SpareBank 1 Nordmøre

AGM Information • Mar 25, 2025

VALGINSTRUKSER

Instruksene nedenfor er vedtatt av generalforsamlingen 8. april 2025. Instruksene og eventuelle endringer av disse skal vedtas av generalforsamlingen etter innstilling fra styret.

Valginstruksene skal sikre at valgkomiteene sitt arbeid gjennomføres i henhold til bankens vedtekter og de til enhver tids gjeldende rammebetingelser.

Innhold:

Kapittel 1 – VALGKOMITEER I SPAREBANK 1 NORDMØRE

Kapittel 2 – VALG SOM GJØRES PÅ GENERALFORSAMLINGEN

Kapittel 3 – KUNDENES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN

Kapittel 4 – ANSATTES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN

Kapittel 5 – EGENKAPITALBEVISEIERNES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN

Formatert: Midtstilt

slettet: 3 slettet: 2024

Dok. ref.: 10658751

Kapittel 1 VALGKOMITÉER I SPAREBANK 1 NORDMØRE

Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder generalforsamlingens valgkomité. Antall medlemmer og funksjonstid fremgår av bankens vedtekter.

§ 1-1 Valgkomiteer

SpareBank 1 Nordmøre skal ha følgende valgkomiteer:

• Hovedvalgkomitéen (Generalforsamlingens valgkomité)
• Valgkomité for ansatte
• Valgkomité for egenkapitalbeviseiere

§ 1-2 Sekretær

Generalforsamlingens sekretær fungerer som valgkomitéenes sekretær så fremt det ikke velges egen sekretær. Møter kalles inn av komiteens leder.

§ 1-3 Hovedvalgkomité – Sammensetning og tjenestetid

Hovedvalgkomitéen skal iht. vedtektenes § 5-1 ha 7 medlemmer og 3 varamedlemmer.

Dette innebærer at av de 7 medlemmene skal:

• 2 av medlemmene være kundevalgte, hvorav minst 1 skal ha bostedsadresse i Surnadal kommune
• 2 av medlemmene være egenkapitalbeviseiervalgte
• 2 medlemmer skal være ansattvalgte, hvorav 1 skal velges fra de ansatte med arbeidssted i Surnadal,
• 1 medlem skal være uavhengig.

Med unntak av den uavhengige representanten velges medlemmene blant generalforsamlingens medlemmer og varamedlemmer. Hver av interessegruppene i banken, henholdsvis kundene, egenkapitalbeviseierne og ansatte, skal være representert ved ett varamedlem hver. Komitéens leder velges ved særskilt valg. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme.

Valget gjelder for to år av gangen. Ingen kan være medlem av komitéen lengre enn 8 år sammenhengende; men et medlem kan gjenvelges etter å ha vært ute av komitéen i en valgperiode. Det skal sikres at ikke alle komiteens medlemmer er på valg samtidig, og halvparten av komiteens medlemmer skal etter loddtrekning være på valg ved ordinær generalforsamling i 2026.

§ 1-3 Hovedvalgkomiteens oppgaver

Valgkomiteen skal foreslå kandidater til følgende valg:

• medlemmer til generalforsamlingen valgt av kundene
• varamedlemmer til generalforsamlingen valgt av kundene
• leder av generalforsamlingen
• nestleder av generalforsamlingen
• medlemmer til styret, med unntak av de ansattevalgte
• styreleder
• styrets nestleder
• medlemmer til valgkomiteen

De ansatte gjennomfører selv en egen prosess for valg av representanter til generalforsamlingen og representanter til styret.

Valgkomiteen skal foreslå godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor jfr. vedtektenes § 5-2.

§ 1-4 Saksbehandling - Forberedelse av valg til styret

Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra valgkomiteens leder, og når to eller flere medlemmer av valgkomiteen ber om det. Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid.

