgren and the board member David Colpman were elected for a term until the annual general meeting in 2026, and Debra Stephanie Barker and Sally Louise Bennett were elected for a term until the annual general meeting in 2025. The nomination committee has in its recommendation proposed that Debra Stephanie Barker and Sally Louise Bennett is reelected. Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website, https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
In accordance with the recommendation from the nomination committee, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:

Dersom generalforsamlingen fatter vedtak i tråd med valgkomiteens innstilling, vil styret bestå av følgende styremedlemmer:
Det følger av vedtektenes § 9 at valgkomiteen skal bestå av tre medlemmer som utpekes og sammensettes av generalforsamlingen for en periode på to år om gangen. Styret foreslår å legge opp til mer fleksibilitet når det gjelder antall medlemmer og tjenestetid.
Styret foreslår at vedtektens § 9 endres til å lyde som følger: The board of directors proposes that Article 9 of the
"Selskapet skal ha en valgkomité som skal fremme forslag for generalforsamlingen om styremedlemmer og styremedlemmenes godtgjørelse. Valgkomitéen skal bestå av to til tre medlemmer som utpekes og sammensettes av generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal også fastsette godtgjørelse til valgkomitéens medlemmer. Generalforsamlingen kan vedta instruks for valgkomitéens arbeid."
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
If the general meeting, passes a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation, the board of directors will comprise the following members:
According to Article 9 of the articles of association, the nomination committee shall consist of three members who are elected by the general meeting for a period of two years at a time. The board proposes to allow for more flexibility regarding the number of members and the term of service.
articles of association is amended to read as follows:
"The company shall have a nomination committee to nominate board members and recommend the board remuneration to the general meeting. The nomination committee shall consist of two to three members elected by the general meeting. The general meeting shall also approve the remuneration to the members of the nomination committee. The general meeting may adopt an instruction to the work of the nomination committee."
Reference is made to the nomination committee's proposal which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
8 APPROVAL OF THE REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS, THE REMUNERATION COMMITTEE AND THE AUDIT COMMITTEE
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website, https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Det foreslås at honorar til Selskapets revisor, Ernst & Young AS, for 2024 på NOK 291.000 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS, vises til note 13 i Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2024 som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal den ordinære generalforsamlingen behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring, utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen inngår i Selskapets årsrapport for 2024, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Møteleder vil under generalforsamlingen gjennomgå redegjørelsens hovedinnhold. Det skal ikke stemmes over styrets redegjørelse om foretaksstyring.
I tråd med allmennaksjeloven § 6-16b og tilhørende forskrift har styret utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer ("Lederlønnsrapporten"). Lederlønnsrapporten har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til allmennaksjeloven § 6-16b fjerde ledd. Lederlønnsapporten er inntatt i årsrapporten for 2024 som er tilgjengelig på Selskapets nettside
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd skal Lederlønnsrapporten fremsettes for en rådgivende avstemning av aksjeeierne.
It is proposed that the remuneration to the Company´s auditor, Ernst & Young AS, for 2024 of NOK 291,000 is approved. For information on other fees to Ernst & Young AS, reference is made to note 13 in the Company's annual accounts for the financial year 2024 which are made available on the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Companies Act"), the annual general meeting shall consider the board of directors' statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3- 3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the Company's annual report for 2024, which is available at the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
The chairperson of the meeting will present the main contents of the statement at the general meeting. The board of directors' report on corporate governance is not subject to a vote of the general meeting.
In accordance with Section 6-16b of the Companies Act and related regulation, the board of directors has prepared a report regarding salary and other remuneration to the Company's leading personnel (the "Executive Remuneration Report"). The Executive Remuneration Report has been reviewed by the Company's auditor in accordance with Section 6-16b fourth paragraph of the Companies Act. The Executive Remuneration Report is included in the annual report for 2024 which is available at the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
In accordance with Section 5-6 fourth paragraph of the Companies Act, the Executive Remuneration Report shall be presented to the shareholders for an advisory vote.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Generalforsamlingen slutter seg til rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet for 2024.
