Sixt SE

Governance Information • Sep 18, 2020

Geschäftsordnung

für den Aufsichtsrat der Sixt SE

Der Aufsichtsrat der Sixt SE gibt sich folgende Geschäftsordnung:

§ 1 Allgemeines

Der Aufsichtsrat übt seine Tätigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und dieser Geschäftsordnung aus. Seine Mitglieder haben die gleichen Rechte und Pflichten und sind an Weisungen nicht gebunden. Der Aufsichtsrat beachtet die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner jeweils geltenden Fassung, soweit ihre Befolgung dem Einfluss des Aufsichtsrats unterliegt und in den Erklärungen des Aufsichtsrats gemäß § 161 Aktiengesetz erklärt wird, dass ihnen entsprochen wird.

§ 2 Wahl des Vorsitzenden und des Stellvertreters

• (1) Unmittelbar nach der Hauptversammlung, in der die von der Hauptversammlung zu wählenden Aufsichtsratsmitglieder gewählt werden, wählt der Aufsichtsrat in einer Sitzung, zu der es keiner gesonderten Einberufung bedarf, aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter. Die Wahl leitet das an Lebensjahren älteste Aufsichtsratsmitglied.
• (2) Scheidet der Aufsichtsratsvorsitzende oder sein Stellvertreter vorzeitig aus diesem Amt aus, so hat der Aufsichtsrat jeweils unverzüglich eine Neuwahl vorzunehmen.

§ 3 Sitzungen und Beschlussfassung

(1) Für die Sitzungen und die Beschlussfassung des Aufsichtsrats gelten die Bestimmungen der Satzung und des Gesetzes. Ergänzend gelten die nachfolgenden Regelungen.

• (2) Jedes Aufsichtsratsmitglied oder der Vorstand aufgrund eines entsprechenden Vorstandsbeschlusses kann unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats unverzüglich eine Aufsichtsratssitzung einberuft. Die Sitzung muss binnen vierzehn (14) Tagen nach der Einberufung stattfinden. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, so kann das Aufsichtsratsmitglied oder der Vorsitzende des Vorstands unter Mitteilung des Sachverhalts und der Angabe einer Tagesordnung selbst den Aufsichtsrat einberufen.
• (3) Tagesordnungspunkte, die dem Aufsichtsratsvorsitzenden von anderen Mitgliedern des Aufsichtsrats spätestens fünf (5) Tage vor der Sitzung genannt werden, sind auf die Tagesordnung zu setzen.

§ 4 Aufgaben und Befugnisse des Aufsichtsratsvorsitzenden

• (1) Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat und leitet dessen Sitzungen.
• (2) Der Aufsichtsratsvorsitzende hält mit dem Vorsitzenden des Vorstands Kontakt und berät mit ihm Fragen der Strategie, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance des Unternehmens. Er wird über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, informiert.
• (3) Der Vorsitzende des Aufsichtsrats ist ermächtigt, im Namen des Aufsichtsrats die zur Durchführung der Beschlüsse des Aufsichtsrats erforderlichen Willenserklärungen abzugeben und entgegenzunehmen.
• (4) Die dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats durch Gesetz, Satzung oder diese Geschäftsordnung eingeräumten besonderen Befugnisse, stehen – soweit sich aus Gesetz, Satzung oder dieser Geschäftsordnung nicht ein anderes ergibt – im Falle seiner Verhinderung seinem Stellvertreter zu. Sind der Vorsitzende und sein Stellvertreter an der Wahrnehmung ihrer Aufgaben verhindert, so hat diese Aufgaben das verbleibende Aufsichtsratsmitglied zu übernehmen.

§ 5 Verschwiegenheitspflicht; Interessenkonflikte

(1) Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist verpflichtet, Stillschweigen über alle vertraulichen Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, zu bewahren, die ihm durch seine Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt geworden sind, und zwar auch über die Beendigung seines Amtes als Aufsichtsratsmitglied hinaus. Bei Ablauf des Mandats sind alle vertraulichen Unterlagen an die Gesellschaft zurückzugeben.

• (2) Beabsichtigt ein Mitglied des Aufsichtsrats, Informationen, deren Mitteilung nicht offensichtlich zulässig ist, an Dritte weiterzugeben, die es in seiner Eigenschaft als Aufsichtsratsmitglied erfahren hat, so hat es hierüber den Vorsitzenden des Aufsichtsrats vorab zu unterrichten. Wenn dieser der Bekanntgabe nicht zustimmt, hat er die übrigen Mitglieder des Aufsichtsrats hiervon zu unterrichten und eine unverzügliche Stellungnahme des Aufsichtsrats herbeizuführen. Bis zu dieser Stellungnahme hat das betreffende Aufsichtsratsmitglied über die Informationen Stillschweigen zu bewahren. Die Stellungnahme ist für das Mitglied des Aufsichtsrats, welches beabsichtigt die Informationen an Dritte weiterzugeben, bindend. Hiervon ausgenommen ist die Weitergabe von Informationen an gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Angehörige der rechts- oder steuerberatenden Berufe, soweit sie zur Einholung von rechtlichem oder steuerlichem Rat zur Aufsichtsratstätigkeit erfolgt.
• (3) Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte unverzüglich dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats offenzulegen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat den Aufsichtsrat entsprechend zu informieren. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat ihn selbst betreffende Interessenkonflikte dem stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats offenzulegen; Satz 2 gilt entsprechend.

§ 6 Niederschrift

Über alle Sitzungen des Aufsichtsrats ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom Vorsitzenden und – sofern mit der Protokollführung ein Dritter beauftragt ist – vom Protokollführer zu unterzeichnen ist. Ferner ist über jeden außerhalb von Sitzungen gefassten Beschluss des Aufsichtsrats eine vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu unterzeichnende Niederschrift anzufertigen. Die Niederschrift wird jedem Aufsichtsratsmitglied unverzüglich in Abschrift zugeleitet. Mit der Anfertigung der Niederschrift kann auch ein anderes Mitglied des Aufsichtsrats oder ein nicht dem Aufsichtsrat angehörender und zur Verschwiegenheit verpflichteter Protokollführer durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats beauftragt werden.

(Unterschriftenseite folgt gesondert)

Pullach, den 18. September 2020

Friedrich Joussen (Vorsitzender des Aufsichtsrats der Sixt SE)

Ralf Teckentrup (Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der Sixt SE)

Dr. Daniel Terberger (Mitglied des Aufsichtsrats der Sixt SE)