Solvac S.A.

Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 25, 2025

Om geldig te zijn moet deze volmacht in het bezit van Solvac NV zijn uiterlijk op woensdag 7 mei 2025

V O L M A C H T

Solvac NV moet uiterlijk op 7 mei 2025 in het bezit zijn van deze volmacht, naar behoren ingevuld en ondertekend. Bovendien moeten de aandeelhouders de registratieprocedure volgen die in de oproeping tot de Algemene Vergadering wordt beschreven. De volmacht kan worden verstuurd per post naar Solvac NV, Algemene Vergadering, Elyzeese Veldenstraat 43, 1050 Brussel, of per email naar ag.solvac@solvac.be

* * *

Elke volmacht moet aangeven in welke richting de volmachtdrager zijn stemrecht zal uitoefenen, voor elk onderwerp op de agenda.

Bij ontstentenis van duidelijke instructies voor één of meerdere voorgestelde besluiten of indien de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal dit worden opgevat als een instructie om vóór de desbetreffende voorgestelde resolutie(s) te stemmen.

Ik, ondergetekende (naam, voornaam en adres in te vullen)

Houder van het hierboven vermelde aantal aandelen op naam, op de registratiedatum dinsdag 29 april 2025 om middernacht, van de naamloze vennootschap Solvac NV, waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd in de Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel, verklaar de volmacht te geven, aan:

Naam, voornaam:

Adres:

Aandeelhouders rechtspersonen moeten de naam, voorna(a)m(en) en hoedanigheid opgeven van de fysieke perso(o)n(en) die deze volmacht ondertekenen in hun naam. Deze fysieke perso(o)n(en) verklaart (verklaren) en garandeert (garanderen) hierbij aan Solvac NV volledig bevoegd te zijn om deze volmacht te ondertekenen.

of bij diens ontstentenis, aan de Heer Luc Lebrun, ieder met recht van overdracht van volmacht,

A. om mij te vertegenwoordigen op de Gewone Algemene Vergadering van Solvac NV die zal doorgaan op dinsdag 13 mei 2025 om 14u30 (Belgische tijd) en namens mij te stemmen over alle punten die in de agenda zijn opgenomen.

* * *

• 1. Jaarverslag over het boekjaar 2024 en verslag van de Commissaris over de jaarrekeningen.
• 1. Goedkeuring van de jaarrekeningen over het boekjaar 2024 Toekenning van de winst en vaststelling van het dividend.

Er wordt voorgesteld om de jaarrekeningen evenals de winstverdeling van het boekjaar goed te keuren en een bruto dividend uit te keren van € 5,81 per aandeel, onder aftrek van de voorschotten die respectievelijk op 27 augustus 2024 (€ 3,486 bruto) en 30 januari 2025 (€ 1,48 bruto) werden uitgekeerd. Dus wordt er voorgesteld op 27 mei 2025 een derde voorschot (€ 0,844 bruto) uit te keren, waarbij dit laatste voorschot derhalve als saldo geldt..

VOOR	TEGEN	ONTHOUDING

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar 2024. Er wordt voorgesteld om het remuneratieverslag, opgenomen in de Verklaring van Deugdelijk Bestuur, goed te keuren. 4. Kwijting te verlenen aan de Bestuurders en aan de Commissaris voor de verrichtingen van het boekjaar 2024. Er wordt voorgesteld om een kwijting te verlenen

a)	aan de Bestuurders	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
b)	aan de Commissaris	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING

die tijdens het boekjaar 2024 in functie waren voor de verrichtingen van dit boekjaar.

1. Wijzigingen in het beloningsbeleid.

Er wordt voorgesteld om de wijzigingen in het beloningsbeleid die door de Gewone Algemene Vergadering van 10 mei 2022 zijn aangenomen, goed te keuren. De herziene versie, die ter goedkeuring aan de Gewone Algemene Vergadering is voorgelegd, is beschikbaar op de website van Solvac zoals aangegeven in de oproeping.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

1. Raad van Bestuur – Hernieuwing van mandaten – ontslag – benoeming - onafhankelijkheid.

a) De mandaten van de Heer Patrick Solvay, van Mevrouw Savina de Limon Triest en Mevrouw Valentine Delwart verstrijken na afloop van deze vergadering.

