Informazione Regolamentata n. 20275-7-2025		Data/Ora Inizio Diffusione 8 Aprile 2025 19:49:40
Societa'	:	DOTSTAY
Identificativo Informazione Regolamentata	:	203851
Utenza - Referente	:	DOTSTAYNSS01 - Vacirca Antonino
Tipologia	:	1.1; 3.1
Data/Ora Ricezione	:	8 Aprile 2025 19:49:40
Data/Ora Inizio Diffusione	:	8 Aprile 2025 19:49:40
Oggetto	:	AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL' ASSEMBLEA ORDINARIA E STRAORDINARIA
Testo del comunicato

Vedi allegato

Dotstay S.p.A.

Sede Sociale – Via Benigno Crespi 57 - 20159 Milano Capitale Sociale Euro 74.376,88 interamente versato C.F. e P.IVA n. 08369730968

AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA E STRAORDINARIA

I legittimati all'intervento e all'esercizio del diritto di voto sono convocati in Assemblea ordinaria e straordinaria presso lo Studio del Notaio Marco Lombardo, sito in Bergamo via G. Verdi 2/A per il giorno 23 aprile 2025 alle ore 16:00 in prima convocazione, e, occorrendo, per il 30 aprile 2025, stessa ora e luogo, in seconda convocazione, per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO

Parte ordinaria

1. Esame ed approvazione del bilancio di esercizio al 31 dicembre 2024, corredato della Relazione del Consiglio di Amministrazione sulla gestione, della Relazione del Collegio Sindacale e della Relazione della Società di Revisione. Presentazione del bilancio consolidato al 31 dicembre 2024. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
1. Destinazione del risultato di esercizio chiuso al 31 dicembre 2024. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
1. Nomina del Consiglio di Amministrazione. Deliberazioni inerenti e conseguenti:
2. 3.1 Determinazione del numero dei componenti del Consiglio di Amministrazione;
3. 3.2 Determinazione della durata dell'incarico del Consiglio di Amministrazione;
4. 3.3 Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione;
5. 3.4 Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione;
6. 3.5 Determinazione del compenso per ciascun anno di mandato per i membri del Consiglio di Amministrazione;
1. Nomina del Collegio Sindacale. Deliberazioni inerenti e conseguenti:
2. 4.1 Nomina di tre Sindaci Effettivi e due Supplenti.
3. 4.2 Nomina del Presidente del Collegio Sindacale;
4. 4.3 Determinazione del compenso per ciascun anno di mandato dei membri del Collegio Sindacale.

Parte straordinaria

Modifica dell'articolo 20 (Intervento in Assemblea e rappresentanza) dello statuto sociale. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

* * *

MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DELL'ASSEMBLEA AI SENSI DEL DECRETO LEGGE 17 MARZO 2020 N. 18

In conformità a quanto consentito dall'art. 106, comma 4 del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, recante "Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all'emergenza epidemiologica da COVID-19" (il "Decreto Cura Italia"), come convertito con modificazioni e la cui applicazione è stata da ultimo prorogata al 31 dicembre 2025 dall'art. 3, comma 14 sexies del Decreto Legge 27 dicembre 2024, n. 202, come convertito con modificazioni dalla Legge 21 febbraio 2025, n. 15, l'intervento degli aventi diritto al voto in Assemblea potrà avvenire esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell'articolo 135-undecies del D. Lgs. n. 58/98 e s.m.i. (il "TUF"), ossia tramite Monte Titoli S.p.A, con sede legale in Milano, Piazza degli Affari n. 6, Codice Fiscale n. 03638780159, appartenente al Gruppo Euronext, P.IVA di Gruppo 10977060960, (il "Rappresentante Designato" o "Monte

Titoli"), in conformità alle previsioni di legge e alla normativa vigente, come meglio precisato nel prosieguo.

Le modalità di tenuta dell'Assemblea potranno essere integrate, modificate e comunicate con congruo anticipo.

INFORMAZIONI SUL CAPITALE SOCIALE ALLA DATA DELL'AVVISO DI CONVOCAZIONE

Il capitale sociale sottoscritto e versato è pari ad Euro 74.376,88 ed è costituito da n. 3.170.187 azioni ordinarie (le "Azioni Ordinarie") e n. 548.657 azioni a voto plurimo (le "Azioni a Voto Plurimo"), prive del valore nominale. Le Azioni Ordinarie danno diritto ad un voto. Le Azioni a Voto Plurimo danno diritto a tre voti ciascuna. La Società non detiene azioni proprie.

