Artifex Mundi S.A.

AGM Information • May 28, 2025

OGŁOSZENIE ZARZĄDU ARTIFEX MUNDI SPÓŁKA AKCYJNA Z SIEDZIBĄ W KATOWICACH O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA

Zarząd Spółki po firmą: Artifex Mundi Spółka Akcyjna z siedzibą w Katowicach (dalej: "Spółka"), ul. Żelazna 2, 40 – 851 Katowice, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem 0000599733, działając na podstawie art. 395 § 1, art. 399 § 1 oraz art. 402¹ i art. 402² Kodeksu spółek handlowych (dalej: "KSH") zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki (dalej "Walne Zgromadzenie") na dzień 24 czerwca 2025 roku, na godzinę 11:00. Walne Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki w Katowicach, pod adresem: ul. Żelazna 2, 40 – 851 Katowice.

I. Szczegółowy porządek obrad

Walne Zgromadzenie odbędzie się z następującym porządkiem obrad:

• 1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia;
• 1. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia;
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do powzięcia uchwał;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie odstąpienia od wyboru Komisji Skrutacyjnej Walnego Zgromadzenia;
• 1. Przyjęcie porządku obrad Walnego Zgromadzenia;
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2024;
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za okres 12 miesięcy zakończony 31 grudnia 2024 roku;
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2024 roku;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2024 roku;
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Zarządu Spółki z wykonania obowiązków w roku obrotowym zakończonym 31 grudnia 2024 roku;
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Rady Nadzorczej Spółki z wykonania obowiązków w roku obrotowym zakończonym 31 grudnia 2024 roku;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zaopiniowania sprawozdania Rady Nadzorczej o wynagrodzeniach Członków Zarządu i Rady Nadzorczej za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2024 roku;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie przyznania Radzie Nadzorczej Spółki uprawnienia do wyboru firmy audytorskiej do atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju oraz zmiany Statutu Spółki;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie umorzenia akcji własnych Spółki;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie obniżenia kapitału zakładowego Spółki oraz zmiany Statutu Spółki;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany siedziby Spółki oraz zmiany Statutu Spółki;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany Statutu Spółki w związku ze zmianą kodów PKD;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zobowiązania Rady Nadzorczej Spółki do przyjęcia tekstu jednolitego Statutu Spółki;

1. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia Regulaminu Walnego Zgromadzenia; 20. Zamknięcie obrad Walnego Zgromadzenia.

II. Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Zgodnie z art. 406¹ § 1 KSH, dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, przypada na szesnaście dni przed terminem Walnego Zgromadzenia tj. 8 czerwca 2025 roku (dalej: "Dzień Rejestracji").

III. Informacja o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji.

Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w Dniu Rejestracji.

Uprawnieni z akcji zdematerializowanych w celu udziału w Walnym Zgromadzeniu powinni, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji tj. nie później niż w dniu 9 czerwca 2025 r., zgłosić żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu podmiotowi prowadzącemu rachunek papierów wartościowych. Zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 406³ § 3 KSH.

Podstawą dopuszczenia akcjonariusza do udziału w Walnym Zgromadzeniu jest uprzednie umieszczenie go w wykazie akcjonariuszy zarejestrowanych na Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki, sporządzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. w oparciu o otrzymane od podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych wykazy akcjonariuszy, którym wystawiono imienne zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, a następnie udostępnionym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. Spółce co najmniej na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia.

IV. Lista akcjonariuszy

Listę akcjonariuszy uprawnionych do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki sporządza się na podstawie wykazu akcjonariuszy sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu wyłożona będzie do wglądu w siedzibie Spółki w Katowicach pod adresem: ul. Żelazna 2, 40 – 851 Katowice przez trzy dni powszednie przed terminem Walnego Zgromadzenia tj. 18 czerwca, 20 czerwca oraz 23 czerwca 2025 roku w godzinach 8:00 – 17:00. Akcjonariusz może przeglądać listę akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia.

Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie to należy złożyć za pomocą poczty elektronicznej na adres: wza@artifexmundi.com.

Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza (w szczególności kopia: dowodu osobistego, odpisu z właściwego rejestru lub pełnomocnictwa).

Zgodnie z art. 407 § 2 KSH, akcjonariusz Spółki ma prawo żądać wydania odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad w terminie tygodnia przed Walnym Zgromadzeniem tj. od dnia 17 czerwca 2025 roku.

V. Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 402 § 2 zd. 2 KSH:

W wykonaniu obowiązku, o którym mowa w art. 402 § 2 zd. 2 KSH Zarząd przedstawia brzmienie postanowień Statutu Spółki, które mają podlegać zmianie oraz propozycję zmian:

LP.	Treść postanowienia przed zmianami	Treść proponowanych zmian
§ 2 ust. 4	4. Siedzibą spółki jest miasto Katowice.	4. Siedzibą Spółki jest Warszawa.
§ 4 ust. 1	1. Przedmiotem działalności Spółki jest: a) PKD 18.20.Z Reprodukcja zapisanych nośników informacji, b) PKD 32.40.Z Produkcja gier i zabawek, c) PKD 46.51.Z Sprzedaż hurtowa komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania, d) PKD 46.52.Z Sprzedaż hurtowa sprzętu elektronicznego i telekomunikacyjnego oraz części do niego, e) PKD 47.4 Sprzedaż detaliczna narzędzi technologii informacyjnej i komunikacyjnej prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach, f) PKD 47.41.Z Sprzedaż detaliczna komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach, g) PKD 58.21.Z Działalność wydawnicza w zakresie gier komputerowych, h) PKD 58.29.Z Działalność wydawnicza w zakresie pozostałego oprogramowania. i) PKD 62.01.Z Działalność związana z oprogramowaniem, j) PKD 62.02.Z Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki, k) PKD 62.03.Z Działalność związana z zarządzaniem urządzeniami informatycznymi, l) PKD 62.09.Z Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych,	1. Przedmiotem działalności Spółki jest: a) PKD 18.20.Z Reprodukcja zapisanych nośników informacji, b) PKD 32.40.Z Produkcja gier i zabawek, c) PKD 46.50.Z Sprzedaż hurtowa urządzeń technologii informacyjnej i komunikacyjnej, d) PKD 47.40. Sprzedaż detaliczna narzędzi technologii informacyjnej i komunikacyjnej, e) PKD 47.92.Z Pośrednictwo w sprzedaży detalicznej wyspecjalizowanej, f) PKD 58.21.Z Działalność wydawnicza w zakresie gier komputerowych, g) PKD 58.29.Z Działalność wydawnicza w zakresie pozostałego oprogramowania, h) PKD 62.10.A Działalność w zakresie programowania gier komputerowych, i) PKD 62.10.B Pozostała działalność w zakresie programowania, j) PKD 62.20.A Działalność w zakresie cyberbezpieczeństwa, k) PKD 62.20.B Pozostała działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki oraz zarządzaniem urządzeniami informatycznymi, l) PKD 62.90.Z Pozostała działalność usługowa w zakresie technologii informatycznych i komputerowych, m) PKD 60.20.Z Nadawanie programów telewizyjnych ogólnodostępnych i abonamentowych oraz dystrybucja nagrań wideo,

	m)PKD 63.11.Z Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (hosting) i podobna działalność, n) PKD 63.12.Z Działalność portali internetowych, o) PKD 70.22.Z Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania, p) PKD 72.19.Z Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie pozostałych nauk przyrodniczych i technicznych, r) PKD 85.59.B Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane.	n) PKD 60.39.Z Pozostała działalność związana z dystrybucją treści, o) PKD 63.10.A Działalność w zakresie kolokacji centrów danych oraz przetwarzania w chmurze, p) PKD 63.10.B Działalność usługowa w zakresie DNS, q) PKD 63.10.C Działalność w zakresie serwerów sieci dostarczania treści (content delivery network) r) PKD 63.10.D Pozostała działalność usługowa w zakresie infrastruktury obliczeniowej, przetwarzania danych, zarządzania stronami internetowymi (hosting) i działalności powiązane s) PKD 70.20.Z Doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i pozostałe doradztwo w zakresie zarządzania, t) PKD 72.10.Z Badania naukowe i prace rozwojowe w dziedzinie nauk przyrodniczych i technicznych, u) PKD 85.59.D Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane.
§ 5 ust. 1	1. Kapitał zakładowy Spółki wynosi 118.970,00 zł (słownie: sto osiemnaście tysięcy dziewięćset siedemdziesiąt złotych) i dzieli się na 11.897.000 (słownie: jedenaście milionów osiemset dziewięćdziesiąt siedem tysięcy) akcji o wartości nominalnej równej 0,01 zł (słownie: jeden grosz) każda akcja, w tym: a)90.000 akcji zwykłych na okaziciela serii A2 o nr od A2 00001 do A2 90000, oraz b)3.510.000 akcji zwykłych na okaziciela serii A3 o nr od A3 0000001 do A3 3510000, oraz c)6.400.000 akcji zwykłych na okaziciela serii B o nr od B 0000001 do B 6400000, oraz d)500.000 akcji zwykłych na okaziciela serii C o nr od C 000001 do C 0500000, oraz e)1.397.000 akcji zwykłych na okaziciela serii D o nr od D 0000001 do D 1397000.	1. Kapitał zakładowy Spółki wynosi 118 875,99 zł (sto osiemnaście tysięcy osiemset siedemdziesiąt pięć złotych 99/100) i dzieli się na 11 887 599 (jedenaście milionów osiemset osiemdziesiąt siedem tysięcy pięćset dziewięćdziesiąt dziewięć) akcji zwykłych na okaziciela, o wartości nominalnej równej 0,01 zł (jeden grosz) każda akcja, w tym: a) 11 844 607 (jedenaście milionów osiemset czterdzieści cztery tysiące sześćset siedem) akcji oznaczonych jako akcje serii A2-D, oraz b) 42 992 (czterdzieści dwa tysiące dziewięćset dziewięćdziesiąt dwie) akcje oznaczone jako akcje serii E.
§ 6	Wszystkie akcje serii A2, serii A3, serii B, serii C oraz serii D są akcjami zwykłymi na okaziciela.	uchylony
§ 19 ust. 3 lit. m)	m) wybór biegłego rewidenta do zbadania sprawozdania finansowego Spółki;	m) wybór biegłego rewidenta do zbadania sprawozdania finansowego Spółki oraz wybór firmy audytorskiej do atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju;

