Pre-Annual General Meeting Information • Apr 10, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION – IN CASE OF DISCREPANCY THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL:
Ordinær generalforsamling i Ocean Geoloop avholdes:
An ordinary general meeting of Ocean Geoloop AS will be held on:
Thursday 24 April 2025 at 10:00 AM (CET)
Møtet blir avholdt i lokalene til Advokatfirmaet Schjødt i Tordenskiolds gate 12, 0160 Oslo
Bare den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen (registreringsdatoen), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. aksjeloven § 4-4 (3) a.
Eiere av forvalterregistrerte aksjer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette på forhånd, jf. aksjeloven § 4-4 (3) b. Melding må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen.
Aksjonærene som ikke ønsker å møte fysisk kan avgi forhåndsstemme, gi styreleder (eller andre) fullmakt til å representere aksjonæren på generalforsamlingen, eller delta via Teams.
Stemme kan avgis ved å fylle ut vedlagte avstemmingsskjema og sende kopi av utfylt skjema til [email protected] med kopi til [email protected].
Det vil bli gitt mulighet til å delta på generalforsamling over Teams. Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen via Teams bes følge instrukser nedenfor under "Digital deltakelse".
The meeting will be held on the premises of Schjødt in Tordenskiolds gate 12, 0160 Oslo
Only those who are shareholders five business days before the general meeting (registration date) have the right to participate and vote at the general meeting, cf. the Norwegian private limited liability companies act section 4-4 (3) a.
Owners of nominee registered shares who wish to attend the general meeting must notify the company of this in advance, cf. the Norwegian private limited liability companies act § 4-4 (3) b. Notification must be received by the company no later than two working days before the general meeting.
Shareholders prevented from attending physically may vote in advance, authorize the chairman (or others) of the board to represent the shareholder at the general meeting, or participate through Teams.
Voting can be done by filling out the attached voting form and by sending a copy of the completed form to [email protected] with a copy to [email protected].
It will be possible to attend the general meeting by Teams. Shareholders wishing to attend the general meeting via Teams are asked to follow the instructions below under "Digital participation".
Følgende agenda vil bli behandlet på generalforsamlingen, som åpnes av styrets leder Anders Onarheim (eller den han utpeker):
Styreleder eller en person utpekt av denne vil åpne møtet og registrere de deltakende aksjeeierne.
Forslag til vedtak:
"Generalforsamlingen velger Anders Onarheim som møteleder. Morten Platou velges til å undertegne protokollen sammen med møteleder."
Forslag til vedtak:
"Generalforsamlingen godkjenner innkallingen og dagsordenen."
Styret foreslår at årsregnskapet for 2024 godkjennes, og at selskapets underskudd for 2024 på NOK 32 570 687 dekkes av egenkapitalen.
Styrets foreslår at styrets leder skal godtgjøres med NOK 500 000, nestleder skal godtgjøres med NOK 300 000, styremedlem Jørstad godtgjøres med NOK 200 000, styremedlemmene Bauer og Teien godtgjøres med NOK 175 000 hver samt at styremedlem Morten Platou honoreres etter regning. Advokat Morten Platou er engasjert og intet særskilt The following agenda will be discussed at the general meeting, which will be opened by the chairman of the board, Anders Onarheim (or a person appointed by him):
The chairman of the board (or a person appointed by him) will open the meeting and register the attending shareholders.
Proposed decision:
"The general meeting elects Anders Onarheim as chairman of the meeting. Morten Platou is elected to sign the minutes together with the chairman of the meeting."
Proposed decision:
"The general meeting approves the notice and the agenda."
The board of directors propose that the financial statements for 2024 are approved, and that the company's deficit in 2024 of NOK 32,570,687 is covered by the company's equity.
The board of directors proposes that the chairman of the board shall be remunerated with NOK 500,000, the deputy chair shall be remunerated with NOK 300,000, board member Jørstad shall be remunerated with NOK 200,000, the board members Bauer and Teien shall be remunerated with NOK 175, 000 each and Morten Platou shall be remunerated by invoicing. Lawyer Morten Platou is hired in, and no special remuneration styrehonorar foreslås derfor for Platou utover godtgjørelse som skjer etter regning.
Styret foreslår at revisors bistand til selskapets revisjon mv. for regnskapsåret 2024 godtgjøres etter regning.
