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Nyxoah SA
Proxy Solicitation & Information Statement • May 9, 2025
3984_rns_2025-05-09_bd0e9bf4-7cae-4631-963c-2206be05da6b.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
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NYXOAH SA
Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to vote by mail on the items on the agenda of the annual shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 11, 2025 at 2 p.m., must send the duly completed and signed form for voting by mail by e-mail to [email protected]. The signed and completed form for voting by mail must reach the Company by June 5, 2025 at the latest.
In order to allow the Company to organize the annual shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed form for voting by mail to the Company as soon as possible.
This form for voting by mail must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
FORM FOR VOTING BY MAIL FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE
Les actionnaires souhaitant voter par correspondance sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de Nyxoah SA (la « Société »), qui se tiendra le 11 juin 2025 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé par e-mail à [email protected]. Le formulaire de vote par correspondance, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 5 juin 2025.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale annuelle des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Shareholders of the Company who wish to vote by mail must also register for the annual shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the annual shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this form for voting by mail a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 28, 2025 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the annual shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the annual shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before May 27, 2025 at the latest. At that time, the Company will also make available amended forms for voting by mail. Votes by mail that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the votes by mail apply, subject, however, to applicable law. In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, a vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed decision has been submitted by one or more shareholders holding at least 3% of the share capital, will not be taken into account.
Les actionnaires de la Société souhaitant voter par correspondance doivent également s'inscrire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de vote par correspondance, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 28 mai 2025 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, c'est-àdire au plus tard le 27 mai 2025. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires modifiés pour le vote par correspondance. Les votes par correspondance qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les votes par correspondance s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable. Conformément au Code des sociétés et des associations, un vote par correspondance au sujet d'un point de l'ordre du jour pour lequel une nouvelle proposition de décision a été déposée par un ou plusieurs actionnaires détenant au moins 3 % du capital, ne sera pas pris en compte.
| The undersigned (the "Undersigned"), | Le soussigné (le « Soussigné »), |
|---|---|
| Natural person / Personne physique : | |
| Last name / Nom : |
………………………………………………………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) : | ………………………………………………………………………… |
| Domicile : | ………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Legal entity / Personne morale : |
|
| Company name and corporate form / |
………………………………………………………………………… |
| Dénomination de la société et forme juridique : |
|
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… |
| owner of the following number of securities | propriétaire du nombre suivant de titres émis |
| issued by the Company | par la Société |
| Number of registered shares / | |
| Nombre d'actions nominatives : | ………………………………………………………………………… |
| Number of dematerialized shares / | |
| Nombre d'actions dématérialisées : | ………………………………………………………………………… |
hereby irrevocably votes in the manner as indicated hereafter in the appropriate boxes on the items of the following agenda of the annual shareholders' meeting of the Company's to be held on June 11, 2025 at 2 p.m., it being understood that if no specific manner of voting is given for a specific agenda item or if the indicated manner of voting is unclear, the Undersigned shall be deemed to have selected "in favor" for the relevant agenda item(s):
vote par la présente irrévocablement, dans le sens indiqué ci-après dans les cases prévues à cet effet, sur les points de l'ordre du jour suivant de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le 11 juin 2025 à 14 heures, étant entendu que si aucun sens de vote spécifique n'est indiqué pour un point spécifique de l'ordre du jour, ou si le sens de vote indiquée n'est pas claire, le Soussigné sera réputé avoir choisi « en faveur » du ou des points de l'ordre du jour concernés :
MANNER OF VOTING REGARDING THE AGENDA ITEMS AND THE PROPOSED DECISIONS FOR THE ANNUAL SHAREHOLDERS' MEETING
1. Acknowledgement and discussion of:
- a. the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024;
- b. the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2024;
- c. the annual report of the board of directors on the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024;
- d. the annual report of the board of directors on the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2024;
- e. the statutory auditor's report on the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024; and
- f. the statutory auditor's report on the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2024.
