Pre-Annual General Meeting Information • Apr 11, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
De Raad van Bestuur heeft het genoegen de aandeelhouders van de vennootschap uit te nodigen op de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders die doorgaat op woensdag 14 mei 2025, om 14.00 uur, op de zetel van de vennootschap te B-9230 Wetteren, Kwatrechtsteenweg 160, om te beraadslagen en te beslissen over de hieronder vermelde agenda.
Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering bespreekt het remuneratiebeleid, en keurt het goed.'
Voorstel tot besluit: 'De Algemene Vergadering bespreekt het remuneratieverslag, en keurt het goed.'
'De Algemene Vergadering bespreekt de statutaire jaarrekening betreffende het boekjaar afgesloten op 31 december 2024, evenals de bestemming van het resultaat. De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening afgesloten op 31 december 2024 goed, met inbegrip van de bestemming van het resultaat, zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur in zijn jaarverslag.'
'De Algemene Vergadering verleent, per afzonderlijke stemming, kwijting aan de bestuurders en de Commissaris voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.'
'De Algemene Vergadering stelt vast dat een aantal bestuurdersmandaten dit jaar vervallen.
De Algemene Vergadering besluit te herbenoemen tot bestuurder: Pallanza Invest BV, met zetel te Molenberg 44, 1790 Affligem, RPR Brussel 0808.186.578, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Geert Vanderstappen, en Fovea BV, met zetel te Avenue Mignot Delstanche 58, 3G, 1050 Elsene, Brussel, RPR Brussel 0892.568.165, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Katya Degrieck; voor een periode van één jaar, ingaand vanaf 14 mei 2025, en eindigend na de Gewone Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 13 mei 2026.
Deze bestuurders zijn niet-uitvoerende bestuurders. Hun vergoeding wordt vastgelegd op 12 500 euro per jaar.'
'Voor een korte biografie van de te herbenoemen bestuurders wordt verwezen naar het Jaarverslag (paragraaf aangaande de leden van de Raad van Bestuur) op www.smartphotogroup.com.'
'Fovea BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Katya Degrieck, zal vanaf haar herbenoeming langer dan 12 jaar een mandaat hebben uitgeoefend als niet-uitvoerend bestuurder. Aangezien zij aan alle overige criteria betreffende onafhankelijkheid, opgenomen in art. 7:87 Wetboek van vennootschappen en verenigingen, en de Corporate Governance Code, voldoet, en de Raad van Bestuur bevestigt geen indicatie te hebben van enig ander element dat deze onafhankelijkheid in twijfel zou trekken, wordt de bestuurder Fovea BV, alsook haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Katya Degrieck, als onafhankelijk beschouwd.
De Algemene Vergadering stelt bijgevolg de onafhankelijkheid vast van de bestuurder Fovea BV, alsook haar vaste vertegenwoordiger mevrouw Katya Degrieck.'
Het recht om deel te nemen aan de Algemene Vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen, wordt verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de registratiedatum van 30 april 2025 om 24.00 uur, hetzij (i) door inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap, hetzij (ii) door inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling (gedematerialiseerde effecten).
De erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling bezorgt de aandeelhouder een attest of certificaat waaruit blijkt met hoeveel aandelen de aandeelhouder wenst deel te nemen aan de Algemene Vergadering. Enkel de aandeelhouders die op de gemelde registratiedatum van 30 april 2025 aandeelhouder zijn, en die zulks kunnen aantonen aan de hand van voormeld attest of certificaat of de inschrijving in het aandelenregister van de vennootschap, kunnen deelnemen aan de Algemene Vergadering.
Het voornemen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering dient uiterlijk op 8 mei 2025 kenbaar gemaakt te worden aan de vennootschap, aan de hand van het overmaken van dit certificaat of attest aan de Raad van Bestuur.