LEGITTIMAZIONE ALL'INTERVENTO

Ai sensi dell'articolo 83-sexies del TUF e dell'art. 20 dello Statuto Sociale, la legittimazione all'intervento in Assemblea – che potrà avvenire esclusivamente tramite Rappresentante Designato – è subordinata alla ricezione, da parte della Società, della comunicazione rilasciata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente, da richiedere a cura di ciascun soggetto legittimato, attestante la titolarità delle Azioni sulla base delle evidenze delle proprie scritture contabili relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'adunanza in prima convocazione (ovverosia il 10 aprile 2025, c.d. record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. Pertanto, coloro che risulteranno titolari delle azioni solo successivamente a tale data non avranno il diritto di intervenire e votare in Assemblea, e quindi, non potranno rilasciare delega (o subdelega) al Rappresentante Designato.

La comunicazione dell'intermediario dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione e, pertanto, entro il 16 aprile 2025. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni pervengano alla Società oltre il predetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari. Si rammenta che la comunicazione alla Società è effettuata dall'intermediario su richiesta del soggetto cui spetta il diritto.

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati (i componenti degli organi sociali, il Rappresentante Designato, i rappresentanti della società di revisione e il segretario della riunione), potrà avvenire anche (o esclusivamente) mediante l'utilizzo di sistemi di collegamento a distanza che consentano l'identificazione, nel rispetto delle disposizioni vigenti e applicabili. Le istruzioni per la partecipazione all'Assemblea mediante mezzi di audio/telecomunicazione verranno rese note dalla Società ai predetti soggetti.

INTERVENTO IN ASSEMBLEA MEDIANTE IL VOTO PER DELEGA AL RAPPRESENTANTE DESIGNATO

Come consentito dall'art. 106, comma 4, del Decreto Cura Italia, l'intervento in Assemblea di coloro ai quali spetta il diritto di voto è consentito esclusivamente tramite il Rappresentante Designato (i.e. Monte Titoli S.p.A.).

La delega può essere conferita, senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno.

La delega deve essere conferita mediante lo specifico modulo di delega disponibile, con le relative indicazioni per la compilazione e trasmissione, presso la sede sociale e sul sito internet della Società all'indirizzo https://investors.dotstay.it/corporate-governance/.

La delega con le istruzioni di voto deve pervenire, unitamente alla copia di un documento di identità del Delegante avente validità corrente o, qualora il Delegante sia una persona giuridica, del legale rappresentante pro tempore ovvero di altro soggetto munito di idonei poteri, unitamente a documentazione idonea ad attestarne qualifica e poteri, al predetto Rappresentante Designato, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente l'Assemblea, ossia entro il 17 aprile 2025 con riferimento alla prima convocazione ed entro il 28 aprile 2025 con riferimento alla seconda convocazione, con le seguenti modalità alternative:

i) trasmissione di copia riprodotta informaticamente (PDF) all'indirizzo di posta certificata [email protected] (oggetto "Delega Assemblea Dotstay 2025") dalla propria casella di posta elettronica certificata (o, in mancanza, dalla propria casella mail del documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale);

ii) trasmissione in originale, tramite corriere o raccomandata A/R alla c.a. area Register Services, presso Monte Titoli S.p.A., Piazza degli Affari n. 6, 20123 Milano (Rif. "Delega Assemblea Dotstay 2025") anticipandone copia riprodotta informaticamente (PDF) a mezzo posta elettronica ordinaria alla casella

[email protected] (oggetto "Delega Assemblea Dotstay 2025").

Entro lo stesso termine la delega e le istruzioni di voto potranno essere revocate con le modalità sopra indicate.

Si precisa che le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. La delega non ha effetto con riguardo alle delibere sulle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto.

Come consentito dal Decreto Cura Italia, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4 del TUF, coloro i quali non intendessero avvalersi della modalità di intervento prevista dall'art. 135-undecies del TUF, potranno, in alternativa, intervenire conferendo allo stesso Rappresentante Designato delega o subdelega ai sensi dell'art. 135-novies TUF, contenente istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno, mediante utilizzo del modulo di delega/subdelega, disponibile nel sito internet della Società all'indirizzo https://investors.dotstay.it/corporate-governance/.

Le predette deleghe e subdeleghe devono essere inviate seguendo le stesse modalità sopra indicate e riportate nel modulo di delega. La delega deve pervenire entro le ore 18:00 del giorno precedente l'Assemblea (e comunque entro l'inizio dei lavori assembleari). Entro il suddetto termine la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate con le suddette modalità.

Per eventuali chiarimenti inerenti al conferimento della delega (ed in particolare circa la compilazione del modulo di delega e delle Istruzioni di voto e la loro trasmissione) i soggetti legittimati all'intervento in Assemblea possono contattare Monte Titoli S.p.A. via e-mail all'indirizzo [email protected] o al numero (+39) 02.33635810 nei giorni d'ufficio aperti, dalle 9:00 alle 17:00.