Valgkomiteen er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede og disse samlet representerer alle interessegruppene i generalforsamlingen. Samtlige medlemmer skal så vidt mulig gis anledning til å delta i behandlingen. Varamedlemmer teller som medlem om disse er innkalt og møter.

Valgkomiteen skal vurdere kandidatene til verv i styret iht. de til enhver tid gjeldende bestemmelser om egnethet (per 2025 beskrevet i Finanstilsynets rundskriv 3/2023 og EBA og ESMA sin veiledning om «fit and proper» EBA/GL/2021/06). Det skal løpende vurderes at styret som helhet tilfredsstiller egnethetskravene som stilles i Finanstilsynets rundskriv 3/2023.

Styrets kompetanse og erfaring må gjenspeile bankens kundemasse og kompleksitet. Alle styremedlemmer må være uavhengige av bankens daglige ledelse. Det skal gjøres konkrete vurderinger av uavhengighet og eventuelle interessekonflikter ut fra blant annet tidligere og nåværende ansettelsesforhold, betydelige eierandeler i banken, forretningsmessige forhold til banken, lengde på styrevervet og familieforhold til ansatte i banken eller konsernet.

Valgkomiteen skal i sin begrunnelse redegjøre for bakgrunnsinformasjon om kandidatene, herunder om kompetanse og uavhengighet. Alle som velges til bankens styre, herunder varamedlemmer, skal egnethetsvurderes. Ansattvalgte representanter i styret må i utgangspunktet oppfylle de samme kravene til egnethet som øvrige styremedlemmer. Den særlige rollen disse har i styret skal imidlertid tillegges vekt i vurderingen av hvilke krav som skal være oppfylt ut over vandelskravet.

Styret skal bestå av 7 medlemmer, hvorav 2 medlemmer velges av og blant de ansatte. Det skal velges 4 varamedlemmer, hvorav 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Minst 2 av styremedlemmene og 1 varamedlem skal ha bosted i Surnadal eller omliggende områder. Minst 1 medlem og 1 varamedlem fra ansatte skal ha arbeidssted i Surnadal. Kravet til kjønnsrepresentasjon skal også hensyntas. Av styrets 5 medlemmer valgt av generalforsamlingen, skal begge kjønn skal være representert med minst 2 medlemmer. Av de to 2 varamedlemmer valgt av generalforsamlingen skal begge kjønn være representert. Av styremedlemmene og varamedlemmene valgt av og blant de ansatte, skal begge kjønn være representert.

Styret bør være sammensatt slik at det kan ivareta både eiernes, kundenes, ansattes og lokalsamfunnets interesser. Valgkomiteen skal legge vekt på at alle foreslåtte kandidater har nødvendig erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre de aktuelle verv på en tilfredsstillende måte. Valgkomiteen skal sørge for at styremedlemmene til sammen oppfyller alle nødvendige, samt lovpålagte, kompetansekrav. Vurderingen av styrets samlede kompetanse skal gjøres konkret opp mot SpareBank 1 Nordmøres virksomhet, og skal hensynta den siste evalueringen av styrets arbeid.

Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon, og det er ikke tilstrekkelig dersom denne kompetansen kun innehas av et ansattvalgt styremedlem. Det kreves ikke at samtlige styremedlemmer skal besitte spesialkunnskap om alle deler av bankens virksomhet.

Som grunnlag for egnethetsvurderingen skal følgende dokumentasjon innhentes:

slettet: Styret må slettet: ¶

slettet: s

flyttet (innsetting)[1]
slettet: Styret har
slettet: og
slettet: da
slettet: Styret skal også ha
slettet: og
slettet: skal da
slettet: ¶

flyttet opp [2]: Styret må løpende tilfredsstille egnethetskravene som stilles i Finanstilsynets rundskriv 3/2023.¶

• CV
• Utfylt skjema for egnethetsvurdering
• Politiattest som ikke er eldre enn tre måneder

Det skal også innhentes informasjon om verv eller stilling i andre finansforetak og verv eller stilling i foretak med forretningsforbindelse til banken. I tillegg skal det gjennomføres samtaler/intervjuer med personene for å innhente utfyllende informasjon om bakgrunn og erfaring, forholdet til Finanstilsynet, vandel og annen relevant informasjon, samt innhentes referanser. Det kan også være behov for å undersøke andre informasjonskilder som Konkursregisteret, Løsøreregisteret og Regnskapsregisteret mv.

