Proxy Solicitation & Information Statement • May 9, 2025
Proxy Solicitation & Information Statement
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Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to be represented by proxy at the annual shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 11, 2025 at 2 p.m., must send the duly completed and signed proxy form by e-mail to [email protected]. The signed and completed proxy form must reach the Company by June 5, 2025 at the latest.
In order to allow the Company to organize the annual shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed proxy form to the Company as soon as possible.
This proxy form must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Shareholders of the Company who wish to be represented by proxy must also register for the annual shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the annual shareholders' meeting.
Les actionnaires souhaitant se faire représenter par un mandataire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de Nyxoah SA (la « Société »), qui se tiendra le 11 juin 2025 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé par e-mail à [email protected]. Le formulaire de procuration, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 5 juin 2025.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale annuelle des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de procuration doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Les actionnaires de la Société souhaitant se faire représenter par un mandataire doivent également s'inscrire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée Holders of dematerialized shares must attach to this proxy form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 28, 2025 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the annual shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the annual shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before May 27, 2025 at the latest. At that time, the Company will also make available amended proxy forms. Proxies that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the proxies apply, subject, however, to applicable law and the further clarifications set out in this form.
générale annuelle des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de procuration, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 28 mai 2025 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, c'est-à-dire au plus tard le 27 mai 2025. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires de procuration modifiés. Les procurations qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les procurations s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable et des précisions supplémentaires énoncées dans le présent formulaire.
The undersigned (the "Undersigned"), Le soussigné (le « Soussigné »), Natural person / Personne physique : Last name / Nom : …………………………………………….…………………………… First name(s) / Prénom(s) : ………………………………………………………………………….. Domicile : ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Legal entity / Personne morale : Company name and corporate form / Dénomination de la société et forme juridique : ………………………………………………………………………….. Registered office / Siège statutaire : ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. Company number / Numéro d'entreprise : ………………………………………………………………………….. owner of the following number of securities issued by the Company propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société
| Number of registered shares / Nombre d'actions nominatives : |
………………………………………………………………………… |
|---|---|
| Number of dematerialized shares / Nombre d'actions dématérialisées : |
………………………………………………………………………… |
hereby appoints Mrs. An Moonen1 , General Counsel of the Company, as proxyholder, to whom the Undersigned grants all of the following powers:
désigne par la présente Mme An Moonen2 , General Counsel de la Société, comme mandataire, à qui le Soussigné confère tous les pouvoirs suivants :
1 Mrs. An Moonen has the power to sub-delegate her powers under this proxy to any director, staff member or agent of the Company if Mrs. An Moonen is hindered to participate in the annual shareholders' meeting. Mrs. An Moonen or, as the case may be, her substitute, is a staff member, director or agent of the Company and therefore has a potential conflict of interest as provided for in Article 7:143, §4 of the Belgian Code of Companies and Associations.
2 Mme An Moonen a le pouvoir de subdéléguer ses pouvoirs en vertu de cette procuration à tout administrateur, membre du personnel ou mandataire de la Société si Mme An Moonen est empêchée de participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Mme An Moonen ou, le cas échéant, son remplaçant, est un membre du personnel, un administrateur ou un mandataire de la Société et a par conséquent un potentiel conflit d'intérêts tel que prévu à l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et associations.
I. The proxyholder shall have the power to represent the Undersigned at the annual shareholders' meeting of the Company to be held on June 11, 2025 at 2 p.m., participate in all deliberations and vote as indicated below with respect to all decisions or items that can, pursuant to the below agenda, be presented to said meeting or, in the absence of voting instructions for any agenda item or if the voting instructions are not clear, vote in favor of the proposed decision for the relevant agenda item(s):
I. Le mandataire aura le pouvoir de représenter le Soussigné à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le 11 juin 2025 à 14 heures, de participer à toutes les délibérations et de voter comme indiqué ci-dessous pour toutes les décisions ou tous les points qui peuvent, conformément à l'ordre du jour ci-dessous, être présentés à ladite assemblée ou, en l'absence d'instructions de vote pour tout point de l'ordre du jour ou si les instructions de vote ne sont pas claires, de voter en faveur de la décision proposée pour le(s) point(s) de l'ordre du jour concerné(s) :
2. Approval of the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024 and the proposed allocation of the result
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024 and the allocation of the result as proposed by the board of directors.
2. Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 et de l'affectation du résultat proposée
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to each of the directors who was in office during the financial year ended on December 31, 2024 for the performance of their mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2024 pour l'exercice de leurs mandats au cours de cet exercice social.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to the statutory auditor who was in office during the financial year ended on December 31, 2024 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2024 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.

6. Acknowledgement and approval of the amended remuneration policy to allow for the extension of the contractually agreed notice period (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payment with members of executive management and to make certain other changes
Upon the recommendation of the remuneration committee, the board of directors proposes to amend (among others) section 4.6 of the remuneration policy of the Company (i) to allow for contractually agreed notice periods (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payments for members of executive management of up to twelve months, and (ii) subject to the specific and individual approval by the Company's shareholders' meeting and compliance with any other applicable requirements and procedures imposed by the CCA in this respect, to allow for notice periods (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payments for members of executive management of more than twelve months and/or notice periods (or corresponding 6. Prise de connaissance et approbation de la politique de rémunération modifiée afin de permettre la prolongation du délai de préavis convenu contractuellement (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou de l'indemnité de départ avec les membres de la direction exécutive et d'apporter certaines autres modifications
Sur recommandation du comité de rémunération, le conseil d'administration propose de modifier (entre autres) la section 4.6 de la politique de rémunération de la Société (i) afin de permettre des délais de préavis contractuellement convenus (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou des indemnités de départ pour les membres de la direction exécutive jusqu'à douze mois, et (ii) sous réserve de l'approbation spécifique et individuelle de l'assemblée générale des actionnaires de la Société et sous réserve du respect de toute autre exigence et procédure applicable imposée par la CSA à cet égard, afin d'autoriser des délais de préavis (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou des indemnités de départ pour les payments in lieu of notice) or severance payments that are triggered by a change of control over the Company.
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the amended remuneration policy as proposed by the board of directors.
membres de la direction exécutive supérieures à douze mois et/ou des délais de préavis (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou des indemnités de départ déclenchées par un changement de contrôle de la Société.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver la politique de rémunération modifiée telle que proposée par le conseil d'administration.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
7. Authorization of the Board, in accordance with Article 7:92 and Article 7:151 of the CCA, to enter into an addendum to the agreements entered into with Mr. Olivier Taelman, CEO of the Company, to provide for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the agreements without cause within three (3) months of a change of control
Effective September 1, 2021, the Company entered into a service agreement with Mr. Olivier Taelman, CEO of the Company. Effective August 19, 2024, Nyxoah Inc., a whollyowned subsidiary of the Company, entered into an agreement with Mr. Olivier Taelman for the employment of Mr. Olivier Taelman by Nyxoah Inc. (together with the service agreement, the "CEO Agreements"). The Board proposes to enter into an addendum to the CEO Agreements to provide for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CEO Agreements by the Company, respectively Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a change of control over the Company (the "CEO Addendum"). In accordance with Article 7:92 of the CCA, an agreement with an executive 7. Autorisation du Conseil d'Administration, conformément aux articles 7:92 et 7:151 du CSA, de conclure un avenant aux accords conclus avec M. Olivier Taelman, CEO de la Société, afin de prévoir une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation des accords sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle
Avec effet au 1er septembre 2021, la Société a conclu un accord de prestation de service avec M. Olivier Taelman, CEO de la Société. Avec effet au 19 août 2024, Nyxoah Inc., une filiale en propriété exclusive de la Société, a conclu un accord avec M. Olivier Taelman relatif à l'emploi de M. Olivier Taelman auprès de Nyxoah Inc. (ensemble avec l'accord de prestation de service, les « CEO Agreements »). Le Conseil d'Administration propose de conclure un avenant aux CEO Agreements afin de prévoir une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation des CEO Agreements par la Société, respectivement Nyxoah Inc., sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle de la Société (le « CEO Addendum »). Conformément à l'article 7:92 du CSA, un director or another person in charge as referred to in Article 3:6, § 3, third paragraph of the CCA which provides for a severance payment exceeding 12 months' remuneration is always concluded under the condition precedent of approval by the shareholders' meeting. Article 7:151 of the CCA provides that only the shareholders' meeting of a listed company can grant third parties rights that have a significant impact on the assets of the company or that give rise to a liability of the company when the exercise of those rights depends on the launching of a takeover bid on the shares of the company or a change of control over the company.