VI. Opis procedur dotyczących uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu.

1. Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Zgodnie z art. 401 § 1 KSH akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż 3 czerwca 2025 roku.

Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone:

• a) na piśmie w siedzibie Spółki: ul. Żelazna 2, 40 851 Katowice,
• b) w postaci elektronicznej (tj. poprzez pocztę elektroniczną) na adres: wza@artifexmundi.com.

Jeżeli przesyłane do Spółki dokumenty zostały sporządzone w języku innym niż język polski, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

O właściwym terminie złożenia powyższego żądania świadczyć będzie data jego wpłynięcia do Spółki, a w przypadku wykorzystania formy elektronicznej data umieszczenia powyższego żądania w systemie poczty elektronicznej Spółki (wpłynięcia na serwer pocztowy Spółki).

Akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji Spółki na dzień złożenia żądania, załączając do żądania kopię (skan) świadectwa depozytowego lub zaświadczenia o prawie uczestnictwa oraz:

• a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię (skan) dowodu osobistego, paszportu lub innego ważnego urzędowego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię (skan) aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie takie akcjonariusza oraz prawo jego przedstawiciela lub przedstawicieli do reprezentowania akcjonariusza oraz dokumenty, o których mowa w lit a) powyżej potwierdzające tożsamość przedstawiciela akcjonariusza innego niż osoba fizyczna;
• c) w przypadku zgłoszenia żądania przez pełnomocnika kopię (skan) lub dokument pełnomocnictwa podpisany przez akcjonariusza, lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza, dokumenty o których mowa w lit. a) lub b) powyżej identyfikujące akcjonariusza oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopię odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego lub paszportu osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika. W przypadku udzielenia dalszych pełnomocnictw należy wykazać ciągłość umocowania – do żądania należy dołączyć wszystkie pełnomocnictwa lub ich kopie w ramach ciągu pełnomocnictw.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy akcjonariuszy występujących z żądaniem zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Dokumenty powinny zostać dołączone

w postaci właściwej dla formy żądania (dokument papierowy lub jego skan w formacie PDF). Spółka może podjąć odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów.

Żądania przekazane przez akcjonariuszy korzystających ze środków komunikacji elektronicznej w inny sposób niż za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej wskazanego powyżej lub bez dochowania wymogów określonych w tym punkcie, nie wywołują skutków prawnych wobec Spółki i jako takie nie zostaną uwzględnione.

Zarząd Spółki niezwłocznie, nie później jednak niż na osiemnaście dni przed terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 6 czerwca 2025 roku ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy, poprzez ich opublikowanie w formie raportu bieżącego oraz zamieszczenie ich na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com/ w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia.

2. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia przed terminem Walnego Zgromadzenia.

Zgodnie z art. 401 § 4 KSH akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 (jedną dwudziestą) kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

Z uwagi na stosowanie przez Spółkę 4.6. Dobrych Praktyk Spółek notowanych na GPW 2021 Zarząd Spółki rekomenduje akcjonariuszom przedstawianie uzasadnień do projektów uchwał celem ułatwienia pozostałym akcjonariuszom biorącym udział w Walnym Zgromadzeniu głosowania nad uchwałami z należytym rozeznaniem.

Zarząd Spółki zachęca akcjonariuszy do składania projektów uchwał wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia z poszanowaniem zasady 4.8. Dobrych Praktyk Spółek notowanych na GPW 2021 tj. najpóźniej na 3 dni przed Walnym Zgromadzeniem tj. do 21 czerwca 2025 roku.

