CI Games S.A.

Pre-Annual General Meeting Information • Sep 27, 2024

OGŁOSZENIE ZARZĄDU SPÓŁKI GAMES BOX S.A. O ZWOŁANIU NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA

Na podstawie art. 399 § 1 Kodeksu spółek handlowych (dalej "KSH") i § 11 ust. 4 Statutu Spółki Zarząd Games Box S.A. zwołuje w trybie art. 402¹ KSH, Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie, które odbędzie się w dniu 28 października 2024 roku, o godzinie 10.00, w Kancelarii Notarialnej Jadwiga Zacharzewska Notariusz przy ul. Świętokrzyskiej 18 w Warszawie.

Porządek obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia jest następujący:

• 1) Otwarcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 2) Wybór Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 3) Stwierdzenie prawidłowości zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 4) Podjęcie uchwały w przedmiocie wyboru Komisji Skrutacyjnej albo odstąpienia od jej wyboru.
• 5) Przyjęcie porządku obrad.
• 6) Przedstawienie istotnych elementów planu połączenia, opinii biegłego rewidenta z badania planu połączenia oraz sprawozdania Zarządu Spółki uzasadniającego połączenie.
• 7) Podjęcie uchwał w sprawach:
  • a. połączenia Games Box Spółka Akcyjna oraz 3T Games spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie art. 492 § 1 pkt 1) K.s.h., podwyższenia kapitału zakładowego Spółki Przejmującej z wyłączeniem prawa poboru dotychczasowych akcjonariuszy Games Box S.A., zmiany statutu Spółki Przejmującej i upoważnienia Rady Nadzorczej do przyjęcia tekstu jednolitego Statutu oraz upoważnienia Zarządu do podjęcia wszelkich czynności związanych z połączeniem i dematerializacją;
  • b. zmian w Radzie Nadzorczej Spółki.
• 8) Wolne wnioski.
• 9) Zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Proponowane zmiany Statutu Spółki:

a) § 1 ust. 1 i 2 Statutu Spółki

§ 1 ust. 1 i 2 Statutu Spółki przed zmianą:

"1. Firma Spółki brzmi: Games Box Spółka Akcyjna.

1. Spółka może używać skrótu: Games Box S.A."

§ 1 ust. 1 i 2 Statutu Spółki po zmianie:

"1. Firma Spółki brzmi: Wildlands Interactive Spółka Akcyjna.

1. Spółka może używać skrótu: Wildlands Interactive S.A."

b) § 6 ust. 1 Statutu Spółki

§ 6 ust. 1 Statutu Spółki przed zmianą:

"1. Kapitał zakładowy wynosi 121.375,00 (sto dwadzieścia jeden tysięcy trzysta siedemdziesiąt pięć złotych) i dzieli się na 1.213.750 (jeden milion dwieście trzynaście tysięcy siedemset pięćdziesiąt) akcji zwykłych na okaziciela o wartości nominalnej po 0,10 zł (dziesięć groszy) każda, w tym:

• a) 1.160.000 (jeden milion sto sześćdziesiąt tysięcy) akcji serii A;
• b) 53.750 (pięćdziesiąt trzy tysiące siedemset pięćdziesiąt) akcji na okaziciela serii B."

§ 6 ust. 1 Statutu Spółki po zmianie:

"1. Kapitał zakładowy wynosi 258 975,00 zł (dwieście pięćdziesiąt osiem tysięcy dziewięćset siedemdziesiąt pięć złotych) i dzieli się na 2 589 750 (dwa miliony pięćset osiemdziesiąt dziewięć tysięcy siedemset pięćdziesiąt) akcji zwykłych na okaziciela o wartości nominalnej po 0,10 zł (dziesięć groszy) każda, w tym:

