Chat with Filing

Ask questions about this document
Please log in or register to use the chat feature. Please register first.
DVA - Smartoptics Group AS (SMOP) – Annual General Meeting held

Company: Smartoptics Group AS Date: 2025-05-08 Language: Norwegian Register to download
Loading document preview...
Document Preview Not Available

The file type (.pdf) cannot be displayed directly here.
Open Original File
Error loading document preview. Please try the 'Open Original File' link.
You're One Click Away From The Full Filing

Instantly access this document—and 2.8M more—for free. Select your preferred method:
Continue with Google Continue with Microsoft Continue with Facebook Continue with Amazon
*Denne protokollen er utferdiget både på norsk og på engelsk. Ved uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen gå foran.*

### **PROTOKOLL FRA**

# **ORDINÆR GENERALFORSAMLING I SMARTOPTICS GROUP AS**

Ordinær generalforsamling i Smartoptics Group AS, org.nr. 858 905 192 ("**Selskapet**"), ble avholdt klokken 15:00 den 8. mai 2025, på Hotel Continental, Stortingsgata 24/26, 0117 Oslo.

Styrets leder, Thomas Ramm, åpnet generalforsamlingen.

En liste over fremmøtte aksjonærer, herunder fullmakter, er inntatt som vedlegg til denne protokollen. Av vedlegget fremgår også antall aksjer og prosentandel av Selskapets aksjekapital som var representert på generalforsamlingen.

### **1. VALG AV MØTELEDER OG PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN**

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

*"Thomas Ramm velges som møteleder. Simen Bergh velges til å medundertegne protokollen."* 

### **2. GODKJENNING AV INNKALLING OG AGENDA FOR MØTET**

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak:

*"Innkalling og dagsorden godkjennes."*

### **3. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2024, HERUNDER UTDELING AV UTBYTTE**

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak, i samsvar med styrets forslag:

*"Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2024 godkjennes. Selskapet skal utbetale et utbytte på NOK 0,60 per aksje i Selskapet. Aksjene i Selskapet vil handles uten rett til å motta utbytte fra og med 9. mai 2025."*

*These minutes have been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two versions, the Norwegian version shall prevail.*

## **MINUTES OF**

# **ANNUAL GENERAL MEETING OF**

### **SMARTOPTICS GROUP AS**

The annual general meeting of Smartoptics Group AS, reg.no. 858 905 192 (the "**Company**"), was held at 15:00 hours (CEST) on 8 May 2025, at Hotel Continental, Stortingsgata 24/26, 0117 Oslo.

The Chair of the Board, Thomas Ramm, opened the general meeting.

A list of shareholders in attendance, including proxies, is included as an appendix to these minutes. The appendix also states the number of shares and the percentage of the Company's share capital that were represented at the general meeting.

Følgende saker var på dagsordenen: The following matters were on the agenda:

### **1. ELECTION OF CHAIR AND PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES**

The general meeting made the following resolution:

*"Thomas Ramm is elected to chair the meeting. Simen Bergh is elected to co-sign the minutes."* 

### **2. APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA OF THE MEETING**

The general meeting made the following resolution:

*"The notice and agenda are approved."*

### **3. APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR 2024, INCLUDING DISTRIBUTION OF DIVIDENDS**

The general meeting made the following resolution, in accordance with the board's proposal:

*"The Company's annual accounts and annual report for the financial year 2024 are approved. The Company shall pay a dividend of NOK 0.60 per share in the Company. The shares in the Company will trade excluding the right to receive dividends from and including 9 May 2025."*

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak, i samsvar med styrets forslag:

*"Det utbetales følgende honorar til styrets medlemmer, for perioden fra ordinær generalforsamling i 2025 og frem til ordinær generalforsamling i 2026:* 

- *Styret leder: NOK 660 000*
- *Styremedlemmer: NOK 330 000 hver"*

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak, i samsvar med styrets forslag:

