INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
w związku z Walnym Zgromadzeniem Akcjonariuszy spółki VIGO Photonics Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L nr 119, str. 1, dalej jako: "RODO"), niniejszym informujemy:
1 Administrator danych osobowych
- 1.1 Administratorem danych osobowych jest VIGO Photonics Spółka Akcyjna z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim, ul. Poznańska 129/133, 05-850 Ożarów Mazowiecki, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie Wydział XIV Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000113394, NIP: 5270207340, REGON: 010265179 (dalej jako: "Administrator").
- 1.2 Kontaktowy adres e-mail Administratora: [email protected].
- 1.3 Telefon kontaktowy Administratora: +48 22 733 54 10.
2 Źródło pochodzenia danych osobowych
- 2.1 Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych akcjonariuszy Administratora będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników tych akcjonariuszy, którzy biorą udział w Walnym Zgromadzeniu Administratora lub podejmują jakiekolwiek inne czynności w związku z Walnym Zgromadzeniem.
- 2.2 Administrator pozyskał dane osobowe akcjonariuszy będących osobami fizycznymi bezpośrednio od akcjonariuszy bądź też dane te zostały mu przekazane przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie w związku ze zgłoszeniem chęci udziału w Walnym Zgromadzeniu.
- 2.3 Administrator pozyskał dane osobowe pełnomocników akcjonariuszy bezpośrednio od tych pełnomocników lub od akcjonariuszy udzielających pełnomocnictwa.
3 Cele przetwarzania danych osobowych
3.1 Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników przetwarzane są w celu organizacji i przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia Administratora, w tym w szczególności w celu umożliwienia wykonywania prawa głosu, sporządzenia listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, realizacji obowiązku udostępnienia akcjonariuszom listy akcjonariuszy na ich żądanie, weryfikacji uprawnienia do osobistego uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, wypłaty dywidendy, dokonania innych czynności związanych z organizacją i przeprowadzeniem Walnego Zgromadzenia.
3.2 Na podstawie danych osobowych akcjonariuszy lub ich pełnomocników Administrator nie podejmuje decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym ich przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
4 Rodzaje przetwarzanych danych osobowych
- 4.1 Administrator przetwarza dane identyfikacyjne akcjonariuszy lub ich pełnomocników znajdujące się w dokumentach stanowiących podstawę wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu, w tym w dokumentach pełnomocnictw lub dokumentach dostarczanych przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie. Administrator w szczególności przetwarza następujące dane osobowe akcjonariuszy lub pełnomocników:
- 4.1.1 imię (imiona) i nazwisko;
- 4.1.2 data urodzenia;
- 4.1.3 PESEL;
- 4.1.4 seria i nr dokumentu tożsamości;
- 4.1.5 adres do korespondencji;
- 4.1.6 telefon kontaktowy;
- 4.1.7 adres e-mail;
- 4.1.8 numer rachunku maklerskiego;
- 4.1.9 inne dane osobowe, jeśli przetwarzanie takich danych osobowych jest niezbędne dla celów określonych w punkcie 3 powyżej.
- 4.2 Podanie danych osobowych wskazanych w punkcie 4.1 powyżej jest konieczne w celu wzięcia przez akcjonariusza lub jego pełnomocnika udziału w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu lub innych uprawnień wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Brak podania przedmiotowych danych osobowych uniemożliwia realizację ww. uprawnień.
5 Podstawy przetwarzania danych osobowych
- 5.1 Przetwarzanie przez Administratora danych osobowych akcjonariuszy lub pełnomocników odbywa się na podstawie przepisów prawa, tj. w szczególności przepisów kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
- 5.2 Ponadto, przetwarzanie przez Administratora danych osobowych akcjonariuszy lub pełnomocników odbywa się w oparciu o uzasadniony interes prawny Administratora.
6 Okres przechowywania danych osobowych
6.1 Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich są one przetwarzane, w tym w szczególności przez okres:
- 6.1.1 jednego roku od chwili odbycia Walnego Zgromadzenia;
- 6.1.2 realizacji wymagań ustawowych nałożonych na Administratora, w tym np. wymagań podatkowych lub wymagań nałożonych na mocy przepisów o rachunkowości.
- 6.2 W razie zaskarżenia uchwał Walnego Zgromadzenia dane osobowe będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia wszystkich postępowań sądowych i egzekucyjnych wynikających z takiego zaskarżenia uchwały.
- 6.3 Po upływie okresu przechowywania danych osobowych, o którym mowa powyżej, dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników zostaną niezwłocznie usunięte przez Administratora.
7 Odbiorcy danych osobowych
- 7.1 Dane osobowe akcjonariuszy lub ich pełnomocników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- 7.1.1 innym akcjonariuszom lub ich pełnomocnikom w związku np. z udostępnianiem listy obecności na Walnym Zgromadzeniu bądź listy osób uprawnionych do wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu;
- 7.1.2 upoważnionym przez Administratora osobom zatrudnionym u Administratora lub współpracującym z Administratorem na podstawie umów cywilnoprawnych;
- 7.1.3 podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie i w imieniu Administratora oraz osobom upoważnionym, zatrudnionym w tych podmiotach (np. usługi firm zewnętrznych, podwykonawców, doradców prawnych, doradców finansowych lub księgowych, dostawców usług IT itp.);
- 7.1.4 organom państwowym lub innym osobom bądź podmiotom publicznym, w celu spełnienia wymogów prawnych (w tym m.in. Komisji Nadzoru Finansowego, Krajowemu Depozytowi Papierów Wartościowych lub Giełdzie Papierów Wartościowych).
- 7.2 Przekazywanie lub udostępnianie danych osobowych akcjonariuszy lub ich pełnomocników odbywa się z poszanowaniem ich praw oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8 Uprawnienia akcjonariuszy lub ich pełnomocników odnośnie do danych osobowych
- 8.1 Akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza ma prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych jego dotyczących, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
- 8.2 Akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza ma także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jak również prawo do przenoszenia danych.
8.3 Akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9 Postanowienia końcowe
9.1 Wszelkie zapytania lub kwestie związane z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji uprawnień, o których mowa w punkcie 8 powyżej, należy kierować do Administratora w formie pisemnej, mailowej lub telefonicznej, na poniższe dane:
VIGO Photonics Spółka Akcyjna
ul. Poznańska 129/133
05-850 Ożarów Mazowiecki
e-mail: [email protected]
tel.: +48 22 733 54 10.