- 2. Approval of the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024 and the proposed allocation of the result
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the annual accounts for the financial year ended on December 31, 2024 and the allocation of the result as proposed by the board of directors.
SENS DE VOTE CONCERNANT LES POINTS DE L'ORDRE DU JOUR ET LES PROPOSITIONS DE DÉCISIONS POUR L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES ACTIONNAIRES
- 1. Prise de connaissance du/des et discussion sur :
- a. les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 ;
- b. les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 ;
- c. le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 ;
- d. le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 ;
- e. le rapport du commissaire sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 ; et
- f. le rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024.
- 2. Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 et de l'affectation du résultat proposée
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to each of the directors who was in office during the financial year ended on December 31, 2024 for the performance of their mandate during that financial year.
3. Discharge of directors 3. Décharge des administrateurs
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2024 pour l'exercice de leurs mandats au cours de cet exercice social.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
4. Discharge of the statutory auditor 4. Décharge du commissaire
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to the statutory auditor who was in office during the financial year ended on December 31, 2024 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2024 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
| 5. Acknowledgement and approval of the remuneration report |
5. | Prise de connaissance et approbation du rapport de rémunération |
| Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration report. |
de rémunération. | Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le rapport |
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
6. Acknowledgement and approval of the amended remuneration policy to allow for the extension of the contractually agreed notice period (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payment with members of executive management and to make certain other changes
Upon the recommendation of the remuneration committee, the board of directors proposes to amend (among others) section 4.6 of the remuneration policy of the Company (i) to allow for contractually agreed notice periods (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payments for members of executive management of up to twelve months, and (ii) subject to the specific and individual approval by the Company's shareholders' meeting and compliance with any other applicable requirements and procedures imposed by the CCA in this respect, to allow for notice periods (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payments for members of executive management of more than twelve months and/or notice periods (or corresponding payments in lieu of notice) or severance payments that are triggered by a change of control over the Company.
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the amended remuneration policy as proposed by the board of directors.
6. Prise de connaissance et approbation de la politique de rémunération modifiée afin de permettre la prolongation du délai de préavis convenu contractuellement (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou de l'indemnité de départ avec les membres de la direction exécutive et d'apporter certaines autres modifications
Sur recommandation du comité de rémunération, le conseil d'administration propose de modifier (entre autres) la section 4.6 de la politique de rémunération de la Société (i) afin de permettre des délais de préavis contractuellement convenus (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou des indemnités de départ pour les membres de la direction exécutive jusqu'à douze mois, et (ii) sous réserve de l'approbation spécifique et individuelle de l'assemblée générale des actionnaires de la Société et sous réserve du respect de toute autre exigence et procédure applicable imposée par la CSA à cet égard, afin d'autoriser des délais de préavis (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou des indemnités de départ pour les membres de la direction exécutive supérieures à douze mois et/ou des délais de préavis (ou des indemnités équivalentes en lieu et place du préavis) ou des indemnités de départ déclenchées par un changement de contrôle de la Société.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver la politique de rémunération modifiée telle que proposée par le conseil d'administration.
| Manner of voting: | Sens de vote: |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
7. Authorization of the Board, in accordance with Article 7:92 and Article 7:151 of the CCA, to enter into an addendum to the agreements entered into with Mr. Olivier Taelman, CEO of the Company, to provide for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the agreements without cause within three (3) months of a change of control
Effective September 1, 2021, the Company entered into a service agreement with Mr. Olivier Taelman, CEO of the Company. Effective August 19, 2024, Nyxoah Inc., a whollyowned subsidiary of the Company, entered into an agreement with Mr. Olivier Taelman for the employment of Mr. Olivier Taelman by Nyxoah Inc. (together with the service agreement, the "CEO Agreements"). The Board proposes to enter into an addendum to the CEO Agreements to provide for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CEO Agreements by the Company, respectively Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a change of control over the Company (the "CEO Addendum"). In accordance with Article 7:92 of the CCA, an agreement with an executive director or another person in charge as referred to in Article 3:6, § 3, third paragraph of the CCA which provides for a severance payment exceeding 12 months' remuneration is always concluded under the condition precedent of approval by the shareholders' meeting. Article 7:151 of the CCA provides that only the shareholders' meeting of a listed company can grant third parties rights that have a significant impact on the assets of the company or that give rise to a liability of the company when the exercise of those rights depends on the launching of a takeover bid on the shares of the company or a change of control over the company.