Vurderingen av egnethet skal inkludere en vurdering av kandidatenes kapasitet.

Komiteen kan konsultere styrets leder, adm. direktør og andre representanter for banken i sitt arbeid. Valgkomiteen skal få seg forelagt styrets evaluering av sin virksomhet og kompetanse. Styrets leder skal møte i valgkomiteen og orientere om evalueringen. Valgkomiteen gjennomgår deretter evalueringen.

Valgkomiteen skal begrunne sitt forslag til kandidater. Valgkomiteens innstillinger skal blant annet inneholde informasjon om kandidatenes alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring og uavhengighet. Det skal videre opplyses om hvor lenge kandidatene eventuelt har vært tillitsvalgt i banken, om eierinteresser til egenkapitalbevis i banken, om eventuelle oppdrag for banken og om ansettelse, tillitsverv og vesentlige oppdrag i andre foretak og organisasjoner.

Fra valgkomiteens møter skal det føres protokoll som undertegnes av de tilstedeværende medlemmer. Protokollen oppbevares hos valgkomiteens sekretær.

Kapittel 2 – VALG SOM GJØRES PÅ GENERALFORSAMLINGEN

§ 2-1 Stemmeregler

Hvert medlem av generalforsamlingen har en stemme. Beslutninger i generalforsamlingen treffes ved flertall av de avgitte stemmer med mindre noe annet fremgår av vedtektene. Ved stemmelikhet har møtelederen dobbeltstemme.

§ 2-2 Valg

På ordinær generalforsamling skal følgende valg gjennomføres:

• velge generalforsamlingens leder og nestleder for 2 år.
• velge styrets leder, nestleder og øvrige styremedlemmer og varamedlemmer, bortsett fra medlemmer som skal velges av de ansatte, for 2 år.
• velge medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingens valgkomité, for 2 år.

I tillegg skal generalforsamlingen velge revisor.

Styrets leder og nestleder velges ved særskilt valg, jfr. vedtektenes § 4-1. Styret består av 7 medlemmer med 4 varamedlemmer.

5 av medlemmene og 2 av varamedlemmene velges av generalforsamlingen, hvorav minst 2 av medlemmene og 1 av varamedlemmene skal ha bosted i Surnadal eller omliggende områder.

2 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte, hvorav 1 medlem og 1 varamedlem med arbeidssted i Surnadal.

§ 2-3 Forhold komiteen må ta særskilt hensyn til ved valg til generalforsamlingen

flyttet opp [1]: Kravet til kjønnsrepresentasjon skal også hensyntas. Styret har 5 medlemmer og begge kjønn skal da være representert med minst 2 medlemmer. Styret skal også ha 2 varamedlemmer og begge kjønn skal da være representert.¶

De valgte medlemmene av generalforsamlingen skal samlet avspeile sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper, samt samfunnsfunksjon.

Minst ett av medlemmene som velges av og blant bankens kunder skal oppfylle kravet til representasjon fra samfunnsfunksjonen. Dette kan oppfylles ved medlemmer som er politisk aktive eller personer fra det frivillige eller næringsorganisasjoner.

Kapittel 3 – KUNDENES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN

§ 3-1 Om valget

Jfr. vedtektenes §§ 3-2, 3-3 og 3-4.

Bankens kunder velger av og blant sparebankens kunder, 14 medlemmer og 5 varamedlemmer til generalforsamlingen for 4 år. Minst 5 av medlemmene og 2 varamedlemmer skal ha bostedsadresse i Surnadal kommune.