(i) De Raad van Bestuur stelt voor om de Heer Patrick Solvay te herverkiezen met onmiddellijke ingang voor een nieuwe periode van 4 jaar die afloopt na de Gewone Algemene Vergadering van 2029.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

(ii) De Raad van Bestuur stelt voor om Mevrouw Savina de Limon Triest te herverkiezen met onmiddellijke ingang voor een nieuwe periode van 4 jaar die afloopt na de Gewone Algemene Vergadering van 2029.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

(i) De Raad van Bestuur stelt voor om Mevrouw Valentine Delwart te herverkiezen met onmiddellijke ingang voor een nieuwe periode van 4 jaar die afloopt na de Gewone Algemene Vergadering van 2029.

VOOR	TEGEN	ONTHOUDING

b) De heer Marc-Eric Janssen de la Boëssière-Thiennes heeft de Raad van Bestuur in kennis gesteld van zijn besluit om zijn mandaat als bestuurder, dat aanvankelijk zou lopen tot de Gewone Algemene Vergadering van mei 2026, vroegtijdig te beëindigen om persoonlijke redenen. Zijn mandaat verstrijkt na afloop van deze vergadering.

Om in zijn vervanging te voorzien, stelt de Raad van Bestuur voor om de heer Tanguy du Monceau de Bergendal met onmiddellijke ingang te benoemen tot bestuurder voor een periode van 4 jaar die afloopt na de Gewone Algemene Vergadering van 2029.

VOOR		TEGEN		ONTHOUDING
------	--	-------	--	------------	--

c) De Raad van Bestuur bevestigt, op basis van de informatie waarover hij beschikt en de ontvangen bevestigingen, dat hij geen aanwijzingen heeft van elementen die de onafhankelijkheid van mevrouw Savina de Limon Triest in twijfel zouden kunnen trekken en stelt aan de Algemene Vergadering voor om vast te stellen dat zij voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de Corporate Governance Code.

VOOR TEGEN ONTHOUDING
-----------------------------

d) De Raad van Bestuur bevestigt, op basis van de informatie waarover hij beschikt en de ontvangen bevestigingen, dat hij geen aanwijzingen heeft van elementen die de onafhankelijkheid van mevrouw Valentine Delwart in twijfel kunnen trekken en stelt aan de Algemene Vergadering voor om vast te stellen dat zij voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria die zijn vastgelegd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de Corporate Governance Code.

VOOR TEGEN ONTHOUDING

e) De Raad van Bestuur bevestigt, op basis van de informatie waarover hij beschikt en de ontvangen bevestigingen, dat hij geen aanwijzingen heeft van elementen die de onafhankelijkheid van de heer Tanguy du Monceau de Bergendal in twijfel kunnen trekken en stelt aan de Algemene Vergadering voor om vast te stellen dat hij voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria die zijn vastgelegd in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de Corporate Governance Code.

• 1. Commissaris.
  2. a) Verlenging van het mandaat van de Commissaris. Het mandaat van de Commissaris vervalt aan het einde van deze Algemene Vergadering.

Er wordt voorgesteld om het mandaat van EY Réviseurs d'Entreprises SRL, met maatschappelijke zetel te De Kleetlaan, 2, 1831 Diegem en met ondernemingsnummer 0446.334.711, als commissaris te verlengen voor een periode van drie jaar eindigend na de Gewone Algemene Vergadering van 2028.

Voor de uitoefening van dit mandaat wordt EY Réviseurs d'entreprises SRL vertegenwoordigd door mevrouw Marie-Laure Moreau, bedrijfsrevisor.

		VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
b)	Vaststelling van de emolumenten van de Commissaris. Er wordt voorgesteld om de jaarlijkse honoraria van de accountant, inclusief de controle van de jaarrekening, vast te stellen op € 25.000,- exclusief BTW.

	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
--	------	-------	------------	--

B. De gevolgmachtigde kan ook alle akten, producties, notulen, aanwezigheidslijsten en andere documenten met betrekking tot de Algemene Vergadering ondertekenen en, in het algemeen, alles doen wat nodig is voor de vervulling van deze opdracht.

In het geval dat de aandeelhouders, overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, hun recht uitoefenen om agendapunten en voorstellen tot besluit in te dienen, zullen volmachten ingediend voorafgaand aan de publicatie van de aangepaste agenda geldig blijven voor de agendapunten die zij dekken. Solvac NV zal uiterlijk op 28 april 2025 een aangepaste agenda en een aangepast model van het volmachtformulier ter beschikking stellen op haar website (https://www.solvac.be/nl/deugdelijkbestuur/algemene-vergaderingen) om de aandeelhouders die dit wensen toe te laten specifieke steminstructies te geven met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

C. Indien na de kennisgeving van de volmachten nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden ingediend met betrekking tot bestaande agendapunten, zal de volmachtdrager zich moeten onthouden van de stemming over de nieuwe/alternatieve voorgestelde besluiten. In dat geval zullen de aandeelhouders echter de mogelijkheid hebben om een nieuwe volmacht aan Solvac NV te bezorgen, met gebruikmaking van het eerder vermelde herziene volmacht formulier in de vorige paragraaf.

Gegevensbescherming

Solvac NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij ontvangt van aandeelhouders en volmachten in het kader van de Algemene Vergadering in overeenstemming met de geldende wetten met betrekking tot gegevensbescherming, waaronder de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).

Deze persoonsgegevens bestaan hoofdzakelijk uit identificatiegegevens van de aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmachtdragers, contactgegevens (bv. postadres, telefoonnummer, e-mailadres), aantal en soort aandelen, intentie om deel te nemen, aanwezigheid op de algemene vergadering, gestelde vragen, uitgebrachte stemmen, etc.

Deze gegevens zullen worden gebruikt om de aanwezigheid en het stemproces met betrekking tot de Algemene Vergadering voor te bereiden en te beheren, zoals beschreven in de oproeping, en zullen worden doorgegeven aan derden die de vennootschap bijstaan voor de bovengenoemde doeleinden. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Solvac NV. Indien Solvac NV deze persoonsgegevens niet verwerkt, zal zij niet in staat zijn om de betrokkene aanwezig of vertegenwoordigd te laten zijn op de Algemene Vergadering en/of om de stem op te nemen als aandeelhouder van Solvac NV.

Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dezelfde doeleinden, namelijk 10 jaar na het houden van de Algemene Vergadering.

Voor meer informatie kunnen aandeelhouders en volmachtdragers het "Gegevensbeschermings- en vertrouwelijkheidsbeleid" raadplegen op https://www.solvac.be/nl/vertrouwelijkheidsbeleid.

Zoals uiteengezet in ons gegevensbeschermingsbeleid waarnaar hierboven wordt verwezen, hebt u ook rechten over uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de voorwaarden en binnen de toepasselijke wettelijke limieten, namelijk het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, de rectificatie of verwijdering ervan zoals het recht om de verwerking te beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit – in België, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt uw hierboven vermelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met Solvac NV, Elyzeese Veldenstraat, 43 te 1050 Brussel – België (tel +32 2 639 66 30 / e-mail: contact@solvac.be).

* *

*

We vestigen er uw aandacht op dat de volmachtstemmen vooraf zullen worden geteld en systematisch worden geregistreerd. Er wordt hierbij aan herinnerd dat elk aandeel recht heeft op één stem.

Opgesteld te ,op 2025.

Handtekening(en) moet worden voorafgegaan door de met de hand geschreven vermelding "Goed voor volmacht ".