7. Autorisation du Conseil d'Administration, conformément aux articles 7:92 et 7:151 du CSA, de conclure un avenant aux accords conclus avec M. Olivier Taelman, CEO de la Société, afin de prévoir une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation des accords sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle
Avec effet au 1er septembre 2021, la Société a conclu un accord de prestation de service avec M. Olivier Taelman, CEO de la Société. Avec effet au 19 août 2024, Nyxoah Inc., une filiale en propriété exclusive de la Société, a conclu un accord avec M. Olivier Taelman relatif à l'emploi de M. Olivier Taelman auprès de Nyxoah Inc. (ensemble avec l'accord de prestation de service, les « CEO Agreements »). Le Conseil d'Administration propose de conclure un avenant aux CEO Agreements afin de prévoir une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation des CEO Agreements par la Société, respectivement Nyxoah Inc., sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle de la Société (le « CEO Addendum »). Conformément à l'article 7:92 du CSA, un accord avec un administrateur exécutif ou une autre personne chargée de la gestion journalière au sens de l'article 3:6, § 3, troisième alinéa du CSA, qui prévoit une indemnité de départ supérieure à douze (12) mois de rémunération, est toujours conclu sous la condition suspensive de l'approbation par l'assemblée générale des actionnaires. L'article 7:151 du CSA prévoit que seule l'assemblée générale des actionnaires d'une société cotée peut accorder à des tiers des droits qui ont un impact substantiel sur le patrimoine de la société ou qui donnent lieu à une responsabilité de la société lorsque l'exercice de ces droits dépend du lancement d'une offre publique d'acquisition sur les actions de la société ou d'un changement de contrôle de la société.
Proposed decision: The shareholders' meeting authorizes and approves, insofar as required and applicable, the entry into of the CEO Addendum to provide for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CEO Agreements by the Company, respectively Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a change of control over the Company.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires autorise et approuve, dans la mesure où cela est nécessaire et applicable, la conclusion du CEO Addendum afin de prévoir une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation des CEO Agreements par la Société, respectivement Nyxoah Inc., sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle de la Société.
8. Approval, in accordance with Article 7:92 of the CCA, of the agreement entered into with Mr. John Landry, CFO of the Company that provides for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the agreement without cause within three (3) months of a change of control
Effective November 4, 2024, Nyxoah Inc., a wholly-owned subsidiary of the Company, entered into an agreement with Mr. John Landry, pursuant to which he will act as Chief Financial Officer of the Company and its subsidiaries (the "CFO Agreement"). The CFO Agreement provides for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CFO Agreement by Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a direct or indirect change of control over Nyxoah Inc. In accordance with Article 7:92 of the CCA, an agreement with an executive director or another person in charge as referred to in Article 3:6, § 3, third paragraph of the CCA which provides for a severance payment exceeding 12 months' remuneration is always concluded under the condition precedent of approval by the shareholders' meeting.
8. Approbation, conformément à l'article 7:92 du CSA, de l'accord conclu avec M. John Landry, CFO de la Société, qui prévoit une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation de l'accord sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle
Avec effet au 4 novembre 2024, Nyxoah Inc., une filiale en propriété exclusive de la Société, a conclu un accord avec M. John Landry, en vertu duquel il agira en tant que Chief Financial Officer de la Société et de ses filiales (le « CFO Agreement »). Le CFO Agreement prévoit une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation du CFO Agreement par Nyxoah Inc. sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement de contrôle direct ou indirect de Nyxoah Inc. Conformément à l'article 7:92 du CSA, un accord avec un administrateur exécutif ou une autre personne chargée de la gestion journalière au sens de l'article 3:6, § 3, troisième alinéa du CSA, qui prévoit une indemnité de départ supérieure à douze (12) mois de rémunération, est toujours conclu sous la condition suspensive de l'approbation par l'assemblée générale des actionnaires.