Żądanie może zostać złożone:

• a) na piśmie w siedzibie Spółki: ul. Żelazna 2, 40 851 Katowice,
• b) w postaci elektronicznej (tj. poprzez pocztę elektroniczną) na adres: wza@artifexmundi.com

Jeżeli przesyłane do Spółki dokumenty zostały sporządzone w języku innym niż język polski, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji Spółki na dzień złożenia żądania, załączając do żądania kopię (skan) świadectwa depozytowego lub zaświadczenia o prawie uczestnictwa oraz:

• a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię (skan) dowodu osobistego, paszportu lub innego ważnego urzędowego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię (skan) aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie takie akcjonariusza oraz prawo jego przedstawiciela lub przedstawicieli do reprezentowania akcjonariusza oraz dokumenty, o których mowa w lit a) powyżej potwierdzające tożsamość przedstawiciela akcjonariusza innego niż osoba fizyczna;
• c) w przypadku dokonania zgłoszenia przez pełnomocnika kopię (skan) lub dokument pełnomocnictwa podpisany przez akcjonariusza, lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza, dokumenty o których mowa w lit. a) lub b) powyżej identyfikujące akcjonariusza oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopię odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego lub paszportu osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika. W przypadku udzielenia dalszych pełnomocnictw należy wykazać ciągłość umocowania – do zgłoszenia należy dołączyć wszystkie pełnomocnictwa lub ich kopie w ramach ciągu pełnomocnictw.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy akcjonariuszy występujących z żądaniem zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Dokumenty powinny zostać dołączone w postaci właściwej dla formy żądania (dokument papierowy lub jego skan w formacie PDF). Spółka może podjąć odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów.

Projekty uchwał przekazane przez akcjonariuszy korzystających ze środków komunikacji elektronicznej w inny sposób niż za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej wskazanego powyżej lub bez dochowania wymogów określonych w tym punkcie, nie wywołują skutków prawnych wobec Spółki i jako takie nie zostaną uwzględnione.

Zarząd Spółki niezwłocznie ogłasza projekty uchwał zgłoszone przez akcjonariuszy poprzez ich opublikowanie w formie raportu bieżącego oraz zamieszczenie ich na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com/ w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia.

3. Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia podczas Walnego Zgromadzenia.

Zgodnie z art. 401 § 5 KSH każdy z akcjonariuszy Spółki uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad, projekty uchwał powinny zawierać uzasadnienie.

4. Informacja o sposobie wykonywania głosu przez pełnomocnika.

Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć

w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika. Osoba udzielająca pełnomocnictwa w imieniu akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinna być ujawniona w aktualnym odpisie z właściwego dla danego akcjonariusza rejestru. Wzór formularza do wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, o którym mowa w art. 402³ § 1 pkt 5 KSH, został zamieszczony na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com/ w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia. Spółka nie nakłada obowiązku udzielania pełnomocnictwa na wyżej wskazanym formularzu.

Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza. Akcjonariusz, posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.

Członek Zarządu i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami na Walnym Zgromadzeniu. Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu jest Członek Zarządu, Członek Rady Nadzorczej lub pracownik Spółki pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu musi być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej akcjonariusz zawiadamia Spółkę za pomocą poczty elektronicznej na adres: wza@artifexmundi.com. Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej powinno zostać dostarczone Spółce najpóźniej na dzień przed terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do 23 czerwca 2025 roku do godziny 15:00 tak, aby możliwa była skuteczna weryfikacja ważności pełnomocnictwa. Uchybienie wskazanemu terminowi zawiadomienia Spółki o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie uczestnictwu pełnomocnika w Walnym Zgromadzeniu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej.

Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa powinno zawierać kopię (skan) lub dokument pełnomocnictwa podpisany przez akcjonariusza, lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza, dokumenty identyfikujące akcjonariusza oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopię odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego lub paszportu osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika.

W przypadku udzielenia dalszych pełnomocnictw należy wykazać ciągłość umocowania – do zawiadomienia należy dołączyć skan wszystkich pełnomocnictw w ramach ciągu pełnomocnictw.

Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna również określać zakres pełnomocnictwa, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę Walnego Zgromadzenia i nazwę Spółki.

Wszelkie dokumenty przesyłane przez akcjonariusza do Spółki, w tym pełnomocnictwo, powinny mieć format PDF, uniemożliwiający ich edycję.

Jeżeli przesyłane do Spółki dokumenty zostały sporządzone w języku innym niż język polski, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

W przypadku gdy akcjonariusz udzieli pełnomocnikowi instrukcji co do wykonywania prawa głosu Spółka nie będzie weryfikowała, czy pełnomocnik wykonuje prawo głosu zgodnie z instrukcją mocodawcy.

Spółka ma prawo do weryfikacji przesłanych zawiadomień oraz do podejmowania działań służących identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika oraz potwierdzeniu właściwego umocowania. Weryfikacja może polegać w szczególności na zwrotnym pytaniu zadanym w formie telefonicznej lub elektronicznej akcjonariuszowi lub pełnomocnikowi w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu.