Selskapet har siden 2010 hatt et aksjeopsjonsprogram ("Opsjonsprogrammet") for ansatte og styremedlemmer.
I tråd med retningslinjene for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte vedtatt på den ordinære generalforsamlingen avholdt 23. mai 2024, foreslås det å legge til rette for at Selskapet kan utstede aksjer i forbindelse med tildelte opsjoner og fremtidige tildelinger til Selskapets ansatte og styremedlemmer. Per 3. juni 2025 er det 1 129 201 antall opsjoner utstedt hvorav 311 635 er vested. Utøvelses pris for opsjonene er mellom NOK 11,23 og 4 670,00.
Det foreslås at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil 10 % av Selskapets aksjekapital, ved utstedelse av inntil 3.908.711 aksjer. Fullmakten vil i sin helhet erstatte styrefullmakten tildelt til samme formål på ordinær generalforsamling 23. mai 2024.
Det foreslås på bakgrunn av det ovenfornevnte at de eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene skal kunne fravikes.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The general meeting endorses the report regarding salary and other remuneration to the Company's leading personnel for 2024.
The Company has since 2010 had a share option scheme (the "Option Scheme") for employees and board members.
As set out in the guidelines for stipulation of salary and other remuneration to senior management adopted by the annual general meeting held 23 May 2024, it is proposed to facilitate for the Company's ability to issue shares in connection with granted options and future grants of options to the Company's employees and board members. As of 3 June 2025, number of issued options are 1,129,201, of which 311,635 are vested. Exercise price for the options is between NOK 11.23 and 4,670.00.
It is proposed that the general meeting grants the board of directors an authorisation to increase the share capital with up to 10% of the Company's share capital by issuance of up to 3,908,711 shares. The authorisation will in its entirety replace the board authorisation granted for the same purpose by the annual general meeting held 23 May 2024.
On the grounds of the above it is proposed that the existing shareholders' preferential rights to subscribe the new shares, may be deviated from.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
(ii) The authorisation shall be effective from the resolution of the general meeting and shall be valid until the Company's annual general meeting in 2026, but no longer than 30 June 2026.
(iii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til å tegne og bli tildelt de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes, jf. § 10-5.
Generalforsamlingen avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5-8 (4), jf. § 1-5a, via den digitale tjenesten Lumi.
Kun de som er aksjeeiere i Selskapet fem (5) virkedager før generalforsamlingen, dvs. den 19. juni 2025 ("Registreringsdatoen"), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. vedtektenes § 7 og allmennaksjeloven § 5-2. En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i aksjeeierregisteret (Euronext Securities Oslo ("VPS")) på Registreringsdatoen eller ha meldt og godtgjort erverv per Registreringsdatoen. Aksjer som er ervervet etter Registreringsdatoen gir ikke rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.
I henhold til vedtektenes § 7 må alle aksjeeiere som har til hensikt å delta på den digitale generalforsamlingen registrere deltakelse innen 24. juni 2025 kl. 23.59. Aksjeeiere som ikke overholder påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta på generalforsamlingen.
Påmelding kan registreres elektronisk via Selskapets hjemmeside https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/ eller Verdipapirsentralens (VPS) investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkalling i henhold til de instrukser som følger av skjemaet.
The general meeting will be held as a digital meeting and hence without physical attendance, cf. Section 5- 8 (4), cf. § 1-5a of the Companies Act, via the service provider Lumi.
Only those who are shareholders in the Company five (5) business days prior to the general meeting, i.e. on 19 June 2025 (the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. Section 7 of the articles of association and Section 5-2 of the Companies Act. A shareholder who wishes to attend and vote at the general meeting must be registered in the shareholders' register (Euronext Securities Oslo ("VPS")) at the Record Date or have reported and documented an acquisition as per the Record Date. Shares that are acquired after the Record Date do not entitle the holder to attend and vote at the general meeting.
Pursuant to Section 7 of the articles of association, all shareholders who intend to attend the digital general meeting must register their attendance no later than 24 June 2025 at 23:59 hours (CEST). Shareholders not complying with the deadline for attendance will not be able to participate in the general meeting.