*"Honorar til revisor for 2024 på til sammen NOK 1 276 190 godkjennes."* 

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak, i samsvar med styrets forslag:

*"Thomas Ramm gjenvelges som styreleder. Karl Andreas Thedéen, Einar Caspersen og Sara Heiner Asplund gjenvelges som styremedlemmer. Selskapets styre skal etter dette består av følgende personer:* 

- *Thomas Ramm, styreleder*
- *Karl Andreas Thedéen, styremedlem*
- *Einar Caspersen, styremedlem*
- *Sara Heiner Asplund, styremedlem"*

**7. STYREFULLMAKT TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN**

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak, i samsvar med styrets forslag:

- *1. Styret gis fullmakt til å øke aksjekapitalen med opp til NOK 392 182,07 gjennom en eller flere kapitalforhøyelser ved utstedelse av nye aksjer.*
- *2. Aksjonærenes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 kan settes til side.*
- *3. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelser mot innskudd i kontanter, så vel som kapitalforhøyelser mot innskudd i annet enn kontanter og med særlige tegningsvilkår, jf. aksjeloven § 10-2. Fullmakten omfatter også beslutninger om fusjon og fisjon, jf. aksjeloven §§ 13- 5 og 14-6 (2).*

### **4. HONORAR TIL STYRETS MEDLEMMER 4. REMUNERATION TO BOARD MEMBERS**

The general meeting made the following resolution, in accordance with the board's proposal:

*"The following remuneration is paid to members of the Board, for the period from the annual general meeting in 2025 and up until the annual general meeting in 2026:* 

- *Chair of the Board: NOK 660,000*
- *Board members: NOK 330,000 each"*

### **5. HONORAR TIL REVISOR 5. REMUNERATION TO THE AUDITOR**

The general meeting made the following resolution, in accordance with the board's proposal:

*"Fees to the auditor of in total NOK 1,276,190 for 2024 are approved."* 

### **6. VALG AV STYRET 6. ELECTION OF BOARD**

The general meeting made the following resolution, in accordance with the board's proposal:

*"Thomas Ramm is re-elected as Chair of the Board. Karl Andreas Thedéen, Einar Caspersen and Sara Heiner Asplund are re-elected as board members. The Board of the Company shall after this consist of the following persons:* 

- *Thomas Ramm, Chair*
- *Karl Andreas Thedéen, board member*
- *Einar Caspersen, board member*
- *Sara Heiner Asplund, board member"*

### **7. BOARD AUTHORIZATION TO INCREASE THE SHARE CAPITAL**

The general meeting made the following resolution, in accordance with the board's proposal:

- *1. The Board is authorized to increase the share capital with up to NOK 392,182.07 in one or more share capital increases through the issuance of new shares.*
- *2. The shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act may be set aside.*
- *3. The authorization covers share capital increases against contribution in cash, as well as share capital increases against contribution in kind and with special subscription terms, cf. section 10-2 of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act. The*
- *4. Fullmakten kan kun benyttes til å hente ytterligere kapital til fremtidige investeringer eller til generelle selskapsformål, eller til å utstede aksjer i forbindelse med incentivprogrammer, oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner.*
- *5. Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2026, dog slik at den utløper senest 30. juni 2026.*
- *6. Fullmakten erstatter styrefullmakten til å forhøye aksjekapitalen gitt av den ordinære generalforsamlingen den 8. mai 2024 (under agendapunkt 7).*

### **8. STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJE**

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak, i samsvar med styrets forslag:

- *1. Styret gis fullmakt til å, på vegne av Selskapet, erverve egne aksjer med samlet pålydende verdi på inntil NOK 196 091,04.*
- *2. Kjøpesummen per aksje skal være minst NOK 1 og maksimalt NOK 100.*
- *3. Styret kan ellers fritt bestemme på hvilken måte erverv eller avhendelse av aksjer skal skje.*
- *4. Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2026, dog slik at den utløper senest 30. juni 2026.*
- *5. Fullmakten erstatter styrefullmakten til å erverve egne aksjer gitt av den ordinære generalforsamlingen den 8. mai 2024 (under agendapunkt 8).*