W razie wątpliwości, Spółka może podjąć dalsze czynności w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej oraz identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika, w szczególności może żądać od pełnomocnika okazania dodatkowych dokumentów. Spółka zastrzega, że brak udzielenia odpowiedzi na pytania zadawane w trakcie weryfikacji traktowany będzie jako brak możliwości weryfikacji udzielenia pełnomocnictwa i stanowił będzie podstawę dla odmowy dopuszczenia pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu.

Zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa niespełniające wyżej wymienionych wymogów nie wywołują skutków prawnych wobec Spółki. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za błędy w wypełnieniu dokumentu pełnomocnictwa i działania osób posługujących się pełnomocnictwami.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do zmiany lub odwołania udzielonego pełnomocnictwa.

Akcjonariusze zostaną dopuszczeni do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu po okazaniu dowodu tożsamości, a pełnomocnicy po okazaniu dowodu tożsamości i ważnego pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej (pełnomocnik powinien okazać wydruk pełnomocnictwa).

Przedstawiciele osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej winni dodatkowo okazać aktualne odpisy z odpowiednich rejestrów wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów.

W przypadku akcjonariuszy oraz pełnomocników akcjonariuszy uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zakres wymaganych dokumentów, a także sposób i termin ich dostarczenia określa pkt VI.5. niniejszego ogłoszenia.

5. Informacja o możliwości i sposobie uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Spółka przewiduje możliwość uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zasady i warunki uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu Artifex Mundi S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowiący załącznik do niniejszego ogłoszenia oraz dostępny na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com/ w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia.

Nie wcześniej niż w dniu następnym po dniu zwołania Walnego Zgromadzenia i nie później niż 5 dni przed terminem obrad Walnego Zgromadzenia tj. do 19 czerwca 2025 roku, akcjonariusz lub jego pełnomocnik powinien zawiadomić Spółkę o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienia może zostać złożone:

• a) na piśmie w siedzibie Spółki: ul. Żelazna 2, 40 851 Katowice,
• b) w postaci elektronicznej (tj. poprzez pocztę elektroniczną) na adres: wza@artifexmundi.com,

w formie prawidłowo wypełnionego i podpisanego "Oświadczenia":

• a) w przypadku akcjonariusza Oświadczenia zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu Artifex Mundi S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
• b) w przypadku pełnomocnika akcjonariusza Oświadczenia zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu Artifex Mundi S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Wszelkie dokumenty przesyłane przez akcjonariusza do Spółki, w tym oświadczenia, o których mowa w lit. a) i b) powyżej, powinny mieć format PDF, uniemożliwiający ich edycję.

W celu identyfikacji akcjonariusza i/lub jego pełnomocnika do oświadczeń, o których mowa powyżej powinny być dołączone:

• a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną skan dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu potwierdzającego tożsamość, który umożliwi identyfikację akcjonariusza, ze wskazaniem serii i numeru dowodu osobistego/paszportu, numeru PESEL;
• b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna kopię (skan) aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie takie akcjonariusza oraz prawo jego przedstawiciela lub przedstawicieli do reprezentowania akcjonariusza oraz dokumenty, o których mowa w lit. a) powyżej potwierdzające tożsamość przedstawiciela akcjonariusza innego niż osoba fizyczna;
• c) w przypadku pełnomocnika akcjonariusza kopię (skan) lub dokument pełnomocnictwa podpisany przez akcjonariusza, lub przez osoby uprawnione do reprezentowania akcjonariusza, dokumenty o których mowa w lit. a) lub b) powyżej identyfikujące akcjonariusza oraz kopię dowodu osobistego, paszportu lub urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika lub w przypadku

pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopię odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika oraz kopię dowodu osobistego lub paszportu osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika. W przypadku udzielenia dalszych pełnomocnictw należy wykazać ciągłość umocowania – do Oświadczenia należy dołączyć skan wszystkich pełnomocnictw w ramach ciągu pełnomocnictw.

W przypadku, gdy akcjonariusz będzie reprezentowany podczas Walnego Zgromadzenia przez pełnomocnika, należy dodatkowo dostarczyć Spółce nie później niż jeden dzień przed dniem obrad Walnego Zgromadzenia oryginał pełnomocnictwa sporządzonego w formie pisemnej lub elektronicznej.

Jeżeli przesyłane do Spółki dokumenty zostały sporządzone w języku innym niż język polski, powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Po otrzymaniu dokumentów, o których mowa powyżej oraz w oparciu o otrzymany z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. wykaz akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu, Spółka dokona weryfikacji uprawnień danego akcjonariusza do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu.

W przypadku ostatecznego niewyjaśnienia ewentualnych niezgodności, Spółka odmówi akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie o powyższym stanowisku zostanie przesłane przez Spółkę na adres e-mail wskazany w Oświadczeniu przed terminem, na który zostało zwołane Walne Zgromadzenie.