Uttredende medlemmer kan gjenvelges. Det er ingen begrensinger mht. tjenestetid som tillitsvalgt i banken.

§ 3-2 Tidspunkt. Forberedelse av valgene.

Generalforsamlingens leder fastsetter tiden for valget. Valget må være gjennomført innen utgangen av april, men før den ordinære generalforsamlingen avholdes.

Valget forberedes av generalforsamlingens valgkomité. Generalforsamlingens sekretær fungerer som komiteens sekretær.

Valget avholdes ved elektronisk valg.

§ 3-3 Stemmerett og valgbarhet.

Med kunde menes innskyter i banken som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i banken på minst 2.500 kroner.

Kundeforholdet må eksistere på valgdagen.

Alle generalforsamlingens medlemmer velges personlig, også de som velges på bakgrunn av en bedrifts eller institusjons kundeforhold.

Bare myndig person kan, som personlig kunde eller som representant for annen kunde, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget kundeforhold og en som representant for annen kunde.

Dersom en kunde ikke lenger er valgbar eller det av annen grunn er behov for å foreta suppleringsvalg, kan dette besluttes gjennomført av generalforsamlingen leder i samråd med valgkomiteen.

§ 3-4 Kunngjøring

Informasjon om valget skal sendes ut minst 14 dager før valget gjennomføres. Innkalling kan skje ved melding på bankens nettside og nettbank eller ved annen hensiktsmessig meddelelse. Innkallingen skal inneholde opplysninger om:

1. stemmerett,

2. hvilket tidsrom valget gjelder for og hvem som er på valg, og

3. hvor valgkomiteens forslag er lagt frem til gjennomsyn.

§ 3-5 Valgliste. Gjennomføring av valget.

slettet: gjennomføres på valgdag og

Valgkomiteen utarbeider en valgliste på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger. Kandidatene føres opp i rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling.

Det kan ikke stemmes på andre kandidater enn de som er ført opp på listen. Ved valget skal avstemming skje elektronisk på en hensiktsmessig måte som sikrer korrekt valghandling fra stemmeberettigede kunder.

Valgene foregår som rent flertallsvalg. Antall mottatte stemmer avgjør hvem som er valgt til medlemmer henholdsvis varamedlemmer til generalforsamlingen. Ved stemmelikhet avgjøres valget av den rekkefølge kandidatene er oppført på av valgkomiteen.

§ 3-6 Protokoll. Kunngjøring resultat.

Det føres protokoll for valgene. I protokollen inntas tiden for valget, valgkomiteens sammensetning og innstilling samt valgresultatet. Protokollen godkjennes og undertegnes av valgkomiteens medlemmer.

Valgresultatet bekjentgjøres ved melding på bankens hjemmesider, samt med melding til de som er valgt.

Kapittel 4 - ANSATTES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN

§ 4-1 Forskrift.

Jfr. vedtektenes §§ 3-2, 3-3 og 3-5.

Ansattes valg til generalforsamlingen gjennomføres i samsvar med «Forskrift om de ansattes rett til representasjon i sparebankenes og forretningsbankenes styrende organer» FOR 1977-12-23 nr. 9386 og denne instruksen.

§ 4-2 Valgkomité.

De ansattes valg i henhold til vedtektene § 3-5 forberedes og gjennomføres av en egen valgkomité valgt av de ansatte for 4 år. Valgkomiteen skal ha 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valgkomiteen konstituerer seg selv.

§ 4-3 Valg til generalforsamlingen.

De ansatte velger direkte av og blant dem som er ansatt i banken 8 medlemmer og 3 varamedlemmer, hvorav minst 3 medlemmer og 1 varamedlem med arbeidssted i Surnadal, for 4 år. Uttredende medlemmer kan gjenvelges.

§ 4-4 Flertallsvalg. Valgkrets.

Valget skal være hemmelig og gjennomføres digitalt.

Valget skal foregå som flertallsvalg, hele banken er en valgkrets.

§ 4-5 Stemmerett, forslagsrett, valgbarhet.