• a) 1 160 000 (jeden milion sto sześćdziesiąt tysięcy) akcji serii A;
• b) 53 750 (pięćdziesiąt trzy tysiące siedemset pięćdziesiąt) akcji serii B;
• c) 1 376 000 (jeden milion trzysta siedemdziesiąt sześć tysięcy) akcji serii C.";

c) w § 6 Statutu po ustępie 2 dodaje się ust. 3 w następującym brzmieniu:

"3. Akcje serii C zostały pokryte w wyniku połączenia Spółki ze spółką pod firmą 3T Games spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Marszałkowska 87 lok. 102, 00-683 Warszawa) wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000841255, REGON: 386058983, NIP: 7010981517, o kapitale zakładowym w kwocie 400 000,00 zł (słownie: czterysta tysięcy złotych), opłaconym w całości, dokonanego na podstawie art. 492 § 1 pkt 1) K.s.h., tj. poprzez przeniesienie całego majątku 3T Games spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie na Spółkę (połączenie przez przejęcie) w zamian za nowo emitowane akcje serii C, które Spółka przyznała Wspólnikom 3T Games spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie proporcjonalnie do posiadanych przez nich udziałów w kapitale zakładowym 3T Games spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie."

d) § 12 ust. 5 Statutu Spółki

§ 12 ust. 5 Statutu Spółki przed zmianą:

"5. Poza innymi sprawami wskazanymi w Kodeksie spółek handlowych uchwały Walnego Zgromadzenia wymagają:

• 1) rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• 2) podział zysku netto lub pokrycie straty netto, wysokości odpisów na kapitał zapasowy i inne fundusze, określenie daty ustalenia prawa do dywidendy, wysokości dywidendy i terminie wypłaty dywidendy,
• 3) udzielanie absolutorium członkom organów Spółki z wykonania przez nich obowiązków,
• 4) podejmowanie postanowień dotyczących roszczeń o naprawienie szkody, wyrządzonej przy zawiązywaniu Spółki, sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
• 5) zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• 6) rozwiązanie Spółki i wyznaczanie likwidatora,
• 7) emisja obligacji zamiennych lub z prawem pierwszeństwa oraz warrantów subskrypcyjnych

wskazanych w art. 453 §2 Kodeksu spółek handlowych,

• 8) nabycie akcji własnych Spółki w przypadku określonym w art. 362 §1 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych oraz upoważnienie do ich nabywania w przypadku określonym w art. 361 §1 pkt 8 Kodeksu spółek handlowych,
• 9) zmiana Statutu Spółki, w tym podejmowanie uchwał o podwyższeniu i obniżeniu kapitału zakładowego,
• 10) zawarcie umowy o zarządzanie spółką zależną,
• 11) powoływanie i odwoływanie członków Rady Nadzorczej,
• 12) ustalanie zasad wynagradzania członków Rady Nadzorczej, w tym członków Komitetów powołanych w ramach Rady Nadzorczej,
• 13) uchwalanie regulaminu Walnego Zgromadzenia,
• 14) podejmowanie uchwał o umorzeniu akcji,
• 15) określenie dnia, według którego ustala się listę akcjonariuszy uprawnionych do dywidendy za dany rok obrotowy (dnia dywidendy),
• 16) podejmowanie innych decyzji przewidzianych przepisami prawa i niniejszego Statutu oraz rozstrzyganie spraw wnoszonych przez akcjonariuszy, Zarząd i Radę Nadzorczą."

§ 12 ust. 5 Statutu Spółki po zmianie:

"5. Poza innymi sprawami wskazanymi w Kodeksie spółek handlowych, uchwały Walnego Zgromadzenia wymagają:

• 1) rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• 2) podział zysku netto lub pokrycie straty netto, wysokości odpisów na kapitał zapasowy i inne fundusze, określenie daty ustalenia prawa do dywidendy, wysokości dywidendy i terminu wypłaty dywidendy,
• 3) udzielanie absolutorium członkom organów Spółki z wykonania przez nich obowiązków,
• 4) podejmowanie postanowień dotyczących roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązywaniu Spółki, sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
• 5) zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
• 6) rozwiązanie Spółki i wyznaczanie likwidatora,
• 7) emisja obligacji zamiennych lub z prawem pierwszeństwa oraz warrantów subskrypcyjnych wskazanych w art. 453 § 2 Kodeksu spółek handlowych,
• 8) nabycie akcji własnych Spółki w przypadku określonym w art. 362 § 1 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych oraz upoważnienie do ich nabywania w przypadku określonym w art. 362 § 1 pkt 8 Kodeksu spółek handlowych,
• 9) zmiana Statutu Spółki, w tym podejmowanie uchwał o podwyższeniu i obniżeniu kapitału zakładowego,
• 10) zawarcie umowy o zarządzanie spółką zależną lub o przekazywanie zysku przez taką spółkę,
• 11) powoływanie i odwoływanie Członków Rady Nadzorczej,
• 12) ustalanie zasad wynagradzania Członków Rady Nadzorczej, w tym członków komitetów powołanych w ramach Rady Nadzorczej,
• 13) uchwalanie regulaminu Walnego Zgromadzenia,
• 14) podejmowanie uchwał o umorzeniu akcji,
• 15) określenie dnia, według którego ustala się listę akcjonariuszy uprawnionych do dywidendy za dany rok obrotowy (dnia dywidendy),
• 16) podejmowanie innych decyzji przewidzianych przepisami prawa i niniejszego Statutu oraz rozstrzyganie spraw wnoszonych przez akcjonariuszy, Zarząd i Radę Nadzorczą."

§ 14 ust. 7 Statutu Spółki

§ 14 ust. 7 Statutu Spółki przed zmianą:

"7. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż trzy razy w roku obrotowym."

§ 14 ust. 7 Statutu Spółki po zmianie:

"7. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego."

§ 14 ust. 20 Statutu Spółki

§ 14 ust. 20 Statutu Spółki przed zmianą:

"20. Do obowiązków Rady Nadzorczej należą sprawy określone w Kodeksie spółek handlowych i innych powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz w Statucie, w tym:

• 1) ocena sprawozdań finansowych Spółki za ubiegły rok obrotowy i sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, a także wniosków Zarządu dotyczących podziału zysku netto albo pokrycia straty netto oraz składanie Walnemu Zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny,
• 2) reprezentowanie Spółki w umowach z członkami Zarządu oraz w sporach z Zarządem lub jego członkami,
• 3) zatwierdzanie Regulaminu Zarządu,
• 4) uchwalanie Regulaminu Rady Nadzorczej,
• 5) dokonywanie wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych Spółki i skonsolidowanych sprawozdań finansowych grupy kapitałowej Spółki,
• 6) powoływanie i odwoływanie członków Zarządu, w tym Prezesa Zarządu, Wiceprezesa,
• 7) ustalanie zasad wynagradzania członków Zarządu,
• 8) udzielanie członkom Zarządu zgody na zaangażowanie się w działalność konkurencyjną."

§ 14 ust. 20 Statutu Spółki po zmianie:

"20. Do obowiązków Rady Nadzorczej należą sprawy określone w Kodeksie spółek handlowych i innych powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz w Statucie, w tym:

• 1) ocena sprawozdania finansowego Spółki za ubiegły rok obrotowy i sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym,
• 2) ocena wniosków Zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,
• 3) sporządzanie oraz składanie Walnemu Zgromadzeniu corocznego pisemnego sprawozdania za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej), z uwzględnieniem wymogów wskazanych w art. 382 § 3 1 Kodeksu spółek handlowych,
• 4) reprezentowanie Spółki w umowach z członkami Zarządu oraz w sporach z Zarządem lub jego członkami,
• 5) zatwierdzanie Regulaminu Zarządu,
• 6) uchwalanie Regulaminu Rady Nadzorczej lub innych regulaminów,
• 7) dokonywanie wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych Spółki i skonsolidowanych sprawozdań finansowych grupy kapitałowej Spółki,
• 8) powoływanie i odwoływanie Członków Zarządu, w tym Prezesa i Wiceprezesa Zarządu,
• 9) ustalanie zasad wynagradzania Członków Zarządu,
• 10) udzielanie członkom Zarządu zgody na zaangażowanie się w działalność konkurencyjną."