Attendance may be registered online through the Company's website
meetings/ or the VPS Investor Services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration form or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein.
For å delta i møtet må deltakerne gå til nettsiden https://dnb.lumiagm.com/ , taste inn møte-ID 193-861-036 og klikke «Bli med på møtet». Man kan eventuelt også bruke direktelenke ved å gå til
https://dnb.lumiagm.com/193861036 , og deretter taste inn referansenummer og PIN-kode som identifiserer den enkelte.
Alle aksjeeiere registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet til bruk for generalforsamlingen og Lumi- nettsiden. Disse er tilgjengelige gjennom VPS Investortjenester. Logg deg på VPS Investortjenester og velg Hendelser - Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referansenummer (Ref.nr.) og PIN-kode. Alle aksjeeiere registrert direkte i VPS har tilgang til VPS Investortjenester enten viahttps://www.vps.no/pub/ eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke finner unike referansenummer og PINkode i VPS Investortjenester kan kontakte DNB Bank Verdipapirservice på tlf. 23 26 80 20 eller sende en e-post til [email protected].
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskapet elektronisk i VPS Investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post (møteseddel) deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra Selskapet.
Den elektroniske deltakelsen er organisert av DNB Bank Verdipapirservice og dets underleverandør Lumi. Gjennom å delta på den elektroniske ordinære generalforsamlingen, vil aksjeeiere være i stand til å høre på live audiocast av møtet, se presentasjonen, stille spørsmål til sakene på agendaen og foreta avstemming i reell tid på hver enkelt sak fra sine smarttelefoner, nettbrett eller PC'er.
Informasjon og veiledning vedrørende digital deltagelse via Lumi AGM tilgjengelig på Selskapets nettside.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis via Selskapets hjemmeside
eller elektronisk via VPS Investortjenester. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 24. juni 2025 kl. 23:59. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt, vil bli ansett som trukket
To attend the meeting the participant must visit the website https://dnb.lumiagm.com/, enter the meeting 193-861-036 and click "Join". You can also use the direct link
https://dnb.lumiagm.com/193861036 , and then enter the reference and PIN code that identifies the individual.
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the EGM and the Lumi website, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services and select Corporate Actions - General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code. All VPS registered shareholders may access VPS Investor Services through
https://www.vps.no/pub/ or online banking. Contact your VPS account operator if you do not have access.
All shareholders who cannot find their own unique reference and PIN code through VPS Investor Service, may contact DNB Investor Services on +47 23 26 80 20 or send an e-mail to [email protected].
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in VPS Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post (on the ballots) together with the notice from the Company.
The online remote participation is being organised by DNB Bank Issuer Services and its subcontractor Lumi. By attending the online annual general meeting, shareholders will be able to listen to a live audiocast of the meeting, see the presentation, submit questions relating to the items on the agenda and cast their votes in the real time poll of the annual general meeting from smartphone, tablet or PC.
More information and guideline regarding digital participation via Lumi AGM, are available on the Company's website.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made electronically via the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/general-
meetings/ or via VPS Investor Services. The deadline for submitting early voting is 24 June 2025 at 23:59 hours (CEST). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS Investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 24. juni 2025 kl. 23:59.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, blir denne innkallingen i henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendt til forvalteren, som videreformidler innkallingen til den reelle aksjeeieren. Aksjeeiere som eier aksjer via forvalter skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle påmelding (enten for aksjeeieren selv eller ved fullmakt) eller forhåndsstemmer til Selskapet. Forvalter må i henhold til allmennaksjeloven § 5-3 gi Selskapet melding om dette senest to (2) virkedager før generalforsamlingen (dvs. senest 24 June 2025 kl. 23:59). Deretter må aksjeeieren, ved å sende en e-post til [email protected], be om brukernavn og passord for pålogging i Lumi AGM. Aksjeeiere som har ervervet aksjer i Selskapet etter at denne innkallingen ble sendt kan også få brukernavn og passord fra [email protected]. Aksjeeieren vil nektes adgang ved påmelding, eller mottakelse av påmeldingen, etter fristen. Det er ikke krav om at aksjer må flyttes til en verdipapirkonto i eget navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen.
