Pre-Annual General Meeting Information • May 7, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Naamloze Vennootschap Calesbergdreef 5, 2900 Schoten (België) BTW BE 0404.491.285 RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen
De raad van bestuur van SIPEF nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van aandeelhouders ("de Vergadering") die gehouden wordt op woensdag 11 juni 2025 om 15 uur (Belgische tijd) op de zetel van SIPEF.
Voorstel tot besluit: goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024, met inbegrip van de bestemming van het resultaat en de uitkering van een brutodividend van 2,00 euro per aandeel.
Aangezien de eigen aandelen niet dividendgerechtigd zijn, hangt het totale bedrag van de dividenduitkering af van het aantal eigen aandelen aangehouden door de Vennootschap op 12 juni 2025 om 23u29 Belgische tijd (met name de dag voor de ex-date). Dit tijdstip is relevant voor het bepalen van de dividendgerechtigheid van de aandelen en dus het verval van de dividendrechten verbonden aan de eigen aandelen.
Machtiging van de raad van bestuur om in functie hiervan het finale bedrag van de totale dividenduitkering (en de daaruit voortvloeiende andere wijzigingen in de winstverdeling) in de jaarrekening in te voegen, indien nodig.
Voorstel tot besluit: verlening van kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.
Voorstel tot besluit: verlening van kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.
Iedere bestuurder heeft recht op een jaarlijkse vaste vergoeding van EUR 40 000. Daarnaast wordt een bijkomende jaarlijkse vaste vergoeding van EUR 7 500 toegekend aan de leden van het auditcomité en EUR 4 000 aan de leden van het remuneratiecomité. Gelet op hun bijkomende verantwoordelijkheden, wordt een verhoogde jaarlijkse vaste vergoeding toegekend van EUR 120 000 aan de voorzitter van de raad van bestuur, EUR 12 750 aan de voorzitter van het auditcomité en EUR 5 200 aan de voorzitter van het remuneratiecomité.
(1)Het CV van de betrokken personen is beschikbaar op de website van de Vennootschap: www.sipef.com
Voorstel tot besluit: goedkeuring van de jaarlijkse vergoeding voor de commissaris, EY Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Christoph Oris, voor de assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie voor een termijn van drie (3) jaar, tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van aandeelhouders van 2027, betreffende de boekjaren 2024, 2025 en 2026, ten bedr age van EUR 121 101 per jaar (exclusief btw en jaarlijks indexeerbaar), en een bijkomende eenmalige vergoeding van EUR 25 000 (exclusief btw) voor het boekjaar 2024 voor de "assurance readiness assessment".
Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Deze stemming is adviserend. De Vennootschap legt desgevallend in het volgende remuneratieverslag uit op welke wijze rekening werd gehouden met de stemming van de algemene vergadering.
Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratiebeleid van toepassing vanaf het boekjaar 2025.
Personen die aan de Vergadering wensen deel te nemen en er hun stemrecht willen uitoefenen, worden verzocht de bepalingen van artikel 7:134 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") en artikel 30 van de statuten na te leven en meer bepaald:
Hiertoe dienen zedoor de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling een attest te laten opstellen met de in (a) en (b) vermelde gegevens. Dit attest moet samen met een schriftelijke kennisgeving van deelname of een volmacht ingezonden worden, per post (naar de zetel van SIPEF ter attentie van Charlotte Schaumans (Legal Counsel)) of per e-mail (av[email protected]), die uiterlijk op donderdag 5 juni 2025 om 18u (Belgische tijd) bij SIPEF moet toekomen. Ze kunnen de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling eveneens verzoeken het attest rechtstreeks te bezorgen aan Bank Degroof Petercam, uiterlijk op donderdag 5 juni 2025 om 18u (Belgische tijd).
Enkel personen die aan bovenvermelde voorwaarden voldoen, mogen deelnemen aan en stemmen op de Vergadering (in persoon of bij volmacht).
Overeenkomstig artikel 7:142 van het WVV en artikel 32 van de statuten, kan iedere aandeelhouder die aan bovenvermelde toelatingsvoorwaarden voldoet, zich op de Vergadering door één volmachtdrager laten vertegenwoordigen. Hiertoe kunnen zij het volmachtformulier gebruiken dat ter beschikking wordt gesteld op de website van SIPEF (www.sipef.com). Dit formulier kan eveneens bij Charlotte Schaumans (Legal Counsel) aangevraagd worden, per email ([email protected]) of telefoon (+32 3 641 97 35).
Het volmachtformulier moet door de lastgevende aandeelhouder ingevuld en ondertekend worden en per post (naar de zetel van SIPEF ter attentie van Charlotte Schaumans (Legal Counsel)) of per e-mail ([email protected]) ingezonden worden. Deze moet uiterlijk op donderdag 5 juni 2025 om 18u (Belgische tijd) bij SIPEF toekomen.