Opis procedur dotyczących uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu

1. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Zgodnie z art. 401 § 1 KSH akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej (na adres poczty elektronicznej Spółki: (wz@gmsbox.pl) nie później niż do dnia 7 października 2024 r. i powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad.

Akcjonariusz lub Akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad muszą do powyższego żądania załączyć zaświadczenie lub świadectwo depozytowe, wystawione przez właściwy podmiot, potwierdzające stan posiadania przez Akcjonariusza lub Akcjonariuszy wymaganej do złożenia powyższego żądania ilości akcji w kapitale zakładowym Spółki na dzień jego złożenia.

Osoby działające w imieniu Akcjonariusza lub Akcjonariuszy instytucjonalnych lub będących osobami prawnymi albo jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej powinny załączyć do powyższego żądania dokumenty potwierdzające ich umocowanie do działania w imieniu Akcjonariusza. Dokumenty te powinny zostać przedstawione w oryginałach lub kopiach uwierzytelnionych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W przypadku udzielenia dalszego umocowania należy wykazać ciągłość umocowania.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy zarówno zgłoszenia żądania w formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej, przy czym w tym drugim przypadku do żądania winny zostać załączone skany wyżej wymienionych dokumentów zapisane w formacie PDF.

Żądanie w formie pisemnej wraz z kompletem załączników, powinno być złożone osobiście w pod adresem ul. Marszałkowska 87/102, 00-683 Warszawa lub wysłane na wyżej wymieniony adres, za potwierdzeniem odbioru. W przypadku zamiaru złożenia żądania w postaci elektronicznej powinno zostać ono przesłane na adres poczty elektronicznej wz@gmsbox.pl.

Spółka może podjąć proporcjonalne do celu działania służące identyfikacji Akcjonariusza lub Akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów. Zarząd Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 10 października 2024 r. ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na powyższe żądanie, przy czym ogłoszenie nowego porządku nastąpi w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.

2. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia.

Zgodnie z art. 401 § 4 KSH, akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed dniem 28 października 2024 r. zgłosić Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

Akcjonariusz lub Akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia muszą do powyższego zgłoszenia załączyć zaświadczenie lub świadectwo depozytowe, wystawione przez właściwy podmiot, potwierdzające stan posiadania przez Akcjonariusza lub Akcjonariuszy wymaganej do złożenia powyższego żądania ilości akcji w kapitale zakładowym Spółki na dzień jego złożenia.

Osoby działające w imieniu Akcjonariusza lub Akcjonariuszy instytucjonalnych lub będących osobami prawnymi albo jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej powinny załączyć do powyższego zgłoszenia dokumenty potwierdzające ich umocowanie do działania w imieniu Akcjonariusza. Dokumenty te powinny zostać przedstawione w oryginałach lub kopiach uwierzytelnionych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. W przypadku udzielenia dalszego umocowania należy wykazać ciągłość umocowania.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy zarówno zgłoszenia składanego w formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej, przy czym w tym drugim przypadku do zgłoszenia winny zostać załączone skany wyżej wymienionych dokumentów zapisane w formacie PDF.

Zgłoszenie w formie pisemnej wraz z kompletem załączników, powinno być złożone osobiście pod adresem ul. Marszałkowska 87/102, 00-683 Warszawa lub wysłane na wyżej wymieniony adres, za potwierdzeniem odbioru. W przypadku zamiaru złożenia zgłoszenia w postaci elektronicznej powinno zostać ono przesłane na adres poczty elektronicznej: wz@gmsbox.pl.