W przypadku pozytywnej weryfikacji uprawnienia akcjonariusza lub jego pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi nie później niż w dniu poprzedzającym termin Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż 23 czerwca 2025 roku, na adres e-mail wskazany w Oświadczeniu, pliki w formacie PDF zawierające:

• a) instrukcję dotyczącą korzystania z platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności informacje niezbędne do zarejestrowania się do tej platformy.
• b) dane dostępowe, w tym indywidualny login oraz hasło startowe, służące do pierwszego zarejestrowania się.

Wskazane dokumenty, mogą być zaszyfrowane hasłem. W takim przypadku, hasło do tych plików będzie wysyłane wiadomością sms na numer telefonu akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza wskazany w odpowiednim Oświadczeniu.

W dniu Walnego Zgromadzenia akcjonariusz lub jego pełnomocnik potwierdza swoją obecność na Walnym Zgromadzeniu odbywającym się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

w sposób zgodny z przekazaną mu instrukcją dotyczącą korzystania z platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Dane dostępowe, o których mowa w lit. b) powyżej, służą do uczestnictwa tylko w jednym konkretnym Walnym Zgromadzeniu.

Akcjonariusz lub jego pełnomocnik, który zgłasza zamiar uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, powinien dysponować:

• a) łączem internetowym o przepustowości minimum 4 Mbps (stała przepustowość w czasie udziału w Walnym Zgromadzeniu);
• b) komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 (lub nowszego) lub macOS z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: Firefox, Chrome, Safari lub Edge, zaktualizowane do najnowszej wersji (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania Internecie). Nie zalecane jest używanie przeglądarki Internet Explorer. Na czas korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znaczący obciążających komputer lub łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę. Zalecane jest korzystanie z platformy w trybie "pełnoekranowym".

Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek lub aplikacji mogą utrudniać lub nawet uniemożliwiać uczestnictwo w Walnym Zgromadzeniu lub wykonanie prawa głosu. Wszelkie ryzyka związane z udziałem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a także dostępem do transmisji, w szczególności wynikające z niemożności komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Walnego Zgromadzenia, jak również związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem danych dostępowych do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzaniu w tym trybie, ponosi wyłącznie akcjonariusz lub jego pełnomocnik.

W przypadku jakichkolwiek problemów związanych z dostępem lub działaniem platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz lub jego pełnomocnik może dokonać zgłoszenia oraz uzyskać odpowiednią pomoc przekazując opis zaistniałej sytuacji za pomocą poczty elektronicznej na adres: wza@artifexmundi.com.

Komunikacja przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej odbywa się przy wykorzystaniu technologii i środków, zapewniających identyfikację akcjonariuszy oraz bezpieczeństwo komunikacji.

Spółka ze swej strony dokłada wszelkich starań, aby udział akcjonariuszy i ich pełnomocników w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przebiegał sprawnie, nie ponosi jednak odpowiedzialności za usterki, awarie lub trudności w komunikacji, które mogą wystąpić w zakresie połączenia internetowego lub na skutek niespełnienia przez akcjonariusza lub jego pełnomocnika określonych przez Spółkę wymogów technicznych niezbędnych do takiej formy udziału w Walnym Zgromadzeniu.

6. Informacja o sposobie wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zasady i warunki uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym informację o sposobie wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia określa Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu Artifex Mundi S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowiący załącznik do niniejszego ogłoszenia oraz dostępny na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia, a także Instrukcja dotycząca korzystania z platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, która zostanie udostępniona akcjonariuszom uprawnionym do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie później niż w dniu poprzedzającym termin Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż 23 czerwca 2025 roku.

Na wskazanych tam zasadach akcjonariusze będą mieli możliwość wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia, przy czym możliwość wypowiadania się może zostać zapewniona poprzez użycie komunikatora tekstowego.

7. Informacja o sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zasady i warunki uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym informacje o sposobie wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu Artifex Mundi S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowiący załącznik do niniejszego ogłoszenia oraz dostępny na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia, a także Instrukcja dotycząca korzystania z platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, która zostanie udostępniona akcjonariuszom uprawnionym do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie później niż w dniu poprzedzającym termin Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż 23 czerwca 2025 roku.

Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną.

8. Informacja o prawie akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.

Akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku Walnego Zgromadzenia. Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia.

Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Spółce, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych Spółki. Ponadto, Członek Zarządu

może odmówić udzielenia informacji, jeżeli udzielenie informacji mogłoby stanowić podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej.

Odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej Spółki w miejscu wydzielonym na zadawanie pytań przez akcjonariuszy i udzielanie im odpowiedzi.

Zarząd może udzielić informacji na piśmie poza Walnym Zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Zarząd jest obowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas Walnego Zgromadzenia.

W przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza poza Walnym Zgromadzeniem wniosku o udzielenie informacji dotyczących Spółki, Zarząd może udzielić akcjonariuszowi informacji na piśmie przy uwzględnieniu ograniczeń, o których mowa powyżej.

VII. Dostęp do dokumentacji oraz komunikacja ze Spółką w sprawie Walnego Zgromadzenia.

Kompletna dokumentacja, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał, a także wszelkie informacji dotyczące Walnego Zgromadzenia będą udostępnione na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.artifexmundi.com/ w zakładce Inwestorzy/Centrum Inwestora/Walne Zgromadzenia.

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mogą uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał również w siedzibie Spółki w Katowicach pod adresem: ul. Żelazna 2, 40 – 851 Katowice, w dni powszednie w godzinach 8:00 – 17:00 (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). W celu usprawnienia procesu wydawania dokumentacji, Zarząd rekomenduje uprzednie zgłoszenie takiego zapotrzebowania za pomocą poczty elektronicznej na adres: wza@artifexmundi.com. Do żądania udostępnienia dokumentacji należy załączyć kopię (skan) świadectwa depozytowego lub zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza (w szczególności kopia: dowodu osobistego, odpisu z właściwego rejestru lub pełnomocnictwa).

Uwagi Zarządu Spółki lub Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia, będą udostępniane na stronie internetowej Spółki niezwłocznie po ich sporządzeniu.

W sprawach związanych z Walnym Zgromadzeniem akcjonariusze mogą komunikować się ze Spółką za pomocą poczty elektronicznej na adres: wza@artifexmundi.com Adres powyższy może być wykorzystany w szczególności w celu nadsyłania do Spółki dokumentów, składania oświadczeń, żądań oraz zapytań związanych z Walnym Zgromadzeniem.

W przypadku, gdy akcjonariusz przesyła do Spółki drogą elektroniczną dokumenty, które w oryginale sporządzone zostały w języku innym niż język polski, obowiązany jest dołączyć do nich tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Wszelkie dokumenty przesyłane przez akcjonariusza do Spółki, jak również przez Spółkę do akcjonariusza drogą elektroniczną powinny mieć format PDF, uniemożliwiający ich edycję.

Dokumenty uznaje się za doręczone do Spółki za pomocą środka komunikacji elektronicznej z chwilą ich umieszczenia w systemie poczty elektronicznej Spółki (wpłynięcia na serwer pocztowy Spółki).

Ryzyko związane z korzystaniem ze środków komunikacji elektronicznej ponosi każdorazowo akcjonariusz.

Spółka zastrzega sobie prawo do weryfikacji korespondencji nadsyłanej drogą elektroniczną. W szczególności weryfikacja ta może polegać na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub kontakcie telefonicznym, mającym na celu potwierdzenie tożsamości osób, przysługujących im uprawnień oraz charakteru podejmowanych przez te osoby działań.

Brak możliwości weryfikacji zwrotnej może stanowić podstawę do uznania działań podejmowanych przez osoby drogą elektroniczną za nieskuteczne wobec Spółki.

VIII. Pozostałe informacje

Obrady Walnego Zgromadzenia będą prowadzone w języku polskim. Zarząd nie przewiduje zapewnienia udziału tłumacza języków obcych.

Głosowania w trakcie obrad Walnego Zgromadzenia będą realizowane za pomocą urządzeń elektronicznych. Instrukcja dotycząca zasad posługiwania się terminalami elektronicznymi do głosowania zostanie przedstawiona bezpośrednio przed rozpoczęciem pierwszego głosowania.

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będą mogły dokonać rejestracji i otrzymać urządzenie elektroniczne służące do oddawania głosów w dniu i miejscu odbycia się Walnego Zgromadzenia od godziny 10:00.

W przypadku wątpliwości co do treści lub prawdziwości kopii dokumentów, o których mowa w niniejszym ogłoszeniu (w tym w szczególności nadesłanych do Spółki dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub jego pełnomocnika oraz umocowanie pełnomocnika do występowania w imieniu akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu), Spółka lub osoba wyznaczona przez Spółkę do rejestracji akcjonariuszy, może zażądać przed rozpoczęciem obrad Walnego Zgromadzenia okazania oryginałów przedmiotowych dokumentów lub ich odpisów poświadczonych przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do poświadczania za zgodność z oryginałem, a także umożliwienia Spółce sporządzenia i zachowania ich kopii. W przypadku: (i) nieprzedstawienia (lub przedstawienia nieaktualnych) dokumentów, o których mowa powyżej lub (ii) odmowy przedstawienia lub nieumożliwienia sporządzenia i zachowania kopii oryginałów tych dokumentów lub ich poświadczonych odpisów w sytuacji, o której mowa w niniejszym akapicie, akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza może zostać niedopuszczony do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Spółka wspiera stosowanie Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW 2021 przez akcjonariuszy i zaleca postępowanie zgodne z ww. Dobrymi Praktykami w zakresie dotyczącym akcjonariuszy.