*authorization also covers decisions on mergers and demergers, cf. sections 13-5 and 14-6 (2) of the Norwegian Private Limited Liability Companies Act.* 

- *4. The authorization may only be used to raise additional capital for future investments or for general corporate purposes, or to issue shares in connection with incentive programs, acquisitions, mergers, demergers or other transactions.*
- *5. The authorization is valid until the annual general meeting in 2026, however so that it expires at the latest on 30 June 2026.*
- *6. The authorization replaces the board authorization to increase the share capital granted by the annual general meeting held on 8 May 2024 (under agenda item 7).*

### **8. BOARD AUTHORIZATION TO ACQUIRE TREASURY SHARES**

The general meeting made the following resolution, in accordance with the board's proposal:

- *1. The Board is authorized to, on behalf of the Company, acquire treasury shares with an aggregate nominal value of up to NOK 196,091.04.*
- *2. The purchase price per share shall be minimum NOK 1 and maximum NOK 100.*
- *3. The Board may otherwise freely determine the method of acquisition and disposal of shares.*
- *4. The authorization is valid until the annual general meeting in 2026, however so that it expires at the latest on 30 June 2026.*
- *5. The authorization replaces the board authorization to acquire treasury shares granted by the annual general meeting held on 8 May 2024 (under agenda item 8).*

\_ \_ \_ \_ \_ \_

\_ \_ \_

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

Thomas Ramm Møteleder / Chair of the meeting

Simen Bergh Medundertegner / Co-signer

| Representertliste Smartoptics Group AS 08.05.2025 |                   |                 |                      |                             |
|---------------------------------------------------|-------------------|-----------------|----------------------|-----------------------------|
| Firma-/Etternavn                                  | Fornavn           | Repr. ved       | Beholdning Repr. som |                             |
| BERGH                                             | SIMEN             |                 |                      | 6 630 Egne aksjer           |
| TORGERSEN                                         | MARKUS BRÆKKE     |                 |                      | 24 250 Egne aksjer          |
| KLØVNINGEN AS                                     |                   | Einar Caspersen |                      | 15 850 429 Egne aksjer      |
| CORETECH AS                                       |                   | thomas ramm     |                      | 31 783 599 Egne aksjer      |
| MIRABAUD - DISCOVERY EUROPE EX-UK                 |                   |                 |                      | 798 609 Forhåndsstemmer     |
| MIRABAUD - DISCOVERY EUROPE                       |                   |                 |                      | 839 346 Forhåndsstemmer     |
| SWEDBANK ROBUR NY TEKNIK                          |                   |                 |                      | 1 811 800 Forhåndsstemmer   |
| TR European Growth Trust PLC                      |                   |                 |                      | 4 141 429 Forhåndsstemmer   |
| SCHRODER INTERNATIONAL SELECTION FUND             |                   |                 |                      | 1 200 000 Forhåndsstemmer   |
| HANDELSBANKEN NORDISKA SMABOLAG                   |                   |                 |                      | 600 000 Forhåndsstemmer     |
| HANDELSBANKEN MICROCAP NORDEN                     |                   |                 |                      | 388 500 Forhåndsstemmer     |
| VERDIPAPIRFONDET DANSKE INVEST NORGE VEKST        |                   |                 |                      | 2 408 012 Forhåndsstemmer   |
|                                                   | DEVIN DEVIN HOLUM |                 |                      | 10 000 Forhåndsstemmer      |
| BJERKE                                            | PETTER FJELD      |                 |                      | 300 Fullmakt                |
| NÆSJE                                             | ERIK              |                 |                      | 380 Fullmakt                |
| SÆTHER                                            | VIDAR             |                 |                      | 5 050 Fullmakt              |
| K-SPAR INDUSTRIER AS                              |                   |                 |                      | 13 076 422 Stemmeinstrukser |