Spółka może podjąć proporcjonalne do celu działania służące identyfikacji Akcjonariusza lub Akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów. Spółka niezwłocznie ogłosi otrzymane projekty uchwał na swojej stronie internetowej.

3. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia

Zgodnie z art. 401 § 5 KSH każdy akcjonariusz może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

4. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, formularze stosowane podczas głosowania przez pełnomocnika oraz sposób zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika

Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.

Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu z właściwego rejestru (składanego w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, w przypadku zaś odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego – także w formie informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu, pobranej na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), ewentualnie ciągu pełnomocnictw. Osoba lub osoby udzielające pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru, zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej, pochodzące od akcjonariusza, będącego osobą fizyczną powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację akcjonariusza, w tym imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL akcjonariusza, a także dane z dokumentu tożsamości akcjonariusza: numer dokumentu, datę wydania i wskazanie organu wydającego dokument. Do pełnomocnictwa udzielonego w formie elektronicznej przez akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną, powinien zostać dołączony odpis z właściwego rejestru aktualnego na datę udzielenia pełnomocnictwa lub inne odpowiednie korporacyjne dokumenty, które potwierdzają umocowanie osób wskazanych w pełnomocnictwie do jego udzielenia w imieniu akcjonariusza.

Dopuszcza się przedłożenie kopii dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli są poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza lub inny uprawniony podmiot. W przypadku, w którym dokumenty wskazane powyżej nie zostały sporządzone w języku polskim konieczne jest przedstawienie tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, przesyłając skan pełnomocnictwa w formacie PDF lub JPG na adres wz@gmsbox.pl, dokładając wszelkich starań, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa. W celu umożliwienia dokonania powyższej weryfikacji zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zostać przesłane do dnia poprzedzającego dzień odbycia Walnego Zgromadzenia.

Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa drogą elektroniczną powinna zawierać:

• 1) dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy (ze wskazaniem danych jednoznacznie identyfikujących mocodawcę i pełnomocnika, oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej obu tych osób),
• 2) zakres pełnomocnictwa tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane.

Po przybyciu na Walne Zgromadzenie, Akcjonariusze i pełnomocnicy powinni posiadać przy sobie ważny dowód tożsamości, który zostanie okazany przed podpisaniem listy obecności; pełnomocnik powinien okazać ponadto dokument pełnomocnictwa udzielonego pisemnie lub odpis pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Wzór pełnomocnictwa zamieszczony jest na stronie internetowej Spółki (www.gmsbox.pl) w zakładce "Relacje Inwestorskie", "Walne Zgromadzenie". Możliwe są inne formularze udzielanego pełnomocnictwa pod warunkiem zawarcia w nich wszystkich wymaganych prawnie elementów.

Spółka w zakładce "Relacje Inwestorskie", Walne Zgromadzenie" na swojej stronie internetowej pod adresem www.gmsbox.pl udostępnia do pobrania wzór Formularza do wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika lub udzielenia pełnomocnikowi przez Akcjonariusza pisemnej instrukcji w sprawie sposobu głosowania, o którym mowa w art. 402³ § 1 pkt 5 i § 3 pkt 1-4 KSH. Formularz wymieniony powyżej, po wypełnieniu przez akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa, w przypadku głosowania jawnego na Walnym Zgromadzeniu, może stanowić kartę do głosowania dla pełnomocnika, jeżeli akcjonariusz do takiego wykorzystania formularza pełnomocnika zobowiązał. W przypadku zaś głosowania tajnego wypełniony formularz powinien być traktowany jedynie jako pisemna instrukcja w sprawie sposobu głosowania przez pełnomocnika w takim głosowaniu i winien być przez niego zachowany. Jeżeli pełnomocnik głosuje przy wykorzystaniu formularza musi go doręczyć Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia najpóźniej przed zakończeniem głosowania nad uchwałą, która wedle dyspozycji akcjonariusza ma być głosowana przy jego wykorzystaniu. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia informuje Walne Zgromadzenie o oddaniu głosu przy wykorzystaniu formularza i na tej podstawie głos taki jest uwzględniany przy liczeniu ogółu głosów oddanych w głosowaniu nad daną uchwałą. Formularz wykorzystany w głosowaniu dołączany jest do księgi protokołów.