INTEGRAZIONE DELL'ORDINE DEL GIORNO

Ai sensi dell'art. 16 dello statuto i Soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno il 5% del capitale sociale possono chiedere, entro cinque giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione (ossia entro il 13 aprile 2025) l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti proposti.

Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato ai sensi della normativa vigente.

Entro il predetto termine di cinque giorni, deve essere presentata, da parte dei Soci proponenti, una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o relazione da essi predisposta.

Le domande di integrazione devono essere trasmesse alla Società per iscritto, corredate delle informazioni relative all'identità dei soci che l'hanno presentata, con l'indicazione della percentuale complessivamente detenuta e dei riferimenti della comunicazione inviata dall'intermediario alla Società ai sensi della normativa vigente, a mezzo lettera raccomandata presso la sede legale della Società, Via Benigno Crespi n. 57 - 20159 Milano, all'attenzione del Presidente del Consiglio di Amministrazione, ovvero in via elettronica, mediante invio al seguente indirizzo di posta elettronica certificata [email protected].

L'avviso integrativo dell'ordine del giorno è pubblicato in almeno un quotidiano a diffusione nazionale al più tardi entro il 7° (settimo) giorno precedente la data dell'Assemblea in prima convocazione (ossia il 16 aprile 2025).

DIRITTO DI PORRE DOMANDE PRIMA DELL'ASSEMBLEA

Tenuto conto che l'intervento in Assemblea degli aventi diritto potrà avvenire solo per il tramite del Rappresentante Designato, eventuali domande potranno essere tramesse entro il settimo giorno di mercato aperto precedente l'Assemblea (i.e. entro il 10 aprile 2025) alla Società per iscritto, corredate delle informazioni relative all'identità dei soci che le hanno presentate e dei riferimenti della comunicazione inviata dall'intermediario alla Società ai sensi della normativa vigente attestante la titolarità delle azioni alla medesima data.

Le domande dovranno essere esclusivamente inviate all'indirizzo di posta certificata [email protected] o a quello di posta elettronica [email protected]. Al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimere il proprio voto tramite il Rappresentante Designato, anche tenendo conto dei riscontri forniti dalla Società a dette domande, le risposte saranno fornite dalla Società entro la fine del terzo giorno di mercato

aperto precedente la data dell'Assemblea (i.e. il 16 aprile 2025) mediante pubblicazione sul sito internet della Società https://investors.dotstay.it/corporate-governance/ .La Società non prenderà in considerazione le domande pervenute che non siano strettamente pertinenti alle materie poste all'ordine del giorno dell'Assemblea.

NOMINA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Alla nomina del Consiglio di Amministrazione della Società si procede nel rispetto di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge, nonché dall'art. 23 dello Statuto al quale si rimanda per quanto appresso non espressamente indicato. L'amministrazione della Società è affidata ad un Consiglio di Amministrazione, composto da 3 a 9 membri nominati dall'Assemblea, che possono essere anche non soci e durano per un periodo non superiore a tre esercizi stabilito all'atto della nomina e scadono alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della loro carica, salve le cause di cessazione e di decadenza previste dalla legge e dallo Statuto e possono essere rieletti.

I componenti del Consiglio di Amministrazione devono possedere i requisiti di onorabilità ai sensi dell'articolo 147-quinquies, TUF. Almeno uno dei componenti del Consiglio di Amministrazione, ovvero due qualora il Consiglio di Amministrazione sia composto da un numero superiore a sette membri, deve possedere i requisiti di indipendenza previsti dall'articolo 148, comma 3, TUF e deve essere scelto sulla base dei criteri previsti dal Regolamento Emittenti Euronext Growth Milan. Gli amministratori vengono nominati dall'assemblea sulla base di liste presentate dagli azionisti nelle quali i candidati devono essere elencati, ciascuno abbinato ad un numero progressivo.

Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti che da soli o insieme ad altri azionisti rappresentino almeno il 10% (dieci per cento) del capitale sociale avente diritto di voto in Assemblea ordinaria. Ogni azionista, nonché gli azionisti appartenenti ad un medesimo gruppo (per tale intendendosi le società controllate, controllanti e soggette al medesimo controllo ex articolo 2359, primo comma, n. 1 e 2, del Codice Civile), e i soci aderenti ad uno stesso patto parasociale, non possono presentare o concorrere a presentare, neppure per interposta persona o fiduciaria, più di una lista. Le adesioni prestate, e i voti espressi, in violazione di tale divieto, non saranno attribuiti ad alcuna lista. Ogni candidato potrà presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.

Le liste devono essere depositate presso la sede sociale entro le ore 13:00 del 7° (settimo) giorno prima di quello fissato per l'Assemblea in prima convocazione (i.e. entro il 16 aprile 2025) mediante invio via e-mail all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected].