Proposed decision: The shareholders' meeting takes note of, approves and ratifies, insofar as required and applicable, the entry into the CFO Agreement, including the provision that provides for a severance payment amounting to 18 months' remuneration in case of termination of the CFO Agreement by Nyxoah Inc. without cause within three (3) months of a direct or indirect change of control over Nyxoah Inc.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires prend acte, approuve et ratifie, dans la mesure où cela est nécessaire et applicable, la conclusion du CFO Agreement, y compris la disposition qui prévoit une indemnité de départ s'élevant à dix-huit (18) mois de rémunération en cas de résiliation du CFO Agreement par Nyxoah Inc. sans motif dans les trois (3) mois suivant un changement direct ou indirect du contrôle de Nyxoah Inc.
9. Reappointment of Robelga SRL (permanently represented by Robert Taub) as director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Robelga SRL, permanently represented by Robert Taub, as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Robelga SRL will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
9. Réélection de Robelga SRL (représentée par son représentant permanent Robert Taub) en tant qu'administrateur
Proposition de décision: L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Robelga SRL, représentée par son représentant permanent Robert Taub, en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Robelga SRL sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
10. Reappointment of Jürgen Hambrecht as independent director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Jürgen Hambrecht as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Jürgen Hambrecht will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
10. Réélection de Jürgen Hambrecht en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Jürgen Hambrecht en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Jürgen Hambrecht sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
11. Reappointment of Kevin Rakin as independent director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Kevin Rakin as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Kevin Rakin will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
11. Réélection de Kevin Rakin en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Kevin Rakin en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Kevin Rakin sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
12. Reappointment of Rita Johnson-Mills as independent director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Rita Johnson-Mills as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Rita Johnson-Mills will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
12. Réélection de Rita Johnson-Mills en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Rita Johnson-Mills en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Rita Johnson-Mills sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
13. Reappointment of Virginia Kirby as independent director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Virginia Kirby as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Virginia Kirby will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the
13. Réélection de Virginia Kirby en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Virginia Kirby en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Virginia Kirby sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de
shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
14. Reappointment of Wildman Ventures LLC (permanently represented by Daniel Wildman) as independent director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Wildman Ventures LLC, permanently represented by Daniel Wildman, as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Wildman Ventures LLC will be remunerated as provided for the nonexecutive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
14. Réélection de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent Daniel Wildman) en tant qu'administrateur indépendant
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Wildman Ventures LLC, représentée par son représentant permanent Daniel Wildman, en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020 jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Wildman Ventures LLC sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
15. Reappointment of Pierre Gianello as director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Pierre Gianello as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Pierre Gianello will be remunerated as provided for the non-executive members of the board of directors in the Company's remuneration policy as adopted by the shareholders' meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders' meeting of June 8, 2022.
15. Réélection de Pierre Gianello en tant qu'administrateur
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Pierre Gianello en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Pierre Gianello sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
16. Reappointment of Olivier Taelman as director
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to reappoint Olivier Taelman as director of the Company until the annual shareholders' meeting to be held in 2026. The mandate of Olivier Taelman as director will not be remunerated.
16. Réélection de Olivier Taelman en tant qu'administrateur
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de réélire Olivier Taelman en tant qu'administrateur de la Société jusqu'à l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2026. Le mandat de Olivier Taelman comme administrateur ne sera pas rémunéré.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
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|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
17. Approval of the statutory auditor's remuneration for the financial year ended on December 31, 2024
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration of the statutory auditor for the financial year ended on December 31, 2024 as follows: (i) EUR 485,782 (excl. VAT) for the audit of the statutory annual accounts and the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2024, and (ii) EUR 228,750 (excl. VAT) for other audit assignments, tax consultancy assignments and other assignments beyond the audit services by the statutory auditor.
