Pre-Annual General Meeting Information • May 16, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Arctic Paper Spółka Akcyjna z siedzibą w Kostrzynie nad Odrą, ul. Fabryczna 1, 66-470 Kostrzyn nad Odrą, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy W Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000306944, (dalej: "Spółka") zwołuje na dzień 11 czerwca 2025 roku Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki.
Zarząd Spółki, działając na podstawie art. 395 i art. 399 § 1 w zw. z art.4021§ 1 i § 2 Kodeksu Spółek Handlowych zwołuje niniejszym na dzień 11 czerwca 2025 r., Zwyczajne Walne Zgromadzenie (dalej: "Walne Zgromadzenie"), które odbędzie się o godzinie 13.00 w siedzibie Spółki przy ul. Fabryczna 1, 66-470 w Kostrzynie nad Odrą.
a) sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej Arctic Paper S.A. za rok obrotowy 2024 zawierającego sprawozdanie dotyczące zrównoważonego rozwoju;
b) skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Arctic Paper S.A.;

W granicach przewidzianych przepisami Kodeksu Spółek Handlowych, akcjonariusze mogą kontaktować się ze Spółką za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności akcjonariusze mogą zgłaszać wnioski, żądania, zadawać pytania oraz przesyłać zawiadomienia i dokumenty.
Korespondencja, o której mowa powyżej, powinna być kierowana na dedykowany adres mailowy: [email protected].
Wszelkie zawiadomienia, zgłoszenia, żądania, oświadczenia składane Spółce przy użyciu środków komunikacji elektronicznej uznaje się za złożone Spółce z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że osoba działająca w imieniu Spółki mogła się z nimi zapoznać z uwzględnieniem godzin pracy biura Zarządu, które są podane na stronie internetowej Spółki lub w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.
Spółka nie ponosi odpowiedzialności za:
Wszelkie dokumenty przesyłane przez akcjonariusza do Spółki drogą elektroniczną powinny być zeskanowane do formatu PDF.

Skany, o których mowa powyżej, muszą być czytelne i nie budzić wątpliwości co do ich charakteru i prawdziwości skanowanych dokumentów.
Jeśli akcjonariusz przedkłada Spółce dokumenty, które w oryginale sporządzone zostały w języku innym aniżeli język polski, akcjonariusz taki jest obowiązany dostarczyć Spółce ich tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed terminem Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż do dnia 21 maja 2025r.
Żądanie umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie lub w postaci elektronicznej – zgodnie z zasadami opisanymi w pkt 2 powyżej.
Akcjonariusz obowiązany jest dołączyć do żądania składanego zarówno w formie elektronicznej, jak i pisemnej kopię świadectwa depozytowego oraz dokumenty, o których mowa w pkt 6.2 poniżej.
Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać do Spółki na piśmie lub w postaci elektronicznej – zgodnie z zasadami opisanymi w pkt 2 powyżej - projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.
Do zgłoszenia składanego w formie elektronicznej lub pisemnej należy dołączyć dokumenty, o których mowa w pkt 6.2 poniżej.
Każdy z akcjonariuszy Spółki może w trakcie obrad Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw znajdujących się w przyjętym porządku obrad.

Akcjonariusz Spółki będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu zarówno osobiście, jak również poprzez pełnomocnika.
Akcjonariusz Spółki niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu i wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu, jak również poprzez pełnomocnika.
Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu udzielane jest na piśmie lub w postaci elektronicznej.
Formularze pozwalające na wykonywanie prawa głosu poprzez pełnomocnika udostępnione są od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia na stronie internetowej Spółki pod adresem www.arcticpapergroup.pl w zakładce "Inwestor". Formularze pełnomocnictw zostały opracowane odrębnie dla akcjonariuszy Spółki będących osobami fizycznymi i oddzielnie dla akcjonariuszy Spółki niebędących osobami fizycznymi.
W przypadku, gdy akcjonariusz udzielił pełnomocnictwa w formie pisemnej, pełnomocnik obowiązany jest okazać przy sporządzeniu listy obecności następujące dokumenty:
W przypadku, gdy którykolwiek z wymienionych powyżej dokumentów sporządzony jest w języku innym niż język polski, pełnomocnik obowiązany jest dołączyć do nich tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
Akcjonariusze zawiadamiają Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej w formie pisemnej lub przy wykorzystaniu dedykowanego adresu email, o którym mowa w pkt. 2. W zawiadomieniu akcjonariusz podaje swój numer telefonu oraz adres e-mail, a także numer telefonu i adres e-mail pełnomocnika, za pośrednictwem których Spółka będzie mogła skomunikować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem celem weryfikacji faktu udzielenia pełnomocnictwa.
Wraz z zawiadomieniem w postaci elektronicznej, o którym mowa powyżej, akcjonariusz przesyła do Spółki:

W przypadku wątpliwości co do prawdziwości kopii dokumentów określonych powyżej, Spółka zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzaniu listy obecności następujących dokumentów:
Zawiadomienie o udzieleniu lub odwołaniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno być dokonane najpóźniej do godziny 12:00 w dniu powszednim poprzedzającym dzień rozpoczęcia obrad Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 10 czerwca 2025 r.
Zasady opisane powyżej stosuje się odpowiednio do zawiadomienia Spółki drogą elektroniczną o odwołaniu pełnomocnictwa.
Jeżeli zawiadomienie, o którym mowa w pkt 6.2, zostało dokonane zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia, Spółka niezwłocznie potwierdza mocodawcy i pełnomocnikowi prawidłowe dokonanie zawiadomienia.
Jeżeli zawiadomienie, o którym mowa w pkt 6.2, zostało dokonane niezgodnie z wymogami określonymi w niniejszym ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia, Spółka niezwłocznie informuje o tym zgłaszającego, wskazując na wady zawiadomienia. Nieprawidłowości zawiadomienia mogą być podstawą do niedopuszczenia do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Spółka ma prawo skontaktować się telefonicznie, przy wykorzystaniu numeru wskazanego przez akcjonariusza lub wysłać zwrotną wiadomość e-mail, w celu weryfikacji faktu udzielenia przez danego akcjonariusza pełnomocnictwa w postaci elektronicznej. Spółka ma prawo skontaktować się zarówno z akcjonariuszem, jak i z pełnomocnikiem.
Spółka może podjąć dodatkowo inne działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej, przy czym działania te będą proporcjonalne do celu.
Członek zarządu i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami akcjonariuszy na Walnym Zgromadzeniu.
Jeżeli pełnomocnikiem akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu jest:
pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na Walnym Zgromadzeniu.
Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi Spółki okoliczności wskazujące na istnienie, bądź możliwość wystąpienia, konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest w takim przypadku wyłączone.
W przypadku ustanowienia pełnomocnika, o którym mowa powyżej, akcjonariusz Spółki obowiązany jest udzielić pełnomocnikowi instrukcji co do sposobu głosowania, a pełnomocnik jest obowiązany głosować zgodnie z udzieloną instrukcją.
Akcjonariusz Spółki może jako pełnomocnik innego akcjonariusza głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec Spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec Spółki oraz sporu pomiędzy nim a Spółką, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w pkt. 6.4 powyżej.
Spółka nie przewiduje możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Spółka nie przewiduje możliwości wypowiadania się podczas obrad Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną ani przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Zgodnie z treścią art. 4061 Kodeksu spółek handlowych, dniem rejestracji uczestnictwa na Walnym Zgromadzeniu jest dzień 26 maja 2025 r. (dalej "Dzień Rejestracji").
Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji.
Na żądanie uprawnionego ze zdematerializowanych akcji na okaziciela zgłoszone nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia, tj. nie wcześniej niż w dniu 16 maja 2025 r. i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, tj. nie później niż w dniu 27 maja 2025 r., podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych wystawia imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Listę uprawnionych z akcji na okaziciela do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółka ustali na podstawie wykazu sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. (dalej "KDPW") zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi.
KDPW sporządza wykaz, o którym mowa powyżej, na podstawie wykazów przekazanych nie później niż na dwanaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia przez podmioty uprawnione zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych KDPW są wystawione zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Akcjonariusze, których akcje zapisane są w Centralnym Szwedzkim Depozycie Papierów Wartościowych (Swedish Central Securities Depository) prowadzonym przez Euroclear Sweden AB a którzy mają zamiar uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu, muszą być ujawnieni w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym przez Euroclear Sweden AB w Dniu Rejestracji (Record Date), który przypada w dniu 26 maja 2025 roku. Akcjonariusze, którzy mają zamiar uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu proszeni są o powiadomienie Spółki nie później niż w dniu 4 czerwca 2025 roku przesyłając w formie elektronicznej na adres [email protected], zawiadomienie zawierające informację o imieniu i nazwisku (nazwie) akcjonariusza,

adresie miejsca zamieszkania (siedziby) i numerze telefonu, jak również liczbie posiadanych akcji.
Akcjonariusze, których akcje zapisane są w Centralnym Szwedzkim Depozycie Papierów Wartościowych (Swedish Central Securities Depository) prowadzony przez Euroclear Sweden AB na rachunkach powierników (banków lub podobnych instytucji), w celu uzyskania prawa uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu muszą zwrócić się do tych powierników o ujawnienie ich w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym przez Euroclear Sweden AB, jako akcjonariuszy Spółki, w miejsce powierników. Ujawnienie akcjonariuszy w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym Euroclear Sweden AB musi nastąpić najpóźniej w dniu 26 maja 2025 roku. Akcjonariusze muszą wydać polecenie swoim powiernikom z odpowiednim wyprzedzeniem.
Dodatkowe informacje dla akcjonariuszy których akcje zapisane są w Centralnym Szwedzkim Depozycie Papierów Wartościowych (Swedish Central Securities Depository) przez Euroclear Sweden AB są dostępne na stronie internetowej Spółki www.arcticpapergroup.pl w zakładce "Inwestor".
Zgodnie z art. 407 § 1 Kodeksu spółek handlowych, lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w siedzibie zarządu Spółki, na trzy dni powszednie przed Walnym Zgromadzeniem, tj. w dniach 6, 9 i 10 czerwca 2025 r.
Lista akcjonariuszy, o której wyżej mowa, zostanie sporządzona w oparciu o wykaz sporządzony i udostępniony Spółce przez KDPW zgodnie z art. 4063 § 7 i § 8 Kodeksu Spółek Handlowych oraz Centralny Szwedzki Depozyt Papierów Wartościowych (Swedish Central Securities Depository) prowadzony przez Euroclear Sweden AB.
Akcjonariusz Spółki może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana. Żądanie takie powinno zostać przesłane do Spółki na adres wskazany w pkt. 2 niniejszego ogłoszenia.
Zgodnie z art. 407 § 2 Kodeksu spółek handlowych, akcjonariusz Spółki ma prawo żądać wydania odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad w terminie tygodnia przed Walnym Zgromadzeniu.
Pełny tekst dokumentacji, która ma zostać przedstawiona podczas Walnego Zgromadzenia wraz z projektami uchwał (a w przypadku, gdy w danej sprawie nie jest przewidziane podjęcie uchwały – uwagi Zarządu) będzie zamieszczona na stronie internetowej Spółki - www.arcticpapergroup.pl w zakładce "Inwestor", od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia, zgodnie z art. 4023 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Wszelkie informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia udostępnione są na stronie internetowej Spółki www.arcticpapergroup.pl w zakładce "Inwestor".
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.