Proposed decision: The shareholders' meeting authorizes and approves, insofar as required and applicable, the entry into of the CEO Addendum to provide for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CEO Agreements by the Company, respectively Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a change of control over the Company.
accord avec un administrateur exécutif ou une autre personne chargée de la gestion journalière au sens de l'article 3:6, § 3, troisième alinéa du CSA, qui prévoit une indemnité de départ supérieure à douze (12) mois de rémunération, est toujours conclu sous la condition suspensive de l'approbation par l'assemblée générale des actionnaires. L'article 7:151 du CSA prévoit que seule l'assemblée générale des actionnaires d'une société cotée peut accorder à des tiers des droits qui ont un impact substantiel sur le patrimoine de la société ou qui donnent lieu à une responsabilité de la société lorsque l'exercice de ces droits dépend du lancement d'une offre publique d'acquisition sur les actions de la société ou d'un changement de contrôle de la société.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires autorise et approuve, dans la mesure où cela est nécessaire et applicable, la conclusion du CEO Addendum afin de prévoir une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation des CEO Agreements par la Société, respectivement Nyxoah Inc., sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle de la Société.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
8. Approval, in accordance with Article 7:92 of the CCA, of the agreement entered into with Mr. John Landry, CFO of the Company that provides for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the agreement without cause within three (3) months of a change of control
Effective November 4, 2024, Nyxoah Inc., a wholly-owned subsidiary of the Company, entered into an agreement with Mr. John 8. Approbation, conformément à l'article 7:92 du CSA, de l'accord conclu avec M. John Landry, CFO de la Société, qui prévoit une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation de l'accord sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle
Avec effet au 4 novembre 2024, Nyxoah Inc., une filiale en propriété exclusive de la Société, a conclu un accord avec M. John Landry, en Landry, pursuant to which he will act as Chief Financial Officer of the Company and its subsidiaries (the "CFO Agreement"). The CFO Agreement provides for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CFO Agreement by Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a direct or indirect change of control over Nyxoah Inc. In accordance with Article 7:92 of the CCA, an agreement with an executive director or another person in charge as referred to in Article 3:6, § 3, third paragraph of the CCA which provides for a severance payment exceeding 12 months' remuneration is always concluded under the condition precedent of approval by the shareholders' meeting.
Proposed decision: The shareholders' meeting takes note of, approves and ratifies, insofar as required and applicable, the entry into the CFO Agreement, including the provision that provides for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CFO Agreement by Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a direct or indirect change of control over Nyxoah Inc.