De aandeelhouders op naam dienen eveneens hun voornemen aanwezig te zijn op de Algemene Vergadering schriftelijk kenbaar te maken aan de Raad van Bestuur, en dit ten laatste op 8 mei 2025, als volgt:
Iedere stemgerechtigde aandeelhouder kan door middel van een stuk dat zijn handtekening draagt (met inbegrip van de elektronische handtekening), zoals bedoeld in artikel 8.1, 2° B.W., waarvan kennis is gegeven per brief of e-mail (of enig ander middel vermeld in artikel 1.5 B.W.), volmacht geven om hem op de Algemene Vergadering te vertegenwoordigen. De lasthebber moet geen aandeelhouder zijn. Uitgezonderd zoals bepaald in artikel 7:143 Wetboek van vennootschappen en verenigingen, mag slechts één volmachtdrager aangeduid worden. De volmachtdrager dient te stemmen conform de mogelijke instructies van de aandeelhouder. Daartoe houdt elke volmachtdrager een bijzonder register van de steminstructies bij.
In geval van een potentieel belangenconflict tussen de aandeelhouder en de volmachtdrager die hij heeft aangewezen, moet de volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. In voorkomend geval mag de volmachtdrager slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt. Er is met name sprake van een belangenconflict wanneer de volmachtdrager: 1° de vennootschap zelf of een door haar gecontroleerde entiteit is, dan wel een aandeelhouder die de vennootschap controleert, of een andere entiteit die door een dergelijke aandeelhouder wordt gecontroleerd; 2° een lid is van de Raad van Bestuur of van de bestuursorganen van de vennootschap, van een aandeelhouder die de vennootschap controleert, of van een gecontroleerde entiteit als bedoeld in 1°; 3° een werknemer of een Commissaris is van de vennootschap, van de aandeelhouder die de vennootschap controleert, of van een gecontroleerde entiteit als bedoeld in 1°; 4° een ouderband heeft met een natuurlijke persoon als bedoeld in 1° tot 3°, dan wel de echtgenoot of de wettelijk samenwonende partner van een dergelijke persoon of van een verwante van een dergelijke persoon is.
Een model van volmacht dat rekening houdt met voormelde regels, is ter beschikking gesteld op de website van de vennootschap www.smartphotogroup.com.
De volmachten dienen gedeponeerd te worden op de zetel van de vennootschap, uiterlijk op 8 mei 2025. Dit kan per brief of per e-mail op dezelfde coördinaten als vermeld in bovenvermelde meldingsprocedure.
Voor een uitgebreide en gedetailleerde beschrijving van de concrete voorwaarden en modaliteiten van de hierna beschreven rechten van aandeelhouders wordt verwezen naar de informatie zoals ter beschikking gesteld op de website van de vennootschap: www.smartphotogroup.com.
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal van de vennootschap, kunnen bijkomende onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. De vennootschap moet deze verzoeken uiterlijk op 22 april 2025 ontvangen. Zij kunnen naar de vennootschap worden gezonden langs elektronische weg, op het volgende adres: [email protected]. De vennootschap bevestigt de ontvangst van de verzoeken binnen een termijn van achtenveertig uur te rekenen vanaf de ontvangst ervan. Uiterlijk op 29 april 2025 wordt een aangevulde agenda bekendgemaakt.
De aandeelhouders hebben het recht om aan de bestuurders en de Commissaris tijdens de Algemene Vergadering of voorafgaandelijk (schriftelijk) vragen te stellen met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten. Die vragen kunnen langs elektronische weg tot de vennootschap worden gericht aan [email protected], uiterlijk op 8 mei 2025.
Stemming op afstand per brief of langs elektronische weg is niet toegelaten.
Deze oproeping, het jaarlijks financieel verslag (conform artikel 12 K.B. van 14 november 2007), het remuneratiebeleid, het volmachtformulier, verdere informatie over de rechten van de aandeelhouders en de overige door de wet voorziene informatie worden vanaf 11 april 2025 ter beschikking gesteld op de website van de vennootschap: www.smartphotogroup.com. Deze documenten kunnen vanaf dezelfde datum ook bekomen worden op de zetel van de vennootschap, op eenvoudige aanvraag.
De Raad van Bestuur
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.