Alle som på valgdagen er ansatt i banken, uansett stillingsbrøk, har stemmerett, har forslagsrett og er valgbare. I tillegg har fagforeninger som har medlemmer i banken, forslagsrett. Liste over stemmeberettigede/ valgbare utarbeides og skal være tilgjengelig for samtlige ansatte.

Det er ingen begrensinger mht. tjenestetid som tillitsvalgt i banken.

§ 4-6 Frister.

Valgene skal være avholdt innen utgangen av april måned, men før generalforsamlingens ordinære møte.

Valgkomiteen fastsetter datoen for valget. Valgkomiteen kunngjør valgdatoen på bankens intranett eller som e-post til hver enkelt ansatt, med to måneders frist.

§ 4-7 Forslag på kandidater

Valgkomiteen skal oppfordre om at forslag på kandidater sendes valgkomiteen innen en angitt frist, senest tre uker før valgdagen. Hvert forslag kan maksimalt ha det antall kandidater som er på valg, normalt inntil 8 navn på medlemmer og 3 navn på varamedlemmer, med angivelse av for- og etternavn samt hvor vedkommende arbeider. Valgkomiteen avgjør om innkomne forslag er i samsvar med lov og valginstruks, og undersøker om de foreslåtte kandidater er villige til å motta valg. Det skal tilstrebes god geografisk fordeling samt kjønnsmessig balanse.

§ 4-8 Valg

Valgkomiteen utarbeider valglisten. Listen over godkjente kandidater kunngjøres i alfabetisk rekkefølge på bankens intranett senest én uke før valget. Det skal fremgå av valglisten hvem som er forslagsstiller. Det kan bare stemmes på kandidater som står på valglisten, kun en stemme på hver kandidat og maksimalt avkrysset det antall som er på valg som medlemmer samt varamedlemmer, hensyntatt § 4-3.

§ 4-9 Opptelling

Valgkomiteen mottar resultatet av det elektroniske valget.

Valgkomiteen fordeler vervene som medlem, henholdsvis varamedlem, iht. oppnådde stemmetall. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Valgkomiteen undertegner valgprotokollen, og kunngjør resultatet så snart det foreligger på bankens intranett.

§ 4-10 Opphør av verv. Suppleringsvalg.

Dersom et medlem valgt av de ansatte slutter i banken, opphører vervet. Ansatte som er medlem eller varamedlem av styret kan ikke samtidig møte i generalforsamlingen.

Valgkomiteen avgjør om det i valgperioden skal avholdes suppleringsvalg for resterende valgperiode.

Kapittel 5 – EGENKAPITALBEVISEIERNES VALG AV MEDLEMMER TIL GENERALFORSAMLINGEN

§ 5-1 Vedtektene

Jfr. vedtektenes §§ 3-2, 3-3 og 3-6.

Alle generalforsamlingens medlemmer velges personlig, også de som velges på bakgrunn av en bedrifts eller institusjons eie av egenkapitalbevis.

Det er ingen begrensinger mht. tjenestetid som tillitsvalgt i banken.

§ 5-2 Valgkomité

Eierne av egenkapitalbevis velger selv en valgkomité med 5 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valget gjøres for 4 år, der halvparten er på valg etter loddtrekning etter 2 år. Valgkomiteen forbereder valget av medlemmer til generalforsamlingen og gir innstilling på valg av 2 medlemmer og 1 varamedlem i hovedvalgkomiteen.

§ 5-3 Valgmøte

Valgmøte skal holdes hvert annet år innen utgangen av april, men før fastsatt tidspunkt for den ordinære generalforsamlingen.

I SpareBank 1 Nordmøre velger egenkapitalbeviseierne 10 medlemmer og 4 varamedlemmer til generalforsamlingen for fire år. Uttredende medlemmer kan gjenvelges.