vertu duquel il agira en tant que Chief Financial Officer de la Société et de ses filiales (le « CFO Agreement »). Le CFO Agreement prévoit une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation du CFO Agreement par Nyxoah Inc. sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle direct ou indirect de Nyxoah Inc. Conformément à l'article 7:92 du CSA, un accord avec un administrateur exécutif ou une autre personne chargée de la gestion journalière au sens de l'article 3:6, § 3, troisième alinéa du CSA, qui prévoit une indemnité de départ supérieure à douze (12) mois de rémunération, est toujours conclu sous la condition suspensive de l'approbation par l'assemblée générale des actionnaires.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires prend acte, approuve et ratifie, dans la mesure où cela est nécessaire et applicable, la conclusion du CFO Agreement, y compris la disposition qui prévoit une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation du CFO Agreement par Nyxoah Inc. sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement direct ou indirect du contrôle de Nyxoah Inc.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Robelga SRL, permanently represented by Robert Taub, as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Robelga SRL will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration
Proposition de décision: L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Robelga SRL, représentée par son représentant permanent Robert Taub, en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Robelga SRL sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Jürgen Hambrecht as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Jürgen Hambrecht will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Jürgen Hambrecht en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Jürgen Hambrecht sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Kevin Rakin as an independent director of the Company within
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Kevin Rakin en tant qu'administrateur indépendant de la the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Kevin Rakin will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Kevin Rakin sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Rita Johnson-Mills as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Rita Johnson-Mills will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Rita Johnson-Mills en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Rita Johnson-Mills sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Virginia Kirby as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Virginia Kirby will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Virginia Kirby en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Virginia Kirby sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Wildman Ventures LLC, permanently represented by Daniel Wildman, as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Wildman Ventures LLC will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by
14. Réélection de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent Daniel Wildman) en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Wildman Ventures LLC, représentée par son représentant permanent Daniel Wildman, en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Wildman Ventures LLC sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée Annual shareholders' meeting of June 11, 2025 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 11 juin 2025
the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Pierre Gianello as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Pierre Gianello will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Pierre Gianello en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Pierre Gianello sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Olivier Taelman as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Olivier Taelman as director will not be remunerated.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Olivier Taelman en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Olivier Taelman comme administrateur ne sera pas rémunéré.

Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration of the statutory auditor for the financial year ended on December 31, 2024 as follows: (i) EUR 485,782 (excl. VAT) for the audit of the statutory annual accounts and the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2024, and (ii) EUR 228,750 (excl. VAT) for other audit assignments, tax consultancy assignments and other assignments beyond the audit services by the statutory auditor.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver la rémunération du commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 comme suit : (i) 485.782 EUR (hors TVA) pour le contrôle des comptes annuels et des comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 et (ii) 228.750 EUR (hors TVA) pour d'autres missions d'attestation, de missions de conseils fiscaux, et d'autres missions extérieures à la mission révisorale.
| Instruction de vote : |
|---|
ABSTENTION /ABSTENTION |
18. Re-appointment of Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL, with as permanent representative Mr. Thomas Meurice, as statutory auditor, upon proposal of the board of directors of the Company based on the proposal received from the Audit Committee, and decision on the remuneration for the exercise of the mandate as statutory auditor
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to re-appoint Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL (RLE 0446.334.711), with statutory seat at Kouterveldstraat 7b bus 1, 1831 Diegem, Belgium, permanently represented by Mr. Thomas Meurice, as statutory auditor of the Company with 18. Renouvellement du mandat de Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL, avec comme représentant permanent M. Thomas Meurice, en tant que commissaire, sur proposition du conseil d'administration de la Société basée sur la proposition reçue du Comité d'Audit, et décision relative à la rémunération pour l'exercice du mandat de commissaire
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le renouvellement du mandat de Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL (RPM 0446.334.711), dont le siège statutaire est situé Kouterveldstraat 7b boîte 1, 1831 Diegem, Belgique, représentée de manière immediate effect for a three year period, until the closing of the annual shareholders' meeting to be held in 2028 resolving on the annual accounts of the financial year ended on December 31, 2027. The compensation for the mandate of the auditor (including the audit services for the Company's subsidiaries) will amount to maximum EUR 650,000 per year (excl. VAT and expenses).
permanente par M. Thomas Meurice, en tant que commissaire de la Société, avec effet immédiat pour une période de trois ans, jusqu'à la clôture de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2028 et qui statuera sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2027. La rémunération pour le mandat de commissaire (y compris les services d'audit pour les filiales de la Société) s'élèvera au maximum à 650.000 EUR par an (hors TVA et frais).


Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for the proxy form to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
III. The proxyholder can vote on the new items added to the agenda if a supplemented agenda is published in accordance with Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné « Oui ». Veuillez noter que pour que le formulaire de procuration s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée.
III. Le mandataire peut voter sur les nouveaux points ajoutés à l'ordre du jour si un ordre du jour complémentaire est publié conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et Associations after this proxy has sent to the Company.

Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". If "Yes" is selected or deemed to be selected, the proxyholder will vote on the relevant new agenda items in the manner supported by the Board of Directors of the Company.
In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, the proxyholder may, with respect to the agenda items for which pursuant to Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations new proposed decisions have been tabled, deviate at the meeting from the instructions, if any, given by the Undersigned, if the execution of those instructions could prejudice the interests of the Undersigned. The proxyholder must notify the Undersigned thereof.
IV. The proxyholder can, in the name of and on behalf of the Undersigned, sign any minutes, attendance list, register, instrument or document concerning the foregoing and, in general, do anything which is necessary or useful to execute this proxy.
This proxy is irrevocable. Shareholders that have duly granted a proxy cannot vote at the annual shareholders' meeting in person or by mail. The Undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the aforementioned proxyholder pursuant to this proxy.
associations après l'envoi de cette procuration à la Société.

Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné « Oui ». Si « Oui » est sélectionné ou réputé sélectionné, le mandataire votera sur les nouveaux points pertinents de l'ordre du jour de la manière préconisée par le conseil d'administration de la Société.
Conformément au Code des sociétés et associations, le mandataire peut, en ce qui concerne les points de l'ordre du jour pour lesquels, en vertu de l'article 7:130 du Code des sociétés et associations, de nouvelles propositions de décision ont été déposées, s'écarter, lors de l'assemblée, des instructions éventuellement données par le Soussigné, si l'exécution de ces instructions peut porter préjudice aux intérêts du Soussigné. Le mandataire doit en informer le Soussigné.
IV. Le mandataire peut, au nom et pour le compte du Soussigné, signer tout procèsverbal, liste de présence, registre, acte ou document concernant ce qui précède et, en général, faire tout ce qui est nécessaire ou utile pour exécuter la présente procuration.
Cette procuration est irrévocable. Les actionnaires qui ont dûment accordé une procuration ne peuvent pas voter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires en personne ou par correspondance. Le Soussigné ratifie et approuve tous les actes accomplis par le mandataire susmentionné en vertu de la présente procuration.
Annual shareholders' meeting of June 11, 2025 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 11 juin 2025
The Undersigned hereby commits not to request the nullification of any decision approved by the proxyholder or claim any indemnification from the proxyholder, provided however that the latter acted within the limits of the proxyholder's powers.
This proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the annual shareholders' meeting to be held on June 11, 2025.
The English translation of this proxy is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.
Le Soussigné s'engage à ne pas demander l'annulation d'une décision approuvée par le mandataire et à ne pas réclamer d'indemnité au mandataire, à condition toutefois que ce dernier ait agi dans les limites des pouvoirs du mandataire.
Cette procuration tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra le 11 juin 2025.
La traduction anglaise de cette procuration est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
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Done on / Fait le ................................................ 2025.
The Undersigned: Le Soussigné :
| Natural person / Personne physique : | ||
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| Full name / Nom et prénom(s): |
………………………………………….…………………………………………. | |
| Signature : | ………………………………………….…………………………………………. |
| Legal entity / Personne morale : |
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|---|---|
| Company name / Dénomination de la société : Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
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| Signature : Full name / Nom et prénom(s) : Function / Fonction : Signature : |
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| Full name / Nom et prénom(s) : Function / Fonction : |
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