I perioden etter siste balansedag er det ikke inntruffet hendelser av vesentlig betydning for Selskapet utover det som er offentliggjort av Selskapet via www.newsweb.no. Selskapets årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for regnskapsåret 2024 er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
BerGenBio ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. På datoen for denne innkallingen, er det er 39.087.116 aksjer i Selskapet, der withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
Shareholders may authorise the chair of the board of directors (or whomever he authorises) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS Investor Services or by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires shareholders to submit proxies so they are received no later than 24 June 2025 at 23:59 hours (CEST).
If shares are held through a nominee/custodian in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Companies Act, this notice will in accordance with Section 1-8 of the Companies Act, as well as the regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act Section 4-5 and related implementing regulations, be sent to the custodian, who shall pass on the notice to the beneficial owner. Shareholders who own shares through custodians must communicate with their custodians, who are responsible for conveying registrations (either by the beneficial owner itself or by proxy) or advance votes to the Company. Custodians must in accordance with Section 5-3 of the Companies Act notify the Company of this no later than two (2) business days prior to the general meeting (i.e. 24 June 2025 at 23:59 hours (CEST). Thereafter, the shareholder must ask for their username and password for Lumi AGM login by sending an email to [email protected]. Shareholders who have acquired shares after this notice was sent can also obtain username and password from [email protected]. The shareholder will not be permitted access in the event of a registration, or receipt of registration, after the deadline. It is not a requirement to have shares transferred to a securities account in the name of the beneficial owner in order to have voting rights at the general meeting.
Since the latest balance sheet date, there have been no events of significant importance for the Company other than what has been publicly disclosed at www.newsweb.no. The annual accounts, annual report and the auditor's report for the financial year 2024 are available on the Company's website.
BerGenBio ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Companies Act. As at the date of this notice, the Company has issued
hver aksje representerer én stemme og alle aksjene har like rettigheter for øvrig. Selskapet eier per datoen for denne innkallingen ingen egne aksjer.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter, er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside: https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/.
Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post eller e-post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: BerGenBio ASA, Postboks 2324, Møllendal, 5867 Bergen, e-post: [email protected]
39,087,116 shares, and each share represents one vote and have equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company holds no shares in treasury.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) matters that are presented to the shareholders for decision and (ii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor.
Information about the general meeting and documents to considered by the general meeting or incorporated in the notice, including the appendices to this notice and the Company's articles of association, is posted on the Company's website: https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/.
Shareholders may contact the Company by ordinary mail or email in order to request the documents in question on paper. Address: BerGenBio ASA, Postboks 2324, Møllendal, 5867 Bergen, email: [email protected]
* * * * * *
Styrets leder / Chair of the board of directors
(sign.)
* * *
Ref.nr.: Pin-kode:
Ordinær generalforsamling i BerGenBio ASA avholdes 26. juni 2025 kl. 10.00 som et virtuelt møte, som et virtuelt møte.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _________________ stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext Securities Oslo (ESO) per Record date, 19. juni 2025.
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk»
• Enten via selskapets hjemmeside https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/ ved hjelp av referansenummer og PIN-kode
(for de som får innkalling i posten), eller
• Innlogget i VPS Investortjenester; tilgjengelig på https://investor.vps.no/garm/auth/login eller gjennom egen kontofører (bank/megler). Når du har logget inn i VPS Investortjenester, velg: Hendelser – Generalforsamling – ISIN
Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene

«Meld på» –Det er vedtektsfestet krav til påmelding. Aksjeeiere som ikke overholder påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta på generalforsamlingen. Det vises til egen guide om hvordan aksjonærer kan delta elektronisk. Aksjonærer må være pålogget før møtet starter.
«Forhåndsstem» - Her angir du din forhåndsstemme
«Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person
«Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
.
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiagm.com/193861036 Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS - se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PINkode ved å kontakte. DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).