Styret foreslår at generalforsamlingen velger følgende styre:
Digital deltakelse
Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen via Teams må sende epost til [email protected] med kopi til [email protected] innen 24. april 2025 klokken 08:00 (CET). Vi ber om at aksjonærene angir navn på eier av aksjene og antall aksjer aksjonæren eier. Aksjeselskaper som eier aksjer bes angi navn og rolle på den som representerer aksjeselskapet på generalforsamlingen.
Eiere av forvalterregistrerte aksjer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette på forhånd, jf. aksjeloven § 4-4 (3) b. Melding må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen.
Det vil bli sendt ut en link til Teams til de aksjonærene som har informert selskapet om at de ønsker å delta digitalt. Vi ber om at de som skal delta logger seg inn minst fem minutter før generalforsamlingen begynner.
is thus proposed for Platou in excess of remuneration through invoicing.
The board of directors propose that the auditor is remunerated for assistance with auditing the 2024 financial statements by invoicing.
The board of directors propose that the general meeting elect the following new board:
Digital participation
– – – – – –
Shareholders who wish to attend the general meeting via Teams must send an email to [email protected] with a copy to [email protected] before 24 April 2025 at 08:00 AM (CET). We request that the shareholders state the name of the owner of the shares and the number of shares the shareholder owns. Companies owning shares is asked to state the name and role of the person representing the company on the shareholders' meeting.
Owners of nominee registered shares who wish to attend the general meeting must notify the company of this in advance, cf. the Norwegian private limited liability companies act § 4-4 (3) b. Notification must be received by the company no later than two working days before the general meeting.
A link to Teams will be sent to the shareholders who have informed the company that they want to participate digitally. We ask that those who are to participate log in at least five minutes before the general meeting begins.
Ved spørsmål kan følgende kontaktes:
Morten Platou
– – – – – –
Saksdokumenter til innkallingen er å finne på Selskapets internettside www.oceangeoloop.com. Aksjonærene kan også henvende seg til Maria Hosen (e-post: [email protected]) for å få saksdokumentene tilsendt.
Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig på den ordinære generalforsamlingen, anmodes om å benytte vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakten kan gis til navngitt person, eller den kan være uspesifisert. I sistnevnte tilfelle vil Selskapet forut for generalforsamlingen oppnevne styrets leder eller en person utpekt av ham som fullmaktshaver. Komplett utfylt og signert skjema sendes per e-post til [email protected] med kopi til [email protected] eller per ordinær post til Selskapet i forkant av generalforsamlingen slik at det mottas av Selskapet senest den 24. april 2025 kl. 08:00 (CET), eller fremvises på generalforsamlingen.
Aksjonærer som ønsker å delta personlig på den ordinære generalforsamlingen, anmodes om å benytte vedlagte registreringsskjema. Komplett utfylt og signert skjema sendes per e-post til [email protected] med kopi til [email protected] eller per ordinær post til Selskapet i forkant av generalforsamlingen slik at det mottas av Selskapet senest den 24. april 2025 kl. 08:00 (CET), eller fremvises på generalforsamlingen.
If questions, the following can be contacted:
Morten Platou
Documents relating to this notice can be obtained by accessing the Company's internet address www.oceangeoloop.com. The shareholders may also contact Maria Hosen (e-mail: [email protected]) in order to have the case documents sent to them.
Shareholders who wish to be represented by proxy at the ordinary general meeting, are requested to use the enclosed proxy form, attached hereto. The proxy may be issued to a designated person or may be unspecified. In the latter case, the Company will in advance of the general meeting appoint the chairman of the board or a person appointed by him as the proxy holder. Complete filled in and signed proxy form must be sent per e-mail to [email protected] with a copy to [email protected] or by ordinary mail to the Company before the general meeting in order for the Company to receive it by 24 April 2025 at 08:00 CET at the latest or be presented at the general meeting.
Shareholders who wish to participate in person at the ordinary general meeting are kindly requested to use the enclosed registration form. Complete filled in and signed proxy form must be sent per e-mail to [email protected] with a copy to [email protected] or by ordinary mail to the Company before the general meeting in order for the Company to receive it by 24 April 2025 at 08:00 CET at the latest or be presented at the general meeting.