### Docusign Envelope ID: AE5ABA15-F2F6-4393-B928-194456B51E3D

### Total Represented

| ISIN:                                  | NO0011012502 Smartoptics Group AS |
|----------------------------------------|-----------------------------------|
| General meeting date: 08/05/2025 15.00 |                                   |
| Today:                                 | 08.05.2025                        |

### Number of persons with voting rights represented/attended : 5

|                                                             | Number of shares | 0/0 SC  |  |
|-------------------------------------------------------------|------------------|---------|--|
| Total shares                                                | 98,045,518       |         |  |
| - own shares of the company                                 | 0                |         |  |
| Total shares with voting rights                             | 98,045,518       |         |  |
| Represented by own shares                                   | 47,664,908       | 48.62 % |  |
| Represented by advance vote                                 | 12,197,696       | 12.44 % |  |
| Sum own shares                                              | 59,862,604       | 61.06 % |  |
| Represented by proxy                                        | 5,730            | 0.01 %  |  |
| Represented by voting instruction                           | 13,076,422       | 13.34 % |  |
| Sum proxy shares                                            | 13,082,152       | 13.34 % |  |
| Total represented with voting rights                        | 72,944,756       | 74.40 % |  |
| Total represented by share capital<br>72,944,756<br>74.40 % |                  |         |  |

Registrar for the company:

DNB Bank ASA

Signature company:

01829

Smartoptics Group AS

### Protocol for general meeting Smartoptics Group AS

| SIN:                                                                                                          | NO0011012502 Smartoptics Group AS |           |            |             |                  |                                                |
|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-----------------------------------|-----------|------------|-------------|------------------|------------------------------------------------|
| General meeting date: 08/05/2025 15.00                                                                        |                                   |           |            |             |                  |                                                |
| Today:                                                                                                        | 08.05.2025                        |           |            |             |                  |                                                |
| Shares class                                                                                                  | For                               | Against   | Poll in    |             |                  | Abstain Poll not registered Represented shares |
|                                                                                                               |                                   |           |            |             |                  | with voting rights                             |
| Agenda item 1 Election of chair and person to co-sign the minutes<br>Ordinær                                  |                                   | 0         |            | 0           |                  |                                                |
| votes cast in %                                                                                               | 72,944,756<br>100.00 %            | 0.00 %    | 72,944,756 | 0.00 %      | 0                | 72,944,756                                     |
|                                                                                                               | 100.00 %                          | 0.00 %    | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| representation of sc in %<br>total sc in %                                                                    | 74.40 %                           | 0.00 %    | 74.40 %    | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| Total                                                                                                         | 72,944,756                        | 0         |            | 0           | 0                |                                                |
| Agenda item 2 Approval of the notice and agenda of the meeting                                                |                                   |           | 72,944,756 |             |                  | 72,944,756                                     |
| Ordinær                                                                                                       | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| votes cast in %                                                                                               | 100.00 %                          | 0.00 %    |            | 0.00 %      |                  |                                                |
| representation of sc in %                                                                                     | 100.00 %                          | 0.00 %    | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| total sc in %                                                                                                 | 74.40 %                           | 0.00 %    | 74.40 %    | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| Total                                                                                                         | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| Agenda item 3 Approval of the annual accounts and annual report for 2024, including distribution of dividends |                                   |           |            |             |                  |                                                |
| Ordinær                                                                                                       | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| votes cast in %                                                                                               | 100.00 %                          | 0.00 %    |            | 0.00 %      |                  |                                                |
| representation of sc in %                                                                                     | 100.00 %                          | 0.00 %    | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| total sc in %                                                                                                 | 74.40 %                           | 0.00 %    | 74.40 %    | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| Total                                                                                                         | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| Agenda item 4 Remuneration to board members                                                                   |                                   |           |            |             |                  |                                                |
| Ordinær                                                                                                       |                                   | O         |            | 0           | 0                |                                                |
| votes cast in %                                                                                               | 72,944,756<br>100.00 %            | 0.00 %    | 72,944,756 |             |                  | 72,944,756                                     |
|                                                                                                               | 100.00 %                          |           |            | 0.00 %      |                  |                                                |
| representation of sc in %<br>total sc in %                                                                    | 74.40 %                           | 0.00 %    | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| Total                                                                                                         |                                   | 0.00 %    | 74 40 %    | 0.00 %<br>0 | 0.00 %           |                                                |
| Agenda item 5 Remuneration to the auditor                                                                     | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 |             | 0                | 72,944,756                                     |
| Ordinær                                                                                                       | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 | 0           | 0                |                                                |
| votes cast in %                                                                                               | 100.00 %                          | 0.00 %    |            | 0.00 %      |                  | 72,944,756                                     |
|                                                                                                               | 100.00 %                          | 0.00 %    | 100.00 %   | 0.00 %      |                  |                                                |
| representation of sc in %<br>total sc in %                                                                    | 74.40 %                           | 0.00 %    | 74-40 %    | 0.00 %      | 0.00 %<br>0.00 % |                                                |
| Total                                                                                                         |                                   |           |            |             |                  |                                                |
| Agenda item 6 Election of board                                                                               | 72,944,756                        | 0         | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| Ordinær                                                                                                       | 67,165,372                        | 5,779,384 | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| votes cast in %                                                                                               | 92.08 %                           | 7.92 %    |            | 0.00 %      |                  |                                                |
| representation of sc in %                                                                                     | 92.08 %                           | 7.92 %    | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| total sc in %                                                                                                 | 68.50 %                           | 5.90 %    | 74.40 %    | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| Total                                                                                                         | 67,165,372                        | 5,779,384 | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| Agenda item 7 Board authorization to increase the share capital                                               |                                   |           |            |             |                  |                                                |
| Ordinær                                                                                                       | 62,945,560                        | 9,999,196 | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| votes cast in %                                                                                               | 86.29 %                           | 13.71 %   |            | 0.00 %      |                  |                                                |
|                                                                                                               | 86.29 %                           | 13.71 %   | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| representation of sc in %<br>total sc in %                                                                    | 64.20 %                           | 10.20 %   | 74.40 %    | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
| Total                                                                                                         | 62,945,560                        | 9,999,196 | 72,944,756 | 0           | 0                | 72,944,756                                     |
| Agenda item 8 Board authorization to acquire treasury shares                                                  |                                   |           |            |             |                  |                                                |
| Ordinær                                                                                                       |                                   | O         |            | 0           | 0                |                                                |
|                                                                                                               | 72,944,756                        |           | 72,944,756 |             |                  | 72,944,756                                     |
| votes cast in %                                                                                               | 100-00 %                          | 0.00 %    |            | 0.00 %      |                  |                                                |
| representation of sc in %<br>total sc in %                                                                    | 100.00 %                          | 0.00 %    | 100.00 %   | 0.00 %      | 0.00 %           |                                                |
|                                                                                                               | 74.40 %                           | 0.00 %    | 74.40 %    | 0.00 %      | 0-00 %           |                                                |

Registrar for the company:

Signature company :

DNB Bank ASA

reral

Smartoptics Group AS

### Share information

|         | Name Total number of shares Nominal value Share capital Voting rights |                       |  |
|---------|-----------------------------------------------------------------------|-----------------------|--|
| Ordinær | 98,045,518                                                            | 0.02 1,960,910.36 Yes |  |
| Sum:    |                                                                       |                       |  |

§ 5-17 Generally majority requirement
requires majority of the given votes

§ 5-18 Amendment to resolution
Requires two-thirds majority of the given votes like the issued share capital represented/attended on the general meeting