W sprawach nieobjętych niniejszym ogłoszeniem stosuje się przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz innych ustaw, a także postanowienia Statutu Spółki oraz Regulaminu Walnego Zgromadzenia.

IX. Informacja na temat przetwarzania danych osobowych dla akcjonariuszy oraz osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu.

Administratorem danych osobowych akcjonariuszy oraz pełnomocników akcjonariuszy jest Artifex Mundi Spółka Akcyjna z siedzibą w Katowicach pod adresem: ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem 0000599733, o kapitale zakładowym w wysokości 119.399,92 zł, wpłaconym w całości, REGON: 242841025, NIP: 6482765128.

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pisząc na adres e-mail: dpo@artifexmundi.com.

Spółka przetwarza dane osobowe akcjonariuszy i ich pełnomocników wymienione w niniejszym ogłoszeniu oraz inne dane przekazane przez akcjonariusza lub pełnomocnika w treści pełnomocnictwa (dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe) w związku z wykonywaniem przez te osoby oraz przez Administratora praw i obowiązków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w związku z udziałem akcjonariuszy i ich pełnomocników w Walnym Zgromadzeniu w celu:

• a) realizacji obowiązków prawnych wynikających z Kodeksu spółek handlowych oraz przepisów dotyczących spółek publicznych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w zakresie:
  • (i) sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu, list obecności na Walnym Zgromadzeniu, umożliwienia akcjonariuszom lub ich pełnomocnikom udziału w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu oraz innych ich praw w stosunku do Administratora;
  • (ii) realizacji innych praw przysługujących akcjonariuszowi na mocy przepisów prawa;
  • (iii) realizacji obowiązków sprawozdawczych i raportowych.
• b) realizacji uzasadnionych interesów Spółki na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którymi są:
  • (i) realizacja obowiązków w związku z posiadanym statusem spółki publicznej oraz wynikających z Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW 2021;
  • (ii) umożliwienie kontaktu z akcjonariuszami, weryfikacji ich tożsamości oraz ważności pełnomocnictw udzielonych w postaci elektronicznej;
  • (iii) obrona przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenie ewentualnych roszczeń związanych z wykonywaniem praw z akcji oraz organizacją Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
  • (iv) rejestracja i transmisja przebiegu obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Dane osobowe akcjonariuszy będących osobami fizycznymi, pełnomocników oraz innych osób reprezentujących pozostałych akcjonariuszy Spółka pozyskuje bezpośrednio od akcjonariuszy w związku ze zgłoszeniem uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, a także z KDPW.

Podanie danych osobowych związanych z wykonywaniem praw z akcji jest dobrowolne, lecz niezbędne, aby te prawa zrealizować. W przypadku adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu, podanie tych

danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a akcjonariuszem lub pełnomocnikiem za pomocą poczty elektronicznej oraz, aby brać udział w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a jego niepodanie wiąże się̨ z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą i uczestniczenia w tym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Odbiorcami danych osobowych mogą być inni akcjonariusze w przypadku złożenia przez nich takiego wniosku, Komisja Nadzoru Finansowego, nasi kontrahenci realizujący obsługę Walnego Zgromadzenia (w szczególności Unicomp-WZA sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, która obsługuje Walne Zgromadzenie), usługi IT oraz świadczący usługi rachunkowe lub doradztwa prawnego.

Dane zebrane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia tych obowiązków i przez okres wymagany przez przepisy prawa, w szczególności zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, a w przypadku danych przetwarzanych w oparciu o uzasadniony interes nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia roszczeń.

Dane osobowe akcjonariusza oraz jego pełnomocników będą przetwarzane przez Spółkę przez okres, w którym danemu akcjonariuszowi przysługuje status akcjonariusza w Spółce, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających ze stosunku prawnego pomiędzy akcjonariuszem a Spółką, przy czym dane osobowe zawarte na listach akcjonariuszy, listach obecności oraz pełnomocnictwach przechowywane są przez okres istnienia Spółki.

W zakresie przewidzianym prawem akcjonariuszowi oraz jego pełnomocnikowi przysługuje prawo dostępu do danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, jak również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Dane osobowe nie będą wykorzystywane przez Spółkę do podejmowania wobec akcjonariuszy decyzji w sposób zautomatyzowany (czyli bez udziału człowieka), w tym do profilowania. Dane osobowe nie będą przesyłane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

www.artifexmundi.com KRS: 0000599733 STR. 17 Artifex Mundi S.A. ul. Żelazna 2 40-851 Katowice Kapitał zakładowy: 119 399,92 PLN

REGON: 242841025 NIP: 6482765128