§ 5-4 Innkalling til valgmøte

Generalforsamlingens leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkallingen skjer ved brev evt. elektronisk henvendelse gjennom e-post eller melding i VPS-postkassen til alle eiere av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet. Videre gjennom oppslag i institusjonens ekspedisjonslokaler og kunngjøring på bankens hjemmesider.

I innkallingen kan det kreves at de eiere som vil møte, må ha meldt dette til institusjonens hovedkontor innen en bestemt frist som ikke må løpe ut tidligere enn 3 dager før møtet. Innkallingen skal inneholde opplysninger om:

• bestemmelser om stemmerett
• hvilke tidsrom valget gjelder for og hvem som er på valg
• hvor valgkomiteens forslag er lagt frem til gjennomsyn.

§ 5-5 Møteledelse mv.

Den som åpner møtet skal før første avstemning opprette en fortegnelse over møtende eiere av egenkapitalbevis, og eventuelle fullmektiger for eierne med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer. Valgmøtet ledes av generalforsamlingens leder evt. nestleder, inntil valgmøtet har valgt møteleder.

§ 5-6 Valgkomiteens forslag mv.

Valgkomiteens leder eller annet medlem av komiteen skal redegjøre for dens innstilling. Alle stemmeberettigede har forslagsrett på valgmøtet. Det skal holdes særskilt valg på medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgen for varamedlemmers møteplikt fastsettes ved valget.

Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. Eierne av egenkapitalbevis kan ikke delta i avstemming om egen stemmerett eller valgbarhet. I tilfelle av stemmelikhet gjelder det vedtak møteleder har stemt for.

§ 5-7 Avstemningsregler

Avstemmingen skjer skriftlig dersom ikke samtlige møtende samtykker i at avstemmingen skjer på en annen måte. Den eller de er valgt som har fått flest stemmer. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning.

§ 5-8 Protokoll mv.

Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for valgmøtet. I protokollen skal tas inn de vedtak og valg som valgmøtet har fastsatt med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende eiere av egenkapitalbevis og eventuelle fullmektiger for eiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person som utpekes av valgmøtet blant de tilstedeværende. Protokollen skal være tilgjengelig for eiere av egenkapitalbevis som forlanger det og oppbevares på en betryggende måte.

Endringslogg:

Versjon	Dato	Kommentar
1	24.11.2020	Valginstruks behandlet som del av forslag til sammenslåing på møter i generalforsamlingene i SpareBank 1 Nordvest og Surnadal Sparebank
1.1	28.09.2021	Valginstruks fastsatt i ekstraordinær generalforsamling, første generalforsamling i sammenslått bank. Ingen endringer fra versjon presentert i fusjonsplan.
1.2	13.02.2024	Behandlet i styret før innstilling til ordinær generalforsamling. Endringer: - Oppdatering av referanse til Finanstilsynets Rundskriv om vurdering av egnethetskrav til gjeldende Rundskriv 3/2023. Det er inkludering noen elementer fra det nye rundskrivet knyttet til egnethetsvurdering av styret uten at det vil kreve endring av valgkomiteens praksis. - Fjernet krav til redegjørelse for bakgrunnsinformasjon om observatører i styret, da det ikke er observatører i styret – og dette ikke fremgår av andre dokumenter. - Fjernet tekst om loddtrekning av alle som er valg ved første valg da dette ikke lenger er relevant.
2.0	11.02.2025	Behandlet i styret og etterfølgende skriftlig behandling før innstilling til ordinær generalforsamling. Endringer: § 1-3 Hovedvalgkomité: Lagt inn loddtrekning slik at ikke alle medlemmer er på valg samtidig. Inkludert at varamedlemmer kan velges inn til hovedvalgkomiteen i tillegg til ordinære medlemmer. § 1-4 Saksbehandling: Justert omtale av egnethetsvurderinger og kjønnssammensetning for å konkretisere valginstruksen. § 5-2 Egenkapitalbeviseiernes valgkomité: Inkludert valgperiode på 4 år med loddtrekning for halvparten etter 2 år.