17. Approbation de la rémunération du commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver la rémunération du commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 comme suit : (i) 485.782 EUR (hors TVA) pour le contrôle des comptes annuels et des comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2024 et (ii) 228.750 EUR (hors TVA) pour d'autres missions d'attestation, de missions de conseils fiscaux, et d'autres missions extérieures à la mission révisorale.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
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|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
18. Re-appointment of Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL, with as permanent representative Mr. Thomas Meurice, as statutory auditor, upon proposal of the board of directors of the Company based on the proposal received from the Audit Committee, and decision on the remuneration for the exercise of the mandate as statutory auditor
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to re-appoint Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL (RLE 0446.334.711), with statutory seat at Kouterveldstraat 7b bus 1, 1831 Diegem, Belgium, permanently represented by Mr. Thomas Meurice, as statutory auditor of the Company with immediate effect for a three year period, until the closing of the annual shareholders' meeting to be held in 2028 resolving on the annual accounts of the financial year ended on December 31, 2027. The compensation for the mandate of the auditor (including the audit services for the Company's subsidiaries) will 18. Renouvellement du mandat de Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL, avec comme représentant permanent M. Thomas Meurice, en tant que commissaire, sur proposition du conseil d'administration de la Société basée sur la proposition reçue du Comité d'Audit, et décision relative à la rémunération pour l'exercice du mandat de commissaire
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le renouvellement du mandat de Ernst et Young Réviseurs d'Entreprises SRL (RPM 0446.334.711), dont le siège statutaire est situé Kouterveldstraat 7b boîte 1, 1831 Diegem, Belgique, représentée de manière permanente par M. Thomas Meurice, en tant que commissaire de la Société, avec effet immédiat pour une période de trois ans, jusqu'à la clôture de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2028 et qui statuera sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre amount to maximum EUR 650,000 per year (excl. VAT and expenses).
- La rémunération pour le mandat de commissaire (y compris les services d'audit pour les filiales de la Société) s'élèvera au maximum à 650.000 EUR par an (hors TVA et frais).
| Manner of voting: | Sens de vote : |
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|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
The Undersigned confirms that the aforementioned votes shall also apply to any other shareholders' meeting with the same agenda should the initial shareholders' meeting be postponed, adjourned or not have been duly convened.
Le Soussigné confirme que les votes susmentionnés s'appliqueront également à toute autre assemblée générale ayant le même ordre du jour si l'assemblée générale initiale est reportée, ajournée ou n'a pas été dûment convoquée.
NO / NON
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné « Oui ». Veuillez noter que pour que ce formulaire de vote par correspondance s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée.
YES / OUI
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for this form for voting by mail to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
Shareholders that have voted by mail cannot vote at the annual shareholders' meeting in person or by proxy for the number of votes cast by mail.
This form for voting by mail shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the annual shareholders' meeting to be held on June 11, 2025.
The English translation of this form is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.
Les actionnaires qui ont voté par correspondance ne peuvent pas voter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires en personne ou par procuration pour le nombre de votes exprimés par correspondance.
Ce formulaire de vote par correspondance tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra le 11 juin 2025.
La traduction anglaise de ce formulaire est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
| Annual shareholders' meeting of June 11, 2025 / |
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| Assemblée générale annuelle des actionnaires du 11 juin 2025 |
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Done on / Fait le .................................................... 2025.
The Undersigned: Le Soussigné :
| Natural person / Personne physique : | ||
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| Full name / Nom et prénom(s): |
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| Signature : | ………………………………………….…………………………………………. |
| Legal entity / Personne morale : |
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| Company name / Dénomination de la société : Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
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| Signature : Full name / Nom et prénom(s) : Function / Fonction : |
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| Signature : Full name / Nom et prénom(s) : Function / Fonction : |