Vedlegg 1: Registreringsskjema Appendix 1: Registration form
– – –
| Vedlegg 2: | Fullmaktsskjema | Appendix 2: | Proxy form |
|---|---|---|---|
| Vedlegg 3: | Årsregnskap 2024 (tilgjengelig på selskapets hjemmeside og vedlegges ikke innkallingen) |
Appendix 3: | Financial statements 2024 (available at the company's webpage, and is not attached to this notice) |
| Vedlegg 4: | Revisjonsberetning 2024 (tilgjengelig på selskapets hjemmeside og vedlegges ikke innkallingen) |
Appendix 4: | Auditor's statement 2024 (available at the company's webpage, and is not attached to this notice) |
Oslo, 10. april 2025
For og på vegne av styret i / For and on behalf of the board of
_____________________________ Anders Onarheim
Styrets leder / Chairman of the board
| REGISTRERINGSSKJEMA | REGISTRATION FORM | |||
|---|---|---|---|---|
| Undertegnede aksjonær vil møte i den ordinære | The undersigned shareholder will attend the ordinary | |||
| generalforsamlingen i Ocean Geoloop AS den | General Meeting of Ocean Geoloop AS on | |||
| 24. april 2025 kl 10:00 og (sett kryss): | 24 April 2025 at 10:00 CET and (tick): | |||
| □ Avgi stemme for mine / våre aksjer | □ Cast your vote for my/our shares | |||
| □ Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er) | □ Vote for shares in accordance with the enclosed authorisation(s) |
|||
| Påmeldingen sendes til: [email protected] med kopi til | Registration shall be sent to: [email protected] with a | |||
| [email protected] | copy to [email protected] | |||
| Aksjonærens | Shareholder | |||
| navn: | name: | |||
| ________ | ________ | |||
| Forvalters | Name of | |||
| navn (hvis | nominee (if | |||
| aktuelt): | applicable): | |||
| ________ | ________ | |||
| Sted / dato: ________ |
Location/date: ________ | |||
| Signatur: | Signature: | |||
| ________ | ________ |
Eiere av forvalterregistrerte aksjer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette på forhånd, jf. aksjeloven § 4-4 (3) b. Melding etter første ledd må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen.
Owners of nominee registered shares who wish to attend the general meeting must notify the company of this in advance, cf. the Norwegian private limited liability companies act § 4-4 (3) b. Notification pursuant to the first paragraph must be received by the company no later than two working days before the general meeting.
Undertegnede aksjonær i Ocean Geoloop AS gir herved (sett kryss)
Styrets leder eller den han bemyndiger
________________________________ (navn på fullmektig)
fullmakt til å møte og avgi stemme for mine / våre aksjer på den ordinære generalforsamlingen i Ocean Geoloop AS den 24. April 2025 kl. 10:00.
Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten for å være gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, anses dette som en instruks til å stemme "for" forslagene i henhold til styrets forslag, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for styrets forslag.
| Sak | For | Mot | Avstår | Fullmektigen avgjør |
|
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Valg av møteleder og én person til å medsignere protokollen |
||||
| 2 | Godkjennelse av innkallingen og dagsorden |
||||
| 3 | Godkjennelse av årsregnskap for 2024 | ||||
| 4 | Godkjennelse av styrehonorar for 2024 | ||||
| 5 | Godtgjørelse til revisor | ||||
| 6 | Valg av styre |
Fullmakten sendes til: [email protected] med kopi til [email protected]
| Aksjonærens navn: | __________ | |
|---|---|---|
| Forvalters navn (hvis aktuelt): |
__________ | |
| Sted / dato: | __________ | |
| Signatur: | __________ |
The undersigned shareholder of Ocean Geoloop AS hereby grants (see tick)
□ The Chairman of the Board or whoever he authorizes
□ ________________________________ (name of proxy)
authorization to meet and vote for my/our shares at the ordinary general meeting of Ocean Geoloop AS on 24 April 2025 at 10:00 CET.
If a power of attorney has been submitted without naming the proxy, the power of attorney is deemed to have been given to the chairman of the board or the person he authorizes. Voting shall take place in accordance with the instructions below. If the rubrics below are not ticked, this is considered an instruction to vote "for" the proposals in accordance with the board's proposal, nevertheless so that the proxy decides the voting to the extent that proposals are made in addition to or in replacement of the board's proposals.
| Matter | For | Against | Abstain | PoA decides | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Election of the chairperson and one person to co-sign the minutes |
||||
| 2 | Approval of the notice and agenda | ||||
| 3 | Approval of financial statements for 2024 |
||||
| 4 | Approval of directors' remuneration for 2024 |
||||
| 5 | Remuneration to the auditor | ||||
| 6 | Election of board of directors |
The power of attorney shall be sent to: [email protected] with a copy to [email protected]
| Shareholder name: | __________ |
|---|---|
| Name of nominee (if applicable): |
__________ |
| Location/date: | __________ |
| Signature: | __________ |
Have a question? We'll get back to you promptly.