Indien nieuwe punten en/of nieuwe voorstellen tot besluit op agenda geplaatst zouden worden (zie het agenderingsrecht hieronder), zal een aangevuld volmachtformulier uiterlijk op dinsdag 27 mei 2025 ter beschikking van de aandeelhouders gesteld worden. Zo kan de lastgevende aandeelhouder aan de volmachtdrager specifieke steminstructies geven betreffende de nieuwe agendapunten of voorstellen tot besluit.
In overeenstemming met artikel 7:130 van het WVV, kunnen aandeelhouders die alleen of samen minsten 3% bezitten van het kapitaal van SIPEF, te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen over op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.
De aandeelhouders moeten op de datum dat zij een agendapunt of voorstel tot besluit indienen, bewijzen dat zij in het bezit van het voormelde vereiste aandeel in het kapitaal hetzij op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven.
Het verzoek moet schriftelijk worden geformuleerd en, naargelang het geval, vergezeld zijn van de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Het moet bovendien een post- of emailadres bevatten waarnaar SIPEF een bewijs van ontvangst kan sturen binnen de 48 uren vanaf de ontvangst.
Het agenderingsverzoek moet uiterlijk op dinsdag 20 mei 2025 door SIPEF worden ontvangen en kan verstuurd worden per post (naar de zetel van SIPEF ter attentie van Luc Bertrand (voorzitter van de raad van bestuur) of per e-mail ([email protected])
Indien aan de toepasselijke vereisten is voldaan, zal SIPEF uiterlijk op dinsdag 27 mei 2025 een aangevulde agenda en volmachtformulier bekendmaken (op haar website, in het Belgisch Staatsblad en in de financiële pers).
De toegevoegde onderwerpen en voorstellen tot besluit zullen slechts tijdens de Vergadering besproken worden indien de aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van SIPEF bezitten, bovenvermelde toelatingsformaliteiten van de Vergadering hebben nageleefd.
Aandeelhouders kunnen vragen stellen aan de bestuurders en/of commissaris van SIPEF met betrekking tot hun verslagen of de agendapunten van de Vergadering.
De vragen kunnen per brief verzonden worden ter attentie van Luc Bertrand (voorzitter van de raad van bestuur), per post naar de zetel van SIPEF of per e-mail ([email protected]). Ze moeten uiterlijk op donderdag 5 juni 2025 om 18u (Belgische tijd) door SIPEF zijn ontvangen.
Deze vragen zullen beantwoord worden tijdens de Vergadering, maar voor de stemming, voor zover de betrokken aandeelhouder voldoet aan de formaliteiten om tot de Vergadering te worden toegelaten en de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de Vennootschap, haar bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden.
Alle antwoorden op de schriftelijke vragen zullen bekendgemaakt worden op de website van SIPEF (www.sipef.com).
Ten einde te kunnen deelnemen aan de Vergadering, moeten de aandeelhouders, volmachtdragers en vertegenwoordigers van rechtspersonen hun identiteit kunnen bewijzen. Vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten tevens hun vertegenwoordigingsbevoegdheid kunnen aantonen.
Vanaf de publicatie van deze oproeping tot op de dag van de Vergadering, stelt SIPEF ononderbroken alle documenten die vermeld worden in artikel 7:129 §3 van het WVV ter beschikking van de aandeelhouders op de website (www.sipef.com). Deze documenten betreffen onder meer de oproeping tot de Vergadering samen met de bekendgemaakte agenda, het totaal aantal aandelen en stemrechten op de datum van de oproeping, de aan de Vergadering voor te leggen stukken zoals de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2024, de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2024, het geïntegreerd jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2024 met inbegrip van de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie en het remuneratieverslag, de verslagen van de commissaris over het boekjaar 2024, het remuneratiebeleid van toepassing vanaf het boekjaar 2025 en het volmachtformulier. Bovendien kan elke aandeelhouder van de Vennootschap kosteloos een kopie verkrijgen van deze documenten op de zetel van SIPEF.
Alle relevante informatie met betrekking tot de Vergadering is beschikbaar op de website van SIPEF (https://www.sipef.com/hq/investors/shareholders-information/shareholders-meeting/).
Voor verzending van formulieren, verzoeken of vragen kan u SIPEF contacteren:
De raad van bestuur
SIPEF is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders, vertegenwoordigers en volmachtdragers ontvangt in het kader van de Vergadering in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor de voorbereiding en organisatie van de Vergadering en het beheer van de aanwezigheidsen stemprocedure met betrekking tot de Vergadering en dit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en de privacyverklaring die geraadpleegd kan worden op https://www.sipef.com/hq/disclaimer/.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.