Dersom du logger inn etter at møtet startet vil du få tilgang, men uten stemmerett.
som følger (kryss av):
Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 24. juni 2025 kl. 23:59. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
_____________________________________________________________
☐ Åpen fullmakt til følgende person: (ikke kryss av på sakene under - eventuell stemmeinstruks avtales direkte med fullmektig):
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)
NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer..
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Agenda generalforsamling 26. juni 2025 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder | | | |
| 2. Valg av en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Godkjenning av årsregnskapet og årsrapporten for 2024 | | | |
| 5. Gjenvalg av styremedlemmer Debra Stephanie Barker og Sally Louise Bennett | | | |
| 6. Endring av vedtektenes § 9 | | | |
| 7. Valg av medlemmer til valgkomiteen | | | |
| 8. Godkjenning av godtgjørelse til medlemmer av styret, kompensasjonsutvalget og revisjonsutvalget. | |||
| 8.1. Styret | | | |
| 8.2. Kompensasjonsutvalget | | | |
| 8.3. Revisjonsutvalget | | | |
| 9. Godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen | | | |
| 10. Godkjenning av revisors honorar for 2024 | | | |
| 11. Behandling av styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse | Skal ikke stemmes over | ||
| 12. Rådgivende avstemning over rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | | | |
| 13.Styrefullmakt til å utstede aksjer i forbindelse med eksisterende opsjonsprogram | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Ref no: PIN - code:
Ordinary General Meeting in BerGenBio ASA will be held on 26 June 2025, at 10:00 (CEST) as a virtual meeting.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ________________ and vote for the number of shares registered in Euronext per Record date, 19 June 2025.
The deadline for electronic registration of enrollment, advance votes, proxy of and instructions is 24 June 2025 at 23:50 (CEST)
Alternatively, "Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically".
• Either through the company's websitehttps://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/ using a reference number and PIN – code
(for those of you who receive the notice by post-service), or
• Log in through VPS Investor services; available at https://investor.vps.no/garm/auth/login or through own account manager (bank/broker). Once logged in - choose Corporate Actions – General Meeting – ISIN
You will see your name, reference number, PIN - code and balance. At the bottom you will find these choices:

"Enroll" There is a statutory requirement for registration. Shareholders not complying with the deadline for attendance will not be able to participate in the general meeting. See separate guide on how shareholders can participate virtual. Shareholders must be logged in before the meeting starts.
"Advance vote" - If you would like to vote in advance of the meeting
"Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person
"Close" - Press this if you do not wish to make any registration.
Online participation: Please login through https://dnb.lumiagm.com/193861036 You must identify yourself using the reference number and PIN - code from VPS - see step 1 above. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm).
If you log in after the meeting has started, you will be granted access, but without the right to vote.
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than 24 June 2025 at 23:59 pm (CEST) If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate.
*Will be unsecured unless the sender himself secure the e-mail.
___________________________________________________________________
☐ Open proxy to the following person (do not mark items below – agree directly with your proxy solicitor if you wish to give instructions on how to vote)
(enter the proxy solicitors name in the block letters)
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm) for login details.
Voting shall take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy solicitor determines the voting.
| Agenda for the ordinary General Meeting 26 June 2025 | For | Against | Abstain |
|---|---|---|---|
| 1. Election of a chairperson of the meeting | | | |
| 2. Election of a person to co-sign the minutes | | | |
| 3. Approval of the notice and agenda | | | |
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2024 | | | |
| 5. Re-election of board members Debra Stephanie Barker and Sally Louise Bennett | | | |
| 6. Amendments to Section 9 of the articles of association | | | |
| 7. Election of members to the nomination committee | | | |
| 8. Approval of the remuneration to the members of the board of directors, the remuneration committee and the audit committee |
|||
| 8.1. The board of directors | | | |
| 8.2. Remuneration committee | | | |
| 8.3. Audit committee | | | |
| 9. Approval of the remuneration to the members of the nomination committee | | | |
| 10. Approval of the auditor's fee for 2024 | | | |
| 11. Consideration of the board of directors´ report on corporate governance | No voting | ||
| 12. Advisory vote of report on salary and other remuneration to leading personnel | | | |
| 13. board authorisation to issue shares in connection with the existing share option scheme | | | |
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.