W przypadku, gdy liczenie głosów na Walnym Zgromadzeniu będzie odbywało się za pomocą elektronicznych urządzeń do liczenia głosów, formularz, o którym mowa powyżej nie będzie miał zastosowania i będzie mógł być wykorzystany wyłącznie jako instrukcja w relacjach pomiędzy Akcjonariuszem a pełnomocnikiem.

5. Możliwość uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Zarząd, jako zwołujący Walne Zgromadzenie, nie przewiduje możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ani wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Regulamin Walnego Zgromadzenia Spółki nie przewiduje możliwości oddania głosu na Walnym Zgromadzeniu drogą korespondencyjną.

6. Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu

Dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu jest dzień 12 października 2024 r. ("Dzień Rejestracji"). Prawo uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mają wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki na koniec tego dnia. Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu akcjonariusze oraz zastawnicy lub użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu powinni zwrócić się pomiędzy dniem ogłoszenia o Walnym Zgromadzeniu (27 września 2024 r.), a pierwszym dniem powszednim po Dniu Rejestracji (14 października 2024 r.) do podmiotów prowadzących ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki.

7. Możliwość przeglądania oraz żądania przesłania listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w biurze Spółki pod adresem: ul. Marszałkowska 87/102, 00-683 Warszawa, w godzinach od 9:00 do 15:00, w dniach powszednich od 24 do 26 października 2024 r. Jeżeli prawo głosu z akcji przysługuje zastawnikowi lub użytkownikowi, okoliczność tę zaznacza się na liście akcjonariuszy na wniosek uprawnionego.

Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółki nieodpłatnie na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie takie powinno być przesłane na adres poczty elektronicznej Spółki wz@gmsbox.pl. Spółka może zażądać udokumentowania, iż składający takie żądanie akcjonariusz jest nim faktycznie w dniu złożenia powyższego żądania, jeśli nie znajduje się on na liście akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu.

8. Informacja o prawie akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku Walnego Zgromadzenia

Każdy akcjonariusz ma prawo zadawania pytań w każdej sprawie objętej porządkiem obrad.

Podczas obrad Walnego Zgromadzenia Zarząd jest obowiązany do udzielenia Akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad.

Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Członek Zarządu może odmówić udzielenia informacji, jeżeli udzielenie informacji mogłoby stanowić podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej. Odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej Spółki: www.gmsbox.pl.

Zarząd może udzielić informacji poza Walnym Zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Zarząd jest obowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas Walnego Zgromadzenia.

9. Wskazanie, gdzie i w jaki sposób osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu, oraz projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia, a także wskazanie adresu strony internetowej, na której udostępnione zostaną informacje dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia

Informacje i wszelkie dokumenty dotyczące Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia są zamieszczane na stronie internetowej Spółki: www.gmsbox.pl w zakładce "Relacje Inwestorskie", dział "Walne Zgromadzenie". Ponadto każdy z akcjonariuszy ma prawo osobistego stawienia się w biurze Spółki pod adresem ul. Marszałkowska 87/102, 00-683 Warszawa w godzinach od 9:00 do 15:00 i uzyskania na swoje żądanie pełnego tekstu dokumentacji związanej z Walnym Zgromadzeniem (po uprzednim zawiadomieniu na adres wz@gmsbox.pl).

10.Dodatkowe informacje

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu proszone są o dokonanie rejestracji i pobranie karty do głosowania bezpośrednio przed salą obrad na 30 minut przed rozpoczęciem obrad.