Unitamente alle liste devono essere depositati (i) una dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi (secondo il modello che sarà messo a disposizione degli azionisti); (ii) i curricula professionali di ciascun candidato e (iii) le dichiarazioni con le quali gli stessi accettano la candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'insussistenza di cause di incompatibilità e di ineleggibilità nonché l'esistenza dei requisiti prescritti dalla normativa vigente per ricoprire la carica di amministratore e l'eventuale indicazione dell'idoneità a qualificarsi come amministratore indipendente ai sensi dell'articolo 148, comma 3, TUF; nonché (iv) ogni altra ulteriore o diversa dichiarazione, informativa e/o documento previsti dalla normativa anche regolamentare di tempo in tempo vigente, secondo le modalità ed i termini indicati nell'avviso di convocazione dell'assemblea.

Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono sono considerate come non presentate.

Le liste e la documentazione relativa ai candidati sono messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale e sul sito internet della Società almeno 5 (cinque) giorni prima dell'Assemblea (i.e. entro il 18 aprile 2025).

All'elezione del Consiglio di Amministrazione si procederà come previsto all'art. 23 dello Statuto sociale, cui si rinvia.

NOMINA DEL COLLEGIO SINDACALE

Alla nomina del Collegio Sindacale della Società si procede nel rispetto di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge, nonché dall'art. 33 dello Statuto ai quali si rimanda per quanto appresso non espressamente indicato. Il Collegio Sindacale è composto di 3 membri effettivi e 2 membri supplenti. I sindaci devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e professionalità previsti dall'articolo 148, comma 4 del TUF.

La nomina dei Sindaci è effettuata sulla base di liste presentate dagli Azionisti, nelle quali i candidati sono indicati con un numero progressivo. Le liste presentate dagli Azionisti si compongono di due sezioni, una per i candidati alla carica di Sindaco effettivo, l'altra per i candidati alla carica di Sindaco supplente. Hanno diritto a presentare una lista gli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno il 5% (cinque per cento) del capitale sociale avente diritto di voto in Assemblea ordinaria. I candidati, a pena di ineleggibilità, devono possedere i requisiti di professionalità e onorabilità previsti dall'articolo 148, comma 4 TUF.

Ogni Azionista, nonché gli Azionisti appartenenti ad un medesimo gruppo (per tale intendendosi le società controllate, controllanti e soggette al medesimo controllo ex articolo 2359, primo comma, n. 1 e 2, del Codice Civile) e i soci aderenti ad uno stesso patto parasociale possono concorrere a presentare e votare una sola lista. Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.

Le liste devono essere depositate presso la sede sociale entro le ore 13:00 del 7° (settimo) giorno antecedente la data di prima convocazione dell'assemblea (ossia entro il 16 aprile 2025 mediante invio via e-mail all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected].

Unitamente alle liste devono essere depositati: (i) una dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi; (ii) i curricula vitae professionali di ciascun candidato; (iii) le dichiarazioni con le quali gli stessi accettano la candidatura e attestano, sotto la propria responsabilità, l'insussistenza di cause di incompatibilità e di ineleggibilità nonché l'esistenza dei requisiti prescritti dalla normativa vigente per ricoprire la carica; (iv) un'informativa in merito agli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti in altre società e (v) ogni altra ulteriore o diversa dichiarazione, informativa e/o documento previsti dalla normativa anche regolamentare di tempo in tempo vigente.

Al fine di provare la legittimazione alla presentazione delle liste, si avrà riguardo al numero di azioni che risultino registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. La relativa certificazione può essere prodotta anche successivamente al deposito purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società.

Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono sono considerate come non presentate.

All'elezione del Collegio Sindacale si procederà come previsto all'art. 33 dello Statuto sociale, cui si rinvia.

DOCUMENTAZIONE

La documentazione relativa all'Assemblea, comprensiva delle relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno con il testo integrale delle proposte di delibera, nonché della Relazione finanziaria annuale, della Relazione del Collegio sindacale, della Relazione della Società di revisione, sarà messa a disposizione del pubblico con le modalità e nei termini di legge, con facoltà dei Soci e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia.

Tale documentazione sarà disponibile presso la sede legale della Società, Via Benigno Crespi n. 57 - 20159 Milano, nonché sul sito internet della Società all'indirizzo www.dotstay.com ed inviata a Borsa Italiana S.p.A.

Il presente avviso di convocazione verrà pubblicato, per estratto, sul quotidiano Milano Finanza.

Milano, 8 aprile 2025 Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente Simone Brugnara

Fine Comunicato n.20275-7-2025	Numero di Pagine: 7
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